Hướng dẫn giải đáp 40 câu hỏi thường gặp trong Microsoft Excel

1) Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là một ứng dụng trang tính điện tử cho phép người dùng lưu trữ, sắp xếp, tính toán và thao tác dữ liệu bằng các công thức sử dụng hệ thống bảng tính chia theo hàng và cột. Nó cũng cung cấp tính linh hoạt để sử dụng các cơ sở dữ liệu bên ngoài để phân tích, làm báo cáo, v.v. nhằm tiết kiệm rất nhiều thời gian.

2) Ribbon (dải băng) là gì?

Ribbon dùng để chỉ khu vực trên cùng của ứng dụng bao gồm menu và các thanh công cụ có sẵn trong Ms-Excel. Ribbon có thể được ẩn/hiện bằng cách nhấn Ctrl+F1. Ribbon chạy trên cùng của ứng dụng và thay thế cho thanh công cụ và các menu. Ribbon có rất nhiều tab ở trên cùng, mỗi tab có các nhóm lệnh của riêng nó.

3) Giới thiệu trang tính và các kiến thức cơ bản

Trang tính có thể được so sánh với một trang ở một cuốn sổ. Nó bao gồm các hàng và cột, giao điểm của chúng gọi là các ô.

4) Có bao nhiêu định dạng dữ liệu trong Excel? Kể tên một số chúng.

Có 11 kiểu định dạng dữ liệu trong Microsoft Excel. Ví dụ:

• Số – lưu trữ dữ liệu dưới dạng một số
• Tiền tệ – lưu trữ dữ liệu dưới dạng tiền tệ
• Ngày tháng – Dữ liệu được lưu trữ dưới dạng ngày tháng
• Phần trăm – Lưu trữ các số liệu dưới dạng phần trăm
• Dạng chữ – Lưu trữ dữ liệu dưới dạng các xâu chữ

5) Thứ tự các thao tác được sử dụng khi lập công thức trong Excel

Thứ tự các thao tác trong Microsoft Excel tương tự trong toán học tiêu chuẩn. Nó được định nghĩa bằng cụm “PEMDAS” hoặc “BEMDAS”

• Parentheses or Brackets (Dấu ngoặc đơn hoặc dấu ngoặc vuông)
• Exponent (Lũy thừa)
• Multiplication (Phép nhân)
• Division (Phép chia)
• Addition (Phép cộng)
• Subtraction (Phép trừ)

6) Làm thế nào để bọc văn bản trong một ô?

Bạn phải chọn phần chữ bạn muốn bọc, sau đó click “wrap text” ở tab Home và bạn có thể bọc chữ trong một ô.

7) Giải thích Macro trong MS-Excel.

Macros được sử dụng để mô phỏng một nhóm nhiệm vụ. Người dùng có thể tạo macro cho các chức năng và hướng dẫn lặp đi lặp lại theo tùy chỉnh của họ. Macro có thể được viết hoặc ghi lại tùy thuộc người dùng.

8) Hai ngôn ngữ macro trong Ms-Excel là gì?

XLM và VBA (Visual Basic Applications). Các phiên bản cũ hơn của Excel sử dụng XLM. VBA được giới thiệu ở Excel 5 và thường được sử dụng vào ngày nay.

9) Có thể ngăn chặn ai đó sao chép dữ liệu các ô trong trang tính của bạn không?

Có, hoàn toàn có thể. Để bảo vệ trang tính của bạn khỏi bị sao chép, bạn cần vào Menu >Review > Protect Sheet > Password. Sau khi nhập mật khẩu, bạn có thể bảo vệ trang tính không bị người khác sao chép.

10) Biểu đồ trong MS-Excel là gì?

Các biểu đồ được cung cấp để hỗ trợ biểu diễn dữ liệu bằng đồ họa trong Excel. Một người dùng có thể sử dụng bất cứ loại biểu đồ nào, bao gồm cột, thanh, đường, tròn, phân tán, v.v. bằng cách lựa chọn một dạng trong nhóm biểu đồ ở tab Insert.

11) Làm thế nào để cộng dữ liệu ở các hàng và cột nhanh chóng trong trang tính Excel?

Bằng cách sử dụng hàm SUM, bạn có thể tính tổng của các hàng và các cột trong một trang tính Excel.

