Nhà quản lý cần biết điều này khi trao quyền cho nhân viên

Ai trong chúng ta cũng đã nghe câu trả lời này rất nhiều lần “Để tôi đi hỏi quản lý của tôi”. Với nhiều người, đây là cụm từ gây ra sự khó chịu và trong một vài tình huống điều này khiến cho khách hàng mất kiên nhẫn và nhân viên cảm thấy bất lực khi không giải quyết được nhu cầu của khách hàng. 

Nguyên nhân ở đây chính là nhân viên không được trao quyền để đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trao quyền cho nhân viên là cách để các tổ chức hỗ trợ và gắn kết nhân viên bằng cách trao cho họ quyền chủ động để đưa ra quyết định. 

Vậy trao quyền cho nhân viên là gì, cách thực hiện như thế nào và nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của Gitiho!

Trao quyền cho nhân viên là gì?

Hiểu đơn giản, trao quyền cho nhân viên là cung cấp cho nhân viên công cụ và sự tự tin để họ chủ động thực hiện công việc.

Nếu quản lý cho phép nhân viên có quyền đưa ra nhiều quyết định hơn, họ sẽ cảm thấy bản thân có trách nhiệm với công việc và hoàn thành công việc vượt xa kỳ vọng của cấp trên. 

Nói chung, trao quyền cho nhân viên thường đi đôi với giao tiếp minh bạch và lãnh đạo theo chiều ngang. Nếu nhân viên cảm thấy ý tưởng mình đưa ra được đánh giá cao, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn về những đóng góp của mình.

Thông thường, nhân viên sẽ nhận yêu cầu từ quản lý và nhận phản hồi trong những lần đánh giá hiệu suất hàng quý và hàng năm. Nhưng nếu quản lý theo mô hình này, nhân viên sẽ rất ít có cơ hội được đóng góp ý tưởng và khiến họ khó có thể phát triển được. 

Mách bạn 6 cách trao quyền cho nhân viên và ví dụ

Dưới đây là 6 cách thể hiện sự trao quyền cho nhân viên, mời bạn tham khảo:

1. Dừng quản lý vi mô

Quản lý vi mô về cơ bản là đối lập hoàn toàn với việc trao quyền cho nhân viên. Bởi vì nhân viên làm sao có thể tự tin đưa ra quyết định và đảm nhận trách nhiệm nếu mọi hành động đều bị quản lý giám sát. 

Không có gì mất động lực hơn khi lãnh đạo quản lý vi mô kiểm soát mọi thứ trong quy trình làm việc hằng ngày của nhân viên. Một cuộc khảo sát về quản lý vi mô do Trinity Solutions thực hiện cho thấy:

79% số người được hỏi đã từng có một lãnh đạo sử dụng cách quản lý vi mô

69% người cho biết họ cần cân nhắc thay đổi công việc

36% người thực sự muốn nghỉ việc

71% người cho biết việc bị quản lý theo cách vi mô đã cản trở hiệu suất công việc của họ

85% người cho biết tinh thần của họ bị ảnh hưởng tiêu cực

Nếu bạn vẫn quản lý nhân sự theo cách này thì rất có thể đây là nguyên nhân khiến cho nhân viên và công ty đều kém phát triển. Hậu quả của cách quản lý này là giao tiếp không đạt hiệu quả, nhân viên không cảm thấy hài lòng tại nơi làm việc, môi trường làm việc tiêu cực. 

Vì vậy, bước đầu tiên để thực hiện trao quyền cho nhân viên là phát hiện và loại bỏ cách quản lý này. 

Dấu hiệu của quản lý vi mô gồm : 

1. Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao
2. Quản lý căng thẳng, mệt mỏi khi quản lý nhân viên
3. Nhân viên dành nhiều thời gian để gửi báo cáo cho người quản lý
4. Nhân viên cảm thấy mất động lực và chịu áp lực trong công việc
5. Quản lý mất nhiều thời gian để lo lắng về những đầu mục công việc nhỏ
6. Nhân viên thường xuyên phải làm lại công việc

Có rất nhiều lý do khiến các nhà quản lý sử dụng cách quản lý vi mô. 

