Cách sử dụng hàm ImportRange trong Google Sheets

Trên Excel, để trích xuất dữ liệu từ các bảng tính hoặc từng các file Excel thì cần sự hỗ trợ của VBA, nhưng trong Google Sheets thì việc này đơn giản hơn rất nhiều nhờ hàm IMPORTRANGE siêu mạnh. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng hàm IMPORTRANGE và cách kết hợp hàm QUERY kết hợp IMPORTRANGE để liên kết dữ liệu giữa các file.

Trước khi tìm hiểu về hàm IMPORTRANGE và hàm QUERY, bạn cần thiết lập cho phép truy cập dữ liệu còn gọi là Allow Access tại các file thực hành, vì nếu không cho phép thì công thức sẽ không hoạt động được.

Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets để liên kết dữ liệu

Cấu trúc hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets:

=IMPORTRANGE("spreadsheet_key", "range_string")

Gần đây Google Sheets có update thay spreadsheet_key bằng spreadsheet_url

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “chuỗi_dải_ô”)

• Spreadsheet key: là một chuỗi dài các số và chữ cái trong URL cho một bảng tính nhất định. 
• Spreadsheet url: là đường link địa chỉ của một file bảng tính nhất định. Bạn có thể sử dụng spreadsheet url hoặc spreadsheet key đều được. Trong ví dụ này ta sẽ sử dụng spreadsheet key, bạn chú ý spreadsheet key hay spreadsheet url luôn nằm trong dấu “ “.
• Range string: còn gọi là “Chuỗi dải ô” là tên chính xác của bảng tính lấy dữ liệu (Ví dụ Sheet 1, Sheet 2 hoặc được đặt tên là Data 1, Data 2 ...), theo sau là '!' và phạm vi của các ô muốn lấy dữ liệu .

Ví dụ ứng dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets như sau:

Ta có bảng dữ liệu

Trên bảng tính này, chúng ta sẽ lấy dữ liệu từ ô A1 đến D100 trong Sheet1. Do đó ta sẽ có công thức sau

=ImportRange("1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:D100")

Hoặc:

=ImportRange("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:D100")

Công thức này sẽ nhập dữ liệu từ một bảng tính sang bảng tính khác. Ở đây là nhập dữ liệu từ ô A1 đến ổ D100 từ bảng tính "Sheet1". Dữ liệu sẽ được hiển thị sang bảng tính khác vẫn giữ nguyên định dạng như trong sheet gốc.

Xem thêm: Hướng dẫn cách thêm dòng tổng kết vào bảng trong Google Sheets sử dụng hàm Query

Sử dụng hàm QUERY để nhập dữ liệu có điều kiện

Hàm IMPORTRANGE rất mạnh để liên kết hoặc tổng hợp số lượng lớn dữ liệu giữa các file Google Sheets, nhưng để liên kết dữ liệu cụ thể chính xác theo điều kiện cần trích xuất thì hàm QUERY sẽ mạnh hơn rất nhiều. 

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ lấy dữ liệu “Units Sold” của Đức.

Để lấy dữ liệu gõ công thức sau:

=QUERY( ImportRange( "1ByTut9xooZdPIBF55gzQ0Cdi04owDTtLVc_gPGtOKY0", "Sheet1!A1:O1000" ) , "select Col5 where Col2 = 'Germany'")

Ở đây, dữ liệu "ImportRange" thực hiện theo đúng cú pháp trước và sau đó chúng ta sẽ chỉ định hàm tới cột 5 là cột chứa "Units Sold") có chứa cột 2 “Germany”. Vì vậy, có hai "đối số" trong truy vấn này là ImportRange và select ColX where ColY = 'Z'.

Xem thêm: HƯỚNG DẪN THÊM HÀNG TOTAL BẰNG HÀM QUERY TRONG GOOGLE SHEETS

Kết luận

Như vậy, chúng mình đã hướng dẫn xong cho các bạn về cách dùng hàm ImportRange trong Google Sheets để trích xuất dữ liệu cực kỳ đơn giản.

Để nắm vững kỹ năng ứng dụng Google Sheets vào công việc, bạn nên tham khảo ngay khóa học:

Thành thạo Google Sheets từ cơ bản tới nâng cao 

Khóa học giúp các bạn nắm vững cách dùng các công cụ và kỹ năng để làm chủ Google Sheets. Trong khóa học, các bạn sẽ được học cả lý thuyết lẫn thực hành để dễ dàng nắm bắt kiến thức và ứng dụng vào thực tế. Nếu có điều gì chưa hiểu rõ thì các bạn có thể đặt câu hỏi ngay dưới video để được giảng viên hỗ trợ nhé. Chúc các bạn học tập hiệu quả!