Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Nếu là một nhà tuyển dụng, thì hầu hết bạn cũng như mình đều thấy một điểm là hầu hết ứng viên đều cho rằng họ có kỹ năng giao tiếp tốt.

Nếu hỏi các bạn ấy, giao tiếp tốt là gì? Thì phải đến 99% trả lời rằng: Em có khả năng lắng nghe, em có kỹ năng trình bày tốt. Đúng, giao tiếp là gồm có nghe và nói, nhưng hầu hết chúng ta và ngay cả bản thân mình đều gặp vấn đề về giao tiếp.

Mình biết một trong những vấn đề đau đầu nhất của nhà quản lý đó là không hiểu nhân viên của mình mong muốn điều gì, không hiểu nhân viên của mình có hiểu điều mình muốn hay không... và hầu hết các vấn đề này đều đến từ viêc kỹ năng giao tiếp có vấn đề.

Trong giao tiếp, chúng ta sẽ có hai khía cạnh cần đề cập đến để theo đuổi có được một kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Là lắng nghe hiệu quả.

Hầu hết chúng ta đều có khả năng lắng nghe tức là nghe được những gì người khác nói, nhưng để hiểu hết những gì người khác nói thì phụ thuộc vào kỹ năng nghe tốt hay không tốt.

Có một điểm mà hầu hết mọi người hay gặp phải, trong đó có mình, đó là Khả năng suy diễn tốt và hầu hết chúng ta đều mắc sai lầm ở điểm này.

Thực tế => Suy diễn, và chúng ta không giao tiếp được với nhau do tập trung vào suy diễn.

Ví dụ: Hôm thứ 6 mình có một cuộc họp lúc 8h với 1 đối tác qua Google Meeting, do cuộc họp diễn ra lúc 8h nên mình ngồi ở nhà để làm việc. Khi cuộc họp vừa kết thúc thì cũng là lúc mẹ mình đi chợ về, mẹ mình mở cửa phòng làm việc của mình và hỏi: “Muộn rồi không đi làm à con”.

Lúc này trong đầu mình liền suy diễn: “Mẹ mình không hiểu gì về mình, mình luôn là người đúng giờ, chỉ có bận việc thì mình mới ngồi ở nhà giờ này, mẹ mình hỏi câu đó chẳng khác gì bảo mình lười biếng hoặc có vấn đề”…

Nếu bình thường trước đây mình sẽ cau có nói lại: “Con bận mới chưa đi, mẹ quan tâm làm gì…” nhưng rất may mình đã kịp điều chỉnh do mình mới học về kỹ năng lắng nghe, mình liền điều chỉnh suy nghĩ của mình về thực tế là đúng là mình đã đi làm muộn và mình trả lời mẹ mình: “Con có cuộc họp lúc 8h, họp xong rồi con mới đi làm ạ”.

Một ví dụ khác: Sáng 8h31 phút nhân viên đến cửa gặp sếp, chào sếp buổi sáng nhưng sếp không trả lời. Lúc này nhân viên mới suy diễn: “chắc do mình đến muộn nên sếp giận không trả lời lại, vừa rồi mình làm việc không hiệu quả nên sếp ko thích, mình cảm thấy lo lắng quá liệu mình có còn phù hợp không, thôi nếu sếp không thích mình nữa thì hết tháng này mình xin nghỉ việc”.

Trong khi, lúc đó sếp đang nghĩ việc khác mà không để ý.

Một ví dụ khác: Đã bao giờ vợ chồng bạn cãi nhau về một lý do củ chuối chưa? Mình thì nhiều lắm.

Mới tuần trước thôi, vợ mình chỉ nói là: “Bây giờ hỏi Tin ai đưa con đi chơi, Tin chỉ nhớ đến là chú Grab”. Mình lúc đó lại suy diễn sang việc vợ mình trách mình không gần gũi con, không cho con đi chơi... rồi cáu bẳn và hai vợ chồng cãi nhau…

Qua các ví dụ trên, các bạn đều thấy là chúng ta đang có một thói quen xấu khi giao tiếp là tập trung vào sự suy diễn mà không tập trung vào sự thật và làm rõ sự thật đó. Mà khi tập trung vào sự suy diễn thì nó là đi sai vô cùng và đi ngày một xa.

