Những điều cần biết về bảng cân đối kế toán

Bảng Cân đối kế toán ( BCĐKT) là một trong hai báo cáo chính của doanh nghiệp (cái còn lại là Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh) thể hiện bức tranh tài chính của doanh nghiệp tại một ngày cụ thể, một thời điểm cụ thể, ngày tháng được ghi rõ ngay phía trên BCĐKT. Trong bài viết này, Gitiho.com sẽ giải thích chi tiết cho bạn các thuật ngữ quan trọng về phần “Tài sản” trong một Bảng Cân đối kế toán.

Xem thêm: Thành thạo cách lập bảng cân đối kế toán nhờ khóa học này

Phương trình kế toán căn bản

• Phương trình kế toán căn bản nói rằng: “Lấy những gì bạn có trừ đi những cái bạn nợ thì đó chính là giá trị của bạn”.

Phương trình kế toán căn bản

• Giá trị, giá trị thuần, nguồn vốn, vốn chủ sở hữu và vốn cổ đông đều có cùng một nghĩa – giá trị của doanh nghiệp thuộc về chủ sở hữu.
• Vì thế, nếu bạn thêm giá trị tài sản vào bên trái của phương trình, bạn cũng phải thêm vào bên phải bằng một khoản nợ phải trả hoặc gia tăng nguồn vốn chủ sở hữu. Việc ghi nhận hai bút toán nhằm giữ cho phương trình luôn cân bằng.

Bảng cân đối kế toán

Đầu tiên, BCĐKT thể hiện:

• Cái mà doanh nghiệp có tại ngày hôm nay: Tài sản
• Số tiền mà doanh nghiệp nợ tại ngày hôm nay: Nợ phải trả
• Cái tạo nên giá trị cho doanh nghiệp tại ngày hôm nay: Vốn chủ sở hữu.

BCĐKT báo cáo:

Có của hôm nay = Nợ của hôm nay + Giá trị hôm nay
“Tài sản” “Nợ phải trả”   “Vốn chủ sở hữu”

Tài sản là gì?

• Tài sản là mọi thứ bạn có – tiền trong ngân hàng, hàng tồn kho, máy móc, văn phòng,… – tất cả những thứ này.
• Tài sản cũng là “những quyền” nhất định mà bạn sở hữu có giá trị như tiền, giống như quyền thu tiền từ các khách hàng còn nợ công ty.
• Tài sản mang trong mình giá trị và những giá trị này phải được định lượng để tài sản có thể được thể hiện trên BCĐKT. Mọi thứ trên báo cáo tài chính của công ty phải được chuyển thành đô la và xu.

Nhóm các tài sản cho mục đích trình bày

• Các tài sản được nhóm lại cho mục đích thuyết minh trên BCĐKT theo các đặc điểm của chúng: 
  Các tài sản có tính thanh khoản cao ……. Tiền mặt và chứng khoán
  Các tài sản sinh lời ………………………….….máy móc và nhà xưởng
  Các tài sản để bán ………………………………hàng tồn kho.
• Khoản phải thu là một loại thuộc nhóm tài khoản đặc biệt – nghĩa vụ của khách hàng là phải trả cho công ty các khoản nợ đối với hàng hóa mà công ty đã giao.
• Tài sản được thể hiện bên phần “Tài sản” của BCĐKT theo thứ tự giảm dần tính thanh khoản (tính dễ chuyển thành tiền mặt). Tiền mặt bản thân nó có tính thanh khoản cao nhất trong tất cả các tài sản; Tài sản cố định thường có tính thanh khoản thấp nhất.

Tài sản ngắn hạn là gì?

Theo định nghĩa, tài sản ngắn hạn là những tài sản dự tính sẽ được chuyển thành tiền mặt trong vòng 12 tháng.

Nhóm tài sản ngắn hạn được liệt kê theo thứ tự giảm dần tính thanh khoản từ khoản dễ chuyển đổi thành tiền mặt nhất, chúng được liệt kê như sau:

1. Tiền mặt
2. Các khoản phải thu
3. Hàng tồn kho

Số tiền mà công ty sẽ sử dụng để thanh toán các hóa đơn trong tương lai gần (trong năm) sẽ có được khi tài sản ngắn hạn được chuyển thành tiền mặt (nghĩa là hàng tồn kho được bán và các khoản phải thu của khách hàng sẽ được khách hàng trả cho công ty).