12) Giải thích một vài hàm hữu dụng trong Excel

Sau đây là một số hàm trong Excel để thao tác với dữ liệu:

• Các hàm Toán học và Tài chính – SQRT, DEGREE, RAND(), GCD
• Hàm logic – IF, AND, FALSE, TRUE
• Hàm ngày tháng – NOW(), DATEVALUE(), WEEKDAY(NOW())
• INDEX MATCH – VLOOKUP and INDEX MATCH
• Pivot tables

13) Tam giác đỏ ở góc trên cùng bên phải của ô chỉ cái gì?

Tam giác đỏ chỉ một vài bình luận đã được đính kèm với ô. Di chuột vào nó và bạn có thể đọc được toàn bộ bình luận.

14) Làm thế nào để thêm một trang tính mới?

Để thêm một trang tính Excel mới, bạn nên chèn tab trang tính ở dưới màn hình.

15) Tác dụng của NameBox trong in MS-Excel?

Name Box (Hộp tên) được sử dụng để trả về một khu vực nhất định của trang tính bằng cách gõ phạm vi các ô trong hộp tên.

16) Làm thế nào để thay đổi kích thước cột?

Để thay đổi kích thước cột, bạn nên đổi độ rộng của một cột rồi kéo rìa bên phải của cột đến độ rộng mà bạn muốn. Cách khác để làm điều này là chọn phần Format từ tab Home, và trong Format bạn chọn AUTOFIT COLUMN WIDTH dưới phần ô. Khi click mục này, kích thước ô sẽ được định dạng lại.

17) Giải thích pivot tables và tác dụng của nó.

Một pivot table là một công cụ cho phép tóm tắt dữ liệu lớn. Nó tự động trình bày bộ lọc, bộ đếm, tổng hoặc trung bình của dữ liệu trong trang tính và hiển thị kết quả trong một trang tính khác. Nó tiết kiệm rất nhiều thời gian. Cho phép liên kết các nguồn dữ liệu ngoài tới Excel.

18) Ba định dạng báo cáo có sẵn trong Excel là gì?

Dưới đây là các dạng báo cáo:

• Compact (Kết hợp)
• Report
• Tabular (Bảng)

19) Làm thế nào để cung cấp phạm vi động trong nguồn dữ liệu của Pivot Table?

Để cung cấp một phạm vi động trong “nguồn dữ liệu” của Pivot Table, đầu tiên, tạo một phạm vi được đặt tên sử dụng các hàm bổ sung và đặt pivot table theo phạm vi được đặt tên ở bước đầu tiên.

20) Có thể làm Pivot table sử dụng nhiều nguồn dữ liệu được không?

Nếu các nguồn dữ liệu ở các trang tính khác nhau nhưng từ cùng một bảng tính, ta có thể làm Pivot table sử dụng nhiều nguồn dữ liệu.

21) Lệnh nào dùng để kiểm tra xem Pivot Table đã được sửa đổi hay chưa?

Để kiểm tra xem pivot table đã được sửa đổi hay chưa chúng ta sử dụng “PivotTableUpdate” trong trang tính có chứa pivot table.

22) Làm thế nào để vô hiệu hóa lọc tự động trong pivot table?

Để vô hiệu hóa lọc tự động trong pivot table:

Go To > More Sort Options > Nhấn chuột phải ‘Pivot tables’ > Chọn ‘sort menu’ > chọn ‘More Options’ > bỏ chọn ‘Sort automatically’.

23) Freeze Panes trong MS-Excel là gì?

Để khóa bất kì hàng hoặc cột nào ta sử dụng freeze panes. Hàng hoặc cột bị khóa vẫn sẽ nhìn thấy trên màn hình cả khi chúng ta kéo trang tính ngang hay dọc.

24) Làm gì để ngăn pivot table thay đổi độ rộng cột sau khi sửa đổi?

Việc mất định dạng trong pivot table có thể được ngăn chặn rất đơn giản bằng cách thay đổi các lựa chọn về pivot table. Dưới bảng “Pivot Table Options” bật “Enable Preserve Formatting” và vô hiệu hóa “Auto Format”.

25) Giải thích các kiểu bảo vệ bảng tính trong Excel.

