Nguyên nhân lớn nhất khiến việc trình bày dữ liệu THẤT BẠI

Hãy hình dung não bộ của khán giả như một trang giấy trắng hay một màn hình trống. Mỗi một yếu tố mà bạn thêm vào đó giống như khiến khán giả sử dụng một phần bộ não để xử lý thông tin. Diện tích trang giấy trắng có giới hạn, vì vậy chúng ta cần phải cân nhắc kỹ khi thêm bất kỳ một yếu tố thị giác nào trong phần thuyết trình của mình. 

Tóm lại, cần xác định và loại bỏ các yếu tố không có ích hoặc không thể hiện đầy đủ được thông tin. Đây chính là trọng tâm của chương này.

Sự quá tải trong việc tiếp nhận thông tin

Hẳn bạn đã từng nhiều lần trải qua cảm giác quá tải trong việc tiếp nhận thông tin rồi. Có lẽ thường xuyên nhất chính là những lúc bạn ngồi trong phòng hội thảo, nghe người thuyết trình nói trên bục, theo dõi từng slide vô cùng chi tiết. Ngột ngạt với lượng chi tiết trên slide và tập tài liệu mà bạn được đưa. Dù có nhiều biểu đồ nhìn vô cùng hay ho nhưng lại chẳng rút ra được bất kỳ thông tin cần thiết nào từ đó.

...Cho nên bạn lại lật sang trang tiếp.

Trong những tình huống này, bạn đã nhận được lượng thông tin quá tải.

Hiện tượng này có thể xảy ra bất cứ khi nào chúng ta tìm hiểu về một vấn đề nào đó, khi não bộ cố gắng muốn học một thông tin mới. Giống như khi ta muốn máy tính giải quyết một vấn đề, chúng ta cần dựa vào khả năng xử lý thông tin của nó. Đây là quá trình tiếp nhận thông tin.

Tuy nhiên khả năng xử lý thông tin của não bộ chúng ta cũng chỉ có giới hạn. Do đó với vai trò là người thiết kế phần thuyết trình, chúng ta có trách nhiệm làm đơn giản hóa quá trình này cho khán giả. 

Như ví dụ trên, nếu xây dựng một đồ thị quá chi tiết, đẹp đẽ nhưng không cung cấp những thông tin có ích thì không còn ý nghĩa nữa. Chúng ta cần tránh tình trạng này.

Khái niệm data-ink hay tỷ lệ signal-to-noise

Có rất nhiều khái niệm để giải thích và hướng dẫn cho các nhà thiết kế biểu đồ điều chỉnh lưu lượng thông tin mà họ truyền đạt cho người xem. Ví dụ như data-ink (dữ liệu mực) có nghĩa là càng nhiều thông tin trong một biểu đồ càng tốt, còn những yếu tố khác đều chỉ cần đơn giản. Hay như signal-to-noise, với hàm nghĩa là các quan điểm chúng ta muốn truyền đạt thông qua biểu đồ có những hiệu ứng hình ảnh, đây có thể là những yếu tố gây xao nhãng, cũng có thể là những yếu tố có thể bổ trợ cho quan điểm của bạn được ẩn trong biểu đồ.

Và việc bạn truyền đạt quan điểm của mình thành công hay thất bại sẽ thể hiện qua việc mức độ cố gắng của người xem cần xử lý thông tin để hiểu được quan điểm của bạn. Hãy nhớ, nhiệm vụ của chúng ta là khiến cho người xem nhanh chóng nắm bắt được điều bạn muốn truyền đạt. Người xem càng ít thời gian suy nghĩ, càng ít phải cố gắng xử lý thông tin mà có thể ngay lập tức hiểu được vấn đề bạn muốn nói, vậy bạn đã thành công.

Tóm lại, nhiệm vụ của chúng ta là phải giảm thiểu sự phức tạp, rườm rà những lượng thông tin không cần thiết tới người xem mà vẫn nổi bật được quan điểm của mình.

Sự phức tạp

Một trong những nguyên nhân gây ra việc quá tải tiếp nhận thông tin chính là bởi sự phức tạp. Chúng là những thứ chiếm diện tích nhưng không có vai trò tích cực. Vậy nguyên nhân chúng ta cần tránh sự phức tạp và những yếu tố nào được cho là phức tạp sẽ được làm rõ trong phần này.