Mọi cuộc giao tiếp thất bại hay mọi mối quan hệ thất bại đều đến từ việc chúng ta không nhìn vào sự thật hiển nhiên mà luôn nhìn vào sự suy diễn, vì vậy để giao tiếp hiệu quả chúng ta nên dừng suy diễn, tập trung vào sự thật, tìm mọi cách để hiểu sự thật đó.

Chúng ta thường suy diễn là bởi vì có 2 thứ nhẽ ra không thuộc về chúng ta nhưng nó lại luôn nằm trong mỗi chúng ta.

Đầu tiên là: Lắng nghe mặc định,

Thứ này buồn cười là càng thân thiết thì nó càng bị ảnh hưởng, đó lý do vì sao các cụ có câu: “Bụt chùa nhà không thiêng”. Lắng nghe mặc định ở đây là việc chúng ta luôn nghĩ mặc định rằng đối phương đang nói chuyện với mình theo một hướng mà trước giờ chúng ta luôn nghĩ.

Ví dụ: 1 ngày đẹp trời nhắn tin cho vợ: “Em ơi, tự nhiên nghĩ nay em xinh nhất quả đất”.

Lúc này vợ suy diễn: “Tiên sư, trước giờ lão toàn chê mình béo, mập, xấu, vô duyên, tự nhiên nay nói câu này chắc chắn là nói đểu mình” : ))))

Đấy, suy nghĩ mặc định nó nguy hiểm thế đó, trong khi thực sự câu khen đó là thật là từ đáy lòng người chồng, nhưng vì suy diễn mà cô vợ nhắn lại: “Ông thôi đi, ông khen đểu tôi đấy ah, tôi đ* cần lời khen đó đâu, mang đi mà khen con khác...” để rồi cả hai bên đều cảm thấy căng thẳng.

Đọc đến đây, mình tin rằng rất nhiều người thấy bản thân bạn ở trong đó, nếu bạn thấy bản thân bạn thì hãy nhớ rằng: Đừng lắng nghe mặc định.

Bên cạnh lắng nghe mặc định, thì còn một thứ nữa mà hầu hết nhân sự trong các công ty mắc phải đó là:

Lắng nghe cam chịu,

Ví dụ: Trong các cuộc họp, nếu các bạn là nhà quản lý các bạn rất nhiệt huyết chia sẻ, ra nhiều task cho anh em làm, nhưng tất cả ngồi cạnh đều im lặng, nhận việc xong rồi để đó không làm, lúc hỏi vì sao không làm thì nói rằng em không hiểu vì sao phải làm cái đó.

Đó là vì các bạn nhân sự của bạn đang lắng nghe cam chịu, không hiểu, không biết cũng không nói không hỏi lại.

Lắng nghe cam chịu bạn cũng có thể hiểu rằng là phải lắng nghe một việc mà bạn không thích hoặc không hiểu và nếu bạn vẫn giữ việc lắng nghe cam chịu này thì chắc chắn cuộc giao tiếp sẽ thất bại.

Ở trên là chia sẻ của mình về kỹ năng lắng nghe, vậy kỹ năng nói gì sao?

Mình nhớ khi đi học phổ thông, chúng ta thường được các thầy cô dạy có 2 phương pháp diễn đạt.

Phương pháp quy nạp: Đây là phương pháp hình Tam giác ngược, tức là chúng ta sẽ diễn giải rồi mới tới kết luận. Phương pháp này có hạn chế là có thể người nghe sẽ không thích vì những gì chúng ta diễn giải không liên quan tới cái họ quan tâm mà cái họ quan tâm chính là phần quy nạp, do đó có thể người nghe sẽ bị sao nhãng và bỏ qua những gì chúng ta nói.

Để khắc phục hạn chế này, thì có một giải pháp đó là Diễn giải (Tam giác xuôi), với phương pháp này, chúng ta sẽ đưa nội dung quan trọng nhất lên đầu, sau đó sẽ diễn giải nội dung quan trọng đó. Với phương pháp này, chúng ta sẽ cho người nghe biết trước điều chúng ta muốn nói do đó người nghe sẽ hiểu vấn đề.