Excel cung cấp 3 cách để bảo vệ một bảng tính:

• Mật khẩu bảo vệ khi mở bảng tính
• Bảo mật khi thêm, xóa, ẩn và bỏ ẩn trang tính
• Bảo mật khi thay đổi kích thước hoặc vị trí các cửa sổ.

26) Giải thích sự khác biệt giữa hàm SUBSTITUTE và hàm REPLACE trong MS-Excel?

Hàm SUBSTITUTE thay thế một hoặc nhiều cụm ký tự cũ với các ký tự mới trong một xâu.

Cú pháp: SUBSTITUTE(văn bản, văn bản cũ, văn bản mới, [số lượng ký tự])

Ví dụ: Giả sử văn bản ở A2 là Guru99,Guru99

SUBSTITUTE(A2,”9″,”8″,1) =>Guru89,Guru99

SUBSTITUTE(A2,”9″,”8″,2) =>Guru88,Guru99

SUBSTITUTE(A2,”9″,”9″) =>Guru99,Guru99

Hàm REPLACE trao đổi một phần của xâu ký tự với một chuỗi ký tự khác.

Cú pháp: REPLACE(văn bản cũ, vị trí bắt đầu, số ký tự, văn bản mới)

Ví dụ: Giả sử văn bản ở A2 là Guru99

REPLACE(A2,5,1,”00″) =>Guru009

27) Sự khác nhau giữa COUNT, COUNTA, COUNIF và COUNTBLANK trong Ms-Excel

COUNT được sử dụng để đếm các ô có chứa số, ngày tháng, v..v bất kì giá trị được lưu trữ dạng số ngoại trừ ô trống.

COUNTA hay Count All được sử dụng để đếm các ô chứa số, chữ, giá trị logic, v.v bất kì dạng giá trị nào ngoại trừ ô trống.

COUNTBLANK đếm các ô trống hoặc ô có xâu trống.

COUNTIF và COUNTIFS đếm các ô thỏa mãn một điều kiện nhất định.

28) Hàm IF trong Excel

Hàm IF được sử dụng để thực hiện các phép kiểm tra logic. Nó kiểm tra xem điều kiện đưa ra đúng hay sai. Nếu điều kiện đúng, nó sẽ đưa ra kết quả tương ứng, nếu điều kiện sai thì kết quả hoặc đầu ra sẽ khác biệt.

Ví dụ: Ví dụ, bạn chọn ô, và bạn muốn hiển thị ô đó là “lớn hơn 5” khi giá trị là >5 hoặc 5 và “nhỏ hơn 5” khi giá trị là <5. Sử dụng hàm IF cho các điều kiện này, bạn sẽ hiển thị được kết quả.

=IF (Phép kiểm tra logic, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)

=IF (A1>5, “Lớn hơn 5”, “Nhỏ hơn 5”)

29) Có thể tạo phím tắt cho các hàm trong Excel không?

Có. ‘Quick Access Toolbar’ trên nút Home có thể tùy chỉnh để hiển thị những phím tắt hay được sử dụng nhất.

30) Tác dụng của hàm LOOKUP trong Excel là gì?

Trong Microsoft Excel, hàm LOOKUP trả về giá trị từ một phạm vi hoặc một mảng.

31) Làm thế nào để áp dụng định dạng giống nhau cho mọi trang tính trong một bảng tính ở Ms-Excel?

Bấm chuột phải ‘Worksheet tab’ > Chọn ‘Select All Sheets’. Bây giờ mọi định dạng đã hoàn thành đều được áp dụng vào cả bảng tính. Để áp dụng cho một nhóm trang tính cụ thể, chỉ chọn những trang tính cần định dạng.

32) Thế nào là căn lề trái, phải, fill, phân phối? What are left, right, fill and distributed alignments?

Căn lề trái/phải căn chữ sang bên trái hoặc bên phải ô.

Căn lề fill (đổ đầy) giống như tên, đổ đầy ô với văn bản lặp đi lặp lại.

Phân phối chia văn bản dọc theo chiều rộng của ô.

33) Để di chuyển tới trang tính trước và trang tính sau thì nhấn phím nào?

Để di chuyển tới trang tính trước, bạn sẽ sử dụng các phím Ctrl + PgUp,, và để di chuyển tới trang tính sau bạn dùng tổ hợp phím Ctrl + PgDown.

