Cách để đương đầu với sự cố và chuyển hóa sự cố thành đột phá

Nếu như không đạt được mục tiêu kinh doanh, không đạt được tỷ lệ như đã cam kết, không giúp khách hàng cảm thấy hài lòng với chất lượng và dịch vụ như đã hứa… thì tổ chức sẽ làm gì?

Không một ai nhận lỗi mà cứ đổ lỗi cho người khác liệu mọi chuyện có tốt lên?

Không ai nhìn vào sự thật, không ai dám đứng lên để phân tích vấn đề liệu lần sau mọi chuyện có khả quan hơn?

Thay vì như thế, tại sao tổ chức không nhìn nhận vào vấn đề, cùng nhau trình bày những khó khăn và cùng hướng về tương lai, hướng về mục tiêu đề ra và suy nghĩ làm thế nào để đạt được mục tiêu?

Đó chính là cách mà tổ chức đương đầu với sự cố và chuyển hóa sự cố thành đột phá. Vậy thực hiện như thế nào để đạt được thành công? Câu trả lời có trong bài viết dưới đây!

Chuyển hóa sự cố thành đột phá là gì?

Trong quá trình làm việc, sẽ không ít lần bạn gặp phải những sự cố ảnh hưởng đến công việc. Sự cố là hiện tượng bất ngờ, vô tình xảy ra mà không ai biết trước được. Còn sự việc mà xảy ra thường xuyên, có thể gặp trong công việc thì gọi là vấn đề.

Vì xảy ra bất ngờ nên sự cố thường ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc, khiến bạn và đội nhóm khó có thể hoàn thành được mục tiêu đề ra ngay từ ban đầu. Tuy nhiên, nếu biết cách “lộn ngược dòng” biến sự cố thành đột phá, bạn có thể tạo nên điều kỳ diệu.

Đặc biệt, khi sự cố chuyển thành đột phá thì mục tiêu có thể vượt ngoài khỏi kỳ vọng và mang lại những giá trị tích cực cho tổ chức.

Hiểu rõ hơn về biến sự cố thành đột phá:

Trong quá trình vận hành công việc, các thành viên cùng tuyên bố ra một mục tiêu, một tương lai mới. Trên đường đi thực hiện hóa tương lai đó, có một sự việc xảy ra tạo sự gián đoạn không nhất quán với tương lai mà các thành viên đã tuyên bố.

Con người chúng ta thường tiếp cận từ quá khứ để xác định ra có điều gì đó sai ở đây. Tiếp đó, chúng ta bực bội với những thành viên khác, rồi sau đó chúng ta tìm xem đây là lỗi của ai để đổ lỗi. Khi điều này diễn ra đủ lâu thì sẽ đưa chúng ta đến kết quả là bỏ cuộc.

Vì vậy, hãy tiếp cận theo phương thức mới:

Khi có sự gián đoạn trên con đường đi đến thành quả đã thống nhất, hãy đứng từ tương lai để nhìn nhận xem “Có việc gì đó đang xảy ra và việc xảy ra không nhất quán với khả năng, cam kết đã tuyên bố.”

Sau đó hãy tuyên bố một sự cố, thay vì vận hành với tâm thế “có gì đó Sai ở đây”. Tiếp đó, hãy phân biệt “điều thực tế đã xảy ra là gì?”, thay vì câu chuyện “Ai, điều gì, ở đâu, khi nào?”

Sau đó, phân biệt điều cam kết nền tảng là nguồn gốc của sự cố này là gì? Hãy đứng trong cam kết đó tự hỏi “Những lời hứa mới nào tôi/chúng tôi có thể đưa ra? Những lời yêu cầu nào tôi/ chúng tôi có thể đưa ra?”

Cam kết lời nói của mình:

Thực hiện quy trình này một cách chuẩn xác, qua thời gian sẽ chuyển hóa sự cố thành đột phá.

Ví dụ về thương hiệu IKEA - tập đoàn đa quốc gia trong trong lĩnh vực thiết kế và bán lẻ các sản phẩm đồ nội thất. Khi gặp sự cố trên bảng hiệu, hãng đã có một pha lộn ngược dòng đầy ngoạn mục bằng cách biến lỗi sai thành chiêu tiếp thị đầy độc đáo và thông minh.

Trong một chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm đệm và giường ngủ mới, hãng đã thiết kế bảng hiệu với câu text bằng tiếng Anh và tiếng Ả Rập:

Tiếng Anh: “Create your perfect night’s sleep” (Đem lại giấc ngủ hoàn hảo cho bạn!).

Tiếng Ả Rập dịch ra nghĩa là: “Nội dung giống như trên nhưng bằng tiếng Ả Rập”.

Sau đó, người phát hiện và đăng tải lỗi sai này trên mạng xã hội Twitter là Sneha Sharma - Giám đốc truyền thông tại cơ quan Memac Ogilvy Bahrain. Ngay lập tức, bài đăng được cộng đồng mạng thích thú và tương tác rất sôi nổi, sau 12h đăng, nhận được hơn 2900 lượt thích và 600 lượt retweet kèm theo nhiều bình luận hài hước.

Vậy bạn có thắc mắc, IKEA đã xử lý như thế nào không? Chắc hẳn không một ai ngờ đến vì nó vượt ngoài sức tưởng tượng của chúng ta.

