CÁCH ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TÀI LIỆU WORD

Với những tài liệu Word quan trọng, để tránh khỏi những con mắt tò mò người dùng nên đặt mật khẩu để bảo vệ tài liệu đó. Dưới đây là cách để đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu Word quan trọng nhanh chóng.

Cách đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu Word

Cách 1: Đặt mật khẩu bảo vệ file Word có sẵn

Bước 1: Mở file Word cần đặt mật khẩu bảo vệ.

Bước 2: Trong giao diện làm việc, truy cập vào menu File > Info

Bước 3: Ở khung bên phải, bạn bấm nút Protect Document

Bước 4: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn Encrypt with Password.

Bước 5: Trong hộp thoại Encrypt Document hiển thị, bạn nhập mật khẩu cần bảo vệ cho văn bản vào khung trống Password ở phía dưới, rồi bấm nút OK.

Bước 6: Hộp thoại Confirm Pasword hiển thị, bạn nhập lại mật khẩu đã nhập ở bước 5 vào khung Reenter password, sau đó bấm nút OK > OK để xác nhận.

Bây giờ bạn chỉ cần lưu tập tin này lại (bấm tổ hợp phím Ctrl+S hoặc bấm nút Save) là xong.

Sau này bất kỳ khi nào mở tài liệu Word đó lên, hộp thoại Passwprd sẽ hiển thị và người dùng chỉ cần nhập đúng mật khẩu vào khung trống Enter password to open file, rồi bấm nút OK để mở tập tin đó.

Cách 2: Đặt mật khẩu bảo vệ file Word mới

Trong trường hợp sau khi soạn xong tài liệu Word bạn mới nhớ là cần phải đặt mật khẩu bảo vệ cho tài liệu thì thực hiện như sau:

Bước 1: Sau khi soạn thảo tài liệu xong, bấm nút Save (biểu tượng ổ đĩa mềm ở góc trên cùng bên trái) hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+S hoặc truy cập vào menu File > Save.

Bước 2: Trong hộp thoại Save As hiển thị, bạn bấm nút Tools ở góc dưới cùng bên phải rồi chọn General Options … trong menu xổ xuống.

Bước 3: Trong hộp thoại General Options hiển thị sẽ cung cấp cho người dùng hai tùy chọn để bảo vệ tài liệu Word gồm:

• Password to open: Nhập mật khẩu vào ô trống này nếu bạn muốn bất cứ khi nào mở tài liệu này phải nhập đúng mật khẩu thì mới mở được.
• Password to modify: Tùy chọn này sẽ rất hiệu quả nếu bạn cần chia sẻ tài liệu quan trọng của mình với người dùng khác. Theo đó kể cả khi bạn chia sẻ mật khẩu mở file ở trên thì khi nhập mật khẩu vào ô này, người nhận chỉ có thể xem nội dung tài liệu và nếu họ chỉnh sửa sẽ không thể lưu lại được những thay đổi đó.

Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể chọn một trong hai tính năng bảo mật trên hoặc thậm chí có thể chọn cả hai tùy chọn đều được.

Bước 3: Sau khi nhập mật khẩu vào các ô tương ứng và bấm nút OK, bạn sẽ phải nhập lại mật khẩu xác nhận vào ô Confirm Pasword tương tự như ở trên. Sau đó bấm OK một lần nữa để kết thúc.

Bước 4: Bây giờ chỉ cần đặt tên cho file cần lưu trong ô File name rồi bấm nút Save để hoàn tất.

Cách gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ tài liệu Word

Khi cần chia sẻ tài liệu đó với người dùng khác, bạn nên xóa mật khẩu bảo vệ tập tin trước khi gửi cho người nhận để đảm bảo họ có thể xem và chỉnh sửa theo nhu cầu. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Mở tài liệu Word cần gỡ bỏ mật khẩu.

Bước 2: Truy cập vào menu File > Info > Protect Document và chọn tùy chọn Encrypt with Password trong meu xổ xuống.

Bước 3: Trong hộp hoại Encrypt Document hiển thị, bạn chỉ cần xóa dòng mật khẩu ở dạng các dấu chấm dưới khung Password, rồi bấm nút OK.

Bước 4: Cuối cùng bấm nút Save hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại thay đổi.

Như vậy người dùng nếu cần bảo vệ tài liệu Word quan trọng sẽ có hai cách để thực hiện rất đơn giản, đồng thời có thể nhanh chóng xóa mật khẩu bảo vệ tài liệu khi chia sẻ nó với người khác nếu cần.

Nếu bạn thấy bài viết này hay, hãy chia sẻ nó với bạn bè của mình và tiếp tục theo dõi các bài viết hay hơn nữa trên Blog.gitiho.com