Cách xử lý trong quản lý công việc và dự án (Phần cuối)

Trong hai phần đầu các bạn đã  được biết cách giải quyết 06 vấn đề trong quản lý công việc và dự án, phần cuối này Gitiho sẽ giới thiệu đến các bạn 03 vấn đề còn lại, mời các bạn theo dõi.

Các nhóm đang vận dụng những phương pháp luận khác nhau về quản lý công việc

Các nhóm dự án luôn yêu thích phương pháp luận của họ. Nếu bạn khởi tạo một dự án mà không được cấu trúc rõ ràng, bạn sẽ tự dẫn mình và team đến với thất bại. Các team thường lựa chọn phương pháp luận về lập kế hoạch và quản lý tiến độ phù hợp nhất với đặc thù công việc của họ. Ví dụ nhóm sản xuất thường lựa chọn mô hình thác nước (Waterfall model), nhóm phát triển sản
phẩm lại yêu thích phương pháp linh hoạt họ Agile,…

Như vậy các team trong cùng một doanh nghiệp sử dụng những phương pháp luận khác nhau, và vì thế họ có xu hướng sử dụng những công cụ quản lý công việc và dự án khác nhau. Những vấn đề hàng đầu của việc áp dụng quá nhiều phương pháp luận khác nhau về quản lý trong cùng một doanh nghiệp

• Quản lý đa dự án và việc cộng tác giữa các team sẽ trở thành cơn ác mộng.

• Thiếu cái nhìn tổng quan về tình hình công việc đòi hỏi sự phối hợp của nhiều team thuộc các bộ phận khác nhau.

• Không có khả năng dự báo được tiến độ công việc một cách tự động.

• Lãng phí nhiều thời gian để tổng hợp các cập nhật và thay đổi từ các team.

• Không có khả năng tự động thiếp lập các báo cáo cần thiết.

Điều thường xuyên xảy ra là các team dự án sẽ tiếp tục làm việc theo những cách thức riêng biệt và chỉ ngồi với nhau khi có vấn đề lớn nảy sinh. Nhưng nếu có một giải pháp có thể hóa giải được sự mâu thuẫn này, một không gian hợp nhất cho việc quản lý công việc và dự án mà vẫn đáp ứng hỗ trợ linh hoạt nhu cầu của các team?

Lợi ích của việc tích hợp các phương pháp luận trong cùng một giải pháp phần mềm

• Các team cộng tác hiệu quả hơn.

• Quản lý sẽ có đánh giá tổng quan chính xác và hiệu quả hơn.

• Báo cáo tự động với đầy đủ dữ liệu của toàn bộ dự án thay vì phải thủ công tổng hợp thông tin từ từng team.

• Bạn có thể quản lý và điều phối tài nguyên dự án một cách chính xác và hợp lý hơn.

Nền tảng quản lý dự án không đồng bộ

Thách thức của nền tảng quản lý dự án không đồng bộ thể hiện trên 3 phương diện quan trọng mà rất nhiều doanh nghiệp hiện nay khi triển khai phần mềm quản lý dự án đang gặp phải:

• Các hoạt động cộng tác, giao tiếp không trên cùng một phần mềm quản lý dự án.

• Việc chia sẻ thông tin, tài liệu không đồng nhất trên một nền tảng.

• Phần mềm quản lý dự án và các ứng dụng quản lý khác cho doanh nghiệp không trên một nền tảng chung.

Việc một hệ thống quản lý dự án không đồng bộ sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng và sự tiến triển của dự án. Không nhưng thế, thách thức này còn khiến cho bộ máy hoạt động của doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí, cồng kềnh, gây rắc rối trong việc quản trị doanh nghiệp. Những hệ lụy tất yếu của nền tảng quản lý dự án không đồng bộ đến việc quản trị doanh nghiệp

• Hoạt động công tác và giao tiếp, truyền đạt thông tin giữa các thành viên trong nhóm liên tục bị gián đoạn, thông tin nhanh chóng bị lỗi thời.

