Kỹ năng đàm phán là gì? 7 cách giúp bạn đàm phán hiệu quả

Kỹ năng đàm phán rất quan trọng trong cả cuộc sống hàng ngày lẫn công việc. Nếu sở hữu kỹ năng này, bạn có thể dễ dàng đạt được thành công hơn người khác.

Tìm hiểu về kỹ năng đàm phán 

Kỹ năng đàm phán là gì? Có tầm quan trọng ra sao? Kỹ năng này được phân thành các loại nào? Tất cả các câu hỏi trên sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

Kỹ năng đàm phán là gì?

Đàm phán là một cuộc đối thoại, trao đổi giữa các bên để giải quyết tranh chấp. Qua đó, những người liên quan sẽ đạt được thỏa thuận hợp lý như mong muốn. 

Đàm phán được xem như một quá trình “cho và nhận”. Trong đó vì lợi ích chung, mỗi bên sẽ phải nhượng bộ một phần lợi ích của mình.

Hầu hết các kết quả thương lượng sẽ về một trong 2 dạng là: “Win - Win” hoặc “Win - Lose”. Tương ứng là kiểu đàm phán sau:

Kiểu đàm phán	Chi tiết
✔️Đàm phán phân phối	Các bên tham gia đàm phán đều cố gắng giành lấy quyền kiểm soát một lượng tài nguyên nhất định. Cuộc thương lương này thuộc kiểu “có thắng có thua”, tức là một bên có lợi ích và bên còn lại mất đi.
✔️Đàm phán tích hợp	Còn được biết đến là “đôi bên cùng có lợi”. Kỹ năng đàm phán này thường xảy ra khi tất cả mọi người đều có phần lợi ích từ thỏa thuận.

Để có được cuộc đàm phán thành công đòi hỏi các bên liên quan phải tuân thủ nguyên tắc chính đó là duy trì mối quan hệ hợp tác, công bằng và tìm kiếm lợi ích chung. 

Chỉ cần một trong 3 nguyên nguyên tắc này bị phá vỡ, các bên ngay lập tức sẽ bị xung đột về mặt lợi ích. Từ đó dẫn đến những cuộc tranh cãi và tranh chấp không đáng có.

Tìm hiểu tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán

Thực tế, bạn có thể thấy kỹ năng đàm phán sẽ mang lại kết quả tốt trong nhiều trường hợp và lĩnh vực khác nhau. Môi trường kinh doanh là nơi các đối thủ sẽ cạnh tranh với nhau. Mục đích để bán được nhiều sản phẩm nhất có thể với giá mang lại lợi nhuận tối đa.

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh có thể giúp bạn đạt được mục tiêu cụ thể. Ngoài ra còn tạo được sự khác biệt trong chiến thắng. Tầm quan trọng của kỹ năng đàm phán thương lượng thể hiện như sau:

• Giúp thỏa thuận mua bán và ký kết hợp đồng với mức giá phù hợp.
• Giúp giải quyết những mâu thuẫn, xung đột trong kinh doanh.
• Kết nối người dùng với các doanh nghiệp, hiểu rõ bản chất của vấn đề.

Tóm lại, có thể xem thị trường kinh tế như là một trận địa để các đối thủ thoả sức thi tài đàm phán. Những ai thực sự giỏi, cung cấp được dịch vụ chất lượng và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng sẽ là người chiến thắng.

Các loại đàm phán

Kỹ năng đàm phán được phân chia thành 4 loại là: Đàm phán có nguyên tắc, đàm phán nhóm, đàm phán nhiều bên và đàm phán đối đầu. Cụ thể:

Các loại đàm phán	Chi tiết
✔️ Đàm phán có nguyên tắc	Là kỹ năng thương lượng sử dụng các nguyên tắc và lợi ích của nhiều bên để đạt được thỏa thuận, chủ yếu giải quyết xung đột.  Đàm phán có nguyên tắc bao gồm 4 yếu tố gồm: Đôi bên cùng có lợi, tách biệt cảm xúc với các vấn đề, tập trung vào lợi ích và tính khách quan.
✔️ Đàm phán nhóm	Thường xảy ra ở trong các giao dịch kinh doanh, nhiều người thỏa thuận để từng bên có thể đạt được mục tiêu. Đàm phán nhóm có một số vai trò thường thấy như: Người quan sát, người lãnh đạo, máy ghi âm, relater, nhà phê bình và người xây dựng.
✔️ Đàm phán nhiều bên	Đây là loại đàm phán có nhiều hơn 2 bên cùng với mục đích đạt được một thỏa thuận. Ví dụ: Ban lãnh đạo các bộ phận của một doanh nghiệp lớn họp với nhau được gọi là đàm phán nhiều bên. Tuy nhiên, hình thức này rất dễ xảy ra một số bên thành lập liên minh. Các liên minh này sẽ làm tăng lên sự phức tạp khi thực hiện đàm phán.
✔️ Đàm phán đối đầu	Đây là cách tiếp cận mang tính phân phối, sẽ có 1 bên đạt được thỏa thuận.  Ví dụ: Thương lượng cứng rắn từ một bên từ chối thỏa thuận, chiến thuật không mấy hứng thú giả vờ không còn hào hứng theo đuổi, chiến thuật hứa hẹn lợi ích trong tương lai để đổi lại sự nhượng bộ hiện tại.