Có một nguyên nhân đơn giản như chính tên của nó, sự phức tạp chỉ khiến biểu đồ nhìn rối rắm hơn cần thiết.

Có lẽ bạn đã không để ý đến mức độ chi tiết của biểu đồ bạn thiết kế. Nhưng sự phức tạp trong đó không chỉ tạo thành một biểu đồ vô ích, thậm chí còn khiến khán giả không thoải mái. Cho nên khi biểu đồ của chúng ta phức tạp thì điều chúng ta nói có thể khiến khán giả khó chịu và tất nhiên chúng ta sẽ mất đi cơ hội thể hiện quan điểm cho họ. Đương nhiên đây không phải là điều tốt.

Các kiểu phức tạp trong thể hiện dữ liệu thường thấy

Thiếu tính sắp xếp thứ tự hình ảnh

Các yếu tố đó gần như vào vào trông font nền, các khán giả của bạn gần như không nhận biết được nó. Và nếu bạn không để tâm thì các khán giả sẽ cảm giác ngột ngạt với việc thể hiện dữ liệu của bạn. Ví dụ sau sẽ giúp bạn nhận biết được sự quan trọng trong việc sắp xếp thứ tự hình ảnh, cũng như việc thiếu sự sắp xếp đó sẽ ảnh hưởng như thế nào tới quá trình phân tích của chúng ta.

Hình 1 là biểu đồ tóm tắt các kết quả từ cuộc khảo sát về sự lựa chọn các nhà cung cấp. Hãy ghi chú bất kỳ kết luận nào mà bạn có về cách sắp xếp các nhà cung cấp trong biểu đồ.

Hình 1 Tóm tắt về các kết quả từ cuộc khảo sát.

Có lẽ khi nhìn sơ qua biểu đồ này bạn sẽ thấy nó đạt yêu cầu. Tuy nhiên, xét về tính chuyên nghiệp thì nó chỉ ở mức “không tệ”. 

Điểm đạt của biểu đồ này là nó đã được phác thảo rõ ràng, có sự thiết kế về cách sắp xếp thứ tự các nhà cung cấp, cũng như đã được dán nhãn đầy đủ. Các yếu tố trọng tâm cũng được giải thích để giúp người xem phân tích dễ dàng và đơn giản hơn. 

Tuy nhiên khi nói đến phương diện thiết kế tổng thể cũng như vị trí các yếu tố thiết kế, biểu đồ này lại hoàn toàn không đạt yêu cầu. Hình ảnh tổng quan của nó nhìn vô cùng phức tạp và không kiên quan. Các yếu tố rời rạc được thêm tùy ý vào mà không quan tâm đến cảm quan tổng thể toàn biểu đồ.

Chúng ta sẽ cải thiện đáng kể thiết kế của nó chỉ bằng một chút thay đổi như hình 2 sau. Nội dung như nhau, chỉ có sự sắp xếp và định dạng được thay đổi.

Hình 2 Biểu đồ tóm tắt về các nhà cung cấp sau khi được chỉnh sửa

So với biểu đồ gốc, sau khi chỉnh sửa biểu đồ của chúng ta đã trở nên có tổ chức hơn. Chúng ta đã đầu tư thời gian vào việc thiết kế cũng như công sức sắp xếp các yếu tố để có cái nhìn tổng quan cho toàn biểu đồ. Cụ thể ở đây là sự thẳng hàng cũng như khoảng cách giữa các yếu tố.

Lời khuyên

Sự thẳng hàng.

Thay đổi mang tính ảnh hưởng nhất trong 2 biểu đồ là việc thay đổi sự thẳng hàng trong văn bản chú thích, từ căn giữa thành căn lề trái. Trong biểu đồ gốc, do đặt căn giữa nên không có sự thẳng hàng ở phía bên trái hay bên phải, điều này gây nên cảm giác luộm thuộm trong thiết kế.

Hãy tránh sử dụng căn giữa nếu có thể. Tóm lại chúng ta cần tạo nên sự thẳng hàng nhất quán giữa các yếu tố trong biểu đồ (về hàng dọc lẫn hàng ngang).

Các thủ thuật sử dụng Căn lề trong ứng dụng thuyết trình.