Tài sản ngắn hạn: Tiền mặt

• Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất: tiền gửi theo yêu cầu trong ngân hàng cũng như đô la và xu trong ngăn tiền mặt.
• Khi bạn viết séc để thanh toán hóa đơn, bạn sẽ lấy tiền ra khỏi tài sản tiền mặt.
• Giống như tất cả các khoản còn lại của BCĐKT, tiền mặt được tính bằng đô la Mỹ cho các công ty ở Mỹ. Công ty Mỹ với các chi nhánh ở nước ngoài sẽ chuyển đổi giá trị của tất cả các ngoại tệ mà nó đang nắm giữ (và cả tài sản nước ngoài khác) thành đô la để phục vụ việc lập báo cáo tài chính.

Tài sản ngắn hạn: Khoản phải thu

• Khi doanh nghiệp vận chuyển sản phẩm cho khách hàng thanh toán trả sau, doanh nghiệp sẽ có quyền thu tiền từ khách hàng đó tại một thời điểm nhất định trong tương lai.
• Các quyền thu tiền này được tính tổng lại và báo cáo BCĐKT như các khoản phải thu.
• Khoản phải thu là các khoản khách hàng nợ doanh nghiệp (được gọi là “các tài khoản”), những người này đã nhận được hàng nhưng vẫn chưa trả tiền cho công ty. Khách hàng tín dụng – hầu hết các hoạt động kinh doanh giữa các công ty đều được thực hiện bằng tín dụng – điều khoản thanh toán thường là cho phép thanh toán trong vòng 30 hoặc 60 ngày.

Tài sản ngắn hạn: Hàng tồn kho

Hàng tồn kho gồm cả thành phẩm đang ở tình trạng sẵn sàng bán cho khách hàng, cũng như nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm. Hàng tồn kho của nhà sản xuất bao gồm 3 nhóm:

1. Hàng tồn kho nguyên vật liệu là nguyên liệu chưa qua chế biến sẽ được sử dụng trong sản xuất sản phẩm. 
    
2. Hàng tồn kho sản xuất dở dang là các sản phẩm mới chỉ hoàn chỉnh một phần trong quá trình sản xuất. 
    
3. Hàng tồn kho thành phẩm là sản phẩm hoàn chỉnh và sẵn sàng cho việc vận chuyển tới tay khách hàng khi họ đặt hàng.

Khi hàng tồn kho thành phẩm được bán, nó sẽ trở thành các khoản phải thu và sau đó sẽ là tiền khi khách hàng thanh toán.

Tài sản ngắn hạn: Chi phí trả trước

• Chi phí trả trước là các hóa đơn mà công ty đã chi trả … nhưng đối với các dịch vụ chưa nhận được .
   
• Chi phí trả trước là những khoản như phí bảo hiểm trả trước, trả trước tiền thuê, tiền đặt cọc cho công ty viễn thông, tiền lương tạm ứng,…
   
• Chi phí trả trước là tài sản ngắn hạn không phải là vì chúng có thể chuyển đổi được thành tiền mặt, mà bởi vì doanh nghiệp sẽ không phải sử dụng tiền mặt để thanh toán cho nhà cung cấp trong tương lai gần. Họ đã được trả đầy đủ rồi.

Chu kỳ tài sản ngắn hạn

Tài sản ngắn hạn được cho là “tài sản lưu động”  bởi vì chúng đang trong một chu trình chuyển thành tiền mặt liên tục. Việc lặp lại chu kỳ tài sản ngắn hạn của một doanh nghiệp được thể hiện dưới đây:

Các loại tài sản khác

Ngoài các tài sản ngắn hạn của công ty, còn có 2 nhóm tài sản chính khác được liệt kê trong Bảng cân đối kế toán: Các tài sản khác và tài sản cố định. Những khoản đó được gọi là “tài sản dài hạn” không thể chuyển thành tiền mặt trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường.

Các tài sản khác là một khoản mục bao gồm các tài sản vô hình như giá trị bằng sáng chế, thương hiệu,…. Đây là những thứ thuộc sở hữu của công ty – có giá trị nhưng không phải hữu hình (tài sản vật chất) như máy móc hay thiết bị, hàng tồn kho.