 

Chia sẻ cách thực hiện kỹ năng đàm phán hiệu quả

Nắm vững kỹ năng đàm phán là điều không hề dễ dàng. Tuy nhiên, kỹ năng này rất cần thiết có thể giúp các công việc hàng ngày trở nên chuyên nghiệp. Sau khi đã hiểu được khái niệm kỹ năng đàm phán, bạn cần nắm rõ cách thức rèn luyện tập hiệu quả để thành công.

Xác định và bám sát mục tiêu khi thực hiện đàm phán 

Việc chinh phục mọi người sẽ dễ dàng hơn nếu chỉ cho họ thấy sẽ nhận lại được gì nếu thực hiện theo bạn. Muốn thực hiện thành công điều này, trước tiên bạn cần xác định mục tiêu của mình. Đồng thời luôn nhớ kỹ để không bị chệch khỏi quỹ đạo đã vạch ra.

Có mục tiêu và bám sát mục tiêu cũng giúp bạn trở nên thông minh, khéo léo và chuyên nghiệp hơn trong mắt các đối tác. Hãy chớp lấy sự chú ý của đối phương, sau đó bạn hãy nói ý kiến của mình để giúp họ thỏa mãn những gì mà họ thực sự mong muốn.

Đàm phán là không được vội vàng

Không được vội vàng cũng là kỹ năng đàm phán rất quan trọng trong kinh doanh. Nếu các cuộc thương lượng kết thúc quá nhanh sẽ khó đạt được kết quả tối ưu. 

Mỗi cuộc thương lượng, đàm phán sẽ có thời gian và tốc độ nhất định. Bạn cần quan sát xem đối phương có đẩy nhanh tốc độ của buổi đàm phán hay không. Nếu có, nguyên nhân có thể thường là:

• Đối tác nhận thấy quyền lợi bạn không nhận ra và đẩy nhanh để chiếm hết.
• Đối phương tìm thấy lỗi sai trong bản hợp đồng trước bạn. Vì thế đã hối kết thúc cuộc đàm phán nhanh chóng để biến bất lợi bên bạn thành lợi ích cho bên họ.

Khi có sự thay đổi khác thường, trước tiên bạn cần bình tĩnh suy nghĩ. Sau đó tự đặt ra câu hỏi để điều bất lợi không xảy ra với mình.

Tìm hiểu vấn về, đối thủ trước khi đàm phán

Có thể nói rằng, hiệu quả của kỹ năng đàm phán trong kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn tìm hiểu rõ vấn đề và đối thủ trước khi tham gia thương lượng. Từ đó bạn có thể dễ dàng tìm được hướng giải quyết phù hợp và khéo léo.

Ngoài ra, việc tìm hiểu về đối tác trước khi bước vào cuộc đàm phán cũng rất quan trọng. Hãy luôn đặt ra những câu hỏi có thể lường trước của đối phương mong muốn ở bạn trong lúc thương lượng.

Không thương lượng quá nhiều

Một trong những kỹ năng đàm phán trong kinh doanh chính là không thương lượng quá nhiều. Nếu là người bán, bạn phải hiểu rõ về sản phẩm cũng như giá trị của đơn hàng trước khi thuyết phục đối tác. Nên tránh tình trạng nói nhiều dẫn đến làm mất thời gian của đôi bên.

Trường hợp bạn là người mua, hãy xem xét kỹ chất lượng của sản phẩm. Đồng thời cân nhắc ngân sách phù hợp bởi mức độ thành công còn phụ thuộc vào sự quyết đoán của bạn.

Biết khéo léo dẫn dắt vấn đề

Hiệu quả của kỹ năng đàm phán hợp đồng còn phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng giao tiếp. Trong khi thương lượng, bạn hãy luôn giữ thái độ tự tin, bình tĩnh, tư duy. Mục đích là để lời nói, hành động có thể dẫn dắt và thiết lập vấn đề theo đúng lập luận.

Muốn thực hiện được điều này, bạn cần hiểu rõ kỹ năng đàm phán là gì. Nắm vững kỹ năng tư duy phản biện và xử lý tình huống trong giao tiếp. Tất cả sẽ được hình thành và rèn giũa qua từng ngày chứ không tự nhiên có được.

Ấn tượng ban đầu quan trọng trong đàm phán

Ngay từ phút đầu, bạn đừng khiến cuộc đàm phán trở nên căng thẳng bằng thái độ gay gắt và đòi hỏi. Điều này sẽ để lại ấn tượng xấu trong lòng đối tác và làm buổi thương lượng trở nên thất bại.

