Cách lưu biểu đồ Excel dưới dạng template để sử dụng lại nhanh chóng

Gitiho đã giới thiệu rất nhiều mẫu biểu đồ độc đáo giúp bạn tạo nên các báo cáo trực quan sinh động từ công cụ Excel quen thuộc. Tạo biểu đồ trong Excel không khó, nhưng sẽ chiếm nhiều thời gian của bạn. Vì vậy, trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách lưu biểu đồ Excel của bạn dưới dạng template để bạn có thể dễ dàng sử dụng lại nếu cần.

Xem thêm khóa học Xây dựng Hệ thống Báo cáo Quản trị bằng Excel để nắm rõ những điểm mấu chốt của Báo Cáo Quản Trị và cách excel và Power BI để làm báo cáo, chạy các biểu đồ phân tích.

Cách tạo biểu đồ mẫu trong Excel

Chúng ta có thể thực hiện việc tùy chỉnh biểu đồ theo cách thủ công nếu đó là nhiệm vụ một lần nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian nếu bạn phải thực hiện tùy chỉnh biểu đồ hằng ngày.

Trong trường hợp đó, chúng ta nên tạo một biểu đồ tùy chỉnh Excel và lưu chúng dưới dạng Template biểu đồ Excel để sử dụng sau này trong báo cáo. Bưới đầu tiên, chúng ta sẽ tạo một biểu đồ tùy chỉnh và lưu chúng dưới dạng templat biểu đồ Excel.

Ở đây chúng ta có dữ liệu về doanh số và năng suất của một bộ phận trong các tháng khác nhau.

Bây giờ, bạn hãy chọn dữ liệu này và nhấn phím tắt CTRL + F1 để chèn biểu đồ được nhúng mặc định trong Excel.

Hoặc bạn có thể vào  insert--> charts và chèn một biểu đồ tùy thích. Tôi thích  sử dụng phím tắt để chèn biểu đồ. Các phím tắt trong Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian, hãy xem danh sách 200 phím tắt Excel trên máy tính Window và Macbook vô cùng hữu ích mà Gitiho đã chọn lọc sẵn và ghi nhớ những tổ hợp phím bạn thường dùng nhé.

Bây giờ, hãy quay trở lại biểu đồ mặc định của chúng ta nào.

Lúc này, biểu đồ mặc định chưa thể hiện dữ liệu một cách chính xác. Chúng ta chỉ có thể xem các cột bán hàng. Các cột năng suất không thể nhìn thấy rõ ràng vì chúng quá nhỏ so với doanh số bán hàng.

Biểu đồ này cũng không có bất kỳ chủ đề hoặc sự hấp dẫn nào. Chúng ta chắc chắn cần chỉnh sửa và tùy chỉnh nó theo nhu cầu của mình.

• Nhấp chuột phải vào biểu đồ và nhấp vào tùy chọn thay đổi loại biểu đồ. Chuyển đến tùy chọn combo.
• Tại đây, hãy nhấp vào checkbox trục thứ cấp (secondary axis) cho chuỗi năng suất. Thay đổi loại biểu đồ cho chuỗi năng suất thành dòng có điểm đánh dấu (line with markers).

• Bấm OK để lưu lại tùy chọn của bạn. Chúng tôi có một biểu đồ trông như hình bên dưới và kể được nhiều câu chuyện hơn biểu đồ mặc định.

Tiếp theo, bạn cần định dạng biểu đồ theo chủ đề Dashboard của bạn, phù hợp với màu sắc và thương hiệu của công ty. Trong ví dụ này, tôi chọn màu tím là chủ đề chính cho biểu đồ của mình. Bên cạnh đó, tôi cũng thêm tiêu đề, chú thích và xóa các đường lưới để biểu đồ trông rõ ràng hơn. Các bước cụ thể, bạn vui lòng xem thêm hướng dẫn mới nhất của chúng tôi về cách Tùy chỉnh biểu đồ Excel: thêm tiêu đề, trục, chú thích, nhãn dữ liệu và nhiều thứ khác.

