Báo cáo quản trị là gì? Tầm quan trọng của báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị là gì? Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến báo cáo quản trị? Những câu hỏi này sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết ngay dưới đây.

Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản tị là báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về thực trạng của doanh nghiệp, phục vụ yêu cầu quản lý điểu hành và ra quyết định của nhà quản trị. Đây là một loại báo cáo nội bộ của doanh nghiệp, không hướng đến đối tượng bên ngoài.

Ví dụ: Khi điều hành một doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo thường lên một kế hoạch lớn và dài hạn. Sau đó sẽ triển khai xây dựng những kế hoạch cụ thể theo năm, theo quý và theo tháng. Ngoài ra còn có các kế hoạch hành động cho chương trình, chiến dịch cụ thể. Khi đó, báo cáo tài chính không thể cung cấp được bức tranh tổng thể về sự phát triển của công ty và mức độ theo kịp các kế hoạch đặt ra. Báo cáo tài chính chỉ có thể đưa ra số liệu về lợi nhuận, doanh thu, các khoản chi phí mà không thể thể giúp chúng ta theo dõi những phần khác. Vì vậy, báo cáo quản trị được tạo ra để giúp các doanh nghiệp đo lường chỉ số khác không chỉ về chi phí.

Giả sử, báo cáo tài chính cung cấp thông tin về tổng doanh thu còn báo cáo quản trị có thể cung cấp thêm các thông tin như:

• Tổng lượng hàng đã bán
• Giá trị trung bình/đơn hàng
• Cơ cấu sản phẩm
• Sản phẩm được hình thành từ đâu?
• Để thu hút hoặc vận hành một dịch vụ cho khách hàng thì cần bao nhiêu chi phí?
• Tỷ lệ lãi lỗ trên mức doanh thu hoặc trên mức chi phí là như thế nào?
• ...

Báo cáo quản trị sẽ giúp cho doanh nghiệp biết được doanh thu đến từ nguồn nào, cần cải thiện điều gì để tăng nguồn doanh thu hoặc có thể giảm bớt chi phí nào để giảm bớt gánh nặng cho doanh nghiệp. Báo cáo quản trị đóng vai trò phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra quyết định trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách xử lý lỗi và dòng trống trên bảng báo cáo Pivottable của Excel Macbook

4 lý do doanh nghiệp cần có báo cáo quản trị

Cung cấp thông tin tổng thể về công ty cho nhà quản trị

Nhà quản trị luôn luôn cần nắm được thông tin tổng thể về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản trị ở đây có thể bao gồm HĐQT, tổng giám đốc, giám đốc hoặc lãnh đạo các phòng ban. Nhà quản trị không trực tiếp tham gia chi tiết và tất cả quy trình trong công ty, đặc biệt là công ty hay tập đoàn lớn. Do đó, họ cần có hệ thống báo cáo trực quan để có thể nắm được tình hình vận hành của doanh nghiệp một cách nhanh nhất.

Ví dụ: Tổng giám đốc là người điều hành chung của doanh nghiệp. Họ sẽ không tham gia chi tiết vào hoạt động của bộ phận Sales hay bộ phận Marketing. Nhưng họ sẽ xem báo cáo quản trị của doanh nghiệp để biết các bộ phận này đang vận hành như thế nào. 

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ trong Excel có ví dụ cụ thể

Bổ sung thông tin báo cáo tài chính chưa cung cấp được

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ có hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu tiêu chuẩn của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính không phục vụ bên trong doanh nghiệp mà nó còn hướng đến bên ngoài. Loại báo cáo này như một bức tranh hướng về quá khứ, tập trung vào các số liệu trong quá khứ. Báo cáo này không giúp nhà lãnh đạo đánh giá được tình hình tổng thể của công ty để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp. Những thông tin mà báo cáo tài chính chưa cung cấp được thì sẽ có trong báo cáo quản trị. Đồng thời, báo cáo quản trị đưa ra các định hướng về tương lai cho doanh nghiệp.

Trong thực tế, các doanh nghiệp vẫn có báo cáo về hoạt động của các bộ phận, phòng ban. Những báo cáo này cũng nằm trong hệ thống báo cáo quản trị. Tuy nhiên, nó chưa được tổng quát hóa và hệ thống hóa để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm đẹp cho biểu đồ Gantt Chart trên Excel

Các quyết định phải căn cứ vào số liệu

Các nhà quản trị hay lãnh đạo trong doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định một cách tùy ý. Cơ sở để họ đưa ra quyết định là các số liệu đến từ hệ thống báo cáo quản trị. Những số liệu từ báo cáo tài chỉnh chỉ liên quan đến chi phí, doanh thu hay lợi nhuận không chỉ trở thành cơ sở đưa ra quyết định liên quan đến cả doanh nghiệp. Chỉ khi kết hợp với các số liệu liên quan đến tình hình vận hành trong thực tế mới là cơ sở vững chắc nhất cho những quyết định của nhà điều hành.

Luôn đảm bảo doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu và kế hoạch

Giả sử bạn đặt ra một kế hoạch lớn từ đầu năm, tuy nhiên vì không có báo cáo quản trị nên bạn không biết nó đang được vận hành như thế nào. Có thể trong một lúc nào đó, các bộ phận trong công ty của bạn sẽ đi sai định hướng của kế hoạch ban đầu vì chính họ cũng không biết đã làm những gì và cần làm được gì tiếp theo. Vì thế, doanh nghiệp bắt buộc phải có báo cáo quản trị để theo sát và đo lường hoạt động. Từ đó, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra sẽ được thực hiện. 

Để làm rõ hơn về sự khác nhau của báo cáo quản trị và báo cáo tài chính thì các bạn có thể đọc bảng so sánh sau:

Lưu ý: Báo cáo quản trị không có mẫu cụ thể, mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống báo cáo quản trị riêng. Vì vậy, khi làm báo cáo quản trị bạn chỉ nên tham khảo mẫu rồi thay đổi tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp nhé. 

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn có được cái nhìn tổng quan về báo cáo quản trị và tầm quan trọng của nó trong doanh nghiệp. Để xây dựng báo cáo quản trị chuyên nghiệp, khiến cấp trên đánh giá cao hơn về năng lực của bạn thì hãy tham gia khóa học:

BCG01 - Xây dựng Hệ thống Báo cáo Quản trị bằng Excel

Khóa học sẽ mang đến cho bạn hệ thống kiến thức về xây dựng báo cáo trên Excel bao gồm: 

• Cách truy vấn, lọc và sắp xếp dữ liệu
• Cách tổ chức các loại biểu đồ
• Thành thạo cách lập báo cáo phân tích các chỉ tiêu tài chính
• Thành thạo cách lập báo cáo doanh thu, dòng tiền
• Hiểu cách ứng dụng Power BI trong báo cáo quản trị

Trong thời gian học, giảng viên của Gitiho sẽ hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho bạn trong vòng 24h. Các bạn có thể học mọi lúc, mọi nơi vì Gitiho không giới hạn thời gian và số lượt học. Chúc các bạn học tập hiệu quả.