Cách tìm kiếm trong Excel với phương pháp đếm nhiều điều kiện dạng hoặc - Phần 1: Hàm COUNTIFS

Khi phải làm việc với một khối lượng lớn dữ liệu trên Excel, chúng ta thường phải tìm kiếm trong Excel những giá trị mà chúng ta cần. Thậm chí chúng ta sẽ phải tìm và đếm những dữ liệu thỏa mãn theo nhiều điều kiện khác nhau trong Excel. Với những yêu cầu đếm phức tạp phải thỏa mãn theo nhiều điều kiện dạng Hoặc, chúng ta sẽ cần những phương pháp thích hợp để xử lý những dữ liệu đó. Vậy trong bài viết này, gitiho.com sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này với không chỉ một mà đến 4 phương pháp khác nhau. 

Học ngay khóa Thủ thuật Excel cập nhật hàng tuần cho dân văn phòng

Ví dụ tìm kiếm trong Excel thỏa mãn nhiều điều kiện

Chúng ta sẽ minh họa phương pháp này với một dữ liệu cụ thể trong bảng dưới đây

Với bảng này, chúng ta sẽ cùng tìm kiếm trong Excel số lượng người có giới tính Nam có độ tuổi từ 20 trở lên, Hoặc có số thẻ lớn hơn Hoặc bằng 50.

Tìm kiếm trong Excel với hàm COUNTIFS

Có rất nhiều hàm sử dụng để tìm kiếm và đếm dữ liệu trong Excel. Với những trường hợp cần đếm những dữ liệu thỏa mãn nhiều điều kiện dạng Hoặc như bài toán trên, chúng ta sẽ dùng hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS, vì chúng ta cần tìm "Nhiều điều kiện" nên hàm cần sử dụng sẽ là hàm COUNTIFS.

Lưu ý: Hàm COUNTIFS chỉ sử dụng được với các phiên bản Microsoft Office từ 2007 trở lên nhé. 

Phân tích các điều kiện của bài

Với yêu cầu "Đếm số người có giới tính Nam có tuổi 20 trở lên, hoặc có số thẻ lớn hơn hoặc bằng 50", chúng ta sẽ phân tích kỹ từng yêu cầu và đối tượng liên quan để dễ dàng xây dựng được công thức đếm chính xác.

Những đối tượng liên quan đến công thức tính gồm: Cột Giới tính, cột Tuổi, cột Số thẻ.
Các điều kiện của bài: Giới tính là Nam, tuổi lớn hơn hoặc bằng 20, số thẻ lớn hơn hoặc bằng 50.

Trong trường hợp các điều kiện này không liên quan đến nhau, các bạn hoàn toàn có thể tính riêng lẻ từng điều kiện rồi cộng lại. Nhưng ở bài toán này những điều kiện đều có mối liên hệ với nhau, phân tích kỹ chúng ta sẽ thấy mối liên hệ này như sau:

- Giới tính Nam có độ tuổi 20 trở lên: Yêu cầu này bao gồm điều kiện VÀ (AND)
- Hoặc có số thẻ lớn hoặc bẳng 50: Yêu cầu này bao gồm điều kiện HOẶC (OR)

Chúng ta có thể chia ra thành 2 yêu cầu để dễ dàng xây dựng công thức:
Yêu cầu 1: Giới tính nam và có tuổi từ 20 trở lên
Yêu cầu 2: Giới tính nam và có số thẻ lớn hơn hoặc bằng 50
Yêu cầu 1 và yêu cầu 2 đều đúng.

Xây dựng công thức tính

Xét yêu cầu 1: gồm 2 điều kiện

Các đối tượng trong hàm COUNTIFS bao gồm:

• Criteria_range1: Vùng chứa điều kiện thứ 1, cụ thể là cột Giới tính B2:B13
• Criteria1: điều kiện thứ 1 (nằm trong vùng điều kiện thứ 1), cụ thể là giới tính Nam
• Criteria_range2: Vùng chứa điều kiện thứ 2, cụ thể là cột Tuổi C2:C13 (yêu cầu là các vùng criteria_range phải có độ lớn bằng nhau)
• Criteria2: điều kiện thứ 2 (nằm trong vùng điều kiện thứ 2), cụ thể là tuổi >=20

Từ đó chúng ta sẽ có công thức hàm COUNTIFS như sau:

=COUNTIFS(B2:B13,”Nam”,C2:C13,”>=”&20)

Tương tự như vậy, chúng ta phân tích và xây dựng công thức hàm COUNTIFS cho yêu cầu 2 như sau:

=COUNTIFS(B2:B13,”Nam”,D2:D13,”>=”&50)

Vì mối quan hệ của hai yêu cầu này là điều kiện dạng Hoặc, tức là chỉ cần một trong hai yêu cầu đúng thì đều được tính, vậy kết hợp hai yêu cầu này lại với điều kiện dạng Hoặc, chúng ta sẽ có công thức tìm kiếm trong Excel như sau:

=COUNTIFS(B2:B13,”Nam”,C2:C13,”>=”&20)+COUNTIFS(B2:B13,”Nam”,D2:D13,”>=”&50)

Chúng ta sẽ có kết quả như bảng sau:

Đánh giá công thức tìm kiếm trong Excel

Công thức với hàm COUNTIFS này có những ưu điểm và nhược riêng, các bạn hãy tham khảo kỹ để ứng dụng được phù hợp nhé:

Ưu điểm: - Không cần dùng công thức mảng
                - Phân tích kỹ và rõ ràng được từng yêu cầu và tính chất bài toán
                - Dễ tính toán

Nhược điểm: Cần sử dụng hàm tới 2 lần hoặc nhiều hơn nếu có thêm nhiều điều kiện HOẶC => Công thức bị dài

Trên đây là phương pháp tìm kiếm trong Excel để thỏa mãn nhiều điều kiện dạng Hoặc đầu tiên trong chuỗi bài Cách tìm kiếm trong Excel với phương pháp đếm nhiều điều kiện dạng hoặc. Gitiho.com chúc bạn áp dụng công thức thành công và đừng quên theo dõi những phần tiếp theo để cập nhật những công thức phù hợp nhất với công việc của mình nhé.