Hướng dẫn cách lập công thức tính số dư cuối kỳ trong bảng cân đối phát sinh trên Excel

Số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ là những phần không thể thiếu trong Bảng cân đối phát sinh. Để có thể xác định được số dư, đặc biệt là số dư cuối kỳ nhanh hơn trong Bảng cân đối phát sinh, chúng ta cần thiết lập công thức tính số dư cuối kỳ trong Excel. Vậy, xác định và xây dựng công thức tính số dư cuối kỳ trên Excel như thế nào để có thể dễ dàng tính toán, cập nhật và chính xác? Hãy cùng theo dõi trong bài viết này nhé!

Nguyên tắc xác định số dư cuối kỳ

Các loại số dư cần xác định trong Bảng cân đối phát sinh

Khi lập bảng Cân đối phát sinh trên Excel, chúng ta thường gặp phải xây dựng công thức để tính:

• Số dư đầu kỳ: Lấy từ số phát sinh cuối kỳ trước sang (không dùng công thức tính)
• Số phát sinh trong kỳ: Gồm có phát sinh Nợ và Phát sinh Có của mỗi tài khoản

Xem thêm: Cách xây dựng công thức tính số phát sinh trong kỳ trong bảng cân đối phát sinh trên Excel

• Số dư cuối kỳ: Gồm có số dư Nợ và số dư Có của mỗi tài khoản.

Các xác định số dư cuối kỳ trong Bảng cân đối phát sinh

Với mỗi tài khoản kế toán đều có quy định cụ thể về việc xác định số dư cuối kỳ:

• Tài khoản loại Tài sản thường có số dư bên Nợ
• Tài khoản loại Nguồn vốn thường có số dư bên Có
• Tuy nhiên có một số tài khoản lưỡng tính có cả số dư bên Nợ hoặc số dư bên Có

Số dư cuối kỳ được xác định bằng:

Số dư cuối kỳ bên Nợ (dư Nợ cuối kỳ) = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh bên Nợ trong kỳ – Số phát sinh bên Có trong kỳ

Số dư cuối kỳ bên Có (dư Có cuối kỳ) = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh bên Có trong kỳ – Số phát sinh bên Nợ trong kỳ

Ngoài ra, để bổ sung và hoàn thiện kiến thức về lập bảng cân đối kế toán, cũng như xây dựng được trọn bộ file Excel để làm kế toán tổng hợp từ 1 file Excel trắng, bạn có thể tham khảo khóa học kế toán tổng hợp online tại Gitiho:

Cách xác định công thức tính số dư cuối kỳ trên Excel

Trong bảng cân đối số phát sinh có rất nhiều tài khoản, do đó chúng ta cần có 1 công thức có thể áp dụng chung cho tất cả các tài khoản.

Việc xác định công thức này chúng ta có thể dựa trên nguyên tắc sau:

• Tài khoản có số dư Nợ đầu kỳ >0 thì số dư Có đầu kỳ sẽ = 0
• Tài khoản có số dư Có đầu kỳ >0 thì số dư Nợ đầu kỳ sẽ = 0

Như vậy số dư cuối kỳ có thể được xác định bằng:

• Đối với số dư cuối kỳ bên Nợ: 

Số dư cuối kỳ bên Nợ (dư Nợ cuối kỳ) = (Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh bên Nợ trong kỳ) – (Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh bên Có trong kỳ)

• Đối với số dư cuối kỳ bên Có:

Số dư cuối kỳ bên Có (dư Có cuối kỳ) = (Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh bên Có trong kỳ) – (Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh bên Nợ trong kỳ)

Lưu ý: 

• Trường hợp tài khoản có số dư Nợ cuối kỳ >0 thì sẽ coi số dư cuối kỳ bên Có = 0 (vì không thể đồng thời có cả số dư bên Nợ và số dư bên Có)
• Ngược lại tài khoản có số dư Có cuối kỳ >0 thì sẽ coi số dư Nợ cuối kỳ = 0

Như vậy chúng ta sẽ so sánh xem Số dư cuối kỳ bên Nợ có >0 hay không => Sử dụng hàm MAX để so sánh biểu thức tính số dư cuối kỳ với số 0

Công thức tại ô G8:

=MAX(C8+E8-D8-F8,0)

Trong đó:

• C8 = Dư Nợ đầu kỳ của tài khoản 1111
• E8 = Phát sinh Nợ trong kỳ của tài khoản 1111
• D8 = Dư Có đầu kỳ của tài khoản 1111
• F8 = Phát sinh Có trong kỳ của tài khoản 1111

Như vậy chúng ta có thể sử dụng công thức này cho tất cả các loại tài khoản trong Bảng cân đối phát sinh để xác định số dư cuối kỳ.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng cân đối kế toán chính xác nhất

Tổng kết

Như vậy, chỉ với một công thức sử dụng hàm Excel cơ bản là bạn đã có thể dễ dàng xác định được số dư cuối kỳ cho tất cả các loại tài khoản trong Bảng cân đối phát sinh, không cần mất công tính toán cho từng tài khoản rồi đó! Chúc bạn thành công!