Các cài đặt cho Trang văn bản - Hướng trang, căn lề, ngắt trang

Như chúng ta đã biết, Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới hiện nay với rất nhiều tính năng tối ưu dành riêng cho trang văn bản. Lí do mà nhà phát triển Word chú trọng vào định dạng trang văn bản là bởi họ dựa trên hành vi người sử dụng thường phải in văn bản từ chính phần mềm của họ, do đó, việc "chăm sóc" người dùng bằng những công cụ hỗ trợ nhằm đưa cài đặt trang văn bản vào trạng thái tốt nhất là điều vô cùng tuyệt vời. Còn đối với chúng ta - những người sử dụng Word hàng ngày trong công việc cũng cần phải nắm rõ được cách thức cài đặt trang văn bản của mình chỉn chu và chuyên nghiệp.

WOG01 - Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản

Đầu tiên, muốn truy cập vào mục cài đặt trang văn bản, ta nhấn vào tab Layout. > nhóm Page Setup.

Cài đặt trang văn bản theo hướng bằng công cụ Orientation

Với công cụ Orientation, có hai lựa chọn hướng giấy gồm: Landscape (ngang) và Portrait (dọc).

Đây là hình ảnh minh hoạ cho hướng giấy dọc (Portrait).

Hướng giấy ngang (Landscape).

Cài đặt trang văn bản theo kích thước với công cụ Size

Những khổ giấy, kích thước giấy thường gặp trong cài đặt trang văn bản

Thao tác thay đổi kích thước trang văn bản vừa giúp người dùng hình dung cỡ văn bản của mình, vừa giúp người xác định được trang văn bản của mình khi in ra sẽ trông như thế nào. Tại mục Size chứa rất nhiều cài đặt trang văn bản theo kích thước phổ biến như Letter, A4, A5, A6,...

Mục More Paper Sizes sẽ giúp người dùng tự điều chỉnh kích thước giấy của mình theo ý muốn.

Với cửa sổ Page Setup, người dùng tự tạo được cho mình kích thước của trang giấy từ chiều dài (Height) đến chiều ngang (Width).

Thậm chí, hãy nhấn vào Set As Default để mỗi lần in, Word sẽ định dạng trang văn bản đúng theo kích thước tuỳ chỉnh của bạn.

Các bước cài đặt trang văn bản để thay đổi khổ giấy

Bước 1: Chọn Page Layout trên thanh công cụ và chọn Size.

Bước 2: Tại Menu xổ xuống, bạn có các tùy chọn khổ giấy, trong đó A4 là khổ giấy phổ biến nhất. Hoặc bạn có thể tùy chỉnh khổ giấy theo ý mình tại More Pages Sizes. Trong đó có hai chỉ số người dùng cần quan tâm:

- Width: Chiều rộng.

- Height: Chiều cao.

Cài đặt trang văn bản bằng công cụ Margin căn lề

Một số cài đặt trang văn bản dạng căn lề (Margin) trong Word

Đã nói đến cài đặt trang văn bản, chắc chắn phải thao tác căn lề Margin trong Microsoft Word.

Từ menu xổ xuống của Margin, người dùng có thể chọn những cách căn lề thường thấy như:

- Normal: Kiểu căn bình thường 4 góc bằng nhau.

- Narrow: Hai bên cạnh sát ra lề.

- Moderate: Lề trên lùi xuống một chút.

Thậm chí bạn còn có thể tự căn lề theo ý muốn bằng Custom Margins. 

Chẳng hạn cơ quan chúng ta đã chuẩn hoá một kích thước lề nhất định cho nội dung văn bản, để tránh mất thời gian căn chỉnh, ta nhấn Set as default (đặt làm mặc định) để những lần in tiếp theo không phải căn chỉnh bằng tay nữa.

Thao tác căn lề cơ bản để cài đặt trang văn bản

Trường hợp bạn chưa rõ các cài đặt căn lề nhằm định dạng trang, bạn có thể tham khảo 3 bước sau đây của Gitiho:

Bước 1: Nhấn vào công cụ Margin trên thanh công cụ > Custom Margin.

Bước 2: Của sổ Page Setup hiện lên, tại nhóm Margins bạn tùy chỉnh kích thước lề chuẩn như sau:

- Top (lề trên): 2 - 2.5 cm.

- Bottom (Lề dưới): 2 - 2.5 cm.

- Left (Lề trái): 3 - 3.5 cm.

- Right (Lề phải): 1.5 - 2 cm.

Bước 3: Sau đó chọn Set As Default để đặt tùy chọn làm mặc định và nhấp Ok để lưu.

Mẹo: Đối với những tài liệu Word sau nếu bạn muốn thay đổi kích thước căn lề mặc định hãy chọn vào Margins và nhấp chọn Last Custom Settings.

Tổng kết

Trên đây, Gitiho đã tổng hợp lại những thao tác căn chỉnh cơ bản liên quan đến cài đặt trang giấy khi soạn thảo văn bản, bao gồm:

- Thiết lập hướng giấy: Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang)

- Căn lề tự động theo Word hoặc căn lề thủ công bằng Custom Margin

- Thay đổi kích thước trang văn bản bằng công cụ Size 

Những cài đặt trang văn bản này vô cùng thiết yếu không chỉ trong quá trình soạn thảo văn bản mà còn liên kết với quá trình in nội dung đó ra giấy, do đó, mong rằng bạn đọc sẽ nắm rõ những kiến thức trong bài viết này.

Xem thêm:

Hướng dẫn cách đánh số trang từ trang bất kì trong Word

Hướng dẫn tự động hóa công việc trong Word bằng chức năng ghi Macro

Hướng dẫn loại bỏ toàn bộ Header và Footer trong Word