6 việc cần làm để tổ chức hoạt động tuyển dụng hiệu quả

01. XÂY DỰNG THƯƠNG HIỆU TUYỂN DỤNG

Xu hướng tìm việc của ứng viên

Thực trạng tại các kênh làm thương hiệu tuyển dụng

Vấn đề 1: Hợp tác với các trường

• UV bắt đầu nhận thức về môi trường làm việc khi còn là sinh viên năm 1 nhưng các doanh nghiệp chỉ đang tập trung làm thương hiệu với năm 4
• Nội dung thông tin truyền đạt hướng phần lớn về tuyển dụng thay vì trao giá trị nên chưa hấp dẫn được sinh viên

Vấn đề 2: website và fanpage tuyển dụng của doanh nghiệp

• Thông tin về môi trường, con người, văn hoá còn ít
• Hình thức thể hiện chưa thu hút (chủ yếu dưới dạng hình ảnh)

Vấn đề 3: các website việc làm

• Chưa xây dựng trang tin giới thiệu chung về công ty trên các website việc làm
• Các văn phòng sử dụng tài khoản, thông điệp truyền tải, thông tin về công ty khác nhau dẫn đến thông tin không đồng nhất, không tạo được sự tin tưởng với ứng viên

Vấn đề 4: Các trang khác

• Chưa tham gia các chương trình bình chọn thương hiệu tuyển dụng uy tín như: “Employer of Choice”, “Best Companies to work”, “TOP Nơi làm việc tốt nhất”
• Thiếu các bài viết truyền thông về môi trường trên báo điện tử

Việc cần làm ngay và luôn là xây dựng và định vị thương hiệu tuyển dụng trên thị trường lao động bằng các hình thức/ phương pháp khác nhau.

02. Xây dựng chân dung ứng viên phù hợp

Cách thức thực hiện:

• Vị trí đã có sẵn: Cập nhật lại yếu tố cần có và yêu cầu của từng yếu tố
▪ Thống kê dữ liệu trên những nhân viên đã/đang làm việc:
❖ Thống kê dựa trên top NVXS: chuyên ngành, kinh nghiệm, kỹ năng, tinh thần thái độ...
❖ Thống kê dựa trên nhân viên đạt năng suất: trường, độ tuổi, ...
▪ Phân tích dữ liệu và xác định các điểm cần thay đổi của chân dung ứng viên

• Vị trí mới: Xây dựng Chân dung cho vị trí cần tuyển
▪ Thành lập Hội đồng tuyển dụng bao gồm các thành viên có kinh nghiệm, liên quan đến vị trí cần tuyển
▪ Tổ chức thảo luận để đưa ra các yêu cầu/mong muốn về 06 yếu tố trên của vị trí cần tuyển dụng

03. Thiết kế tin tuyển dụng

• Xác định cấu trúc, nội dung tin tuyển dụng
▪ Mô tả công việc
▪ Quyền lợi
▪ Yêu cầu công việc
▪ Thông tin liên hệ
• Khảo sát/cập nhật các tiêu chí về quyền lợi mà ứng viên quan tâm theo từng đối tượng
• Thiết kế tin tuyển dụng theo từng đối tượng

04. Lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp

Căn cứ

1. Thống kê dữ liệu về kết quả và tỷ lệ chuyển đổi của các kênh tuyển dụng đã thực hiện
2. Phân tích dữ liệu để xác định các kênh tuyển dụng phù hợp
3. Phân bổ mục tiêu và ngân sách tuyển dụng cho từng kênh

Lựa chọn

1. MXH: Tất cả những vị trí cần tuyển
2. Jobsite:
• TopCV, Career Builder, Career Link, Mywork, vieclam24h,...
• Vietnamwork, Career Builder
• IT: Itviec, Topdev, Vietnamwork
3. Kênh Trường: Thực tập sinh, nhân viên có kinh nghiệm dưới 2 năm
4. CTV Tuyển dụng: Các vị trí cần tuyển số lượng lớn và gấp VD: NVKD
5. Marketing: Thực tập sinh, nhân viên
6. Nội bộ giới thiệu: Tất cả các vị trí( Đặc biệt NVKD và IT)
7. Headhunt: Chỉ tuyển các vị trí quản lý/chuyên gia và IT cấp cao khó tuyển

05. Cách thức đánh giá ứng viên

1. Liệt kê các tiêu chí đánh giá và yêu cầu của từng tiêu chí theo chân dung vị trí đã xây dựng
2. Xác định các đặc điểm để nhận diện được mức độ đạt yêu cầu/không đạt yêu cầu của tiêu chí đánh giá
3. Xác định cách thức đánh giá