Trong các slide thuyết trình của mình, các bạn hãy bật các thước (ruler) hoặc đường lưới (gridlines) để đảm bảo sự thẳng hàng giữa các yếu tố. Thao tác này đem lại sự nhất quán trong việc sử dụng căn lề, giúp phần thuyết trình được sắp xếp mạch lạc, rõ ràng hơn. Chức năng bảng (table) có ở hầu hết các ứng dụng cũng là một cách đơn giản nhất để đảm bảo sự nhất quán bằng các đường phân cách của bảng. Khi bạn đã hài lòng với những sắp xếp thẳng hàng của mình rồi, hãy tắt chức năng bảng hoặc ẩn các đường viền đi và chỉ để lại phần thuyết trình hoàn chỉnh.

Chúng ta đều biết thị giác của khán giả sẽ nhìn từ góc trên bên trái, lướt qua các dữ liệu theo hình chữ Z. Do đó, hãy đặt các văn bản ở góc trên này (tựa đề, nhãn dán trục, legend) cho các biểu đồ hay đồ thị. Việc này giúp khán giả biết trước được họ đang xem những dữ liệu của vấn đề nào trước khi tìm hiểu biểu đồ. Một cách định hình thông minh giúp người xem hiểu và phân tích dữ liệu trên biểu đồ nhanh hơn. 

Tiếp theo nói về Căn Chéo. Trong biểu đồ gốc hình 1, các nhãn của trục hoành được để ở dạng căn chéo. Còn trong biểu đồ đã qua chỉnh sửa được thay đổi thành căn dọc (hình 2). Bạn có thể thấy rõ sự khác biệt giữa chúng. Và chúng ta nên tránh sử dụng căn chéo cho các văn bản hay các đường thẳng. Bởi vì chúng nhìn rất rối mắt. Việc đọc văn bản được căn chéo trở nên khó khăn hơn bởi việc đọc các văn bản xoay 45 độ hướng bất kỳ sẽ chậm hơn 52% so với đọc các văn bản viết thông thường. Còn xoay 90 độ thậm chí khiến tốc độ đọc chậm đi 205%. Tốt nhất hãy tránh việc chỉnh căn lề cho văn bản.

Sử dụng khoảng trắng: 

Nhiều người thường sợ để khoảng trắng trong các slide thuyết trình của mình. Việc này có nhiều nguyên nhân, tuy nhiên bạn đừng bao giờ thêm dữ liệu chỉ vì muốn lấp các khoảng trắng trong phần thuyết trình của mình. Chỉ thêm khi nào thật sự cần thiết và thật sự hỗ trợ cho quan điểm mà bạn đang truyền đạt.

Chúng ta nên làm quen với việc sử dụng khoảng trống. Các khoảng trống trong phần thuyết trình quan trọng như việc ngắt quãng khi đang nói chuyện. 

Hẳn bạn đã từng tham gia một bài thuyết trình được nói liên hồi. Cảm giác của bạn như thế này: 

Người thuyết trình có lẽ là do lo lắng.

Người đó muốn thể hiện toàn bộ các phát hiện của họ.

Họ đang nói cả ngàn từ một phút.

Bạn tự hỏi liệu họ có mệt không.

Bạn có câu hỏi về một vấn đề nhưng họ không hề dừng đủ lâu để bạn đặt câu hỏi mà đã chuyển tiếp sang vấn đề khác.

Đây là cảm giác vô cùng khó chịu cho khán giả.

Thử hình dung về ảnh hưởng của người thuyết trình khi họ nói quan điểm cực kỳ táo bạo như sau: “Chỉ có chết mới sử dụng biểu đồ tròn”.

Sau đó dừng 15 giây để tuyên bố ngấm dần.

Sau đó tới lượt bạn nói ra tuyên bố tiếp theo, đếm chậm tới 15.

Đây là một cách dừng để gây chú ý.

Việc này đã thu hút được sự chú ý của bạn phải không?

Đây cũng chính là hiệu quả mạnh mẽ của việc sử dụng khoảng trắng một cách thông minh trên bài thuyết trình. Việc không có khoảng trắng cũng giống như người thuyết trình nói liến thoắng mà không ngắt quãng, tạo ra cảm giác không thoải mái cho khán giả. Cho nên hãy tránh để người xem khó chịu với cách thiết kế của chúng ta.