34) Dùng bộ lọc nào nếu muốn nhiều hơn hai điều kiện hoặc muốn phân tích danh sách sử dụng các hàm trong cơ sở dữ liệu?

Bạn sẽ sử dụng Advanced Criteria Filter để phân tích danh sách hoặc nếu có nhiều hơn hai điều kiện cần kiểm tra. You will use Advanced Criteria Filter, to analyze the list or if more than two conditions should be tested.

35) Cách nhanh chóng để trở về một vùng nhất định trên trang tính là gì?

Cách nhanh chóng để trở về một vùng cụ thể trên trang tính là sử dụng bảng tên. Bạn có thể gõ địa chỉ ô hoặc tên phạm vi để trở về một vùng cụ thể trên trang tính.

36) Hàm nào dùng nào tìm thứ trong tuần cho một ngày?

WEEKDAY () trả về kết quả là thứ trong tuần cho một ngày tháng cụ thể đếm từ Chủ nhật.

Ví dụ: Để ngày ở A1 là 12/30/2016

WEEKDAY(A1,1) =>6

37) Lợi ích của việc sử dụng công thức trong trang tính Excel là gì?

Các phép tính trong Excel không chỉ giuips bạn đưa ra “tổng” cuối cùng của số liệu và còn tính toán tự động khi các số bị thay thế bởi một con số khác. Nhờ các trang tính Excel, các phép toán phức tạp trở nên dễ dàng hơn như tính lương hay tính trung bình kết quả học binh.

38) Điều kiện “What If”trong công thức Excel là gì?

Điều kiện “What If” được sử dụng để thay đổi dữ liệu trong công thức Microsoft Excel để đưa ra các câu trả lời khác nhau.

Ví dụ: Bạn mua một chiếc xe mới và muốn tính toán chính xác số thuế bị đánh lên nó, vậy bạn có thể sử dụng hàm “What If”. Ví dụ, có 3 ô A4, B4 và C4. Ô đầu ghi số tiền, ô thứ 2 ghi phần trăm thuế và ô cuối cùng sẽ tính toán số tiền thuế chính xác.

39) Làm thế nào để vô hiệu hóa lọc tự động trong pivot table?

Để vô hiệu hóa lọc tự động trong pivot table

Đi đến > “More Sort Options”> Chuột phải “Pivot table” > Chọn menu “Sort” > Chọn “More Options” > Bỏ chọn “Sort automatically when the report is created.”

40) Hàm AND làm gì trong Excel?

Giống như hàm IF, hàm AND cũng là hàm logic. Để kiểm tra kết quả đúng hay sai, hàm AND sẽ đánh giá ít nhất một mệnh đề toán học ở một ô khác trong trang tính. Nếu bạn muốn thấy kết quả của nhiều hơn một ô trong một ô đơn lẻ, bạn có thể sử dụng hàm AND.

Ví dụ: Nếu bạn có hai ô, A1 và A2, và giá trị bạn đạt trong hai ô này là >5 và bạn muốn kết quả hiện thị là “TRUE” ở ô B1 nếu giá trị >5, và “False” nếu bất kì giá trị nào <5. Bạn có thể dùng hàm AND để làm điều này.

41) Tham chiếu ô có ích như thế nào khi tính toán?

Tham chiếu ô được sử dụng để tránh viết dữ liệu nhiều lần cho mục đích tính toán. Khi bạn viết bất kì công thức nào, đối với những hàm cụ thể, bạn cần hướng Excel với vị trí cụ thể của dữ liệu đó. Vị trí đó được gọi là tham chiếu ô. Vì vậy mỗi khi một giá trị mới được thêm vào ô, ô vẫn tính toán theo công thức tương ứng.

Ngày nay, yêu cầu về kỹ năng văn phòng, đặc biệt là trong Excel ngày càng được chú trọng. Sử dụng tốt Excel sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích to lớn trong công việc. Bạn có thể tham khảo khóa học EXG01- phát triển tư duy tổ chức dữ liệu, thiết lập báo cáo chuyên nghiệp trên Excel, đây là 1 khóa học rất chi tiết và đầy đủ kiến thức giúp bạn có thể hiểu và ứng dụng tốt Excel vào trong công việc hàng ngày. Hoặc xem thêm các khóa học khác từ Gitiho.com.

Đánh giá bài viết này