• Xem hồ sơ
• Quan sát
• Đặt câu hỏi phỏng vấn

4. Xây dựng các câu hỏi và kịch bản phỏng vấn để sử dụng khi phỏng vấn

Ví dụ bộ tiêu chí đánh giá

Cách thức đánh giá

1. Xác định số vòng đánh giá cần thực hiện
2. Xác định mục đích của từng vòng đánh giá
3. Xác định tiêu chí, cách thức đánh giá và người thực hiện từng vòng

Công tác chuẩn bị phỏng vấn

1. Trang phục
2. Thời gian
3. Số lượng, thứ tự người đặt câu hỏi
4. Cách thức đặt câu hỏi
5. Các hành vi không được thực hiện khi đang phỏng vấn
Lưu ý: HĐTD cần xem hồ sơ ứng viên trước khi bắt đầu phỏng vấn. Tránh trường hợp ứng viên đã ghi chú các nội dung đầy đủ, có nội dung tế nhị trong CV rồi nhưng không đọc lại đi hỏi lại ứng viên

Kịch bản phỏng vấn

Mở đầu

1. HR giới thiệu ứng viên với Hội đồng tuyển dụng

2. HR giới thiệu Hội đồng tuyển dụng với ứng viên (gồm Ông/bà, chức vụ…)

3. Mời ứng viên giới thiệu về bản thân và kinh nghiệm làm việc

Nội dung

1. Hội đồng tuyển dụng thực hiện phỏng vấn

2. Theo tiêu chí: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, thái độ, thể chất, ngoại ngữ... 2

3. Đánh giá và ghi nhận kết quả phỏng vấn

Kết thúc

Chủ tịch Hội đồng/HR:
1. Hỏi ứng viên có câu hỏi nào cho Hội đồng phỏng vấn không?
2. Cho ứng viên biết thời gian báo kết quả phỏng vấn?
3. Định hướng cho ứng viên các nội dung phỏng vấn trong vòng 02 (nếu cần)
4. Cho ứng viên biết những nội dung cần chú ý trong vòng tiếp theo
Cảm ơn và hướng dẫn ứng viên ra về

Tổ chức phỏng vấn

06. Đào tạo

Đào tạo hội nhập

Mục đích:
• Trang bị kiến thức/kỹ năng tối thiểu cho HV để có thể đảm bảo yêu cầu công việc
• Truyền lửa cho HV (giúp HV hiểu về sứ mệnh, giá trị cốt lõi và mong muốn được gia nhập Công ty)
• Để có sự đánh giá đầy đủ, toàn diện hơn về ứng viên trước khi quyết định tiếp nhận thử việc Nguyên tắc:
• Với những vị trí đã có chương trình đào tạo:
✔ Thực hiện đúng, đủ các nội dung trong chương trình
✔ Sắp xếp giảng viên đào tạo phù hợp với nội dung đào tạo
✔ Cập nhật tài liệu đào tạo (nếu có) và xây dựng kịch bản đào tạo thích hợp
• Với những vị trí chưa có chương trình đào tạo: Trao đổi với TBP về nhu cầu đào tạo đối với vị trí ứng tuyển và xây dựng khung chương trình đào tạo để thực hiện và nghiệm thu, đưa vào quy trình để sử dụng trong những khóa sau

Chức năng và nhiệm vụ của Hội đồng tuyển dụng trong đào tạo hội nhập

Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng

• Xem xét ý kiến đóng góp của HV để đưa ra những chỉ đạo cần thay đổi (nếu có)
• Phê duyệt kết quả đào tạo hội nhập của HV 
• Phê duyệt danh sách ứng viên vào vòng thử việc

Thành viên hội đồng tuyển dụng

• Theo dõi quá trình tham gia của HV và ghi nhận ý kiến HV để có những chỉ đạo kịp thời
• Tham gia giao lưu, chia sẻ, định hướng HV, gây dựng tinh thần học hỏi/ yêu môi trường
làm việc tại công ty
• Đánh giá kết quả học việc và thống nhất danh sách ứng viên thử việc

HR tuyển dụng/HRBP

• Theo sát, hỗ trợ HV trong suốt quá trình
• Theo dõi, thu thập ý kiến đóng góp phản hồi của HV và thông báo lại cho GV, Chủ tịch Hội
đồng tuyển dụng
• Tổ chức kiểm tra, đánh giá HV
• Tổng hợp kết quả học việc của tất cả HV

