Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Kế toán

Bộ phận Tài chính Kế toán là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận này là gì? Làm thế nào để xây dựng cơ cấu tổ chức của bộ phận Tài chính Kế toán phù hợp với doanh nghiệp nhất? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Đồng hành cùng Chuyên gia - Ths Hạ Phan trong khóa học Tuyển dụng thực chiến cho người mới bắt đầu để nắm vững các quy trình, kỹ năng và tư duy tuyển dụng

MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG

1. MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG

1. Đảm bảo công tác hạch toán, thống kê, lập báo cáo kế toán của Tập đoàn tuân thủ các quy định nội bộ và quy định pháp luật Nhà Nước có liên quan;
2. Kiểm soát được các rủi ro trong hoạt động kế toán của toàn Tập đoàn và công ty thành viên.

CHỨC NĂNG 

1. Thực hiện công tác kế toán của Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC và kế toán quản trị của toàn Tập đoàn FLC;
2. Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê theo pháp luật và quy chế tài chính của Công ty;
3. Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch; Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các cổ đông.

NHIỆM VỤ 

Các nhiệm vụ chung

1. Lập kế hoạch doanh thu kế toán, chi phí kế toán cho các năm tài chính tiếp theo;
2. Triển khai công tác kế toán tài vụ trong toàn Tập đoàn;
3. Trực tiếp thực hiện các chế độ kế toán, thống kê theo quy định của Nhà nước và Tập đoàn;
4. Thực hiện quản lý thu chi tài chính của toàn Tập đoàn;
5. Tham gia phối hợp với các Phòng, Ban, Đơn vị trong công tác kiểm tra, theo dõi thanh toán, nghiệm thu thanh quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế của Công ty theo đúng quy định; Tham gia phương án đầu tư và các hợp đồng kinh doanh khác;
6. Là đầu mối phối hợp với các Phòng, Ban, Đơn vị trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán... tài sản của Tập đoàn;
7. Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế và kiểm toán độc lập;
8. Hướng dẫn các đơn vị thành viên trong công tác tài chính, hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành, quy định của Tập đoàn;
9. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định hiện hành của Nhà nước, phản ánh trung thực kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn;
10. Kiểm tra - hướng dẫn việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán, chế độ tài chính và các chế độ chính sách khác có liên quan của các đơn vị phụ thuộc và đơn vị thành viên của Tập đoàn;
11. Chủ trì soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác kế toán, các quy định về quản lý thu chi tài chính nội bộ;
12. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.

Nhiệm vụ cụ thể:

2.1. Phòng Kế toán Tổng hợp

1. Thực hiện công tác hạch toán, quản trị, thống kê các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan trực tiếp đến các Ban/Phòng/bộ phận của Tập đoàn và các công ty thành viên.
2. Lập báo cáo tài chính, báo cáo tài chính hợp nhất, báo cáo quản trị liên quan đến Tập đoàn và các công ty trực thuộc;
3. Tiếp đón, làm việc với các cơ quan kiểm tra, kiểm toán độc lập, kiểm toán Nhà Nước;
4. Phối hợp với các Phòng, Ban, Đơn vị mua sắm, thanh lý, nhượng bán... tài sản của Tập đoàn;
5. Các nội dung công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Ban Kế toán.

2.2. Phòng Kế toán Bán hàng

1. Thực hiện các công tác hạch toán, thống kê, báo cáo quản trị liên quan đến hoạt động mua, thanh lý, chuyển nhượng Bất động sản của chủ đầu tư, bao gồm:

• Kiểm tra, theo dõi hợp đồng đặt cọc, hợp đồng vay vốn, hợp đồng mua bán trước khi trình ký;
• Kiểm tra thông báo nộp tiền, xác nhận tình trạng thanh toán của khách hàng;
• Kiểm tra hợp đồng bán hàng, xuất hóa đơn tài chính;
• Lưu trữ: hợp đồng, chính sách bán hàng, bảng giá ...

1. Hạch toán, kiểm tra, rà soát, lập:

• Báo cáo bán hàng định kỳ (tuần, tháng);
• Hạch toán kế toán liên quan đến nghiệp vụ bán hàng Bất động sản; 
• Kiểm tra sản lượng, doanh số bán hàng;
• Theo dõi hợp đồng và thanh toán tiền cho các Đại lý phân phối sản phẩm.

2.3. Phòng kế toán Công ty thành viên

Thực hiện hạch toán kế toán, thống kê, báo cáo, kế toán quản trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc các công ty con/ công ty liên kết của Tập đoàn FLC, bao gồm:

• Thu thập tài liệu, chứng từ, kiểm tra, hạch toán kế toán đối với từng công ty thành viên;
• Lập báo cáo kế toán quản trị về hoạt động các công ty thành viên;
• Thực hiện các giao dịch tài chính kế toán liên quan đến các công ty thành viên;
• Quyết toán thuế, tiếp các đoàn thanh kiểm tra, kiểm toán liên quan đến công ty thành viên. 

2.4. Phòng kế toán Dự án

Thực hiện hạch toán kế toán, thống kê, báo cáo, kế toán quản trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc các dự án xây dựng, liên quan trực tiếp đến các Ban Vật tư và Đấu thầu, Ban Đầu tư bao gồm:

• Tập hợp, soát xét, trình ký các hồ sơ dự án. Hạch toán kế toán, tổng hợp số liệu, rà soát các phần hành, kiểm tra đối chiếu công nợ liên quan đến các dự án;
• Lập các Báo cáo quản trị nội bộ liên quan tới kế toán dự án, lập báo cáo công nợ định kỳ hàng ngày, tuần;
• Tổng hợp các thông tin kế toán từng dự án, tiến độ thanh toán, hồ sơ giải ngân vốn vay các dự án;
• Tập hợp, kiểm tra, tư vấn và xét duyệt hồ sơ thanh toán nhà thầu;
• Kiểm soát công tác kế toán dự án tại công ty con, công ty liên kết, công ty thành viên;
• Phối hợp với các Công ty con, liên kết, thành viên để xử lý các công việc liên quan đến kế toán dự án.

2.5. Phòng kế toán Thuế

Thực hiện tư vấn, hạch toán kế toán thuế, thống kê thuế, báo cáo thuế, kế toán quản trị về thuế phát sinh thuộc các các bộ phận kế toán Tập đoàn; Bộ phận kế toán công ty con/công ty liên kết; Bộ phận kế toán Dự án bao gồm:

• Tập hợp hóa đơn, chứng từ phát sinh của Tập đoàn và các công ty thành viên để theo dõi và hạch toán;
• Lập báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý và nộp thuế cho Tập đoàn và các công ty;
• Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế cuối năm, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN);
• Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có vấn đề phát sinh;
• Kiểm tra đối chiếu hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) với bảng kê thuế đầu vào, đầu ra theo từng đơn vị;
• Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào, đầu ra của Tập đoàn và các công ty;
• Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của công ty;
• Đối chiếu số liệu báo cáo thuế của các cơ sở giữa báo cáo với quyết toán;
• Lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh;
• Lập báo cáo tổng hợp thuế theo định kỳ hoặc đột xuất;
• Kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế để báo cáo cục thuế;
• Cập nhật và thông báo tới các đơn vị thông tin thay đổi luật thuế liên quan đến công tác kế toán thuế của Tập đoàn và các công ty;
• Lập kế hoạch thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiêp, nộp ngân sách;
• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong kỳ (tháng/quý/năm);
• Thực hiện các công việc khác có liên quan đến kế toán thuế của Tập đoàn và công ty thành viên.

QUYỀN HẠN 

1. Quyền chủ động triển khai các kế hoạch, phương án, biện pháp quản lý, điều hành theo đúng quy chế tổ chức hoạt động của Đơn vị và những quy định của Tập đoàn;
2. Quyền chủ động giao dịch với cơ quan quản lý Nhà nước, các cơ quan hữu quan để tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ nêu trên của Ban;
3. Quyền yêu cầu, đề xuất, kiến nghị Tập đoàn và các đơn vị liên quan cung cấp, hỗ trợ các điều kiện, phương tiện và nhân sự hợp lý để thực hiện các công việc đã được giao;
4. Quyền đề xuất lên Ban Tổng Giám đốc các chính sách, biện pháp, giải pháp, phương án… trên lĩnh vực kế toán quản trị
   v

CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức của Ban Kế toán gồm 5 phòng

1. Phòng kế toán Tổng hợp;
2. Phòng kế toán Bán hàng;
3. Phòng kế toán Công ty thành viên;
4. Phòng kế toán Dự án;
5. Phòng kế toán Thuế.

