Hướng dẫn tạo Danh sách thả xuống Drop List đơn giản dễ dàng

Khi bạn nhập một số lượng dữ liệu lớn có thể tốn khá nhiều thời gian và gây ra một số sai sót như dữ liệu trùng nhau. Vì vậy, việc tạo một danh sách thả xuống (Drop List) trong Excel sẽ giúp bạn dễ dàng tạo danh sách dữ liệu một cách nhanh chóng. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về cách tạo danh sách thả xuống (Drop List) trong Excel nhé!

Biến Excel thành công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu.

Danh sách thả xuống (Drop List) là gì?

Danh sách thả xuống (Drop List) là một phương pháp tạo một danh sách kéo xuống các dữ liệu khác nhau trong một ô trống Excel. Danh sách thả xuống được sử dụng rộng rãi vì nó giúp kiểm soát các giá trị được nhập vào một ô. Một vài lợi ích của danh sách thả xuống có thể kể đến như: tạo các danh mục cụ thể chỉ trong một ô trống, giảm lỗi trùng thông tin hay sai chính tả, sử dụng được với những mục đích, ngành nghề khác nhau (quản lí kho hàng, chấm công, phân loại nơi ở, v.v.) 

Các phương pháp tạo Danh sách thả xuống (Drop List) trong Excel

Bạn có thể tạo danh sách thả xuống trong Excel bằng nhiều cách khác nhau. Chúng ta sẽ tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống drop list trong Excel bằng ba phương pháp như dưới đây.

Tạo danh sách thả xuống (Drop List) bằng cách thủ công

Nếu bạn muốn có một tùy chọn đơn giản (ví dụ: Đen / Trắng; Có / Không / Không biết; v.v.) trong Danh sách thả xuống Drop List ở một ô trống thì phương pháp nhanh nhất có thể là thực hiện thủ công.

Bước 1: Chọn một ô hoặc dải ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống.

Bước 2: Chọn tab Data. Trong nhóm lệnh của Data Tools, hãy chọn biểu tượng có dấu tích của Data Validation.

Bước 3: Trong hộp Data Validation, chọn Settings:

• Hãy chọn List làm tiêu chí xác thực thông tin trong ô ngang đầu tiên
• Trong Source, bạn hãy nhập các tùy chọn tương ứng phù hợp với mong muốn của bạn, được phân tách bằng dấu phẩy. 

Bước 4: Bấm OK

Thao tác này sẽ tạo một danh sách thả xuống (Drop List) trong các ô đã chọn. Tất cả các mục được liệt kê trong trường nguồn được hiển thị ở các dòng khác nhau trong danh sách thả xuống.

Xem thêm: Hướng dẫn Excel cơ bản về Cách sử dụng Data Validation

Tạo danh sách thả xuống (Drop List) bằng cách tham chiếu dữ liệu từ các ô khác

Ngoài ra, còn có phương pháp khác giúp bạn dễ dàng tạo danh sách thả xuống trong Excel bằng cách sử dụng một dải ô làm dữ liệu nguồn cho danh sách của bạn. Các bước được tiến hành như dưới đây

Giả sử có ví dụ: Chúng tôi muốn cột B trên trang tính Quản lí kho hiển thị danh sách thả xuống của tất cả các loại vải có trong kho hàng. Dữ liệu nguồn của tên và số lượng của từng loại vải sẽ được lấy từ một trang tính khác (Nguồn) trong cùng file Excel này. 

Bước 1: Bạn sẽ cần lập một bảng dữ liệu nguồn có thể ở cùng trang tính với những ô trống bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Trong ví dụ này, chúng tôi đã nhập dữ liệu nguồn vào ô A1 đến A6 trên một trang tính khác có tên Nguồn trong cùng sổ Excel.

Bước 2:  Chọn ô hoặc dải ô liền kề mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống trong trang tính còn lại. 

Bước 3: Đi tới tab Data. Trong nhóm lệnh của Data Tools, hãy chọn biểu tượng có dấu tích của Data Validation

Bước 4: Trong hộp Data Validation, chọn Settings:

• Hãy chọn List làm tiêu chí xác thực thông tin trong ô ngang đầu tiên
• Trong Source, bạn hãy nhập phạm vi chứa những lựa chọn trong danh sách thả xuống bằng cách nhấp vào bên trang tính có bảng dữ liệu nguồn.

