CÁCH ỨNG DỤNG HÀM INDEX VÀ MATCH NÂNG CAO (PHẦN 2)

Tiếp nối phần 1 của bài viết, ở phần này, Gitiho sẽ đi sâu vào những ứng dụng của hàm INDEX và MATCH mà hàm VLOOKUP không thể làm được. Cùng đọc bài viết này nhé!

Tại sao sự kết hợp hàm INDEX và MATCH lại tốt hơn hàm VLOOKUP?

Phần lớn các chuyên gia sử dụng Excel cho rằng việc sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH thay cho VLOOKUP là sự lựa chọn ưu tú hơn để tra cứu. Người sử dụng có thể thấy hàm VLOOKUP đơn giản hơn so với hàm INDEX và MATCH và nhiều người dùng thấy vô cùng nản khi học những công thức phức tạp hơn.  

Dưới đây là những lợi ích của việc sử dụng kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH vượt trội hơn hàm VLOOKUP trong Excel, từ đó bạn đọc tự đưa ra sự lựa chọn sử dụng hàm theo ý muốn.

Xem thêm: Cách ứng dụng hàm Index và Max nâng cao (Phần 1)

4 lợi ích của việc kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH

Cho phép tìm kiếm từ phải sang trái

Do hàm VLOOKUP không thể tìm kiếm phía bên trái, bất cứ người sử dụng Excel thành thạo nào cũng biết. Có nghĩa là, giá trị bạn cần tìm hay tra cứu phải luôn nằm ở cột cận trái của dải ô (array) cần tìm. Với hàm INDEX kết hợp MATCH, dải ô cần tìm của bạn có thể nằm ở phía bên phải của bảng.

Cho phép chèn hay xóa cột an toàn

Công thức VLOOKUP bị lỗi hay trả về kết quả không chính xác khi xóa hay chèn thêm cột mới vào bảng cần tìm. Với hàm VLOOKUP, bất cứ cột nào được chèn hay xóa cũng có thể thay đổi kết quả trả về bởi công thức bởi vì cú pháp hàm VLOOKUP yêu cầu định rõ toàn bộ mảng bảng (array) và một số nhất định để xác định rõ ví trị cột bạn cần lấy dữ liệu.

Ví dụ: Giả sử bạn có bảng A1:C10 và muốn trả về giá trị từ cột B, bạn sẽ đặt số “2” ở thông số thứ ba (col_index_num) của công thức VLOOKUP như sau

=VLOOKUP(“lookup value”,A1:C10,2)

Nếu sau đó, bạn chèn một cột mới giữa cột A và cột B, thì bạn phải thay đổi “2” thành “3” trong công thức, nếu không thì nó sẽ trả về giá trị từ cột mới được chèn vào.

Ảnh dưới đây là kết quả sau khi đã thay đổi công thức:

Với hàm INDEX và hàm MATCH, bạn có thể xóa hay chèn cột mới vào bảng cần tìm mà không thay đổi kết quả bởi vì bạn định rõ cột chứa giá trị cần tìm một cách trực tiếp. Và đây là một lợi ích rất lớn, nhất là khi xử lý chuỗi dữ liệu lớn, vì bạn có khả năng chèn hay xóa mà không cần lo lắng về việc cập nhật mỗi công thức tìm kiếm liên quan.

Xem thêm: Giới thiệu các tính năng hữu dụng của hàm INDEX trong Excel

Không đặt giới hạn cho kích thước dữ liệu cần tìm

Khi sử dụng hàm VLOOKUP, hãy nhớ rằng tổng chiều dài của tiêu chuẩn tìm kiếm không nên vượt quá 255 ký tự, nếu không thì bạn sẽ nhận được lỗi #VALUE!. Vì thế, nếu chuỗi dữ liệu của bạn chứa một chuỗi dài, thì hàm INDEX + MATCH là giải pháp khả thi duy nhất.

Ví dụ: bạn sử dụng công thức VLOOKUP dưới đây để tìm kiếm từ ô B5 đến ô D10 cho giá trị ở ô A2:

=VLOOKUP(A2,B5:D10,3,FALSE)

Công thức sẽ không chạy nếu giá trị cần tìm ở ô A2 vượt quá 255 ký tự. Thay vào đó, bạn nên sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH tương tự:

=INDEX(D5:D10,MATCH(TRUE,INDEX(B5:B10=A2,0),0))

Tốc độ xử lý nhanh hơn

Nếu bạn đang xử lý một bảng tương đối nhỏ, thì điểm khác biệt trong việc xử lý của Excel sẽ hầu như không thể nhận thấy, nhất là ở các phiên bản gần đây. Nhưng nếu bạn sử dụng bảng tính lớn có hàng ngàn hàng và hàng ngàn công thức cần tìm, thì phần mềm Excel sẽ làm việc nhanh hơn nhiều nếu bạn sử dụng hàm INDEX kết hợp MATCH thay vì hàm VLOOKUP. Nói chung, việc sử dụng công thức hàm INDEX kết hợp MATCH sẽ tăng tốc độ xử lý của Excel lên 13 % so với công thức VLOOKUP tương tự. 

Ảnh hưởng của hàm VLOOKUP lên việc xử lý của Excel có thể sẽ rõ ràng hơn nếu trang tính (sheet) làm việc của bạn chứa hàng trăm công thức mảng phức tạp như VLOOKUP và SUM. Điểm mấu chốt đó là việc kiểm tra mỗi giá trị trong mảng yêu cầu một hàm VLOOKUP khác. Vì thế, mảng càng có nhiều giá trị và sổ làm việc của bạn càng có nhiều công thức mảng, thì Excel xử lý càng chậm.

Mặt khác, với sự kết hợp hàm INDEX và hàm MATCH, Excel chỉ phải cân nhắc cột tìm kiếm và cột trả về, nên nó xử lý công thức nhanh hơn nhiều.

Xem thêm: Cách ứng dụng hàm Index và Max nâng cao (Phần 3)

Tổng kết

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc có thể thấy những ưu điểm nổi bật của sự kết hợp hàm INDEX và MATCH hơn so với việc sử dụng công thức VLOOKUP. Nhờ đó, có thể đưa ra sự lựa chọn cho riêng mình. Tuy nhiên, Gitiho sẽ chỉ dẫn chi tiết cách sử dụng nâng cao của hàm INDEX kết hợp hàm MATCH này ở phần tiếp theo của bài viết. Nhớ đón đọc tại đây nhé: Cách ứng dụng hàm Index và Max nâng cao (Phần 3)