Sơ đồ tổ chức của Ban Kế toán: 

MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC BAN/ĐƠN VỊ TRONG TẬP ĐOÀN

1. Ban Đầu tư: Kiểm tra và thực hiện thanh toán các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động của Ban đầu tư.
2. Ban Kinh tế Xây dựng: Phối hợp trong công tác cung cấp số liệu, phân tích đầu tư dự án và các nghiệp vụ chuyên môn có liên quan.
3. Ban Pháp Chế: Phối hợp và hỗ trợ giải quyết các vấn đề có liên quan đến pháp lý. Cập nhật thông tin pháp lý liên quan đến chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước và quy định nội bộ Tập đoàn (Điều lệ công ty).
4. Ban Truyền thông & Marketing: Hỗ trợ kiểm tra thực hiện quy định về tài chính trong chính sách quảng cáo, tiếp thị, PR… Kiểm tra và thực hiện việc thanh toán các khoản theo đề nghị của Ban Truyền Thông & Marketing. Tham gia vào quá trình nghiệm thu, thanh quyết toán các hợp đồng tổ chức sự kiện của Ban Truyền thông & Marketing.
5. Ban Nhân sự: Kết hợp với Ban Nhân sự trong công tác xây dựng cơ cấu tổ chức ban phòng, xác định định biên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự. Thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ phúc lợi cho người lao động,..
6. Ban Vật tư & Đấu thầu (VT&ĐT): Phối hợp và hỗ trợ Ban VT&ĐT trong công tác mua bán vật tư, thiết bị cho các dự án của toàn Tập đoàn. Kiểm tra việc thực hiện quy định về tài chính trong công tác mua sắm vật tư, thiết bị… Kiểm tra và thực hiện việc thanh toán các khoản theo đề nghị của Ban VT&ĐT. Kiểm tra, theo dõi việc thanh quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế của Ban VT&ĐT.
7. Ban Tài chính: Đề xuất Ban Tài chính cân đối nguồn thanh toán chi phí.
8. Ban kiểm soát nội bộ (KSNB): Thực hiện các yêu cầu của Ban KSNB phục vụ cho các cuộc kiểm soát nội bộ tại Ban Kế toán. Đề xuất với Ban KSNB những vấn đề còn bất cập trong công tác quản lý kế toán. Thực hiện xem xét, sửa đổi các Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo trước kiểm toán sau khi có ý kiến đóng góp của Ban KSNB.
9. Văn phòng tập đoàn (VPTĐ): Kiểm tra việc thực hiện quy định về tài chính trong công tác thu chi của văn phòng… Kiểm tra và thực hiện việc thanh toán các khoản theo đề nghị của VPTĐ.
10. Công ty Cổ phần Đầu tư Kinh doanh phát triển Bất động sản FLCHomes: Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng, thu tiền của khách hàng. Kiểm tra thực hiện quy định về tài chính trong chính sách bán hàng, chính sách khuyến mãi… Kiểm tra và thực hiện việc thanh toán các khoản theo đề nghị của đơn vị kinh doanh.
11. Bộ phận Kế toán các đơn vị thành viên: Hướng dẫn công tác hạch toán kế toán cho các đơn vị thành viên theo quy định của pháp luật hiện hành. Kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán và các chế độ chính sách liên quan đến kế toán của các đơn vị thành viên của Tập đoàn.

CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Báo cáo định kỳ

1. Hàng ngày: Báo cáo thu tiền bán hàng dự án; Báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng, Báo cáo số dư quỹ tiền mặt.
2. Hàng tuần: Báo cáo kế hoạch thanh toán và tuổi nợ; Báo cáo thu tiền bán hàng dự án theo tuần; Báo cáo kế hoạch tuần;
3. Hàng tháng: Báo cáo thu chi dòng tiền (CF), Báo cáo thu tiền bán hàng dự án theo tháng;
4. Hàng quý: Báo cáo tài chính quý, Báo cáo thuế quý, Báo cáo thu chi dòng tiền quý tổng hợp, Báo cáo tổng kết công việc thực hiện.
5. Hàng năm: Báo cáo tài chính năm, Báo cáo quyết toán thuế năm, Báo cáo thu chi dòng tiền quý tổng hợp, Báo cáo tổng kết công việc thực hiện.
6. Báo cáo tổng hợp chi phí đầu tư, dòng tiền kế hoạch dự án

Báo cáo đột xuất: theo yêu cầu ban lãnh đạo.

Cách xây dựng KPI đánh giá hiệu quả công việc cho nhân viên Kế toán

Tổng kết

Trên đây là những gợi ý về nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ phận Tài chính - Kế toán trong doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo và tổ chức cơ cấu bộ phận cho phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mình nhé!