Cách kiểm tra ai đang truy cập trang tính của bạn

Chắc hẳn bạn đã trải qua trường hợp chia sẻ bảng tính với nhiều người và không nhớ hết là đã cho những ai truy cập. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách khắc phục tình huống này.

Cách kiểm tra ai có quyền truy cập vào Google Sheets

Để kiểm tra, đây là các bước bạn cần làm:

1. Đầu tiên, mở Sheet cần kiểm tra.

2. Tiếp theo, nhấp vào “Activity dashboard ”.

3. Bạn có thể nhìn thấy 2 lựa chọn “Viewer trend” và “Comment trend” phía bên trái. Hãy click vào nó.

Lưu ý: Hãy chắc chắn bạn đang sử dụng tài khoản doanh nghiệp của mình chứ không phải tài khoản riêng tư. Với một tài khoản riêng tư, bạn sẽ không nhìn thấy nút “Activity dashboard”.

Hơn nữa, bạn có thể tìm kiếm theo thời gian và thu hẹp kết quả của bạn. Chi tiết:

1. Nhấp vào “Down Arrow ” ở phần trên cùng bên phải của trang tính.

2. Chọn thời gian để lọc tìm kiếm.

Xong rồi đấy, bây giờ bạn đã có thể biết ai được cấp quyền truy cập vào Google Sheet của bạn và họ ở đây từ khi nào. Bằng cách này, bạn sẽ luôn chắc chắn được đã cấp quyền truy cập cho đúng người vào Trang tính của bạn.

Cho phép truy cập tạm thời vào Google Sheet

Việc hạn chế quyền truy cập vào Google Sheets có thể rất hữu ích nếu bạn không muốn khách hàng sử dụng chúng sau khi hoàn thành công việc. Bạn có thể đặt ngày hết hạn hoặc đơn giản là kết thúc quyền truy cập vào Google Sheet cụ thể đó. Ở đây, cách thức:

1. Mở Google Drive của bạn

2. Đến sheet cần kiểm tra.

3. Nhấp chuột phải và chọn “Share”.

4. Bây giờ hãy nhập tên người mà bạn muốn chia sẻ trang tính này.

5. Để đặt ngày hết hạn, hãy thay đổi quyền “Can Comment” hoặc “Can View”.

6. Tiếp theo, nhấn vào Send.

Khi bạn hoàn thành các bước này, bạn nên lặp lại ba bước đầu tiên. Bạn có thể thấy tùy chọn mặc định ở phía dưới cửa sổ. Bạn nên nhấp vào nó để xem Cài đặt chia sẻ. Nếu bạn di chuột qua tên của họ, biểu tượng đồng hồ bấm giờ sẽ xuất hiện; nhấp vào nó, bạn sẽ đặt được ngày hết hạn quyền truy cập.

Kích hoạt quyền xem bảng tính

Mặc dù bạn có thể đã cấp quyền truy cập cho một số người, bạn có thể không muốn họ thay đổi nội dung của tài liệu. Cách đơn giản nhất để làm điều này là chỉ cho phép họ xem. Thực hiện theo các bước sau để thực hiện:

1. Mở sheet bạn cần thao tác.

2. Điều hướng đến “Data” và “Protected Sheets and Ranges”.

3. Một thanh sẽ xuất hiện ở phía bên phải của màn hình.

4. Nhấp vào “Sheet” và chọn thứ bạn cần từ menu thả xuống.

5. Tại đây, bạn bấm vào “Set Permission”.

Cửa sổ cấp phép phạm vi chỉnh sửa (“Range editing permissions”) sẽ bật lên, bên dưới tùy chọn Giới hạn ai có thể chỉnh sửa phạm vi này (“Range editing permissions”). 2 lựa chọn sẽ cho phép bạn quyết định ai có thể chỉnh sửa trang tính này; sau đó bỏ chọn tất cả những người bạn không muốn chỉnh sửa trang tính, cuối cùng nhấp vào “Done” để hoàn tất.

Mọi người vẫn có thể xem trang tính, nhưng họ sẽ không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào với nó.

Bảo vệ các trang tính trong Google Sheet

Ngoài ra, bạn cũng có thể cho phép xem đồng thời bảo vệ một số ô hoặc cột. Đây là những gì bạn có thể làm:

1. Mở sheet cần làm việc.

2. Chọn các cột bạn muốn bảo vệ.

3. Bây giờ, nhấp vào “Data” và sau đó là “Protected Sheets and Ranges”.

4. Một thanh sẽ xuất hiện ở phía bên phải của sheet.

5. Nhập mô tả của lệnh, ví dụ - Không được chỉnh sửa (“No editing”).

6. Tiếp theo, nhấp vào nút màu xanh lá cây “Set Permissions”.

7. Một cửa sổ sẽ bật lên sẽ xuất hiện, bên dưới “Restrict Who Can Edit This Range” select “Custom” (Giới hạn ai có thể chỉnh sửa phạm vi này).

8. Hệ thống sẽ cho phép bạn quyết định ai được phép thay đổi các ô.

Nếu một người không cấp quyền cố gắng thực hiện thay đổi, một thông báo trong Bảng sẽ thông báo rằng họ không được phép làm điều đó.

Kích hoạt Nhận xét

Đôi khi bạn cần người khác bình luận về nội dung của ô, những gì bạn cần làm là cấp quyền cho họ thành một Bình luận viên. Đây là các bước để làm điều đó:

1. Mở trang tính, truy cập vào “File” và nhấp vào “Share”.

2. Tại đây bạn có thể thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ trang tính.

3. Khi bạn thêm một người, bên phải bạn sẽ thấy một menu thả xuống.

4. Từ menu thả xuống đó, hãy chọn “Commenter”.

5. Cuối cùng, nhấp vào Send.

Kích hoạt chỉnh sửa

Với quyền chỉnh sửa, người dùng của trang tính có thể thay đổi nội dung của các ô. Là chủ sở hữu của trang tính, bạn sẽ phải cấp phép cho họ. Các bước rất giống với các bước được nêu ở trên:

1. Mở trang tính, truy cập vào “File” và nhấp vào “Share”..

2. Tại đây bạn có thể thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ trang tính.

3. Khi bạn thêm một người, bên phải bạn sẽ thấy một menu thả xuống.

4. Từ menu thả xuống đó, chọn “Editor”.

5. Cuối cùng, nhấp vào Send.

Google Sheet của bạn là một công cụ vô giá để lưu trữ dữ liệu và đôi khi, bạn sẽ cần chia sẻ nó với người khác. Nếu bạn cần kiểm tra đã cấp cho những ai quyề truy cập trang tính, hãy tham khảo bài viết này để thực hiện việc đó dễ dàng hơn. Bạn thấy bài viết này thế nào? Hãy cho Gitiho biết trong phần comment nhé.

Điều cuối cùng, bạn có thể bỏ qua bài viết này khi tham gia khóa học Google Sheets tại Gitiho. Nhanh chân đăng kí nào!