2 Cách tạo nút chọn trong Excel đơn giản, kèm ví dụ dễ hiểu

Cách tạo nút chọn trong excel hay còn được gọi là tạo option, tạo drop list sẽ giúp bạn tạo một danh sách thả xuống tự động hỗ trợ công việc được nhanh gọn và nâng cao hiệu suất. Vậy bạn có tò mò là cách thực hiện như thế nào không, theo dõi bài viết dưới đây của Gitiho để biết thêm chi tiết!

1. Cách cách tạo option trong excel bằngcách tạo nút chọn trong excel Data Validation 

Ví dụ đây là danh sách nhân viên với bảng dữ liệu trống:

Còn đây là bảng dữ liệu:

Trong trường hợp bạn muốn tạo nút chọn cho cột “Giới tính”, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bôi đen cột Giới tính => Thẻ Data => Chọn Data Validation => ở mục Settings, Allow bạn chọn List => ở mục Source bạn di chuyển chuột sang cột Data và chọn vùng dữ liệu ở cột “giới tính” => Ok.

Tuy nhiên nhược điểm của cách này là khi bạn thêm một chức vụ mới vào bảng dữ liệu thì nó sẽ không tự động cập nhật trong trang tính của bạn. 

Để khắc phục nhược điểm này, khi thực hiện kéo vùng dữ liệu bạn nên kéo xuống khoảng vài dòng để phòng trường hợp cần thêm dữ liệu nhé!

Ngoài ra, nếu muốn nâng cao kỹ năng sử dụng Excel để làm việc nhanh hơn, hiệu quả và tối ưu, bạn có thể tham khảo Khóa học Excel từ cơ bản đến nâng cao chỉ với 16h+ học tập. Nhanh tay đăng ký để trở thành chuyên gia Excel bạn nhé.

2. Cách sử dụng hàm Offset

Ngoài cách trên bạn có thể sử dụng hàm Offset, với cách này dữ liệu của bạn sẽ tự động cập nhật trong trường hợp bạn thêm các tùy chọn khác vào trang tính của mình. 

Bước 1: Bôi đen cột “Chức vụ”

Bước 2: Vào thẻ Data => Data Validation => Mục Allow chọn List => Mục Source gõ: 

=offset(data!$C$3,0,0,counta(data!$C:$C)-1)

Giải thích: 

data!$C$3: tham chiếu ô “Chức vụ” đầu tiên là “nhân viên thử việc”

0: không chọn hàng nào mà vẫn chọn ô đầu tiên

0: không dịch sang phải 

counta(data!$C:$C)-1: chọn cột “chức vụ” để tham chiếu, tuy nhiên nếu chọn như vậy thì “chức vụ” sẽ luôn được chọn. Vì vậy, bạn cần trừ đi 1.  

Trong trường hợp bạn muốn thêm 1 “Chức vụ” nữa như “thực tập sinh” thì ở cột “chức vụ” sẽ tự động cập nhật. 

Ngoài ra với những trường hợp tạo danh sách xổ xuống dạng tự nhập bạn có thể tham khảo cách làm sau:

Hy vọng với 2 cách làm trên sẽ giúp bạn ứng dụng thành công vào công việc cũng như học tập. Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

Cách copy paste nhiều dòng trong Excel đối với các ô liền kề và không liền kề

Cách cộng trừ ngày tháng năm trong Excel chuẩn nhất