Sabrina
Sabrina
Thảo luận 0 thảo luận
Vỗ tay 0 vỗ tay
Lượt xem 60 lượt xem

Chức năng của bộ phận Hành chính

Jul 19 2022

a. Công tác hành chính:

  • Thực hiện các công việc công chứng giấy tờ, tài liệu, chuyển công văn MẬT và HỎA TỐC cho HĐQT, Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp trong địa bàn của Doanh nghiệp;
  • Quản lý lưu kho toàn bộ các loại ấn chỉ, ấn phẩm, tài liệu nghiệp vụ, tài liệu quảng cáo, thông tin tuyên truyền; chịu trách nhiệm phân phối các loại ấn chỉ, ấn phẩm, tài liệu bổ sung cho toàn hệ thống theo kế hoạch được Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp phê duyệt;
  • Thực hiện tiếp nhận yêu cầu, phân bổ chỗ đỗ xe trong Tòa nhà Trụ sở chính; hỗ trợ tìm các địa điểm trông giữ xe bên ngoài cho CBNV làm việc tại Trụ sở chính đảm bảo yêu cầu về an toàn tài sản và thuận tiện;
  • Tiếp nhận, thực hiện các yêu cầu, đề xuất dịch vụ in ấn nhỏ lẻ: in danh thiếp, in cờ, tài liệu phục vụ hoạt động Văn phòng Doanh nghiệp; in biển tên/chức danh tại các phòng làm việc/phòng chức năng tại Trụ sở chính Doanh nghiệp;
  • Phối hợp với các Phòng/Ban/Đơn vị thuộc Doanh nghiệp tổ chức hậu cần cho các chương trình, sự kiện đối nội/đối ngoại;
  • Triển khai công tác hành chính Đội xe theo các mảng công việc được phân công cụ thể từ Lãnh đạo Doanh nghiệp;

b. Hướng dẫn và thực hiện các thủ tục đi công tác cho CBNV: 

  • Chịu trách nhiệm tư vấn và thực hiện yêu cầu đặt phòng khách sạn, thu xếp nơi nghỉ  cho CBNV đi công tác và các CBNV Công ty/Đơn vị về Trụ sở chính của Doanh nghiệp học tập và làm việc;
  • Hướng dẫn hoàn tất các chứng từ, thủ tục thanh toán công tác phí theo quy định của Tập đoàn;
  • Phối hợp với các Phòng/Ban liên quan thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến các nhân sự người nước ngoài sang công tác và làm việc tại Việt Nam, CBNV người Việt Nam đi công tác nước ngoài (visa, hộ chiếu, đặt phòng khách sạn, vé máy bay, bố trí phương tiện đi lại…).

c. Thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, báo chí, hạng mục nhỏ lẻ/đột xuất …: 

  • Tổ chức thống kê, đề xuất mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, các hạng mục hàng hóa liên quan đến công cụ làm việc cho CBNV Doanh nghiệp như: bộ nhận diện thương hiệu của Doanh nghiệp, thẻ nhân viên, đồng phục, dấu tên, dấu chức danh, name card, các ấn chỉ, ấn phẩm phục vụ hoạt động của Doanh nghiệp;
  • Đặt mua các loại báo, tạp chí cho các Phòng/Ban khi đã được Ban lãnh đạo phê duyệt.
  • Thực hiện việc mua sắm các hạng mục nhỏ lẻ, đột xuất, mua sắm không thường xuyên, ngoài kế hoạch phục vụ công tác đối ngoại, lễ tân hậu cần hàng ngày cho Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp; Phục vụ công tác đối nội, đối ngoại (rượu, tranh ảnh, quà tặng, vật phẩm…) khi có yêu cầu từ Ban lãnh đạo Tập đoàn.

d. Tổ chức triển khai công tác Công đoàn, chăm sóc đời sống CBNV: 

  • Tổ chức thực hiện các hoạt động Công đoàn: công tác hiếu, hỉ; tổ chức và hỗ trợ thực hiện các cuộc thăm hỏi, chúc mừng CBNV và Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp;
  • Tổ chức các hoạt động/phong trào Công đoàn theo định hướng, chính sách của Công đoàn cơ sở.