Ví dụ: Đã bao giờ bạn rơi vào tình huống bạn cố gắng giải thích một vấn đề với sếp, nhưng cứ ấp a ấp úng trình bày lý do mà không nói lên được vấn đề chính khiến sếp không đủ kiên nhẫn nghe hết những gì bạn nói chưa? đó chính là kết quả của một cuộc giao tiếp thất bại, nếu bạn đi thẳng vào vấn đề thì có lẽ sếp của bạn đã hiểu những gì bạn muốn nói.

Trong marketing, mình rất thích công thức truyền đạt làm sao để khách hàng hiểu về sản phẩm và ra quyết định mua hàng luôn. Đó là công thức: Why, How, What.

Why: Là tại sao khách hàng nên mua sản phẩm, thì trong kỹ năng giao tiếp chúng ta nên ưu tiên lý do vì sao người khác phải nghe chúng ta nói.

How: Là như thế nào, tức là cách thức để chúng ta nói cho dễ hiểu và dễ nghe.

What: Cuối cùng là cái gì, chúng ta muốn nói điều gì,

Vì sao công thức này hiệu quả vì khách hàng và người nghe họ chỉ quan tâm tới vấn đề của họ, họ không quan tâm tới vấn đề của người khác, khi bạn nói ra được cái Why tức là bạn đang động đến vấn đề của họ, động đến lý do vì sao họ phải nghe bạn nói tiếp và nhờ đó họ sẽ hiểu bạn đang muốn nói điều gì.

Về kỹ thuật nghe và nói thì cũng không có gì khó, mình tin rằng khi đọc tới đây thì hầu như ai cũng có thể làm được, nhưng để thực sự có hiệu quả tốt bạn cần có một nền tảng vững chắc về tư duy,

Đầu tiên bạn cần có nền tảng: Trân trọng những gì đã nói,

Đây là nền tảng rất quan trọng, nếu đặt vào địa vị người nghe, người nói không cam kết làm những gì họ nói thì bạn có tin tưởng họ ở những lần sau? vì vậy để có kỹ năng giao tiếp tốt, bạn cần trân trọng những gì đã nói, hứa thì sẽ làm.

Câu hỏi đặt ra, nếu bạn đã hứa nhưng bạn không thể làm được, thì bạn phải làm gì? Điều này cũng không khó, nếu bạn hứa nhưng bạn không làm được thì bạn hãy thông báo sự thay đổi tới người liên quan ngay lập tức để họ nắm được thông tin từ bạn.

Hầu hết nhân sự ở cấp nhân viên, đều lờ đi những gì họ đã hứa là sẽ làm dẫn đến ảnh hưởng tới công việc chung và sự tin cậy của người khác dành cho họ, vì vậy nếu bạn từng như thế thì hãy luôn nhớ: Trân trọng những gì đã nói.

Và nền tảng cuối cùng: Hãy luôn xem mình là nguồn gốc của mọi vấn đề.

Mình ví dụ nhé: Nếu bạn xem bóng đá, thì bạn sẽ thấy trong một team thì sẽ có khán giả và cầu thủ trên sân. Người quyết định kết quả trận đấu là cầu thủ, mọi sự nỗ lực của họ đều hướng đến chiến thắng. Nhưng khán giả thì lại khác, họ không quyết định kết quả trận đấu, nhưng họ lại là người bàn về chiến lược, bàn về cách đá và đổ lỗi nhiều nhất. 

Tương tự trong khi giao tiếp cũng vậy, nếu bạn chỉ đứng nhìn, bàn bạc, đổ lỗi mà không tham gia trực tiếp để tìm mọi cách giành chiến thắng thì bạn sẽ không bao giờ giành được mục tiêu. Vì vậy trong giao tiếp, bạn hãy là những người cầu thủ, đừng là những khán giả, người mà không tác động tới kết quả trận đấu.

Trên đây là nội dung mình tổng hợp sau khi tham dự một khóa học kỹ năng giao tiếp trên nền tảng Vietgrow, mình đang deal với họ để đưa những chương trình này về Gitiho.com. Mình hy vọng rằng những gì mình chia sẻ sẽ đem lại giá trị cho bạn, nếu bạn thấy hữu ích thì đừng ngại chia sẻ tới người bạn yêu quý nhé.