Cách lưu biểu đồ Excel dưới định dạng ảnh

Excel có khả năng tạo ra những biểu đồ vô cùng trực quan và đẹp mắt từ những bảng số liệu. Sau đó, bạn có thể lưu lại và sử dụng những biểu đồ Excel đó trong PowerPoint hoặc Word.

Trong bài học Excel này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách để sao lưu biểu đồ Excel dưới định dạng ảnh hoặc xuất biểu đồ Excel giữ nguyên định dạng giúp bạn dễ dàng sử dụng trong PowerPoint hoặc Word.

Cách sao lưu biểu đồ Excel dưới định dạng ảnh

Sao lưu biểu đồ Excel dưới định dạng ảnh bằng các chương trình đồ họa

Ví dụ, bạn  có biểu đồ Excel sau đây:

Bây giờ, bạn muốn sao lưu biểu đồ Excel này dưới dạng hình ảnh để có thể sử dụng trong các phần mềm soạn thảo và trình chiếu khác, ta sẽ làm theo các bước sau:

Nhấp phải vào khung biểu đồ, sau đó chọn Copy để sao chép biểu đồ. Lưu ý: Không nhấp chuột lên trên biểu đồ hoặc các phần tử của biểu đồ vì việc này sẽ làm thay đổi lựa chọn khác với mục đích của bạn: Thay vì chọn cả biểu đồ thì sẽ chọn phần tử đó, vì vậy khi nhấp chuột phải sẽ hiện ra bảng lựa chọn để chỉnh sửa cho phần tử đó, không hiện ra lệnh Copy.

Mở các chương tình đồ họa (Ví dụ như Photoshop, Paint). Để tiện lợi thì bạn có thể dùng Paint, vì chương trình này được cài đặt sẵn trong máy tính. Vì vậy. ở đây, Gitiho sẽ dùng Paint. Chương trình đồ họa sẽ là trung gian giúp chúng ta sao lưu biểu đồ Excel dưới dạng ảnh.

Mở trang làm việc mới, sau đó dán biểu đồ vào. Bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + V/ nhấn vào biểu tượng Paste trong thẻ Home hoặc nhấp chuột phải, chọn Paste để dán. 

Điều chỉnh biểu đồ trong trang làm việc sao cho phù hợp và đẹp như phóng to hoặc thu nhỏ. 

Lưu biểu đồ dưới dạng ảnh: Vào Menu, chọn Save As, chọn Image

Ở hộp thoại Save As, bạn nhập tên muốn lưu vào ô File Name và lựa chọn định dạng cho ảnh trong ô Save as type. Bạn có thể lưu dưới các định dạng ảnh như png hay jpeg để dễ dàng sử dụng trong những chương trình hay phần mềm khác. Đặc biệt nên lựa chọn định dạng png vì đây là định dạng ảnh tốt nhất, không bị giảm chất lượng ảnh. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách để tạo biểu đồ trong Excel: Các dạng và ví dụ

Sao lưu biểu đồ Excel trực tiếp vào Word và PowerPoint dưới dạng ảnh

Nếu không cần sao lưu biểu đồ Excel thành hình ảnh dùng cho nhiều lần khác mà chỉ cần dùng trực tiếp trong PowerPoint hoặc Word 1 lần thì chúng ta sẽ sao lưu biểu đồ theo cách sau: 

Nhấp chuột phải vào khung của biểu đồ Excel để thực hiện sao lưu biểu đồ Excel vào bộ nhớ tạm

Mở tệp Word hoặc PowerPoint, đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn dán biểu đồ. 

Vào thẻ Home, chọn Paste > Paste Special

Trong hộp thoại Paste Special, phần Paste - As, bạn sẽ thấy nhiều lựa chọn định dạng. Bạn có thể chọn một trong những định dạng rồi nhấn OK để sao lưu biểu đồ Excel vào Word hoặc PowerPoint

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm đẹp cho biểu đồ Gantt Chart trên Excel

Sao lưu toàn bộ biểu đồ Excel dưới định dạng ảnh

Cách làm bên trên chỉ áp dụng được nếu bạn muốn sao lưu 1 biểu đồ Excel mà thôi. Nếu bạn muốn sao lưu biểu đồ trong toàn bộ trang tính, sẽ rất mất thời gian nếu áp dụng cách làm đó. 

Để sao lưu toàn bộ biểu đồ Excel có trong trang tính, chúng ta có thể thực hiện bằng cách sau:

Nhấp chọn tất cả các biểu đồ Excel mà bạn muốn sao lưu biểu đồ

Vào thẻ File, chọn Save As, chọn thư mục bạn muốn sao lưu biểu đồ

Trong hộp thoại Save As, chọn định dạng Web Page (*.htm, .html) ở ô Save as type.

Nhấp chọn vào ô Entire Workbook ở ngay bên dưới ô Save as type. Sau đó nhấn OK để hoàn thành

Lúc này, tất cả các biểu đồ Excel trong trang tính đã được sao lưu biểu đồ dưới dạng ảnh với đuôi png, và được để trong thư mục có đuôi .html

Xem thêm: Hướng dẫn thao tác với tiêu đề biểu đồ (Chart Title) trong Excel

Sao lưu biểu đồ Excel vào Word và PowerPoint giữ nguyên định dạng

Các cách sao lưu biểu đồ Excel bên trên chỉ có thể sao lưu biểu đồ Excel dưới dạng ảnh, khi số liệu sử dụng tạo biểu đồ Excel thay đổi thì biểu đồ đó sẽ không thể thay đổi. Vì vậy, nếu bạn muốn sao lưu biểu đồ ra Word và PowerPoint với đầy đủ tính năng y hệt như trong Excel thì bạn hãy làm theo các bước sau:

Nhấp chuột phải vào khung biểu đồ, chọn Copy 

Mở tệp Word hoặc PowerPoint, đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn dán biểu đồ

Nhấp chuột phải, tại phần Paste options, chọn Keep source formatting & Link data (F) - Sao lưu biểu đồ Excel giữ nguyên định dạng và liên kết dữ liệu

Lúc này, biểu đồ Excel đã được sao lưu với định dạng được giữ nguyên. Vì vậy, có thể chỉnh sửa biểu đồ, cũng như khi có sự thay đổi về dữ liệu trong bảng dữ liệu tạo biểu đồ trong Excel, biểu đồ được sao lưu cũng thay đổi

Bạn có thể nhìn thấy sự khác biệt phần định dạng biểu đồ của 2 biểu đồ được sao lưu dưới 2 dạng khác nhau:

Đây là biểu đồ được sao lưu biểu đồ giữ nguyên định dang:

Đây là biểu đồ được sao lưu biểu đồ dưới dạng ảnh:

Tổng kết

Trong bài viết này, Gitiho đã hướng dẫn bạn những cách nhanh chóng và hiệu quả để sao lưu biểu đồ Excel vào Word và PowerPoint. Có thể sao lưu biểu đồ Excel dưới dạng ảnh để sử dụng dưới nhiều mục đích khác nhau, hoặc sao lưu biểu đồ Excel giữ nguyên định dạng để tiện lợi cho việc chỉnh sửa và thay đổi số liệu.

 Chúc các bạn áp dụng thành công!