Những người có kỹ năng đàm phán hợp đồng giỏi luôn tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu. Bạn hãy tạo nên một bầu không khí dễ chịu và thân thiện để đối phương có ấn tượng tốt. Từ đó, việc ký kết hợp đồng cũng trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn.

Thỏa hiệp khi cần thiết

Để thành công trong đàm phán đòi hỏi cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thỏa hiệp khi cần thiết. Đàm phán là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận cho đi và nhận lại, cân nhắc so sánh, tranh luận, chờ đợi.

Kết quả đàm phán sẽ là cả 2 bên đều có lợi, cũng là sự trao đổi tự nguyện giữa các bên. Vì thế, khi thương lượng bạn không nên chỉ chú ý một chiều quyền lợi, mục đích riêng của mình. Thay vào đó, bạn còn phải chú ý đến cả nhu cầu của bên đối tác.

Tránh để cảm xúc chi phối

Các nhà đàm phán nghiệp dư thường mắc một sai lầm nghiêm trọng là luôn công kích, đe dọa và yêu cầu đối tác làm theo phương án của mình. Tuy nhiên, họ sẽ không ngờ được rằng việc này chỉ gây tác dụng ngược. 

Để thực hiện đàm phán hiệu quả, bạn không nên để cảm xúc chi phối. Nên cố gắng kiên trì, giữ bình tĩnh và duy trì thái độ thân thiện kể cả khi đối tác đang bắt đầu mất bình tĩnh. Đây chính là một trong những kỹ năng đàm phán lương cơ bản được nhiều người vận dụng.

Ví dụ điển hình về đàm phán trong cuộc sống

Nhằm giúp bạn đọc có được cái nhìn tổng quan hơn về đàm phán. Dưới đây là thông tin hệ thống tổng hợp về một số ví dụ về đàm phán trong cuộc sống điển hình. Cụ thể:

Ví dụ về thương vụ Disney mua Lucasfilm

Ngày tháng 10/2013, Disney đưa ra công bố đã mua lại Lucasfilm một cách bất ngờ. Đây là nơi bộ phim “Chiến tranh giữa các vì sao” được sản xuất từ George Lucas. Disney đã trả cho người sáng lập 4,05 tỷ USD và chia đều giữa tiền mặt, cổ phiếu.

Thương vụ này đã giúp Disney có thể củng cố vị thế của mình. Đồng thời, đơn vị cũng đã có thêm cơ hội gặt hái nhiều khoản doanh thu khổng lồ từ kinh doanh và truyền thông của bộ phim.

Disney hứa rằng cứ 2 hoặc 3 năm một lần sẽ bắt đầu sản xuất và phát hành phim mới trong loạt Star Wars. Việc mua lại bao gồm cả thỏa thuận về cách xử lý kịch bản cho 3 bộ phim tiếp theo trong seri phim “Chiến tranh giữa các vì sao”.

Sau khi bắt đầu lên kế hoạch nghỉ hưu trong vài năm trước, ông George Lucas đã quyết định bán công ty của mình. Chủ tịch của Walt Disney cho biết ông và Lucas đã đích thân thực hiện các cuộc đàm phán từ đầu năm 2011.

Đàm phán giữa công ty Amazon và Whole Foods

Whole Foods trong nhiều năm phải đối mặt với áp lực nâng giá cổ phiếu lao dốc, đảo ngược lợi nhuận sụt giảm. Trước tình hình này, Amazon đã đề nghị mua lại công ty này với giá 41 USD/1 cổ phiếu. Con số này so với giá thị trường là 35 USD/cổ phiếu cao hơn lên đến 17%.

Tuy nhiên, bên phía đại diện của Amazon lại đưa ra 2 điều kiện để cuộc đàm phán có thể diễn ra. Đó chính là Whole Foods phải giữ bí mật tối đa cũng như đây sẽ là cuộc đàm phán độc quyền. 

Khi diễn ra buổi thương lượng, Amazon đã đưa ra mức giá là 42 USD/cổ phiếu. Đồng thời tuyên bố rằng đây là giá tốt nhất và cuối cùng của họ. 

Ngoài ra, Amazon cảnh báo Whole Foods không được tiếp cận các bên mua tiềm năng khác. Và họ cũng đã chuẩn bị sẵn sàng để có thể nhanh chóng kết thúc thương vụ đàm phán này.

Cuối cùng, Whole Foods cũng đồng ý với thỏa thuận của Amazon. Có thể nói, cuộc thương lượng giữa hai bên diễn ra khá vội vàng và vô cùng nhanh chóng.

Mong rằng những nội dung được tổng hợp trên đã đem đến bạn thông tin hữu ích về kỹ năng đàm phán. Để đón đọc thêm nhiều kiến thức thú vị khác, bạn đừng quên theo dõi chuyên trang blog của Gititho ngay hôm nay!