Bạn muốn tạo cột xếp hạng dữ liệu trong Excel nhưng làm thủ công thì quá mất thời gian. Hãy sử dụng hàm RANK trong Excel, mọi chuyện sẽ được giải quyết trong 5 giây.

Khi làm việc với bảng số liệu trên Excel chúng ta thường cần phân loại thứ hạng hoặc lập bảng khảo sát tăng trưởng. Hàm RANK sẽ giúp bạn thực hiện những công việc trên bằng cách xếp hạng dữ liệu để biết được dữ liệu theo thứ tự từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao. Cách sử dụng hàm RANK cũng tương đối đơn giản như những hàm Excel cơ bản khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng hàm RANK một cách thành thạo và hiệu quả trên Excel. Hãy theo dõi bài viết nhé.

Công thức hàm RANK

=RANK(number,ref, [order])

Trong đó:

• Number: (Bắt buộc) Giá trị cần xếp hạng trong khối.
• Ref:  (Bắt buộc) Danh sách, khối dữ liệu cần sắp xếp.
• Order: (Tùy chọn) Thứ tự cần sắp xếp (từ cao xuống thấp hoặc từ thấp lên cao )

Với order = 0 (hoặc không có tham số này) thì giá trị sẽ sắp xếp giảm dần. 

Với order = 1 thì giá trị sẽ sắp xếp tăng dần.

Một số lưu ý khi sử dụng Hàm RANK

1. Khi có các số trùng lặp Hàm RANK sẽ cho chúng cùng một thứ hạng. Sự trùng lặp này sẽ ảnh hưởng đến thứ hạng của các số sau đó. Ví dụ: Cho danh sách điểm, sắp xếp thứ tự học sinh dựa vào điểm (theo thứ tự giảm dần).

Trong danh sách này số 6 xuất hiện hai lần và đều có thứ hạng là 3. Điểu này ảnh hưởng đến thứ hạng của số 4,5 thành thứ hạng 5 và không có thứ hạng 4.

1. Có thể xác định thứ hạng xét đến sự ngang hàng cho một số mục đích cần thiết . Trong ví dụ trên đây, người ta có thể muốn lấy thứ hạng đã điều chỉnh sự ngang hàng cho số 6 là 3,5. Có thể thực hiện điều này bằng cách đưa hệ số điều chỉnh vào giá trị mà hàm RANK. Hệ số điều chỉnh này thích hợp cho cả trường hợp thứ hạng được tính toán theo thứ tự giảm dần (order bằng 0 hoặc không có tham số này) và thứ thự tăng dần (order bằng 1).

Hệ số điều chỉnh thứ hạng ngang hàng là =(COUNT(ref)+1-RANK(number, ref, 0)-RANK(number, ref, 1))/2.

Trong ví dụ trên đây, Để có hệ số điều chỉnh thứ hạng ngang hàng ở ô F5 nhập =(COUNT(D5:D9)+1-RANK(D5,D5:D9,0)-RANK(D5,D5:D9,1))/2

Kết quả nhận được là 0,5. Thứ hạng của 6 đã điều chỉnh có xét đến sự ngang hàng là 3 + 0,5 = 3,5

 Nếu số chỉ xuất hiện một lần trong tham chiếu, thì hệ số điều chỉnh sẽ bằng 0, vì hàm RANK không cần phải điều chỉnh theo sự ngang hàng.

Khi chúng ta nhập địa chỉ của khối dữ liệu sắp xếp nên nhập địa chỉ tuyệt đối để khi sao chép công thức thì địa chỉ được giữ nguyên. Để tạo địa chỉ tuyệt đối, chúng ta nhấn phím F4; lúc này sẽ có dấu thăng ($) ở địa chỉ ô. Ví dụ: Địa chỉ tuyệt đối của ô D14 là $D$14.

Xem thêm: Cách cố định tọa độ bằng phím F4 trong Excel

Xét các ví dụ sử dụng hàm RANK trong Excel

Dữ liệu được xếp theo thứ tự giảm dần

Hãy sắp xếp thứ tự học lực của học sinh (từ học sinh có điểm cao nhất đến học sinh có điểm thấp nhất) dựa vào cột điểm lý thuyết bằng hàm RANK.

Bước 1:

Tại ô đầu tiên trong cột Thứ tự, nhập công thức =RANK(D5,$D$5:$D$9,0).

Trong đó:

• D5 là Giá trị cần xếp hạng trong khối-là điểm số của học sinh đầu tiên.
• $D$5:$D$9 là khối dữ liệu cần sắp xếp-danh sách điểm số của các học sinh.
• 0 là sắp xếp theo thứ tự giảm dần (điểm cao nhất sẽ đứng thứ 1).

Bước 2:

Sau khi nhấn Enter chúng sẽ có kết quả là 3, nghĩa là bạn Nguyễn Văn A xếp thứ 3 với 6 điểm. Tại ô kết quả đầu tiên trong cột Thứ tự, bạn kéo xuống những ô còn lại và sẽ được kết quả xếp hạng cho những bạn còn lại.

Trong trường hợp này số 6 xuất hiện 2 lần nên cùng xếp hạng 3. Làm cho số 4,5 sẽ xếp hạng thứ 5.

Dữ liệu được xếp theo thứ tự tăng dần

Hãy sắp xếp thứ tự thời gian công tác của nhân viên (từ nhân viên có thời gian công tác ngắn nhất đến nhân viên có thời gian công tác lâu nhất) dựa vào cột thời gian công tác bằng hàm RANK.

Bước 1:

Tại ô đầu tiên trong cột Thứ tự, nhập công thức =RANK(D5,$D$5:$D$8,1).

Trong đó:

• D5 là Giá trị cần xếp hạng trong khối-là thời gian công tác của nhân viên đầu tiên.
• $D$5:$D$8 là khối dữ liệu cần sắp xếp-danh sách thời gian công tác của nhân viên.
• 1 là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (thời gian công tác ngắn nhất sẽ đứng thứ 1).

Bước 2:

Sau khi nhấn Enter chúng sẽ có kết quả là 2, nghĩa là bạn Nguyễn Văn An xếp thứ 2 với 16 tháng công tác. Tại ô kết quả đầu tiên trong cột Thứ tự, chúng ta kéo xuống những ô còn lại và sẽ được kết quả xếp hạng cho những nhân viên còn lại.

Xem thêm: Cách sắp xếp dữ liệu theo tên trong Excel

Bài viết trên là những hướng dẫn chi tiết về cách dùng hàm RANK và những lưu ý cần thiết để bạn có thể sử dụng tốt hàm này. Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn sử dụng thành thạo Hàm RANK trong trang tính Excel của mình. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các hàm trong Excel hoặc các kỹ năng văn phòng hãy nhanh tay đăng ký ngay khóa học online của Gitiho nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi.