Tìm hiểu nhanh những kiến thức xung quanh Power Query

Chúng ta đã biết rằng VBA là một ngôn ngữ lập trình tự động hoá các thao tác thường gặp trong Excel như gộp dữ nhiều dữ liệu vào một file duy nhất, trích xuất phần mềm, làm sạch bảng dữ liệu,... Chính bởi sự hữu dụng của VBA mà công cụ này đã được tin dùng bởi rất nhiều doanh nghiệp. Nhưng không phải ai cũng tiếp cận tốt với ngôn ngữ lập trình này bởi nó buộc người dùng phải có cách tư duy lập trình khác.  Thế nhưng, để đơn giản hoá những việc này chúng ta đã có Power Query. Ở bài viết này, Gitiho.com sẽ giúp các bạn tìm hiểu cặn kẽ những kiến thức, ứng dụng liên quan đến Power Query.

Thông tin chung về Power Query

Power Query là một dạng ứng dụng mở (add-in) áp dụng trong hai phiên bản Office 2010  và 2013. Còn từ phiên bản Office 2016 về sau này như 2016, 2019 và 365 thì Microsoft đã cho phép Power Query tích hợp sẵn và thuộc thẻ Data, nhóm Get & Transform Data.

Nếu như VBA là một ngôn ngữ lập trình thì Power Query là một công cụ tự động hoá tái cấu trúc bảng dữ liệu và hình thành nên quy trình tự động cho việc tổ chức xử lý.

Ứng dụng của Power Query trong công việc

Như đã đề cập ở trên, Power Query giúp người dùng tái cấu trúc dữ liệu và hình thành quy tình tự động cho việc tổ chức xử lý, hai điều này đều phục vụ cho một mục đích chung là để đồng bộ và làm sạch dữ liệu trong bảng tính Excel. Để đạt được mục tiêu này thì chúng ta cần phải đáp ứng những yêu cầu như sau:

-  Giá trị được nhập vào bảng tính phải chính xác, đồng bộ về nội dung, dữ liệu và phải được cập nhật liên tục

- Tái cấu trúc bảng dữ liệu để đơn giản hoá công việc tính toán

- Tự động hóa việc đồng bộ một loại dữ liệu trong một bảng duy nhất 

Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt Power Query trên Excel 2010, 2013

Cách kiểm soát độ chính xác của giá trị được nhập

Những loại dữ liệu về thời gian như Date, Month, Number dễ bị nhầm lẫn nhất vì sẽ bị Excel nhìn nhận dưới dạng text (Văn bản) gây nên việc khó khăn trong tính toán. Bên cạnh đó, ta lấy các nguồn dữ liệu từ SQL, web, các chương trình thứ ba,... hay các nguồn không chính thống từ Excel thì cũng gây ra việc sai sót dữ liệu. Để sửa lại dữ liệu thì cách đơn giản nhất là định dạng lại dữ liệu đó và công việc này chắc chắn sẽ mất rất nhiều thời gian. Hay thậm chí đen đủi hơn, mỗi khi cần cập nhật dữ liệu thì chúng ta có thể phải làm lại từ đầu.

Power Query là một giải pháp hỗ trợ bạn trong việc phân chia dữ liệu về đúng với cột dữ liệu mang đúng định dạng. Thao tác để làm được hành động này cũng tương đối đơn giản khi ta chỉ cần nhập dữ liệu rồi cập nhật kết quả. Thậm chí với Power Query thì ta còn tự động hoá được tất cả quá trình này

Đồng bộ hoá dữ liệu từ nhiều sheet vào một bảng tính duy nhất

Đây là một vấn đề cực kỳ thực tế của người làm văn phòng khi phải tiếp nhận nhiều các dữ liệu từ các phòng ban, chi nhánh. Mà mỗi phòng ban, chi nhánh đó lại nhập dữ liệu lên một file Excel giống nhau hoặc mỗi người một sheet làm việc hoặc nhiều người chung một sheet làm việc. Rồi đến lúc cần báo cáo thì người quản lý lại đau đầu trong việc tập hợp tất cả dữ liệu này trên một bảng Excel chung. Không dừng lại ở việc đồng bộ dữ liệu mà ta còn phải đảm bảo dữ liệu phải nhập đúng, nhập đủ cũng đủ gây ra stress.

Thông thường để giải quyết nhanh chóng việc đồng bộ hoá dữ liệu, dân văn phòng thường nghĩ ngay đến VBA. Thế nhưng không phải ai cũng đủ thành thạo ngôn ngữ lập trình này để code ra những mà lệnh phục vụ cho việc đồng bộ. Vậy nên Power Query là một công cụ hữu hiệu, đơn giản khi sử dụng khi chỉ cần một vài câu lệnh đơn giản là lần tiếp theo khi ta thêm sheet hay thêm workbook thì chỉ cần cập nhật vào bảng chung. Ngoài ra, Power Query cũng đơn giản và dễ học, dễ tiếp cận hơn VBA rất nhiều.

Xem thêm: Cách gộp nhiều file Excel vào một file bằng Power Query

Tái cấu trúc bảng dữ liệu

Nghĩ đến cấu trúc bảng dữ liệu chúng ta hay nghĩ đến COUNTIFS, SUMIFS để tính toán và báo cáo điều kiện, Pivot Table để báo cáo phân tích dữ liệu, sử dụng Advanced Filter để lọc dữ liệu chi tiết. Thế nhưng chúng ta lại bỏ quên đi yếu tố cấu trúc đúng bởi để nhập đúng thì sẽ tốn rất nhiều thời gian của người nhập liệu bởi ta phải nhập đủ nội dung lên tất cả các cột, trong khi với cấu trúc phía bên phải thì ta chỉ cần nhập đúng giá trị vào giao điểm của các đối tượng có sẵn. Thao tác này lại dẫn đến một vấn đề khác là phải tái cấu trúc lại bảng dữ liệu mới có thể tính toán chuẩn xác được. Trong trường hợp ta được giao một bảng tính lớn mà cận phải cấu trúc lại bằng cách copy paste, biểu diễn nội dung sao cho đúng thì rất mệt mỏi cho người làm việc.

Tới đây thì Power Query sẽ lại mang đến những tiện lợi về cấu trúc bảng dữ liệu bằng cách ghi lại hoạt động của bạn trong Power Query để việc cập nhật thông tin trong bảng dữ liệu gốc sẽ đi thẳng đến bảng kết quả ta vừa cấu trúc lại.

Tổng kết về Power Query

Qua những ví dụ trên ta có thể dễ dàng thấy được sức mạnh của Power Query lên những đầu công việc đòi hỏi sự phức tạp và chính xác. Tất cả những gì người dùng cần làm là ghi lại từng bước hoạt động để Power Query "học theo" để lần tới bạn không cần phải lặp lại các thao tác trước. Vì vậy mà Power Query dễ dàng chiếm được ưu thế hơn VBA về sự đơn giản mà hiệu quả của nó.

Để tìm hiểu thêm các kiến thức về Power Query, các bạn có thể tìm hiểu khoá học Power Pivot, Power Query - Biến Excel thành công cụ Phân tích dữ liệu chuyên sâu của Gitiho.com.