Hướng dẫn chi tiết cách vẽ biểu đồ trong Excel có ví dụ cụ thể

Ngày nay rất nhiều báo cáo cần được thể hiện trên biểu đồ, bởi nó giúp người xem dễ hình dung được ý nghĩa của số liệu hơn là nhìn vào các con số. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu ngay cách vẽ biểu đồ đẹp trong Excel trong bài viết dưới đây nhé.

3 lưu ý khi vẽ biểu đồ trong Excel

Để không gặp phải lỗi không vẽ được biểu đồ trong Excel, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi bắt tay vào vẽ biểu đồ:

Thứ 1: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ là dữ liệu đã được tổng hợp

Khi thể hiện dữ liệu trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, tinh gọn lại để dễ nhìn. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít thành phần càng tốt.

Thứ 2: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ đã được làm sạch và thống nhất

• Dữ liệu không được chứa lỗi hoặc sai chính tả
• Các dữ liệu trên cùng 1 cột (hay 1 hàng) phải cùng 1 kiểu dữ liệu (Text, Number hoặc Date) không được lẫn lộn. Nếu kiểu dữ liệu không đồng nhất, đó là lí do tại sao không vẽ được biểu đồ trong Excel.
• Thống nhất về chiều của dữ liệu là chiều dọc hay chiều ngang (chiều là hướng tăng lên của bảng dữ liệu khi có thêm nội dung mới)

Thứ 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.

Bạn sẽ không biết dữ liệu vừa vẽ lên biểu đồ có ý nghĩa gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó. Đây cũng là một thành phần quan trọng dùng để ghi chú cho các nội dung trên biểu đồ thuộc nhóm nào.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo biểu đồ ngày động trong Excel

Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ đẹp trong Excel

Trong những phiên bản Excel từ 2013 trở đi (2016, 2019, Office 365) thì tính năng làm việc với biểu đồ có tốt hơn nhiều so với các phiên bản trước (2010, 2007, 2003). Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật dùng chung trên các phiên bản Excel để vẽ 1 biểu đồ hoàn chỉnh.

Bước 1: Chọn loại biểu đồ phù hợp

Để chọn loại biểu đồ phù hợp, bạn cần phân tích các nội dung cần thể hiện như sau:

• Có bao nhiêu giá trị cần thể hiện trên biểu đồ (để đánh giá độ lớn của biểu đồ). Ưu tiên tăng kích thước theo chiều dọc hơn là chiều ngang.

Loại dữ liệu và biểu đồ thích hợp:

• Nếu chúng ta có dữ liệu dưới dạng phần trăm (%), thì thông thường sẽ sử dụng biểu đồ hình tròn.
• Nếu dữ liệu chứa số và theo dõi thời gian, thì thường sử dụng biểu đồ đường thẳng.
• Nếu dữ liệu là con số thông thường và không liên quan đến thời gian, thì thường sử dụng biểu đồ cột đứng hoặc biểu đồ thanh ngang.

Bước 2: Chèn biểu đồ vào trang tính Excel

Để vẽ biểu đồ trong Excel, bạn có thể vào thẻ Insert trên thanh công cụ, tại đây có nhóm Charts gồm rất nhiều loại biểu đồ để bạn lựa chọn cho phù hợp với mục đích vẽ chart trong Excel:

• Nếu bạn không chọn bảng dữ liệu trước khi Insert > Chart thì bạn chỉ nhận được 1 khung trắng, không có hình dạng biểu đồ nào trên đó.
• Còn ngược lại, nếu chọn bảng dữ liệu thì khi Insert > Chart sẽ tự động hiển thị thành hình dạng biểu đồ với số liệu tương ứng ở trong vùng dữ liệu được chọn.

Cả 2 cách trên đều chỉ là bước khởi đầu, bạn không cần quá lo lắng ở bước này. Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ để thay đổi cấu trúc biểu đồ tại bước 3.

Bước 3: Xác định dữ liệu cung cấp cho biểu đồ

Nếu biểu đồ chưa có hình dạng hoặc bạn cần thay đổi (do biểu đồ tự động chưa như ý muốn), bạn có thể xác định lại dữ liệu cung cấp cho biểu đồ.

• Chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ), chọn tiếp thẻ Design, rồi chọn tới chức năng Select Data

Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:

Trong đó:

Chart Data Source: Nguồn dữ liệu nạp vào biểu đồ. Có thể không có tính liên tục mà từng vùng riêng

Legend Entries (Series): Dữ liệu được biểu diễn theo trục tung

Horizontal (category) Axis Labels: Dữ liệu được biểu diễn theo trục hoàng

• Lúc này, tại mục Chart Data Source, click chuột chọn vùng dữ liệu muốn đưa vào biểu đồ ở trang tính. 

Khi đó, Excel sẽ tự động thêm dữ liệu cho phần Legend Entries và Horizontal. Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa các thành phần ở trong biểu đồ bằng cách bấm vào các nút Add hoặc Edit.

Bước 4: Trang trí biểu đồ cho đẹp

Trang trí biểu đồ là bước quan trọng vì tăng hiệu quả thẩm mỹ và tăng tính thuyết phục người xem. Một biểu đồ đẹp thường bao gồm các yếu tố:

• Nội dung thể hiện đúng
• Có tên biểu đồ và tên các mốc trên trục tọa độ rõ ràng
• Các thành phần được cách đều nhau hoặc theo tỷ lệ cân đối
• Cách phối màu đồng nhất, gọn gàng, càng đơn giản càng tốt.

Thêm các thành phần của biểu đồ ở mục Add Chart Element trong thẻ Design của Chart Tools

Ngoài ra, bạn có thể click chuột vào biểu đồ, nhấn vào dấu cộng ở góc bên phải. Khi đó Excel sẽ hiện ra bảng tùy chỉnh thành phần của biểu đồ Chart Elements, và bạn có thể chọn trực tiếp từng yếu tố mà bạn muốn chỉnh sửa nhé.

Các nội dung trong Chart Elements bao gồm:

• Axes: Chia tỷ lệ trên các trục tọa độ
• Axis Titles: Tên tiêu đề của từng phần trên mỗi trục tọa độ
• Chart Title: Tên biểu đồ
• Data Labels: Nhãn số liệu trên các nội dung biểu đồ
• Data Table: Dữ liệu của các nội dung biểu đồ thể hiện dưới dạng bảng
• Error Bar: Thanh hiển thị lỗi/độ lệch của biểu đồ
• Gridlines: đường kẻ mờ làm nền trong biểu đồ
• Legend: Ghi chú cho các đối tượng thể hiện trong biểu đồ
• Lines: Đường kẻ dóng xuống trục hoành (chỉ áp dụng cho biểu đồ dạng Line)
• Trendline: Đường xu hướng của biểu đồ.

Trong mỗi nhóm trên lại có những đối tượng cụ thể, vị trí cụ thể để chúng ta chọn cho phù hợp.

Để làm rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành vẽ biểu đồ theo ví dụ ở phần sau. Bạn có thể tải file thực hành cách vẽ biểu đồ Excel theo bài viết tại đường link phía cuối bài.

Xem thêm: Cách vẽ biểu đồ doanh thu trong Excel với dạng biểu đồ hỗn hợp

Cách vẽ biểu đồ trong Excel dựa trên ví dụ cụ thể

Chúng ta có bảng dữ liệu như sau

Để biểu diễn bảng dữ liệu trên thành biểu đồ, chúng ta thực hiện như sau:

Bước 1: Đánh giá bảng dữ liệu

• Tên sản phẩm: mỗi dòng chỉ có 1 sản phẩm  và không bị lặp lại.
• Giá trị trong các cột kế hoạch và thực hiện có đầy đủ theo từng sản phẩm, không bị lỗi về con số và cách định dạng.
• Các cột đều có dòng tiêu đề đầy đủ.

Như vậy bảng dữ liệu này đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết để có thể vẽ biểu đồ.

Bước 2: Chọn loại biểu đồ

Vì yêu cầu cần thể hiện giá trị theo kế hoạch và thực hiện theo từng sản phẩm, do đó biểu đồ thích hợp là dạng cột hoặc thanh nằm ngang. Đây là loại biểu đồ phù hợp nhất bởi vì:

- Số lượng sản phẩm cần thể hiện khá nhiều (nếu trên 10 sản phẩm thì nên chọn biểu đồ dạng thanh nằm ngang sẽ tốt hơn dạng cột)

- Giá trị biểu diễn chỉ đơn thuần là các con số, không phải dạng %, không theo trình tự thời gian => không sử dụng biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ đường thẳng được.

Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ quản lý dự án trong Excel chi tiết nhất

Bước 3: Thao tác vẽ biểu đồ

Để tiến hành vẽ biểu đồ trong Excel, vào Insert chọn loại biểu đồ là hình cột trong nhóm Chart như sau:

Ngoài ra, nếu bạn muốn nắm vững các kỹ năng Excel từ cơ bản đến nâng cao và 150+ hàm, tham khảo ngay khóa học Tuyệt Đỉnh Excel của Gitiho đang giảm giá 37%:

Bước 4: Thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ

Khi thực hiện thao tác này chúng ta thấy 1 khung biểu đồ màu trắng xuất hiện trong Sheet. Bạn chọn tiếp mục Chart Design > Select Date > bôi đen vùng dữ liệu ở bảng tính để nạp vào biểu đồ:

Bạn có thể Edit lại các phần trong Legend Entries và Horizontal nếu chưa vừa ý.

Kết quả chúng ta có biểu đồ như sau:

Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ cột kết hợp đường biểu diễn trên Excel chi tiết nhất

Bước 5: Trang trí biểu đồ

• Thêm số liệu ở trên đỉnh cột: 

Bạn bấm vào biểu đồ, sau đó chọn thẻ Chart Design, chọn tiếp Add Chart Element > Data Labels > Outside End.

• Thêm tên cho biểu đồ: 

Bấm vào biểu đồ, sau đó chọn thẻ Chart Design, chọn tiếp Add Chart Element > Chart Title > Above Chart

• Một cách khác là bạn có thể nhấn vào biểu tượng dấu cộng để thêm (tích chọn) và chỉnh sửa các thành phần bạn muốn trong biểu đồ:

Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ kế hoạch thực tế dạng cột lồng nhau trên Excel

Kết luận

Vậy là chúng tôi đã giới thiệu xong cách vẽ biểu đồ đẹp trong Excel. Hy vọng các lời khuyên và mẹo hữu ích về vẽ biểu đồ trên giúp bạn có thể dễ dàng áp dụng dễ dàng trong công việc của mình. 

Gitiho chúc bạn thành công!