Cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong báo cáo

Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn một ứng dụng cực hay của hàm MIN đó là tự động giá trị nhỏ nhất trong báo cáo. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu ngay nhé.

Hàm MIN là một hàm toán học cơ bản và quen thuộc trong Excel mà hầu hết người dùng đều biết. Nhưng bạn có biết chúng ta có thể ứng dụng hàm MIN để thiết lập chế độ tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong báo cáo không? Nếu bạn chưa biết thì cùng tìm hiểu trong hướng dẫn dưới đây.

Cách dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong báo cáo

Kiến thức cơ bản về hàm MIN

Như chúng ta đã biết, hàm MIN được sử dụng để tìm ra giá trị nhỏ nhất trong một tập giá trị cụ thể. Cú pháp của hàm MIN có dạng như sau:

= MIN(number1, [number2], ...)

Trong đó number1, number2,… là các đối số mà chúng ta cần nạp giá trị vào công thức hàm. Chúng ta có thể nhập từ 1 - 255 đối số vào một công thức hàm MIN. 

Xem thêm: Cách sử dụng hàm MIN để so sánh các giá trị trong Excel

Dùng hàm MIN tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong báo cáo

Để giúp các bạn hiểu rõ về cách ứng dụng hàm MIN để tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong báo cáo thì chúng ta sẽ cùng thực hiện một bài tập ví dụ.

Cho bảng dữ liệu về báo cáo bán hàng như sau:

Yêu cầu: Thiết lập tự động tô màu giá trị nhỏ nhất trong từng tuần.

Phân tích yêu cầu đề bài là chúng ta có thể hiểu được cần kết hợp hàm MIN với công cụ định dạng có điều kiện Conditional Formatting trong Excel. Đây là công cụ dùng để đánh dấu các giá trị thỏa mãn một điều kiện nào đó một cách tự động. 

Cách thực hiện:

Bước 1: Chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần thiết lập. Trong bảng của chúng mình thì vùng được chọn sẽ là từ ô C5 đến ô G12.

Bước 2: Các bạn vào thẻ Home => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở công cụ Conditional Formatting => chọn New Rule để tạo một điều kiện mới.

Bước 3: Khi hộp thoại New Formatting Rule hiện lên thì các bạn chọn vào dòng cuối cùng trong mục Select a Rule Type (Chọn một kiểu điều kiện). Kiểu điều kiện Use a formula to determine which cells to format (Dùng một công thức để xác định ô tính cần định dạng) sẽ cho phép chúng ta nhập công thức tùy theo nhu cầu sử dụng.

Bước 4: Các bạn nhập công thức dưới đây vào mục Format values where this formula is true (Định dạng các giá trị mà thỏa mãn công thức này):

= MIN (C$5:C$12)=C5

Biểu thức trên có ý nghĩa là xét từng giá trị trong từng cột và nếu giá trị nào nhỏ nhất thì sẽ được định dạng. Trong công thức trên, các bạn chú ý là chúng ta chỉ cố định về hàng là từ hàng 5 đến hàng 12, không cố định cột vì không chỉ xét cho mỗi cột C. Do đó, dấu $ chỉ đặt trước tọa độ hàng thôi nhé.

Bước 5: Bây giờ chúng ta sẽ chọn một màu sắc để tô lên ô có giá trị nhỏ nhất trong cột. Các bạn chỉ cần bấm vào nút Format trong hộp thoại New Formatting Rules là có thể mở được hộp thoại Format Cells.

Trong hộp thoại Format Cells, các bạn nhấp chọn vào thẻ Fill sau đó chọn một màu sắc mà mình muốn dùng để tô. Cuối cùng bấm OK ở hộp thoại Format Cells và bấm OK thêm lần nữa ở hộp thoại New Formatting Rules.

Kết quả mà chúng ta thu được như trong hình ảnh dưới đây:

Nếu như chúng ta thay đổi giá trị trong cột thì công thức cũng sẽ tự động tìm ra được giá trị nhỏ nhất để tô màu. 

Ví dụ: Chúng mình đã thay đổi giá trị trong ô C3 thành 18 nên giá trị 21 ở ô C10 sẽ không được tô màu nữa.

Trong trường hợp có cột chứa 2 giá trị bằng nhau là giá trị nhỏ nhất thì cả 2 ô sẽ được tô màu như trong hình ảnh dưới đây:

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính MAX, MIN theo điều kiện

Kết luận

Hy vọng bài viết này cũng chúng mình đã giúp các bạn biết thêm một thủ thuật hay để làm việc hiệu quả hơn với hàm MIN trong Excel. 

Chúc các bạn luôn học tập tốt!