Bước 5: Bấm OK

Vậy là những thao tác này sẽ tạo một danh sách thả xuống drop list trong các ô dữ liệu bạn đã chọn. Mỗi mục được liệt kê sẽ được hiển thị trong một dòng khác nhau trong menu thả xuống.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo tham chiếu trong Excel bằng lệnh VBA

Tạo danh sách thả xuống (Drop List) bằng cách sử dụng hàm OFFSET 

Bạn cũng có thể sử dụng hàm OFFSET  để tạo danh sách thả xuống động, danh sách này sẽ tự động cập nhật khi các mục được thêm vào cuối danh sách.

Công thức: 

=OFFSET(reference, rows, cols, [height], [width])

Trong cú pháp hàm OFFSET, ba đối số đầu tiên là bắt buộc và hai đối số sau là tùy chọn.

• Reference (Tham chiếu): Đây là một ô hoặc phạm vi ô liên kề nhau mà từ đó bạn có thể tạo cơ sở cho phần thông tin của danh sách thả xuống. Vùng tham chiếu phải là một ô hoặc phạm vi ô liền kề, nếu không đúng như trên thì hàm OFFSET sẽ hiện lên giá trị lỗi #VALUE!.
• Rows (Hàng): Đây là số hàng (xuống hoặc lên) để di chuyển từ điểm bắt đầu. Nếu các hàng là một số dương (ở dưới vùng tham chiếu bắt đầu), công thức sẽ di chuyển xuống từ tham chiếu bắt đầu. Trong trường hợp là một số âm (ở trên vùng tham chiếu bắt đầu), nó đi lên từ tham chiếu bắt đầu.
• Cols (Cột): Số cột bạn muốn công thức di chuyển từ điểm bắt đầu. Cũng như các hàng, cột có thể là số dương (ở bên phải của tham chiếu bắt đầu) hoặc âm (ở bên trái của tham chiếu bắt đầu).
• Height (Chiều cao): Số hàng mà bạn muốn cho ô trống có tham chiếu trả về. Nếu bỏ qua, chiều cao của Tham chiếu (Reference) sẽ được sử dụng cho danh sách thả xuống.
• Width (Chiều rộng): Số cột mà kết quả phải chứa. Nếu bỏ qua, chiều rộng của Tham chiếu (Reference) sẽ được sử dụng.

Để hiểu về việc sử dụng hàm OFFSET dễ hơn, chúng tôi sẽ sử dụng hàm OFFSET để tạo danh sách thả xuống trong ví dụ sau.

Bước 1: Trên trang tính Quản lí kho, chọn các ô mà muốn danh sách thả xuống được tạo cho tất cả các ô trong phạm vi từ B2 đến B7

Bước 2: Chọn tab Data trên thanh công cụ -> Trong nhóm lệnh của Data Tools, hãy chọn biểu tượng của Data Validation.

Bước 3: Trong hộp Data Validation, chọn Settings:

• Hãy chọn List làm tiêu chí xác thực thông tin trong hộp Allow
• Trong Source, bạn hãy nhập công thức như dưới đây

=OFFSET(Nguồn!$A$2:$A$6,0,0,COUNTA(Nguồn!$A:$A),1)

• Công thức trên sử dụng ô A2 trong trang tính Nguồn làm điểm bắt đầu (lưu ý cố định A2 và A6). Vì kết quả trả về mà chúng ta muốn phải bắt đầu bằng ô tham chiếu, độ lệch phải giữ nguyên ở 0 hàng và 0 cột (cách xa điểm bắt đầu). 
• Chiều cao của kết quả trả về phải là chiều cao của danh sách, vì vậy chúng tôi đã đếm số giá trị trong danh sách bằng cách sử dụng công thức COUNTA ,tham chiếu đến toàn bộ cột A trong trang tính Nguồn.
• Kết quả sẽ chỉ rộng một cột, vì vậy 1 là số cuối cùng trong công thức hàm OFFSET. 

Bước 4: Bấm OK.

Danh sách thả xuống Drop List được tạo ra tương tự như trong hai ví dụ trước, nhưng có thêm lợi ích là có thể cập nhật bất cứ lúc nào các lựa chọn được thêm vào cuối danh sách trên trang tính Nguồn. Chỉ cần thêm một mục mới vào cuối danh sách nguồn và các lựa chọn danh sách thả xuống sẽ được cập nhật ngay lập tức.

Vậy là chỉ cần những thao tác đơn giản, bạn đã có thể tạo ra được danh sách thả xuống bằng ba cách khác nhau. 

