CÁCH LẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN VÀ CÔNG THỨC ĐÁNH SỐ DÒNG TRONG SỔ NHẬT KÝ CHUNG TRÊN EXCEL

Đối với dân kế toán, chắc hẳn các bạn đã quá quen thuộc với khái niệm bảng cân đối tài khoản, sổ nhật ký chung,...nhưng có lẽ đa phần chưa hiểu rõ hay nắm vững các thủ thuật tin học khi sử dụng hay thiết kế các chứng từ này. Trong bài viết dưới đây, Gitiho sẽ mang đến cho các bạn đọc hướng dẫn chi tiết cách lập bảng cân đối tài khoản và sổ nhật ký chung sử dụng phần mềm Microsoft Excel.

Bảng cân đối tài khoản

Bảng cân đối tài khoản là gì?

Bảng cân đối tài khoản là bước trung gian giữa Sổ cái và các Báo cáo tài chính. Bảng này thường được lập vào cuối kỳ kế toán (có thể vào cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm tùy vào quy định của từng doanh nghiệp). Bảng này được dùng để theo dõi biến động của các tài khoản trong kỳ. Đây là một trong những công cụ để lập nên Báo cáo tài chính.

Nguồn số liệu để lập nên Bảng cân đối tài khoản là từ Sổ cái các tài khoản. Mỗi dòng trong bảng là một tài khoản, có nghĩa là mỗi dòng trong Bảng cân đối tài khoản sẽ là một Sổ cái tài khoản.

Bảng cân đối tài khoản được xem như là một bảng báo cáo quan trọng nhất trong kế toán.

Xem thêm: Cách khắc phục trường hợp bảng cân đối tài khoản không cân

Mẫu Bảng cân đối tài khoản

Dưới đây là mẫu Bảng cân đối tài khoản mà Gitiho đã thiết kế sẵn cho bạn đọc làm mẫu. Bạn có thể download mẫu này về tham khảo tại file đính kèm trong bài viết này.

Cách lập Bảng cân đối tài khoản

Trong Bảng cân đối tài khoản, có các mục như trong hình minh họa, bạn đọc đã biết phải điền số liệu ở đâu vào Bảng chưa, cùng đọc kĩ hướng dẫn này nhé:

1. Số hiệu tài khoản: Lấy ở phần “Số hiệu” trong Sổ cái
2. Tên tài khoản: Tên của tài khoản
3. Cấp: Cấp tài khoản
4. Số dư đầu kỳ bên Nợ: Lấy từ số dư Nợ đầu kỳ của các tài khoản
5. Số dư đầu kỳ bên Có: Lấy từ số dư Có đầu kỳ của các tài khoản
6. Số phát sinh bên Nợ: Lấy từ tổng phát sinh Nợ trong kỳ của các tài khoản
7. Số phát sinh bên Có: Lấy từ tổng phát sinh Có trong kỳ của các tài khoản
8. Số dư cuối kỳ bên Nợ: Lấy từ số dư Nợ cuối kỳ của các tài khoản
9. Số dư cuối kỳ bên Có: Lấy từ số dư Có cuối kỳ của các tài khoản

Lưu ý: Có một nguyên tắc bất di bất dịch trong Kế toán đó chính là: Tổng số dư bên Nợ luôn bằng Tổng số dư bên Có.

Sổ nhật ký chung

Mẫu Sổ nhật ký chung trên Excel

Ví dụ: Gitiho đã thiết kế cho bạn đọc mẫu Sổ nhật ký chung trên Excel và một số thông tin trong bảng để làm mẫu. Bạn đọc hoàn toàn có thể tải file mẫu này về máy trong phần file đính kèm bài viết này.

Trong bảng trên, có sẵn 1 nghiệp vụ phát sinh về chi phí tiền lương vào ngày 31/5/2020. Nghiệp vụ bao gồm 4 dòng. Nhiệm vụ cần phải giải quyết ở đây là: thiết lập công thức để tự động đánh số dòng cho mỗi nghiệp vụ ghi trong sổ NKC tại cột Số dòng (cột F).