Ngoài ra, tôi cũng đã tăng chiều rộng của các cột bằng cách giảm độ rộng khoảng cách giữa chúng. Đã thêm nhãn dữ liệu cho cả hai chuỗi. Thực hiện thêm một số thay đổi định dạng mà bạn có thể thấy trong hình dưới đây. Bạn hoàn toàn có thể thay đổi định dạng theo ý thích của mình.

Lúc này chúng ta đã có một biểu đồ tuyệt đẹp phù hợp với dashboard của mình. Nhưng thật sự tôi không nhớ mình đã thực hiện những tao tác chỉnh sửa chính xách nào để tạo nên biểu đồ này. Nếu tôi phải tạo biểu đồ này với một số dữ liệu khác nhau, tôi có thể mất khát nhiều thời gian.

Vì thế, tôi sẽ lưu biểu đồ này dưới dạng template và sử dụng lại bất cứ khi nào cần thiết.

Cách lưu và sử dụng lại biểu đồ Excel dưới dạng template

Lưu biểu đồ dưới dạng template

Để lưu biểu đồ này dưới dạng mẫu biểu đồ, hãy làm theo các bước sau:

Bưới 1: Nhấp chuột phải vào biểu đồ và nhấp vào tùy chọn "Lưu dưới dạng Mẫu ...".

Bước 2: Đặt tên và Lưu mẫu biểu đồ tại vị trí mong muốn.

Bước trên sẽ mở một hộp thoại Save as... Bộ lọc lưu được đặt thành  Chart Template File. Phần mở rộng của mẫu biểu đồ là .crtx mà bạn không cần phải quan tâm đến nó. Vị trí mặc định của các mẫu biểu đồ là Microsoft/Templates/charts. Bạn có thể thay đổi nếu bạn muốn.

Bấm vào nút Save. Và mẫu biểu đồ đã được lưu thành công.

Cách sử dụng template biểu đồ đã lưu trong Excel

Vậy là, chúng tôi đã lưu mẫu biểu đồ của mình. Giả sử chúng ta có một dữ liệu mới về nhân viên bán hàng và doanh số trung bình trong các năm khác nhau.

Dữ liệu này khác với dữ liệu chúng ta đã sử dụng trước đó nhưng cấu trúc thì giống nhau. Chúng ta có thể sử dụng cùng một biểu đồ mà chúng ta đã tạo ở phần trên để phân tích doanh số và năng suất. Các bước thực hiện như sau:

• Chọn bảng dữ liệu để tạo biểu đồ
• Insert --> Charts --> Recommended Charts. Tại đây excel sẽ hiển thị một số biểu đồ được đề xuất cho dữ liệu của bạn.
• Bỏ qua chúng và chuyển sang Tab All Chart Tab.
• Ở trên cùng, bạn sẽ thấy một thư mục có tên là Template. Có tất cả các mẫu biểu đồ đã lưu của mình. Hiện tại, chúng ta chỉ có một mẫu biểu đồ ở đây mà thôi.

Chọn biểu đồ và nhấn nút OK. Vậy là bạn đã có một biểu đồ đẹp mắt mà không cần phải chỉnh sửa nhiều nữa.

Mặc dù biểu đồ có cùng định dạng của biểu đồ trước đó nhưng bạn vẫn phải thiết lập thủ công một số thứ để nó hoàn hảo hơn, ví dụ như tiêu đề, chú thích và điều chính kích thước. Nhưng dù sao vẫn nhanh chóng hơn bạn định dạng mọi thứ ngay từ đầu.

Thật dễ dàng phải không. Thủ thuật nhỏ này đã giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian đầu tư vào những điều quan trọng hơn.

Hy vọng hướng dẫn này đã giúp bạn biết cạch tạo một mẫu biểu đồ trong Excel để tái sử dụng khi cần. Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác, hãy theo dõi Gitiho ngay hôm nay nhé. 

Tham khảo một số bài viết thú vị khác:

Hướng dẫn cách tạo và xuất biều đồ Excel sang PowerPoint

Hướng dẫn tạo biểu đồ từ nhiều sheet khác nhau trong Excel