Giảng viên

• Chuẩn bị nội dung, tài liệu đào tạo theo chương trình đào tạo
• Ghi nhận ý kiến HV để có những thay đổi kịp thời
• Theo dõi, đưa ra đánh giá HV trong toàn bộ quá trình giảng dạy

Đào tạo trong quá trình thử việc

Mục đích:
• Trang bị bổ sung kiến thức/kỹ năng tối thiểu cho HV để có thể đảm bảo yêu cầu công việc khi là nhân viên thử việc 
• Giúp HV hiểu rõ về môi trường làm việc, trách nhiệm của vị trí công việc
• Có sự đánh giá đầy đủ, toàn diện hơn về ứng viên trước khi quyết định tiếp nhận chính thức

Nguyên tắc:
• Với những vị trí đã có chương trình đào tạo:
✔ Thực hiện đúng, đủ các nội dung trong chương trình
✔ Sắp xếp giảng viên đào tạo phù hợp với nội dung đào tạo
✔ Cập nhật tài liệu đào tạo (nếu có) và xây dựng kịch bản đào tạo thích hợp
• Với những vị trí chưa có chương trình đào tạo: Trao đổi với TBP về nhu cầu đào tạo đối với vị trí ứng tuyển và xây dựng khung chương trình đào tạo để thực hiện và nghiệm thu, đưa vào quy trình để sử dụng trong những khóa sau

Chức năng và nhiệm vụ của Hội đồng tuyển dụng trong quá trình thử việc

Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng

• Xem báo cáo hàng tuần để có chỉ đạo vào biện pháp hỗ trợ NV kịp thời
• Xem xét và phê duyệt kết quả thử việc, tiếp nhận chính thức

HR tuyển dụng

• Chuẩn bị tài sản, tài nguyên CNTT cần thiết và thực hiện thủ tục ký cam kết
• Trao đổi với nhân viên liên quan đến các quyết định dừng thử việc/tiếp nhận/không tiếp nhận chính thức

HRBP

• Theo sát NV thử việc để nắm bắt kịp thời tâm tư, nguyện vọngvà kh ó khăn của NV thử việc
• Hàng ngày trao đổi với NV hướng dẫn/QLBH để đánh giá vềtinh  thần, thái độ, kiến thức, kỹ năng và sự phù hợp của từng NV thử việc

Người hướng dẫn trực tiếp

• Chuẩn bị nội dung, tài liệu đào tạo theo chương trình đào tạo
• Ghi nhận ý kiến HV để có những thay đổi kịp thời
• Theo dõi, đưa ra đánh giá HV trong toàn bộ quá trình giảng dạy

QUẢN LÝ TRỰC TIẾP/CÁN BỘ NGUỒN

• Trao đổi để nhân viên hiểu và nắm rõ được các nhiệm vụ cần đạt được trong thời gian thử việc
• Đào tạo, hướng dẫn, kèm cặp NV trong kế hoạch thử việc

• Nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của nhân viên để hỗ trợ nhân viên kịp thời
• Đánh giá kết quả công việc và trao đổi với nhân viên về kết quả

Đánh giá và cải tiến hiệu quả tuyển dụng

Đánh giá hiệu quả tuyển dụng định kỳ tuần/tháng:

• Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tuyển dụng từng vị trí theo tuần, tháng
• Báo cáo hiệu quả tuyển dụng và chi phí tuyển dụng theo từng kênh của từng vị trí
• Báo cáo chỉ số pass qua từng vòng và lý do không đạt của từng vòng, từng vị trí

Công tác tuyển dụng đã đạt chỉ tiêu tuyển dụng:

• Tổng kết kết quả tuyển dụng
• Đưa ra những yếu tố chính tác động tích cực vào kết quả đã đạt được có thể áp dụng vào những đợt tuyển dụng sau
• Sửa đổi/bổ sung quy trình tuyển dụng (nếu cần thiết)

Công tác tuyển dụng chưa đạt được chỉ tiêu:

• Nguyên nhân của thực trạng hiện tại
• Định hướng khắc phục thực hiện ngay lập tức
• Rút kinh nghiệm cho những đợt tuyển dụng sau/sửa đổi quy trình

Kết luận

Trên đây Gitiho đã giới thiệu tới các bạn 6 việc cần làm để tổ chức hoạt động tuyển dụng hiệu quả, hy vọng các bạn đã có cho mình định hướng đối với hoạt động tuyển dụng tại đơn vị.

Chúc các bạn thành công