Nội dung chính
Đối với dân kế toán, chắc hẳn các bạn đã quá quen thuộc với khái niệm bảng cân đối tài khoản, sổ nhật ký chung,...nhưng có lẽ đa phần chưa hiểu rõ hay nắm vững các thủ thuật tin học khi sử dụng hay thiết kế các chứng từ này. Trong bài viết dưới đây, Gitiho sẽ mang đến cho các bạn đọc hướng dẫn chi tiết cách lập bảng cân đối tài khoản và sổ nhật ký chung sử dụng phần mềm Microsoft Excel.
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết các hàm trong Excel chi tiết, dễ hiểu nhất
Bảng cân đối tài khoản là bước trung gian giữa Sổ cái và các Báo cáo tài chính. Bảng này thường được lập vào cuối kỳ kế toán (có thể vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy vào quy định của từng doanh nghiệp). Bảng này được dùng để theo dõi biến động của các tài khoản trong kỳ. Đây là một trong những công cụ để lập nên Báo cáo tài chính.
Nguồn số liệu để lập nên Bảng cân đối tài khoản là từ Sổ cái các tài khoản. Mỗi dòng trong bảng là một tài khoản, có nghĩa là mỗi dòng trong Bảng cân đối tài khoản sẽ là một Sổ cái tài khoản.
Bảng cân đối tài khoản được xem như là một bảng báo cáo quan trọng nhất trong kế toán.
Dưới đây là mẫu Bảng cân đối tài khoản mà Gitiho đã thiết kế sẵn cho bạn đọc làm mẫu. Bạn có thể download mẫu này về tham khảo tại file đính kèm trong bài viết này.
Trong Bảng cân đối tài khoản, có các mục như trong hình minh họa, bạn đọc đã biết phải điền số liệu ở đâu vào Bảng chưa, cùng đọc kĩ hướng dẫn này nhé:
Lưu ý: Có một nguyên tắc bất di bất dịch trong Kế toán đó chính là: Tổng số dư bên Nợ luôn bằng Tổng số dư bên Có.
Xem thêm: Hướng dẫn cách lập bảng cân đối kế toán chính xác nhất năm 2020
Ví dụ: Gitiho đã thiết kế cho bạn đọc mẫu Sổ nhật ký chung trên Excel và một số thông tin trong bảng để làm mẫu. Bạn đọc hoàn toàn có thể tải file mẫu này về máy trong phần file đính kèm bài viết này.
Trong bảng trên, có sẵn 1 nghiệp vụ phát sinh về chi phí tiền lương vào ngày 31/5/2020. Nghiệp vụ bao gồm 4 dòng. Nhiệm vụ cần phải giải quyết ở đây là: thiết lập công thức để tự động đánh số dòng cho mỗi nghiệp vụ ghi trong sổ NKC tại cột Số dòng (cột F).
Hãy nhìn vào cột B của bảng, mỗi một nghiệp vụ phát sinh sẽ có 1 số hiệu đại diện. Do đó, bạn có thể nhận biết được trong Bảng có tổng cộng 3 nghiệp vụ phát sinh trong đó có 1 nghiệp vụ chiếm 4 dòng (là Lương) và 1 nghiệp vụ chứa 2 dòng (là Văn phòng phẩm).
Cột Số dòng (cột F) sẽ cần đánh số 1 với mỗi chứng từ khác nhau được đánh số lại từ đầu, bắt đầu với 1. Mà mỗi dòng nghiệp vụ có số chứng từ giống nhau sẽ được đánh số tăng dần, bằng số lớn nhất trước đó + 1.
Suy ra, trong trường hợp này, bạn cần sử dụng hàm COUNTIF ĐẾM THEO ĐIỀU KIỆN, với điều kiện ở đây là số hiệu chứng từ ở cột B.
=COUNTIF(Range, Criteria)
Trong đó:
Range: Vùng chứa điều kiện cần đếm (cột B)
Criteria: Điều kiện cần đếm (mỗi số hiệu chứng từ)
Vùng dữ liệu cần xét trong Sổ này là vùng từ dòng 7 tới dòng 15, nên:
Range = B7:B15
Như vậy, bạn có thể thấy ô B7 trong vùng Range của hàm COUNTIF luôn xuất hiện lặp lại trong các công thức tại mỗi dòng cần đặt công thức. Thay vì phải viết lại công thức cho mỗi dòng thì bạn đọc có thể cố định ô B7 và sao chép công thức từ ô F7 tới các ô còn lại trong cột F bằng công thức tại ô F7 dưới đây:
=COUNTIF($B$7:B7,B7)
Bây giờ, hãy xem kết quả cuối cùng nhé:
Xem thêm: Cách lập Bảng cân đối phát sinh trong kế toán
Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc nhất là các Kế toán viên có thể tự học và thực hành thành thạo lập được Bảng cân đối tài khoản tùy phù hợp với mục đích và yêu cầu của bạn và xây dựng được công thức đánh số dòng tự động trong Sổ nhật ký chung.
Ngay bây giờ hãy cùng luyện tập thêm với bộ bài tập Excel có đáp án của Gitiho để nằm lòng tin học văn phòng nhé!
Gitiho là lựa chọn hàng đầu cho kế toán, quản lý, người bán hàng, marketer phát triển bản thân, kĩ năng Excel hay tự học tin học văn phòng tại nhà tại nhà một cách chính xác ngay từ đầu mà không mất quá nhiều thời gian.
Nhận tư vấn và đăng ký khóa học ở đây.
Bài viết tham khảo khác:
Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất
Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel
Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao
Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế
Tài liệu kèm theo bài viết
Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Excel Cơ Bản
0 Bình luận