Tài sản cố định của công ty (được gọi là tài sản, nhà xưởng và thiết bị, hoặc PP & E) nói chung là nhóm tài sản giá trị lớn và quan trọng nhất của công ty.

Nguyên giá tài sản cố định

• Tài sản cố định là tài sản sản xuất không nhằm để bán. Chúng sẽ được sử dụng lặp đi lặp lại để sản xuất sản phẩm, trưng bày, cất trong kho, vận chuyển,…
• Tài sản cố định thường bao gồm đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị văn phòng, đồ nội thất, xe ôtô, xe tải…
• Nguyên giá tài sản cố định được trình bày trên Bảng cân đối kế toán với giá mua ban đầu. Tài sản cố định cũng được thể hiện dưới dạng tài sản cố định thuần – được tính bằng giá gốc trừ đi khấu hao lũy kế.

Khấu hao

• Khấu hao là một quy ước kế toán (trên Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh) báo cáo sự suy giảm giá trị hữu ích của một tài sản cố định do hao mòn và hư hỏng từ việc sử dụng theo thời gian.
• “Khấu hao” một tài sản là việc phân bổ nguyên giá để mua tài sản đó trong toàn bộ thời gian sử dụng hữu ích của tài sản. Khấu hao lũy kế (trên Bảng cân đối kế toán) là tổng chi phí khấu hao qua các kỳ kinh doanh của tài sản cố định tính từ khi tài sản được mua lần đầu tiên.
• Chi phí khấu hao trong một kỳ làm giảm lợi nhuận của kỳ nhưng không làm giảm lượng tiền mặt. Tiền mặt là khoản được sử dụng để mua tài sản cố định ban đầu.

Giá trị tài sản cố định thuần

Giá trị tài sản cố định thuần của công ty là tổng giá mua của tài sản cố định (“nguyên giá tài sản cố định”) trừ đi giá trị khấu hao trên Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm (“khấu hao lũy kế”).

Giá trị ghi sổ của một tài sản – giá trị được báo cáo trên sổ sách của công ty – là giá mua của tài sản trừ đi khấu hao lũy kế.

• Lưu ý: Khấu hao không nhất thiết liên quan đến sự giảm giá trị thực. Trên thực tế, một số tài sản được đánh giá có giá trị cao trong suốt thời gian sử dụng hữu ích. Tuy nhiên, theo quy ước thì các tài sản này vẫn được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán với giá trị ghi sổ thấp hơn.

Ở phần trên, Gitiho đã giới thiệu với bạn đọc các thuật ngữ quan trọng về “Tài sản” trong Bảng Cân đối kế toán. Ở phần tiếp theo này, chúng tôi sẽ giải thích cụ thể tiếp về “Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu” trong Bảng Cân đối kế toán.

Thế nào là nợ phải trả?

• Nợ phải trả là các nghĩa vụ kinh tế của doanh nghiệp, chẳng hạn như tiền mà công ty nợ chủ nợ, nhà cung cấp, nhân viên…
• Các khoản nợ phải trả được phân loại và nhóm lại để trình bày trên Bảng Cân đối kế toán theo: (1) Đối tượng cần trả nợ và (2) Đâu là khoản nợ phải trả trong năm (nợ ngắn hạn) hay trả trong dài hạn.
• Vốn chủ sở hữu là một loại hình nợ phải trả đặc biệt. Nó đại diện cho giá trị của công ty thuộc sở hữu của chủ sở hữu. Tuy nhiên, “khoản nợ” này sẽ không bao giờ được hoàn trả trong quá trình hoạt động thông thường.

Nợ ngắn hạn

• Nợ ngắn hạn là các khoản phải trả trong vòng 1 năm kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán. Nợ ngắn hạn là khoản hoàn nhập của tài sản ngắn hạn: 
  (1) Tài sản ngắn hạn…..cung cấp tiền mặt trong vòng 12 tháng 
  (2) Nợ ngắn hạn…….nhận lại tiền mặt trong vòng 12 tháng.
• Tiền mặt được tạo ra từ tài sản ngắn hạn được sử dụng để thanh toán các khoản nợ ngắn hạn khi đến hạn.
• Nợ ngắn hạn được nhóm lại theo chủ nợ:

1. Các khoản phải trả cho các nhà cung cấp
2. Chi phí dồn tích phải trả cho nhân công và các dịch vụ khác
3. Nợ ngắn hạn phải trả chủ nợ
4. Các khoản thuế phải nộp cho nhà nước.