Khoảng trắng có thể sử dụng như một chiến lược hiệu quả để thu hút sự chú ý của khán giả vào những phần không phải khoảng trống. 

Lưu ý:

Nên để trống các phần viền.

Hạn chế mở rộng hình ảnh để lấp đầy các khoảng trống trong phần thuyết trình.

Sử dụng diện tích minh họa phù hợp với nội dung.

Sử dụng khoảng trống như một cách nhấn mạnh.

Nếu nội dung thật sự quan trọng, hãy thể hiện duy nhất một dữ kiện đó trong một slide (có thể chỉ là một câu hoặc một con số).

Trong chương 5 chúng ta sẽ nói nhiều hơn về cách sử dụng khoảng trắng cũng như các ví dụ về tính thẩm mỹ.

Việc sử dụng tương phản thiếu suy nghĩ

Có thể gây thu hút sự chú ý của khán giả bằng một sự tương phản rõ rệt. Và nếu thiếu yếu tố tương phản cũng có thể xem như đang phức tạp hóa biểu đồ của mình. Ngày xưa có chuyện cô bé lọ lem nhặt hạt đậu lẫn trong tro. Việc phát hiện hạt đậu giữa tro sẽ dễ dàng hơn, có thể dùng nhiều cách để phân loại, để sàng lọc. Tuy nhiên cô bé lọ lem còn yêu cầu đàn chim sẻ hãy nhặt đậu tốt thì bỏ vào nồi, đậu xấu thì bỏ vào diều, vấn đề đã trở nên khó hơn với các chú chim sẻ. Và tất nhiên sẽ càng khó thêm nữa nếu trong hỗn hợp đậu cùng tro đó có thêm nhiều loại đậu khác: đậu đen, đậu đỏ, đậu xanh, đậu nành...các chú chim sẻ hẳn sẽ hoa mắt, chóng mặt.

Qua ví dụ này các bạn có thể thấy được sự quan trọng của yếu tố tương phản trong thiết kế hình ảnh: càng nhiều yếu tố khác nhau trong một cảnh, sự quan trọng của từng yếu tố sẽ giảm đi.

Nói cách khác, nếu chúng ta muốn khán giả chú ý tới (ví dụ hạt đậu), chúng ta nên phân biệt dữ kiện đó với những thứ còn lại.

Ví dụ sau sẽ giúp bạn hiểu thêm về khái niệm này.

Hãy tưởng tượng bạn đang làm cho một công ty bán lẻ và bạn muốn biết cảm nhận của khách hàng về các yếu tố khác nhau giữa bạn và đối thủ cạnh tranh của mình. Bạn làm một cuộc khảo sát với các vấn đề quan trọng.

Do đó bạn đã tạo ra một mục chỉ số hiệu suất để tóm tắt các yếu tố được quan tâm (chỉ số càng cao thì hiệu suất càng cao và ngược lại). Biểu đồ trong hình 3.15 cho thấy hiệu suất của bạn và 5 đối thủ cạnh tranh.
 

Hình 3 Biểu đồ về chỉ số hiệu suất

Hãy tóm tắt lại biểu đồ. Đây là tóm tắt số liệu về hiệu suất của các hạng mục như lựa chọn (selection), tiện nghi (convenience), dịch vụ (service), chăm sóc khách hàng (relationship) và giá cả (price) của công ty của chúng ta (kim cương màu xanh) và các đối thủ khác (các ký hiệu khác).

Chỉ số cao hơn thể hiện hiệu suất cao hơn và ngược lại.

Rất tốn thời gian khi phải nhìn qua nhìn lại giữa các nhãn, các dữ liệu được thể hiện trong biểu đồ. Kể cả nếu chúng ta cố gắng hiểu những dữ liệu đang muốn nói gì thì cũng thật khó khăn vì các ký hiệu của công ty chúng ta (kim cương xanh) thường bị che mất bởi các ký hiệu khác. Mặc dù đây là yếu tố quan trọng nhất.

Đây là một ví dụ về việc thiếu sự tương phản (cũng như những sai sót trong thiết kế hình ảnh khác) khiến việc truyền đạt thông tin trở nên khó khăn hơn cần thiết.

Cùng nhìn biểu đồ đã được chỉnh sửa lại (Hình 4) khi chúng ta sử dụng yếu tố tương phản rõ ràng hơn.

Hình 4 Biểu đồ với việc sử dụng tương phản đúng cách.

Chúng ta đã đổi biểu đồ ngang. Các kết quả được tính đều là số dương bởi việc thêm số âm như biểu đồ gốc đã làm dữ liệu trở nên phức tạp. Việc thay đổi này hiệu quả hơn do chúng ta quan tâm vào sự khác biệt thay vì giá trị thể hiện bởi dữ liệu.

Các dữ liệu được chuyển từ trục hoành thành trục tung. Mỗi hạng mục có các thanh ngang tương ứng với tổng quan về hiệu suất của từng đối tượng. Thanh dài cho thấy hiệu suất tốt hơn.

Công ty chúng ta được thể hiện bằng màu xanh so với các đối đối thủ (màu xám). Và việc bỏ trục hoành giúp tập trung sự chú ý của người xem vào độ dài chứ không là các con số thể hiện giá trị.

Chúng ta rút ra được 2 kết luận từ việc thiết kế này:

Nhìn sơ qua biểu đồ chúng ta biết ngay được công ty ta có hiệu suất cao ở hạng mục: giá thành và tiện ích. Ngược lại không tốt trong hạng mục: chăm sóc khách hàng do dịch vụ và lựa chọn của chúng ta thua kém.

Chúng ta biết được sự khác nhau về hiệu suất của mình và đối thủ, vượt trội về giá thành nhưng thua kém về dịch vụ và lựa chọn.

Các đối thủ cạnh tranh được phân biệt bởi thứ tự sắp xếp trong nhãn dán phía bên trái. Đối thủ A sẽ đi sau công ty ta, tiếp đến là đối thủ B và cứ như vậy. Nhưng nếu các dữ kiện về các đối thủ cần được chú ý thì cách thiết kế này là lại có thiếu sót.

Tuy nhiên nếu việc này không phải là quan trọng nhất thì cách thiết kế này lại phù hợp nhất. Ngoài ra, các hạng mục được sắp xếp theo thứ tự giảm dần về hiệu suất của công ty chúng ta, tạo nên một cấu trúc dễ dàng hơn giúp người xem đọc hiểu biểu đồ. Đồng thời biểu đồ còn được thêm về thứ hạng từng hạng mục của công ty ta như là một tóm tắt cho khán giả.

Chú ý:

Cách sử dụng tương phản trong ví dụ này cũng như các lựa chọn trong thiết kế biểu đồ giúp người xem xử lý thông tin nhanh hơn, dễ hiểu hơn và bớt rối mắt hơn so với biểu đồ gốc.

Thời điểm cần thể hiện nhiều thông tin

Sẽ có nhiều trường hợp các nhãn dán của biểu đồ là cần thiết. Ví dụ như một biểu đồ nói về doanh thu hàng tháng với đối tác nước người, đơn vị tính là triệu dollar ($USD millions). Nếu trên trục tung chỉ thể hiện 10, 20, 30, 40 thì việc để người xem hiểu là vô cùng khó khăn. Ngược lại để ký hiệu $ vào trước các con số sẽ giúp người xem không phải nhớ trong đầu các đơn vị tiền tệ là gì.

Tóm lại, có một số yếu tố nên được đi cùng các con số:

Ký hiệu tiền tệ,

Ký hiệu phần trăm,

Các dấu phẩy trong các con số lớn.

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về Cách khắc phục các vấn đề trên qua bài:

Từng bước loại bỏ sự phức tạp trong trình bày dữ liệu bằng nguyên tắc Gestalt.

Gitiho.com sẽ bật mí tiếp cho các bạn cách trình bày các loại biểu đồ để việc thể hiện dữ liệu của mình hoàn hảo hơn, hãy xem tiếp nhé:

Cách sử dụng Heatmap khi xây dựng bảng biểu.

Ưu điểm của Biểu Đồ Đường và cách sử dụng.

Biểu Đồ Tròn ưu và nhược điểm, có nên hay không sử dụng biểu đồ tròn trong thuyết trình, trình bày.

THỦ THUẬT CẦN BIẾT KHI VẼ BIỂU ĐỒ