Hướng dẫn bạn cách xây dựng mô tả công việc (JD) vị trí Trưởng phòng Kiểm soát tuân thủ

Là con người mặt lạnh - tay cầm đao vung khắp công ty? Hay là những con người lăm le thanh bảo kiếm bảo vệ quy trình quy định của Doanh nghiệp. Bài viết này Gitiho sẽ giới thiệu đến các bạn mô tả công việc cũng như chức năng nhiệm vụ của vị trí Trưởng phòng Kiểm soát tuân thủ trong một tổ chức.

Mô tả công việc

Chức danh/vị trí công việc: Trưởng phòng Kiểm soát tuân thủ

Phòng Ban: Phòng KSHĐXD/ Ban KSNB

Địa điểm làm việc Do công ty chỉ định

Loại hợp đồng lao động Xác định thời hạn/không xác định thời hạn theo quy định của Công ty

I. THÔNG TIN CHUNG

Báo cáo trực tiếp cho: Phó Ban/Trưởng Ban KSNB

Qui trình công việc liên quan:

1. Quy trình kiểm soát nội bộ
2. Các quy chế, quy trình, quy định có liên quan trong quá trình triển khai thực hiện kiểm soát các đơn vị

Quan hệ công việc:

Bên trong: Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp

Bên trong: Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp

II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Tổ chức hoạt động kiểm soát tuân thủ nội bộ Doanh nghiệp và công ty thành viên nhằm mục tiêu:

1. Nhận diện những hạn chế, thiếu sót để kiến nghị các biện pháp khắc phục, phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra do việc không tuân thủ hoặc do lỗi quy trình, quy định.

2. Hạn chế rủi ro hoạt động, nâng cao chất lượng hệ thống văn bản nội bộ của Doanh nghiệp thông qua hoạt động đóng góp ý kiến cho các dự thảo văn bản có liên quan theo quy định của Doanh nghiệp.

III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Kiểm soát Tuân thủ  trong ngắn hạn và dài hạn - Chiếm tỷ trọng 5%

2. Phân công, giám sát, báo cáo kết quả công việc của Phòng bao gồm nhưng không giới hạn các công việc sau đây: - Chiếm tỷ trọng 70%

2.1. Thực hiện kiểm soát tuân thủ các phòng/ban/đơn vị, công ty thành viên thuộc Doanh nghiệp theo kế hoạch hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo

- Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện kiểm soát tuân thủ các phòng/ban/đơn vị, công ty thành viên theo phạm vi được phân công

- Kiến nghị các giải pháp để khắc phục, phòng ngừa rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và tính tuân thủ quy định nội bộ tại đơn vị được kiểm tra

2.2. Chỉ đạo công tác   khắc phục khuyến nghị của KSNB sau kiểm tra

Phân công, giám sát việc đôn đốc các đơn vị khắc phục các khuyến nghị của KSNB qua các kỳ kiểm tra, kiểm soát

Soát xét báo cáo Tổng hợp thực trạng khuyến nghị của các đơn vị báo cáo Ban Lãnh đạo 

3. Phân công/ soát xét đóng góp ý kiến cho các dự thảo văn bản theo đề xuất của các đơn vị hoặc theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo - Chiếm tỷ trọng 5%

Phân công nhân sự tham gia đóng góp ý kiến cho các dự thảo quy chế, quy trình, quy định, chính sách nội bộ có liên quan theo quy định của Doanh nghiệp

Đề xuất các kiến nghị sửa đổi, bổ sung nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các văn bản nội bộ

4. Tổ chức soạn thảo, cập nhật tài liệu, văn bản, quy trình, quy chế liên quan đến hoạt động kiểm soát tuân thủ của Ban KSNB - Chiếm tỷ trọng 5%

5. Quản lý nhân sự của Phòng KSTT:  xây dựng hệ thống tài liệu và tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân sự thuộc Phòng - Chiếm tỷ trọng 5%

