Cách chuyển quyền sở hữu báo cáo và data source Google Data Studio

Có lẽ bạn đã biết, chia sẻ là một tính năng quan trọng trong Google Data Studio. Thế nhưng, vẫn còn một tính năng khác cũng quan trọng không kém đó là chuyển quyền sở hữu báo cáo và data source (nguồn dữ liệu).

Có nhiều tình huống mà bạn cần thay đổi quyền sở hữu báo cáo và data source. Ví dụ như khi một nhân viên rời khỏi công ty trong khi tất cả quyền truy cập vào các bao cáo và nguồn dữ liệu đều đứng dưới tên họ. Vì vậy, để đảm bảo công việc vẫn tiếp tục trôi chảy sau khi nhân viên đó rời khỏi công ty, bạn cần chuyển đổi quyền sở hữu, chỉnh sửa, xem,... báo cáo, data source của bạn.

Chuyển đổi quyền sở hữu không chỉ giúp công việc vẫn tiếp tục tiến triển, mà còn giúp bạn đã bảo an toàn dữ liệu, nhân sự đã rời công ty không còn quyền tiếp cận các thông tin quan trọng của bạn nữa.

Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển hoàn toàn quyền sở hữu báo cáo và data source để chủ sở hữu mới có thể chỉnh sửa giao diện người dùng báo cáo, định cấu hình trường mới và thay đổi giản đồ dữ liệu. Thêm vào đó là một số lưu ý quan trọng về quản lý quyền truy cập.

Nội dung chính

1 Cấp quyền truy cập báo cáo
2 Chia sẻ nguồn dữ liệu
3 Chuyển quyền sở hữu hoàn toàn (hãy cân nhắc kỹ)

Cấp quyền truy cập báo cáo

Điều đầu tiên chúng ta thường làm để cho phép người dùng khác truy cập vào báo cáo Data Studio là điều hướng đến nút “Share” và gán cho họ vai trò “Can edit”.

Tất nhiên, thao tác này sẽ chỉ cung cấp cho người dùng mới quyền truy cập vào các trường và biểu đồ báo cáo đã có sẵn.

Như bạn có thể thấy, trường “Data Source” bên dưới không có tùy chọn chỉnh sửa. Sự tách biệt giữa nguồn dữ liệu và bản thân báo cáo cũng là thực tế phổ biến trong các công cụ trực quan hóa dữ liệu khác. Mục đích chính của nó là thêm một lớp bảo mật bổ sung.

Chia sẻ nguồn dữ liệu

Bây giờ, hãy tiến thêm một bước nữa và chia sẻ nguồn dữ liệu để cho phép người dùng mới tạo dimension và metric. Bạn có thể làm điều đó bằng cách đi tới “Data Sources” trong giao diện chính và chỉ định quyền truy cập “Can edit”.

Và lúc này, người dùng mới của bạn đã có thể chỉnh sửa nguồn dữ liệu. Bao gồm việc thêm các trường mới và cũng thay đổi kiểu tổng hợp và dữ liệu cho các trường hiện có. Nhưng họ chưa có đầy đủ tất cả các quyền truy cập.

Chuyển quyền sở hữu hoàn toàn (hãy cân nhắc kỹ)

Quyền quan trọng vẫn còn thiếu ở đây là có thể chỉnh sửa kết nối nguồn dữ liệu và cập nhật nó. Bạn có thể cấp quyền đó bằng cách chuyển đến menu "Data Sources” và thay đổi quyền truy cập “Có thể chỉnh sửa” thành “Make owner”.

Lưu ý rằng sau khi bạn chuyển quyền sở hữu cho người khác, người đó có thể xóa quyền truy cập của bạn hoặc sửa đổi kết nối nguồn dữ liệu và bạn sẽ không thể thu hồi kết nối cũ. Do đó, hãy cẩn thận khi sử dụng tính năng này, vì nó cực kỳ mạnh mẽ.

Cuối cùng khi có quyền truy cập của chủ sở hữu, bạn sẽ thấy một vài nút nữa sáng lên trong báo cáo Data Studio của mình.

Một mẹo hữu ích khác là xem xét lại các cấp độ tiếp cận của khách hàng và nhân viên đang thay đổi bộ phận hoặc rời khỏi công ty của bạn. Bằng cách này, bạn có thể tránh các báo cáo gặp vấn đề và thiếu nguồn dữ liệu trong thời gian tới.