Nợ ngắn hạn: Các khoản phải trả

Các khoản phải trả là hóa đơn, thông thường là các khoản mua bằng tín dụng đối với các công ty cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị khác, mà công ty phải thanh toán trong thời gian ngắn.

Khi nhận được nguyên vật liệu, công ty có thể trả tiền ngay bằng tiền mặt hoặc hoãn lại và để khoản thanh toán này thành khoản phải trả trên Bảng Cân đối kế toán.

Giao dịch giữa các doanh nghiệp phần lớn thường được thực hiện thông qua tín dụng. Các kỳ hạn thanh toán thông thường là 30 hoặc 60 ngày với mức chiết khấu cho việc thanh toán sớm như giảm 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày trên tổng số tiền phải thanh toán trong 30 ngày (kí hiệu “2/10 net 30”).

Nợ ngắn hạn: Chi phí dồn tích

• Chi phí dồn tích là các nghĩa vụ tiền mặt tương tự như các khoản phải trả. Khoản phải trả được sử dụng cho các khoản nợ đối với các nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ mà mình thường xuyên mua bằng tín dụng.
• Ví dụ về các khoản chi phí dồn tích là tiền lương của nhân viên nhưng công ty vẫn chưa trả, các hóa đơn của luật sư chưa được thanh toán, lãi vay ngân hàng nhưng vẫn chưa trả,…

Nợ ngắn hạn: Thuế thu nhập phải nộp

• Mỗi khi công ty bán một cái gì đó và kiếm được lợi nhuận, thì một lượng phần trăm lợi nhuận sẽ là phần nợ chính phủ được định hình dưới dạng các khoản thuế thu nhập.
• Thuế thu nhập phải nộp là phần thuế thu nhập mà công ty nợ chính phủ nhưng vẫn chưa trả.
• Cứ ba tháng một lần hoặc lâu hơn, công ty sẽ gửi cho chính phủ một tờ séc về các khoản thuế thu nhập. Khoảng thời gian từ khi công ty có được lợi nhuận và thời điểm thực trả thuế cho chính phủ, công ty sẽ thể hiện số tiền thuế phải nộp là thuế thu nhập phải trả trên Bảng Cân đối kế toán.

Nợ ngắn hạn & Nợ dài hạn

Bất kỳ các khế ước nhận nợ và các khoản nợ dài hạn đến hạn phải thanh toán nào cũng là thành phần của nợ ngắn hạn và được liệt kê trên Bảng Cân đối kế toán dược tên Nợ đến hạn phải trả.

Nếu doanh nghiệp nợ ngân hàng và các điều khoản của hợp đồng vay có nói rằng công ty phải hoàn trả trong vòng 12 tháng, thì khoản nợ đó được gọi là khế ước nhận nợ và là khoản nợ ngắn hạn.

Khoản vay có thời hạn trên 12 tháng kể từ ngày lập bảng cân đối kế toán được gọi là nợ dài hạn. Việc thể chấp một tòa nhà là một ví dụ phổ biến. 
Phần nợ dài hạn đến hạn phải trả là số tiền đến hạn thanh toán trong vòng 12 tháng và là khoản nợ ngắn hạn được thể hiện dưới tên nợ đến hạn phải trả.

Vốn lưu động

• Vốn lưu động của công ty là số tiền còn lại sau khi trừ đi các khoản nợ ngắn hạn từ tài sản ngắn hạn.

• Vốn lưu động là số tiền doanh nghiệp sử dụng ngắn hạn. Nguồn vốn lưu động thúc đẩy hoạt động của doanh nghiệp. Vốn lưu động còn được gọi là “tài sản ngắn hạn thuần” hoặc đơn giản là “quỹ”.

Tổng nợ phải trả

• Lưu ý: Không có dòng riêng cho tổng nợ phải trả trong hầu hết các định dạng của Bảng cân đối kế toán.

Tổng nợ phải trả của công ty chỉ là tổng nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.

