Cách vẽ và sử dụng Sparklines (biểu đồ thu nhỏ) trong Excel

Sparkline trong Excel là một biểu đồ nhỏ được sử dụng để biểu diễn một chuỗi dữ liệu, Sparkline nằm gọn trong một ô, giúp bạn dễ dàng hình dung một phần dữ liệu từ một tập dữ liệu hớn.

Sparkline có sẵn trong Excel bao gồm ba dạng:

• Biểu đồ đường
• Biểu đồ cột
• Biểu đồ Win/Loss

Tại sao cần sử dụng Sparklines trong Excel

Sparklines là gì?

Sparkline trong Excel không phải là một đối tượng như đồ thị Excel, nó nằm trong một ô dưới dạng dữ liệu thông thường. Khi bạn tăng kích thước của Excel, Sparkline sẽ tự động thay đổi khích thước để nằm gọn trong các ô đó.

Dưới đây là trường hợp bạn nên sử dụng Sparkline:

• Trực quan hóa dữ liệu như nhiệt độ hoặc giá thị trường chứng khoán.
  
• Chuyển dữ liệu thành dạng nén.
• Báo cáo dữ liệu tạo ra trong một thời gian ngắn.
• Phân tích xu hướng dữ liệu trong một thời gian cụ thể.
• Để dễ dàng hiểu được những biến động trong dữ liệu.
• Giúp hiểu rõ hơn về các điểm dữ liệu cao và thấp.
• Các giá trị âm có thể được làm nổi bật hơn bằng sparkline.

Các loại Sparkline trong Excel

Để chọn loại Sparkline, bạn hãy vào menu Insert, click chọn loại Sparkline mình cần

1. Line Sparkline: Dòng Sparkline trong Excel sẽ ở dạng đường thẳng và các giá trị cao sẽ biểu thị sự dao động về chênh lệch độ cao.
2. Column Sparkline: Sparkline dạng cột trong Excel sẽ ở dạng biểu đồ cột hoặc biểu đồ thanh. Mỗi thanh hiển thị mỗi giá trị.
3. Win / Loss Sparkline: Dạng biểu đồ Win / Loss này chủ yếu được sử dụng để hiển thị các giá trị âm như chi phí hoặc lời/lỗ

Tùy thuộc vào loại Sparkline bạn chọn, dữ liệu của bạn sẽ được trực quan dưới một hình ảnh khác nhau.

Xem thêm khóa học Excel online Kỹ năng báo cáo - Tư duy tổ chức dữ liệu trên Excel để biết được quy trình tạo ra 1 bản báo cáo chuyên nghiệp

Cách chèn Sparklines trong Excel

Để chèn được Sparklines trong Excel, bạn cần chọn vùng dữ liệu cần trực quan hóa. Chúng tôi đã chuẩn bị một file dữ liệu mẫu, đính kèm ngay bên dưới. Bạn có thể tải về để thực hành các bước trong hướng dẫn này.

Giả sử, chúng ta có dữ liệu như bảng sau

1. Chọn cột cần chèn Sparklines và loại Sparklines bạn cần trong menu Insert.

2. Một cửa sổ bật lên, từ đó bạn chọn phạm vi dữ liệu để tạo Sparklines. Hãy nhấp vào mũi tên gần hộp phạm vi dữ liệu, một phạm vi ô có thể được chọn.

3. Chọn hàng đầu tiên của dữ liệu cho năm 2011 trong hộp văn bản Data range. Phạm vi sẽ được hiển thị là B2: G2.

4. Chọn nơi bạn muốn chèn Sparkline trong dòng Location range. Sau đó bấm OK. Sparkline của bạn sẽ được tạo và nằm trong ô bạn chọn.

Ứng dụng Sparkline để tạo báo cáo bán hàng trong Excel

Chúng ta hãy tìm hiểu một ví dụ phức tạp hơn. Giả sử, bạn có báo cáo bán hàng trong bốn năm: 2015, 2016, 2017. Chi tiết bao gồm trong bảng này là quốc gia, sản phẩm và tổng doanh thu.

Hãy cùng tìm ra xu hướng bán hàng của sản phẩm này trong các năm khác nhau với Sparkline theo các bước sau:

1. Tạo một phân tích cột bên cạnh tổng doanh thu cho năm 2018. Và trong bước tiếp theo, bạn sẽ chèn Sparkline. 

2. Chọn ô mà bạn muốn chèn Sparkline. Chuyển đến menu Insert, chọn bất kỳ dạng Sparkline nào bạn muốn từ danh sách Sparkline.

3. Chọn phạm vi dữ liệu như hướng dẫn ở phần trên.

4. Ở đây, phạm vi dữ liệu là từ dữ liệu ô chứa 'Tổng doanh thu từ 2015 đến 2018' và phạm vi vị trí là từ H3. Nhấn nút 'OK' sau đó.

5. Sparkline sẽ được chèn vào ô H3. Bạn có thể áp dụng Sparkline cho toàn bộ dữ liệu bằng cách kéo công thức xuống ô bên dưới.

Cách định dạng Sparklines trong Excel

Để định dạng Sparkline, trước tiên bạn cần click vào Sparkline đã tạo. Một tab mới có tên Design sẽ xuất hiện trên thanh menu bao gồm các công cụ Sparkline, giúp bạn thay đổi màu sắc và kiểu dáng. 

Bạn có thể tùy chỉnh thuộc tính của Sparklines như kiểu dáng, màu sắc, độ dày,... theo nhu cầu của mình.

1. Thay đổi Kiểu Sparklines

Chọn một kiểu từ tùy chọn 'Style' trong menu thiết kế. Các kiểu được bao gồm trong danh sách thả xuống. Sau đó chọn kiểu bạn muỗn

2. Thay đổi màu sắc Sparklines

Màu sắc và độ dày của Sparkline có thể được thay đổi bằng cách sử dụng tùy chọn Sparkline Color. Bạn chỉ cần chọn màu sắc ưa thích của mình từ menu thiết kế.

3. Thay đổi độ rộng của các dòng.

Check vào mục bạn muốn. Các tùy chọn có sẵn trong phần này là: 

• High/Low Point: Đánh dấu điểm cao điểm cao và điểm thấp trên Sparkline.
• First/Last Point: Điều này sẽ giúp làm nổi bật các điểm dữ liệu đầu tiên và cuối cùng trên Sparkline.
• Negative Points: Sử dụng tùy chọn này để đánh dấu các giá trị âm.
• Markers: Tùy chọn này chỉ áp dụng cho đường Sparkline, đánh dấu tất cả các điểm dữ liệu bằng một điểm đánh dấu. Màu sắc và kiểu dáng khác nhau có sẵn với nhiều màu và đường kẻ đánh dấu hơn.

5. Cách xóa Sparklines

Bạn không thể xóa Sparkline bằng cách nhấn phím xóa trên bàn phím. Để xóa Sparkline, bạn cần chọn ô có chứa Sparkline, chuyển đến tùy chọn Clear trong tab Design.

Thao tác này sẽ xóa Sparkline đã chọn khỏi ô.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu Sparkline là gì, nên sử dụng Sparkline trong những trường hợp nào và các thao thác cơ bản trên Sparkline. Bên cạnh đó, để không bỏ lỡ những mẹo và thủ thuật tin học văn phòng hữu ích khác, hãy tham gia Gitiho ngay hôm nay.