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng các hàm COUNT trong Excel kèm theo ví dụ

Cho phép nhập các mục khác trong danh sách thả xuống (Drop List) 

Cho đến nay, chúng tôi vẫn chưa điều chỉnh mặc định Cảnh báo lỗi cho các danh sách thả xuống mà chúng tôi đã tạo. 

Sau khi danh sách thả xuống được thiết lập trong trang tính của bạn, những ô trống đó sẽ chỉ chấp nhận các giá trị là một phần của danh sách. Nếu bạn cố gắng nhập một giá trị không phải là một phần của danh sách thả xuống đã được tạo thì bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như hình dưới đây:

Vì vậy, nếu bạn muốn thì bạn hoàn toàn có thể tạo danh sách thả xuống trong Excel cho phép nhập các mục nhập khác không có trong danh sách nguồn. Để làm được, bạn cần thực hiện các bước như sau: 

Bước 1: Chọn ô hoặc các ô có danh sách thả xuống mà bạn muốn cho phép các mục nhập mục khác

Bước 2: Chuyển đến tab Data -> Trong nhóm lệnh của Data Tools, hãy chọn biểu tượng có dấu tích của Data Validation.

Bước 3: Trong hộp Data Validation, chọn tab Error Alert và bỏ chọn tích của hộp Show error alter after invalid data is entered. 

Bước 4: Bấm OK

Bây giờ bạn có thể nhập một giá trị bất kì không có trong danh sách thả xuống mà không sợ bị báo lỗi.

Thêm mục vào danh sách thả xuống (Drop List) trong Excel

Ngay cả khi bạn không sử dụng danh sách thả xuống drop list, đây là một mẹo nhỏ hữu ích cho bạn để dễ dàng thêm một mục vào danh sách thả xuống:

Bước 1: Trong danh sách nguồn và nhấp chuột phải vào ô trống mà bạn muốn thêm giá trị.

Bước 2: Chọn Insert -> Nhấp vào Shift cells down -> Ok

Bước 3: Nhập thông tin bạn muốn thêm trong danh sách thả xuống vào ô trống vừa tạo.

Vậy là Excel sẽ tự động mở rộng phạm vi nguồn trong bảng dữ liệu của bạn để bao gồm giá trị đầu tiên và giá trị cuối cùng trong danh sách thả xuống

Xóa mục khỏi danh sách thả xuống trong Excel 

Để nhanh chóng xóa một mục khỏi danh sách thả xuống, bạn cần làm những bước như sau:

Bước 1: Chuyển đến danh sách nguồn và nhấp chuột phải vào giá trị cần xóa.

Bước 2: Nhấp vào Delete -> Chọn Shift cells up 

Bước 3: Bấm OK

Bây giờ, những ô trống có danh sách thả xuống của trang tính trong Excel đã được điều chỉnh phạm vi từ bảng dữ liệu nguồn.

Xem thêm: Data Validation là gì? Cách quản lý dữ liệu đầu vào với Data Validation

Kết luận

Như vậy, Gitiho đã giới thiệu tới bạn những thông tin bao quát về cách dùng và cách khác nhau để tạo Danh sách thả xuống Drop List trong Excel. Hy vọng kiến thức trong bài viết ngày hôm nay đã giúp bạn có thêm một thủ thuật hữu ích dành cho công việc của mình. Để trau dồi thêm kỹ năng Excel của mình, bạn hãy tham khảo thêm các bài viết về chủ đề Excel trên blog Gitiho.com nhé!

Nếu bạn muốn mở khóa trọn bộ bí kíp Excel dành cho dân văn phòng, hãy tham gia ngay khóa học Tuyệt đỉnh Excel cùng Gitiho để thành thạo phần mềm này chỉ trong vòng 16 giờ nhé. Bạn sẽ có thể ứng dụng thành thạo 150 hàm Excel, Pivot Table, kỹ thuật lọc, định dạng dữ liệu, vẽ biểu đồ chuyên nghiệp...vào công việc và rèn luyện kỹ năng báo cáo theo các công việc cụ thể để sử dụng Excel thành thạo, đáp ứng tiêu chuẩn về kỹ năng Excel của các doanh nghiệp, tập đoàn. Nếu như có bất kỳ câu hỏi nào về bài học, bạn chỉ cần bình luận, và giảng viên sẽ giải đáp cho bạn chỉ trong vòng 24 giờ. Vậy thì bạn còn chần chừ gì mà không đăng ký ngay nào!

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công!