Nợ dài hạn là bất kỳ khoản vay nào mà công ty phải trả trong thời hạn hơn 12 tháng kể từ ngày lập Bảng Cân đối kế toán.

Các loại nợ dài hạn phổ biến bao gồm khoản vay thế chấp nhà đất và các khoản vay thế chấp máy móc thiết bị.

Vốn chủ sở hữu

Nếu bạn lấy phần nợ của công ty (tổng nợ phải trả) trừ đi phần tài sản (tổng tài sản), cái còn lại sẽ là giá trị của công ty thuộc chủ sở hữu … được gọi là vốn chủ sở hữu của cổ đông.

Vốn chủ sở hữu của cổ đông gồm 2 phần:

1. Vốn cổ phần: Số tiền ban đầu mà chủ sở hữu đóng góp thông qua việc đầu tư vào cổ phiếu của công ty.
2. Lợi nhuận chưa phân phối: Là tất cả các khoản thu nhập mà công ty giữ lại, không dùng để chi trả cổ tức cho cổ đông.

• Lưu ý: Cả 2 thuật ngữ “giá trị thuần” và “giá trị ghi sổ” đều có nghĩa tương tự như vốn chủ sở hữu của cổ đông.

Vốn cổ phần

Số tiền ban đầu và bất kì số tiền nào được đầu tư bổ sung vào hoạt động kinh doanh của công ty đều được đại diện bằng các cổ phiếu thuộc vốn cổ phần nắm giữ bởi cổ đông.

Cổ phiếu phổ thông là “mệnh giá quyền sở hữu” thông thường cho tất cả các tập đoàn. Tất cả các công ty đều phát hành cổ phiếu phổ thông, nhưng họ cũng có thể phát hành các loại cổ phiếu khác.

Các công ty đôi khi phát hành cổ phiếu ưu đãi, loại cổ phiếu này theo hợp đồng có 1 số quyền lợi nhất định hoặc có các ưu đãi hơn so với cổ phiếu phổ thông. Các quyền này có thể là nhận một khoản cổ tức nhất định và (hoặc) ưu tiên được thanh toán trước nếu công ty thanh lý.

Lợi nhuận giữ lại

Tất cả lợi nhuận của công ty mà không dùng để chi trả cổ tức cho cổ đông được gọi là lợi nhuận giữ lại.

Lợi nhuận giữ lại = tổng lợi nhuận – tổng số cổ tức

Lợi nhuận giữ lại có thể được xem là một khoản tiền để chi trả cổ tức trong tương lai. Trên thực tế, cổ tức không thể chi trả cho các cổ đông trừ khi lợi nhuận giữ lại trên Bảng cân đối kế toán đủ để thanh toán được toàn bộ séc chi cổ tức.

Nếu công ty không kiếm được lợi nhuận mà chỉ có lỗ trong thời gian dài, lúc này công ty có “lợi nhuận giữ lại âm” – được gọi là thâm hụt lũy kế.

Sự thay đổi trong vốn chủ sở hữu

Vốn chủ sở hữu là tổng số tiền mà cổ đông đầu tư vào cổ phiếu cộng với tất cả các khoản lợi nhuận công ty thu được (trừ đi mọi khoản lỗ), sau đó trừ đi khoản cổ tức đã chi trả cho cổ đông.

Giá trị vốn chủ sở hữu tăng lên khi công ty:

1. Có lãi => tăng lợi nhuận giữ lại
2. Phát hành cổ phiếu mới cho nhà đầu tư, qua đó tăng vốn cổ phần.

Giá trị vốn chủ sở hữu giảm khi công ty:

1. Bị lỗ => giảm lợi nhuận giữ lại
2. Chi trả cổ tức cho các cổ đông => giảm lợi nhuận giữ lại

Trên đây, Gitiho vừa giới thiệu đến các bạn các thuật ngữ cần biết đến trong Bảng Cân đối kế toán. Ngoài ra, nếu bạn vẫn chưa hình dung hay chưa đủ tự tin để lập một báo cáo tài chính thì có thể tham gia khóa học Kế toán tài chính vô cùng hữu ích, phù hợp với mọi đối tượng từ cơ bản đến nâng cao. Chi tiết xem tại Gitiho.com.