Xem thêm: Bảng cân đối kế toán là gì? - Phần 2: Nợ phải trả và Vốn chủ sở hữu

Phân tích nhiệm vụ, yêu cầu

Hãy nhìn vào cột B của bảng, mỗi một nghiệp vụ phát sinh sẽ có 1 số hiệu đại diện. Do đó, bạn có thể nhận biết được trong Bảng có tổng cộng 3 nghiệp vụ phát sinh trong đó có 1 nghiệp vụ chiếm 4 dòng (là Lương) và 1 nghiệp vụ chứa 2 dòng (là Văn phòng phẩm).

Cột Số dòng (cột F) sẽ cần đánh số 1 với mỗi chứng từ khác nhau được đánh số lại từ đầu, bắt đầu với 1. Mà mỗi dòng nghiệp vụ có số chứng từ giống nhau sẽ được đánh số tăng dần, bằng số lớn nhất trước đó + 1.

Suy ra, trong trường hợp này, bạn cần sử dụng hàm COUNTIF ĐẾM THEO ĐIỀU KIỆN, với điều kiện ở đây là số hiệu chứng từ ở cột B.

Cách lập công thức đánh số dòng tự động trong Sổ nhật ký chung

Công thức hàm

=COUNTIF(Range, Criteria)

Trong đó:

Range: Vùng chứa điều kiện cần đếm (cột B)

Criteria: Điều kiện cần đếm (mỗi số hiệu chứng từ)

Cách nhập hàm

Vùng dữ liệu cần xét trong Sổ này là vùng từ dòng 7 tới dòng 15,  nên:

Range = B7:B15

Công thức cho các ô tại cột F: 

• Tại ô F7 ghi "=COUNTIF(B7:B7,B7)". Tức là đếm trong vùng từ B7 tới B7, giá trị cần đếm là chính tại ô B7. Kết quả là 1
   
• Tại ô F8 ghi "=COUNTIF(B7:B8,B8)". Tức là đếm trong vùng từ B7 tới B8, giá trị cần đếm là chính tại ô B8. Kết quả là 2
   
• Tại ô F9 ghi "=COUNTIF(B7:B9,B9)" và tương tự như vậy...

Như vậy, bạn có thể thấy ô B7 trong vùng Range của hàm COUNTIF luôn xuất hiện lặp lại trong các công thức tại mỗi dòng cần đặt công thức. Thay vì phải viết lại công thức cho mỗi dòng thì bạn đọc có thể cố định ô B7 và sao chép công thức từ ô F7 tới các ô còn lại trong cột F bằng công thức tại ô F7 dưới đây:

=COUNTIF($B$7:B7,B7)

Kết quả hiển thị như sau:

Lưu ý: Để tránh xuất hiện số 0 với những dòng không có số hiệu chứng từ, có thể kết hợp thêm hàm IF trong công thức ở trường hợp này. Nếu ở cột Số hiệu chứng từ không có nội dung thì sẽ ra kết quả là rỗng (hai dấu nháy kép), còn có dữ liệu thì mới dùng hàm COUNTIF tại ô F7 như sau:

=IF(B7=””,””,COUNTIF($B$7:B7,B7)

Bây giờ, hãy xem kết quả cuối cùng nhé:

Xem thêm: Hướng dẫn cách lập công thức tính số dư cuối kỳ trong bảng cân đối phát sinh trên Excel

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc nhất là các Kế toán viên có thể tự học và thực hành thành thạo lập được Bảng cân đối tài khoản tùy phù hợp với mục đích và yêu cầu của bạn và xây dựng được công thức đánh số dòng tự động trong Sổ nhật ký chung. 

Ngay bây giờ hãy cùng luyện tập thêm với bộ bài tập Excel có đáp án của Gitiho để nằm lòng tin học văn phòng nhé! 

Gitiho là lựa chọn hàng đầu cho kế toán, quản lý, người bán hàng, marketer phát triển bản thân, kĩ năng Excel hay tự học tin học văn phòng tại nhà tại nhà một cách chính xác ngay từ đầu mà không mất quá nhiều thời gian.