e. Công tác Tâm linh

  • Công tác Tâm linh do Bộ phận Hành chính trực tiếp tổ chức thực hiện các hoạt động tâm linh theo chủ trương, chính sách, định hướng của Doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ Quy định của Nhà Nước về lĩnh vực tín ngưỡng, tôn giáo;
  • Tìm hiểu cập nhật các chủ trương, chính sách, quy định của Nhà nước về các hoạt động tín ngưỡng, tôn giáo liên quan đến tâm linh, phong thủy;
  • Xây dựng nội quy hoạt động, tài liệu phục vụ công tác vận hành hoạt động của khu tâm linh tại Trụ sở Doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc;
  • Tổ chức thực hiện, hướng dẫn CBNV thực hiện các hoạt động tâm linh theo chủ trương, chính sách, định hướng của Doanh nghiệp, tuân thủ Quy định của Nhà nước về lĩnh vực tín ngưỡng, tôn giáo;
  • Cập nhật, đào tạo, hướng dẫn CBNV làm việc tại các công trình đền chùa, điện thực hiện đúng theo quy định được ban hành, hoặc theo quy định của cơ quan Nhà nước;
  • Kiểm tra, giám sát nhân sự thực hiện các hoạt động tâm linh tại các công trình, các khu tâm linh của Doanh nghiệp theo quy định, nội quy được niêm yết;
  • Tổ chức thực hiện, quản lý các hoạt động tâm linh tại các công trình xây dựng của Doanh nghiệp trong và ngoài nước;
  • Chuẩn bị hậu cần, bố trí nhân sự thực hiện hoạt động thờ cúng cho ngày khai trương, ngày Lễ Tết, theo yêu cầu Doanh nghiệp;
  • Tổ chức thực hiện tìm kiếm các đối tác phục vụ, đối tác đầu tư, đối tác tổ chức triển khai các hoạt động tâm linh của Doanh nghiệp;
  • Giải quyết các sự vụ phát sinh liên quan đến hoạt động của các khu tâm linh của Doanh nghiệp.

f. Công tác Lễ tân khánh tiết 

Thực hiện công tác lễ tân hàng ngày tại trụ sở chính bao gồm: 

  • Chào đón trọng thị, hướng dẫn chu đáo cho khách hàng và đối tác đến giao dịch và làm việc tại Doanh nghiệp; 
  • Chịu trách nhiệm trực tổng đài điện thoại, tập hợp thông tin và cập nhật danh bạ toàn hệ thống; 
  • Tiếp nhận, kiểm tra, tư vấn và chuyển phát, phân phối báo chí, thư tín, bưu phẩm cho các Phòng/Ban; Quản lý, theo dõi và thực hiện các thủ tục để giao kết hợp đồng và thanh toán các chi phí liên quan đến chuyển phát thư, bưu phẩm của Doanh nghiệp;
  • Trực tiếp thực hiện công tác lễ tân khánh tiết, thu xếp, bố trí và phục vụ các cuộc họp hàng ngày của các Phòng/Ban tại Trụ sở chính, các cuộc họp định kỳ (và đột xuất) như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng Quản trị, các cuộc họp với các đối tác tại Trụ sở chính của Doanh nghiệp, hội nghị, hội thảo, các buổi lễ, các lớp tập huấn và các buổi sinh hoạt chung khác của Doanh nghiệp; 
  • Quản lý, theo dõi, cấp phát và thực hiện các thủ tục để giao kết hợp đồng, thanh toán các chi phí nước uống của Doanh nghiệp;
  • Quản lý, theo dõi và thực hiện các thủ tục để giao kết hợp đồng và thanh toán các chi phí liên quan như fax, điện thoại bàn của Doanh nghiệp, điện thoại di động cho thành viên Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp và các số di động hotline của Doanh nghiệp;
  • Hỗ trợ công tác tiếp tân cho các sự kiện của Doanh nghiệp/Công ty con/Đơn vị thành viên tổ chức tại Doanh nghiệp và tại các địa điểm khác (khi phát sinh nhu cầu);
  • Tham mưu cho Ban lãnh đạo Doanh nghiệp xây dựng các quy chế, quy định, quy trình liên quan đến công tác lễ tân khánh tiết của Doanh nghiệp, các đơn vị thành viên của Doanh nghiệp.

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Nhân sự - Hành chính

Thảo luận 0 câu trả lời
Lượt xem 60 lượt xem
Vỗ tay vỗ tay

0 Bình luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội