Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel (Lines) để trực quan hóa dữ liệu

Hôm trước mình gửi cho báo cáo theo dõi tổng các loại tài sản theo năm, sếp nhìn vào bảng toàn số là số, lập tức bảo mình về học trình bày dữ liệu trực quan trên Excel rồi làm lại báo cáo và gửi lại cho sếp.

Mình cũng về mò mẫm học và đã trình bày lại báo cáo cho sếp. Cũng may là sếp đã “gật gù” khen ngợi vì mình đã biết cách vẽ biểu đồ đường trong Excel để biểu diễn các dữ liệu liền mạch. 

Và hôm nay, mình sẽ hướng dẫn các bạn làm điều đó. Cùng theo dõi nhé!

Cách vẽ biểu đồ đường trong Excel

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ. Bôi đen vùng dữ liệu

Bước 2: Chọn Insert, chọn biểu tượng Biểu đồ đường như trong hình

Xuất hiện hộp thoại các lựa chọn. Bạn chọn lấy một mẫu thích hợp. 

Lưu ý: Không nên dùng hiệu ứng 3D vì sẽ khiến người xem khó ước lượng số liệu, cũng như khó xử lý thông tin, phân tích và tiếp nhận quan điểm của bạn. 

Bước 3: Tùy chỉnh giao diện biểu đồ cho phù hợp với mong muốn của bạn. Click chuột phải vào từng phần của biểu đồ sẽ xuất hiện hộp thoại cho từng bộ phận. Bạn có thể xem thành quả mình đã thực hiện dưới đây:

Khác với việc dùng biểu đồ đường để thể hiện dữ liệu trong một khoảng thời gian, chúng ta có thể dùng biểu đồ thanh để trình bày nhiều loại loại dữ liệu khác nhau.

Như bạn thấy, nếu bạn thường xuyên phải làm báo cáo hay tổng hợp dữ liệu, thì việc trực quan nó dưới dạng biểu đồ trên Excel sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình đánh giá, phân tích và ra quyết định. 

Đây là 2 khóa học đã giúp cải thiện kỹ năng làm báo cáo và trực quan hóa dữ liệu nâng cao:

Các loại biểu đồ đường trong Excel

Biểu đồ đường căn bản (Line graph)

Biểu đồ đường có thể thể hiện một hay nhiều đối tượng trong cùng một mạch dữ liệu. Ví dụ trong hình 1 sau:

Lưu ý: 

- Mạch dữ liệu mà bạn trình bày trên biểu đồ đường này nhất thiết phải chung một đơn vị thời gian và các dòng dữ liệu phải được liền mạch. Việc sử dụng 2 đơn vị thời gian khác nhau sẽ gây hiểu nhầm và làm mất đi giá trị biểu đồ đường

- Hãy thống nhất đơn vị mà bạn sử dụng cho biểu đồ.

- Thể hiện điểm trung bình trong một phạm vi trên biểu đồ đường:

• Nhiều trường hợp, đường thẳng trong biểu đồ của bạn thể hiện kết quả tóm tắt của thống kê như điểm trung bình hay một dự đoán nào đó. Nếu mà bạn muốn thể hiện một phạm vi trên biểu đồ, bạn có thể làm vậy trực tiếp trên đồ thị của mình. 
• Như ví dụ trong hình 2, biểu đồ thể hiện thời gian nhanh nhất và lâu nhất trong việc kiểm tra hải quan tại sân bay trong khoảng thời gian 13 tháng.

Biểu đồ đường xiên (Slopegraph)

Biểu đồ đường xiên thường được sử dụng khi bạn muốn thể hiện 2 dòng thời gian hoặc muốn so sánh 2 đối tượng khác nhau. Mục đích muốn người xem nhận ra mối quan hệ tăng hay giảm cũng như sự khác biệt giữa 2 đối tượng đó.

Ví dụ: Giả sử bạn đang phân tích một khảo sát gần đây về phản hồi của nhân viên và muốn thể hiện những dữ liệu đó trên biểu đồ. Ta có biểu đồ (hình 3) nhằm trình bày về sự thay đổi trong các mục khảo sát giữa năm 2014 và 2015.

Dùng loại biểu đồ này có thể trình bày được rất nhiều thông tin. Thêm vào đó, nhờ các điểm cực đại hay cực tiểu mà người xem có thể nhận biết được sự tăng giảm của các mục khảo sát thông qua đường liên kết đó, kể cả khi không rõ ngữ cảnh là như nào.

Cách tạo đường xiên (Slope Graph template):

Một biểu đồ đường xiên có thể đáp ứng các nhu cầu của bạn hay không sẽ phụ thuộc vào chính các dữ liệu mà bạn cung cấp. Nếu phần lớn các đường liên kết bị trùng lên nhau, biểu đồ của bạn sẽ không trình bày được quan điểm của bạn. 

Thêm vào đó để nhấn mạnh một dữ kiện khác biệt bằng cách thay đổi màu sắc, kiểu dáng đường… Ví dụ hạng mục Phát triển nghề nghiệp đang giảm theo thời gian như sau:

Trong hình 4 này, chúng ta sẽ lập tức chú ý đến hạng mục được tô màu đỏ là Phát triển nghề nghiệp trong khi các hạng mục khác dùng để thể hiện ngữ cảnh.

 

Kết luận

Trên đây là cách vẽ biểu đồ đường trong Excel để trực quan hóa dữ liệu, Gitiho.com sẽ bật mí tiếp cho các bạn nhiều bí quyết xây dựng các loại biểu đồ hơn, hãy xem tiếp nhé:

- Cách sử dụng Heatmap khi xây dựng bảng biểu.

- Cách sử dụng biểu đồ Điểm và hướng dẫn vẽ biểu đồ Điểm