Ngày nay rất nhiều báo cáo cần được thể hiện trên biểu đồ, bởi nó giúp người xem dễ hình dung được ý nghĩa của số liệu hơn là nhìn vào các con số. Nhưng làm cách nào để có thể vẽ biểu đồ trong Excel đẹp và chuyên nghiệp? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé,
XEM NHANH MỤC LỤC
Không phải bất kỳ dữ liệu nào cũng có thể vẽ thành biểu đồ được. Bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau đây trước khi bắt tay vào vẽ biểu đồ:
Thứ 1: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ là dữ liệu đã được tổng hợp
Bởi vì khi thể hiện trên biểu đồ, chúng ta chỉ thể hiện được một số nội dung nhất định mà thôi. Số lượng đối tượng trên biểu đồ cũng cần hạn chế, tinh gọn lại để dễ nhìn, dễ thể hiện. Do đó bạn cần tổng hợp lại dữ liệu sao cho thật đơn giản và càng ít càng tốt.
Nếu quá nhiều nội dung, bạn cũng không biết lựa chọn loại biểu đồ nào cho phù hợp, hoặc phải thể hiện kích thước biểu đồ rất lớn, như vậy khó theo dõi.
Thứ 2: Dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ đã được làm sạch và thống nhất
Điều này có nghĩa là:
Thứ 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.
Bạn sẽ không biết dữ liệu vừa vẽ lên biểu đồ có ý nghĩa gì nếu không căn cứ vào tên tiêu đề của cột (hay hàng) chứa dữ liệu đó. Đây cũng là một thành phần quan trọng cần thể hiện trên biểu đồ khi vẽ (legend) dùng để ghi chú cho các nội dung thể hiện trên biểu đồ thuộc nhóm nào.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo biểu đồ ngày động trong Excel
Với các phiên bản Excel khác nhau thì tính năng vẽ biểu đồ cũng có thể có sự khác biệt. Trong những phiên bản Excel từ 2013 trở đi (2016, 2019, Office 365) thì tính năng làm việc với biểu đồ có tốt hơn nhiều so với các phiên bản trước (2010, 2007, 2003). Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật dùng chung trên các phiên bản Excel để vẽ 1 biểu đồ hoàn chỉnh từ con số 0.
Trước khi vẽ biểu đồ bạn cần chuẩn bị bảng dữ liệu để vẽ biểu đồ. Hãy tuân thủ các nguyên tắc về vẽ biểu đồ trong excel đã nói bên trên.
Bạn cần phân tích các nội dung cần thể hiện:
Để vẽ biểu đồ trong Excel, bạn có thể vào thẻ Insert trên thanh công cụ, tại đây có nhóm Charts gồm rất nhiều loại biểu đồ để bạn lựa chọn cho phù hợp với mục đích vẽ:
Cả 2 cách trên đều chỉ là bước khởi đầu, bạn không cần quá lo lắng ở bước này. Chúng ta hoàn toàn có thể thay đổi giá trị nạp vào biểu đồ để thay đổi cấu trúc biểu đồ tại bước 4.
Xem thêm: Hướng dẫn cách nhúng biểu đồ Excel vào PowerPoint
Tại bước 3 nếu biểu đồ chưa có hình dạng hoặc bạn cần thay đổi (nếu biểu đồ tự động chưa chính xác như ý muốn), bạn có thể xác định lại dữ liệu cung cấp cho biểu đồ bằng cách chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ), chọn tiếp thẻ Design, rồi chọn tới chức năng Select Data
Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ như sau:
Trong đó:
Bạn sẽ bấm vào các nút Add hoặc Edit trong các phần này để thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ.
Trang trí biểu đồ thường là bước cuối cùng, nhưng cũng là bước rất quan trọng vì biểu đồ làm ra để người khác xem. Do đó hiệu quả thẩm mỹ mà biểu đồ mang lại sẽ tăng tính thuyết phục người xem. Một biểu đồ đẹp thường bao gồm các yếu tố:
Để thêm các thành phần của biểu đồ như: Tên biểu đồ, tên các trục, số liệu kèm theo với từng phần nội dung biểu đồ… thì chúng ta sẽ thêm ở mục Add Chart Element trong thẻ Design của Chart Tools
Các nội dung trong Chart Element bao gồm:
Trong mỗi nhóm trên lại có những đối tượng cụ thể, vị trí cụ thể để chúng ta chọn cho phù hợp.
Để làm rõ hơn nội dung này chúng ta cùng thực hành vẽ biểu đồ theo ví dụ sau đây. Bạn có thể tải file thực hành theo bài viết tại đường link phía cuối bài.
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ hình tròn % thực hiện kế hoạch trên Excel
Chúng ta có bảng dữ liệu như sau
Để biểu diễn bảng dữ liệu trên thành biểu đồ, chúng ta thực hiện như sau:
Như vậy bảng dữ liệu này đã đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết để có thể vẽ biểu đồ.
Vì yêu cầu cần thể hiện giá trị kế hoạch và thực hiện theo từng sản phẩm, do đó biểu đồ thích hợp là dạng cột hoặc thanh nằm ngang. Đây là loại biểu đồ phù hợp nhất bởi vì:
- Số lượng sản phẩm cần thể hiện khá nhiều (nếu trên 10 sản phẩm thì nên chọn biểu đồ dạng thanh nằm ngang sẽ tốt hơn dạng cột)
- Giá trị biểu diễn chỉ đơn thuần là các con số, không phải dạng %, không theo trình tự thời gian => không sử dụng biểu đồ hình tròn hoặc biểu đồ đường thẳng được
Như vậy chúng ta có thể chọn biểu đồ hình cột đứng trong trường hợp này.
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ quản lý dự án trong Excel chi tiết nhất
Để tiến hành vẽ biểu đồ trong Excel, chọn loại biểu đồ là hình cột như sau:
Khi thực hiện thao tác này chúng ta thấy 1 khung màu trắng xuất hiện trong Sheet. Bạn chọn tiếp mục Chart Design để sửa lại dữ liệu nạp vào biểu đồ:
trong đó:
Kết quả chúng ta có biểu đồ như sau:
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ cột kết hợp đường biểu diễn trên Excel chi tiết nhất
Sau khi vẽ biểu đồ trong Excle thì chúng ta có thể thực hiện các thao tác sau để tiến hành trang trí:
Thêm tên cho biểu đồ: bạn bấm vào biểu đồ, sau đó chọn thẻ Chart Design, chọn tiếp Add Chart Element > Chart Title > Above Chart (thêm vào phía trên biểu đồ)
Xem thêm: Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ kế hoạch thực tế dạng cột lồng nhau trên Excel
Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích trong việc nâng cao khả năng vẽ biểu đồ trong Excel của bạn.
Tài liệu kèm theo bài viết
Khóa học liên quan