• Nếu phần mềm quản lý dự án không tích hợp cộng tác đồng nghĩa với việc là nhóm của bạn phải dùng thêm các công cụ hỗ trợ giao tiếp, đây là một trong vấn đề khiến nhân viên của bạn không tập trung, thời gian bị lãng phí do sử dụng quá nhiều công cụ khác cùng một lúc.

• Tài liệu liên quan đến dự án không được sắp xếp khoa học và dễ dàng bị phân tán ở nhiều trang lưu trữ khác nhau.

• Tại Việt Nam, phần lớn trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban sẽ dùng một loại phần mềm riêng lẻ từ các nhà cung cấp khác nhau. Điều này dẫn đến rất nhiều khó khăn trong việc kết nối, khai thác và truyền nhận dữ liệu giữa các ứng dụng, nhất là khi khối lượng dữ liệu trong doanh nghiệp ngày càng lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau. Ngay cả việc phải nhớ quá
nhiều tài khoản và mật khẩu cho các phần mềm cũng làm sự tích cực của nhân viên giảm đi theo thời gian.

Điều này dẫn sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Dù bạn đã nỗ lực hết sức và các thành viên trong nhóm thì luôn cố gắng cho công việc, thế nhưng dự án liên tục gặp trục và chậm tiến độ do sự thiếu đồng bộ của phần mềm quản lý dự án bạn đang sử dụng. Với một phần mềm quản lý dự án được đồng bộ sẽ giúp cho quy trình
quản lý và cộng tác trở nên tinh gọn, mọi vấn đề được giải quyết nhanh chóng.

Lợi ích khi hệ thống quản lý dự án của bạn được đồng bộ

• Tất cả những người tham gia và các bên liên quan luôn nắm bắt được sự tiến triển của dự án.

• Việc giao tiếp và cộng tác của các thành viên nhóm dễ dàng hơn, thông tin được cập nhật liên tục.

• Các tài liệu của dự án được chia sẻ trên cùng một kho thống nhất, được sắp xếp khoa học, điều này góp phần giảm thiểu được chi phí đào tạo khi có thành viên mới tham gia vào dự án và tạo được sự tin cậy với các bên liên quan.

• Những vấn đề khó khăn sẽ được cả Team nhanh chóng nắm bắt, thảo luận, xử lý kịp thời.

• Thông tin giữa các bên liên quan và các thành viên trong dự án luôn được thông suốt, tăng sự tin tưởng của khách hàng.

• Các thành viên trong nhóm, các bên liên quan, khách hàng, nhà cung cấp luôn có sự hợp tác chặt chẽ với nhau.

• Giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian quản lý dự án do sự đồng bộ, bên cạnh đó giảm các chi phí phát sinh khác do việc chậm trễ thông tin gây ra.

 Dự án luôn rơi vào tình trạng chậm tiến độ

- “Hãy trông đợi điều tốt nhất, dự liệu điều xấu nhất và chuẩn bị cho điều bất ngờ” - Denis Waitley

Thật tồi tệ khi dự án bị quá hạn, bạn đánh mất niềm tin với khách hàng và chi phí dự án tăng lên? Thế nhưng, một thực tế là các dự án được chúng tôi tìm hiểu thường xuyên bị quá hạn. Nguyên nhân nào khiến cho dự án của bạn liên tục chậm tiến độ?

• Đôi khi giám đốc điều hành hoặc khách hàng của bạn tự động đặt một ngày ấn định để nhận dự án và bạn không có một lựa chọn nào để từ chối ngoài việc chấp nhận làm theo yêu cầu.

• Một số dự án ngày hoàn thành được thiết lập dựa trên sự tính toán thô, chưa có sự ước lượng chi tiết khối lượng công việc, rủi ro gặp phải thế nhưng họ lại không có sự quản lý chặt chẽ trong quá trình thực hiện điều này làm cho dự án không đạt như mong muốn.

• Đa phần các thành viên trong dự án đều rơi vào tình trạng quá tải, họ phải làm một lúc quá nhiều việc khác nhau một lẽ dĩ nhiên họ sẽ không đảm bảo tiến độ đúng hạn.

