Cách sử dụng Name Range trong Excel để quản lý dữ liệu theo tên

Các bạn đã bao giờ sử dụng đến công cụ Name Box trong Excel chưa? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu cách quản lý dữ liệu theo tên bằng Name Box trong bài viết này nhé.

Name Box là một công cụ rất phổ biến trong Excel thường được sử dụng để đặt tên và quản lý dữ liệu theo tên. Khi chúng ta phải làm việc nhiều trên Excel thì các bạn có thể thấy trong một workbook sẽ có nhiều sheet, mỗi sheet lại có nhiều ô và vùng ô khác nhau. Do đó, nếu chọn cách di chuột để tham chiếu đển ô hoặc vùng ô thì sẽ khá mất thời gian. 

Ngoài ra, nếu nhìn vào một công thức Excel chỉ có tạo độ tham chiếu của các ô và vùng ô thì bạn không biết được nó có ý nghĩa như thế nào. Việc đặt tên cho dữ liệu bằng Name Box sẽ giúp chúng ta dễ nhớ, dễ gọi tên và đọc hiểu được công thức. Có 2 cách khác nhau để sử dụng Name Box trong Excel, chúng mình sẽ hướng dẫn cụ thể ngay dưới đây nhé.

Cách sử dụng Name Range trong Excel

Cách 1: Sử dụng ô Name Box

Khi các bạn chọn vào một ô bất kỳ trong Excel thì các bạn sẽ thấy được tọa độ hàng và cột của ô đó hiển thị ở trong Name Box - nằm bên trái thanh công thức.

Ví dụ: Chúng mình bấm vào ô thứ 6 trong cột A thì sẽ ô này hiển thị là A6

Nếu muốn đặt tên thì các bạn chỉ cần xóa chữ A6 đi và đặt tên mới cho ô này. Trong hình ảnh sau các bạn có thể thấy sau khi chúng mình đặt tên thì khi bấm vào ô thứ 6 trong cột A sẽ hiển thị tên mới thay vì tọa độ A6 như ban đầu.

Khi các ô, vùng trong file Excel của bạn đã được đặt tên thì bạn có thể di chuyển nhanh đến vị trí đó bằng cách bấm mũi tên chỉ xuống ở Name Box và chọn tên.

Cách 2: Sử dụng nhóm Defined Names

Các bạn chọn vào thẻ Formulas là sẽ thấy nhóm công cụ Defined Names mà chúng ta có thể dùng để đặt tên:

Các bạn bấm vào Defined Name thì sẽ thấy hộp thoại New Name hiện ra như sau:

Trong hình ảnh tên các bạn chú ý đến những mục sau:

• Name: Là tên bạn dùng để đặt cho ô hoặc vùng dữ liệu đó
• Scope: Phạm vi sử dụng tên này. Các bạn có thể chọn là sử dụng trên toàn workbook hoặc trên từng sheet.

• Comment: Là phần ghi chú để bạn làm rõ thông tin hơn về Name.
• Refers to: Vùng tham chiếu của Name đã đặt. Ví dụ, trong hình ảnh của chúng mình là đang chọn ô A6 nên ở đây hiển thị là =Sheet!$A$6. Các bạn có thể bấm vào mũi tên chỉ lên ở mục này để chọn một vùng ô khác so với vùng được tự động nhận diện vào đây nhé.

Khi đã đặt tên cho một vùng dữ liệu thì chỉ cần chọn tên nó trong Name Box là có thể di chuyển nhanh đến vị trí của nó:

Xem thêm: Cách thay đổi kích thước Named Range hiện có trong Excel

Bài tập thực hành với Name Box trong Excel

Đầu tiên, các bạn đọc đề bài tập qua hình ảnh dưới đây:

Với yêu cầu 1, để chọn ô C4 và đặt tên cho ô này thì các bạn có thể nhập luôn chữ C4 vào Name Box rồi bấm Enter là Excel sẽ tự chọn đến ô này.

Tiếp theo các bạn chỉ cần xóa chữ C4 đi và đặt tên thành DK_Ngay theo yêu cầu đề bài.

Với yêu cầu 2, chúng ta sẽ dùng hàm EOMONTH để xác định ngày cuối tháng. Tuy nhiên, ở đây chúng ta sẽ không dùng tọa độ ô trong công thức mà sẽ dùng tên của ô để đưa vào công thức. Các bạn chỉ cần gõ chữ bắt đầu của tên là Excel sẽ có gợi ý để lựa chọn như sau:

Các bạn có thể bấm phím Tab để lấy được tên này lên công thức như cách chúng ta chọn hàm được Excel gợi ý nhé.

Công thức hoàn chỉnh sẽ là: = EOMONTH(DK_Ngay,0)

Kết quả thu được là ngày 31/03/2020:

Qua đây chúng ta có thể thấy sử dụng Name Box trong Excel giúp cho việc tính toán cũng trở nên nhanh gọn hơn rất nhiều. Các bạn hãy thử đặt cho các ô, vùng dữ liệu trên file Excel của mình để tiện sử dụng cho công việc nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo Named Range động trong Excel

Kết luận

Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn xong cho các bạn về cách sử dụng Name Box trong Excel để quản lý dữ liệu theo tên. Chúng mình sẽ còn cập nhật thêm các kiến thức Excel mới liên quan đến việc quản lý dữ liệu nên các bạn hãy theo dõi Gitiho thường xuyên để tìm hiểu các kiến thức thú vị nhé.

Chúc các bạn thành công!