IKEA đã lên một bài quảng cáo mới, hãng không hề sửa đoạn text trên bảng hiệu mà chỉ thêm vào bên dưới dòng chữ: “Đây là điều xảy ra khi bạn không được ngủ đủ giấc. Hãy tận hưởng giấc ngủ của mình thật hoàn hảo!”.

Như vậy, qua sự cố, IKEA đã rất nhanh nhạy để chuyển thành đột phá, được cộng đồng mạng đón nhận mạnh mẽ và chẳng tốn một đồng nào cho phí phí marketing nhưng vẫn lan tỏa được thương của mình trên khắp các diễn đàn và mạng xã hội.

Áp dụng chuyển hóa sự cố thành đột phá như thế nào trong tổ chức?

Đứng trước một sự cố, có đến 70% công ty lựa chọn cách làm: Trong quá trình thực hiện dự án -> xảy ra sự cố bất ngờ ảnh hưởng đến mục tiêu chung -> nhân viên bắt đầu đổ lỗi, soi xét lại mình đã làm gì ở quá khứ dẫn đến stress -> Chán nản -> Bỏ cuộc.

Tại sao bạn không thử nhìn từ tương lai: Nhìn vào mục tiêu đã đề ra và suy nghĩ “làm gì để đạt được mục tiêu” -> Thành viên tuyên bố sự cố để cùng nhau giải quyết -> Thành công.

Tại Gitiho, văn hóa tuyên bố sự cố, biến sự cố thành đột phá đã được hình thành và xây dựng từ lâu. Bởi đây là văn hóa mang lại nhiều giá trị cho tổ chức, nếu xây dựng thành công sẽ chuyển hóa được doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Ví dụ:

Bạn Chi - Vị trí Learning Design thuộc phòng Sản phẩm được quản lý giao cho nhiệm vụ là làm bộ test các khóa học và xây dựng Ebook cho khóa học.

1. Tuyên bố mục tiêu đạt được

Quản lý đặt ra mục tiêu cho Chi là “Nâng cao tỷ lệ khóa học có bài test lên 80% và Update 15 khóa vận hành thường xuyên” trong tháng này. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Chi gặp một vài sự cố.

2. Tuyên bố sự cố

Hiện tại các khóa học chưa có bài test là khóa về thực hành, lập trình, phân tích dữ liệu… nên với khả năng cũng như trình độ của bản thân thì Chi không thể tạo ra kết quả tốt nhất và khó có thể thực hiện được theo đúng mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó, việc update 15 khóa vận hành thường xuyên nếu chọn phương án làm ebook thì Chi cần có khả năng viết tốt, diễn giải cũng như dẫn dắt, Tuy nhiên, Chi nhận thấy bản thân còn yếu ở phần này.

3. Phân biệt điều thực sự đã xảy ra

Thứ nhất, việc Chi đánh giá khả năng/trình độ của bản thân không phù hợp làm test các môn thực hành, lập trình, dữ liệu chỉ là cảm quan từ phía Chi.

Vì trên thực tế, quy trình Xem bài học -> Tóm tắt -> Làm test, học liệu vẫn đang được thực hiện hiệu quả, chỉ cần áp dụng các công cụ AI như Chat GPT để hỗ trợ là đã có thể làm câu hỏi sát với thực tế khóa học.

Thứ hai, là việc làm ebook cho khóa học. Chi đánh giá yếu về khả năng viết, dẫn dắt và diễn giải của bản thân cũng chỉ là cảm quan của phía Chi. Vì trên thực tế, qua một số bài Chi viết thì có thể thấy Chi có khả năng viết tốt. Ngoài ra, Ebook không giống sách xuất bản mà nó chỉ là tài liệu để giúp người học học tốt hơn. Do đó, những mục tiêu đề ra vừa đúng mục đích là cải thiện trải nghiệm người học và giúp Chi tự tin hơn với khả năng của chính mình.

4. Kết quả thực hiện

Chỉ trong 3 ngày, Chi đã thực hành và upgrade 2 khóa với combo Test cuối chương và tổng hợp kiến thức bằng Ebook với 2 khóa:

VBAG01: Tuyệt đỉnh VBA - Viết code trong tầm tay

VBAG02 - Ứng dụng Mảng, SQL và các Công cụ Nâng cao khác trong Excel và VBA

Đột phá ở đây chính là tạo ra một tiêu chuẩn mới trong Thiết kế Bài giảng cho Gitiho, bài kiểm tra ở mỗi chương và ở cuối khóa học cũng như phần tổng hợp kiến thức giúp người học dễ dàng tăng khả năng ghi nhớ, tăng trải nghiệm học tập và tạo sự khác biệt của Gitiho so với các nền tảng khác.

Chuyển hóa sự cố thành đột phá là một quá trình khá gian nan nhưng lại đầy ý nghĩa và đáng giá. Đây không chỉ là quá trình giải quyết vấn đề, biến những khó khăn thành cơ hội mà nó còn là hành trình trưởng thành và phát triển bản thân. Qua đó, mỗi người trở nên sáng tạo, tư duy nhanh nhạy, tự tin và bình tĩnh khi đối mặt với những sự cố bất ngờ có thể xảy đến bất cứ lúc nào trong công việc và cuộc sống.