• Một thực tế diễn ra trong phần lớn dự án tại các doanh nghiệp Việt đó là: Không có phần mềm hỗ trợ quản lý dự án, công cụ quản lý lỗi thời không phù hợp cho quản lý dự án và công việc...Điều này đẩy các nhà quản lý luôn kêu gào về việc họ không thể quản lý tiến độ dự án, họ không thể theo dõi sát sao công việc được giao, họ mất nhiều thời gian để thúc giục nhân viên.

Thời gian hoàn thành dự án bị chậm trễ, thế nhưng điểm mấu chốt ở đây là: Khách hàng hay các bên liên quan không mong muốn nhận được bản tường trình nguyên nhân hoặc cho bạn thêm nhiều cơ hội lần sau. Nếu bạn muốn nhận được nhiều dự án hơn, bạn muốn cơ hội thăng tiến tốt hơn lẽ dĩ nhiên là bạn phải xây dựng một thương hiệu tốt về bản thân bắt đầu với việc cam kết “tôi sẽ đáp ứng đúng thời hạn”. Không những vậy, việc quá hạn sẽ làm bạn mất đi một cơ hội khác, chi phí sẽ bị độn lên cao. Sau tất cả, người thiệt nhất vẫn là bạn.

Điều gì sẽ xảy ra khi dự án bị chậm tiến độ?

• Đánh mất niềm tin, thương hiệu bản thân với khách hàng, cấp trên, các bên liên quan và cả thành viên trong nhóm của bạn.

• Đánh mất khách hàng hiện tại và có nguy cơ đánh mất khách hàng tương lai.

• Khó có cơ hội phát triển kinh doanh.

• Bạn luôn phải làm thêm giờ, đặc biệt giai đoạn nước rút để đảm bảo đúng hạn.

• Nhân viên luôn làm việc quá sức dẫn đến khả năng cao họ sẽ nghỉ việc, rút khỏi dự án.

• Các thành viên trong nhóm dễ rơi vào tình trạng căng thẳng cao, xung đột, xuống tinh thần và không có trách nhiệm với công việc, dĩ nhiên dự án của bạn sẽ không có hy vọng thành công.

Những dự án hoàn thành đúng tiến độ do đâu?

• Các kế hoạch được lên một cách chi tiết và đúng thực tế. Dựa trên bản kế hoạch này, các thành viên trong nhóm sẽ biết cần phải làm những gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm tại. Nguồn lực của dự án được phân bổ hợp lý và việc quản lý dự án cũng dễ dàng hơn. Đặc biệt, đối với các rủi ro bất ngờ ập đến, các nhà quản lý sẽ có đủ thời gian và bình tĩnh đối phó

• Chuẩn bị trước các phương án ứng phó rủi ro hay quyết liệt hơn là sắp xếp một đội “đặc nhiệm” xử lý khủng hoảng, sẽ là một điều sáng suốt của các nhà quản lý

• Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý công việc và dự án. Trong số những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có tới 87% doanh nghiệp ứng dụng một phần quản lý công việc và dự án (Theo Information Week).

Những lợi ích của việc hoàn thành đúng tiến độ dự án

• Hạn chế tối đa việc lạm phát ngân sách, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp và khách hàng của bạn.

• Xây dựng được lòng tin của khách hàng, cấp trên và sự tin nhiệm của các thành viên trong nhóm.

• Tạo ra một văn hóa làm việc mới, mọi người thực sự tin vào thời hạn đặt ra.

• Tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng từ đấy có cơ hội phát triển kinh doanh.

• Chất lượng công việc tăng lên do hạn chế được xung đột, mất tin tưởng của các thành viên trong nhóm, đặc biệt mọi người mong muốn được làm việc với bạn lâu dài.

Kết luận

Quản lý dự án luôn là một nhiệm vụ đầy khó khăn cho nhà quản trị. Nhưng nếu chúng ta biết cách xử lý, nhìn nhận lại các vấn đề gặp phải thì mọi vấn đề đó sẽ là một bài học kinh nghiệm để bạn không tiếp tục sai lầm. Sáng suốt hơn nữa là hãy sẵn sàng từ bỏ những công cụ lỗi thời và những phần mềm không phù hợp để nó không phải là bức tường cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Thay vào đó hãy bắt đầu cho doanh nghiệp của mình một nền tảng quản lý dự án thời đại mới.