6. Thực hiện báo cáo kết quả hoạt động/báo cáo chuyên môn của Phòng KSTT định kỳ/phát sinh - Chiếm tỷ trọng 5%

7. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên - Chiếm tỷ trọng 5%

Kết quả cần đạt được

- Kế hoạch hoạt động khả thi, dự toán được nguồn lực, thời gian, ngân sách hoạt động, thể hiện đầy đủ các hạng mục chức năng, nhiệm vụ Phòng KSTT
Kế hoạch được Lãnh đạo ban phê duyệt trước khi triển khai thực hiện
Đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc của Phòng theo cam kết/ kế hoạch đã duyệt
Nhận diện được các hạn chế, thiếu sót, sai phạm và đưa ra các khuyến nghị để đơn vị được kiểm soát khắc phục, phòng ngừa rủi ro nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động và tính tuân thủ các quy định nội bộ.

- Các đơn vị thực hiện các khuyến nghị của KSNB để cải thiện hiệu quả hoạt động

- Đúng kỳ hạn quy định

- Nâng cao chất lượng hệ thống văn bản nội bộ của Doanh nghiệp

- Đảm bảo đáp ứng được về chất lượng văn bản và hiệu quả quản trị của văn bản

- Đảm bảo có đủ nguồn nhân lực chất lượng phục vụ hiệu quả cho hoạt động của Phòng KSTT.

- Tuân thủ quy trình, quy định, nội quy Doanh nghiệp có liên quan đến công tác khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,..

- Thông tin chính xác, được cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu.

- Báo cáo gửi đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

- Hoàn thành công việc theo yêu cầu

IV. QUYỀN HẠN

1. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động chuyên môn trong phạm vi được phân công phụ trách/ ủy quyền

2. Có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, hồ sơ, phối hợp thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến hoạt động của Phòng KSTT/ chỉ đạo của Lãnh đạo Doanh nghiệp

3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... nhân sự thuộc phạm vi phụ trách

4. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn KSNB trong phạm vi phụ trách

V. TRÁCH NHIỆM

1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động các phòng/ bộ phận/ lĩnh vực được phân công phụ trách
2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi Lãnh đạo Ban KSNB
3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, KSNB theo Quy định của Doanh nghiệp
4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp
5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách

VI. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU

1. Bằng cấp, Chứng chỉ Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành QTKD/Luật/Kiểm toán/Kinh tế… hoặc các chuyên ngành liên quan

2. Kiến thức cần thiết

- Có hiểu biết về kiểm soát nội bộ
- Có hiểu biết về kiểm soát tuân thủ
- Nắm vững các quy chế, quy định, quy trình có liên quan của Doanh nghiệp và Ban KSNB

3. Kỹ năng cần thiết

- Kỹ năng tổng hợp, phân tích
- Kỹ năng quản lý
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai công việc
- Kỹ năng khác như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng giải quyết vấn đề; …
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Giao tiếp cơ bản
- Vi tính Tin học văn phòng (Word, Excel, Microsoft proiect, …)

4. Kinh nghiệm 3 - 5 năm kinh nghiệm kiểm soát nội bộ/kiểm soát tuân thủ, trong đó có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm tại các Doanh nghiệp/Tập đoàn trong lĩnh vực Bất động sản, nghỉ dưỡng, sân Golf …

5. Thái độ trong công việc Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng, khách quan, chuyên nghiệp.

6. Sức khỏe Tốt

7. Khác

- Có thể đi công tác.
- Làm việc thêm giờ khi có yêu cầu giải quyết công việc gấp, khẩn…
- Chịu áp lực, cường độ làm việc cao

Kết luận

Vậy là Gitiho đã giới thiệu xong đến các bạn về phần mô tả công việc của vị trí Trưởng phòng Kiểm soát tuân thủ, hy vọng các bạn đã có cho mình những tiêu chí phù hợp để xây dựng bản mô tả công việc tại doanh nghiệp của mình nhé.