• Có thể là họ cảm thấy không tin tưởng vào nhân viên hoặc họ mới đảm nhận vị trí quản lý nên cảm thấy thiếu tự tin với trách nhiệm của mình. 
• Bên cạnh đó, họ cũng có thể đang chịu nhiều áp lực từ cấp trên và lo sợ mục tiêu không được hoàn thành.

Giải pháp tốt nhất trong trường hợp này là đảm bảo rằng nhà quản lý được đào tạo đầy đủ về lãnh đạo và tổ chức.

Lãnh đạo có thể tham khảo khóa học OKRs - Hiểu đúng, làm đúng của Coach Mai Xuân Đạt - chuyên gia trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp bằng OKRs tại Việt Nam. Khóa học sẽ giúp bạn giải quyết được những vấn đề trong doanh nghiệp như sự trì trệ của tổ chức, tinh thần làm việc kém của nhân viên, tình trạng thất bại với mục tiêu…

Qua đó, lãnh đạo biết cách để quản trị nhân sự và doanh nghiệp trở nên hiệu quả và bứt phá hơn. 

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì? 5 bước quản lý nguồn nhân lực hiệu quả cho doanh nghiệp thời 4.0

2. Minh bạch trong quản lý

Cho dù đó là mục tiêu chung của công ty hay việc tổ chức lại cơ cấu tổ chức, việc giao tiếp minh bạch chính là yếu tố quan trọng trong việc trao quyền. Để nhân viên cảm thấy tự tin trong việc đưa ra quyết định, họ cần có quyền biết đến các thông tin quan trọng và liên quan đến công ty. Nếu không thì họ làm sao biết cách đưa ra những quyết định tích cực?

Một cách hiệu quả để thúc đẩy tính minh bạch trong giao tiếp là tổ chức những buổi hỏi đáp, trao đổi hàng tháng với những lãnh đạo nhóm và công ty. 

Nếu bạn cảm thấy nhân viên ngần ngại trong những cuộc họp, hãy cho họ được đặt câu hỏi ẩn danh. Bằng cách đó, ai cũng sẽ cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi và có những định hướng để thực hiện công việc một cách tối ưu.

3. Cho nhân viên quyền quyết định

Trao quyền cho nhóm có nghĩa là cho họ có quyền quyết định một số vấn đề, đồng thời xác định lại vai trò của những người ở vị trí quản lý. Tuy nhiên, điều đó không nhất thiết là nhân viên sẽ đảm nhận khối lượng công việc của người quản lý. 

Việc phân công nhiệm vụ liên quan giúp quản lý hiểu rõ khả năng của các thành viên trong nhóm, tăng sự tin tưởng đôi bên và kế hoạch tổ chức. Để phân công nhiệm vụ thành công, người quản lý cần đánh giá được kỹ năng và mục tiêu của đội ngũ một cách cẩn thận. Họ cũng phải quản lý công việc và cung cấp hỗ trợ bổ sung cho nhân viên. 

Nếu nhân viên hiểu rõ phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình, họ sẽ làm việc độc lập mà không cần phải giám sát. Tuy nhiên, có thể sẽ cần một khoảng thời gian và nỗ lực để lập kế hoạch và quản lý cách phân bổ các dự án.

4. Lắng nghe và thấu hiểu nhân viên

Thông qua những buổi đánh giá hiệu suất và các cuộc họp có thể giúp bạn lắng nghe ý kiến và phản hồi của nhân viên cũng như tạo ra sự tin tưởng cho nhân viên.

Một trong những cách mà nhiều công ty đang cố gắng để thúc đẩy giao tiếp tích cực tại nơi làm việc là thông qua các cuộc họp hàng tuần giữa nhân viên và quản lý.

Nhân viên sẽ là người nêu vấn đề trong các cuộc họp và có quyền bày tỏ mối quan tâm, tầm nhìn chiến và mục tiêu nào mà họ có. Còn quản lý sẽ là người tích cực lắng nghe ý kiến đó và cung cấp cho họ những thông tin phản hồi và đề xuất cách thực hiện tối ưu hơn. 

Xem thêm: Tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp: 10 bước quan trọng chớ bỏ qua

Một số công ty ngày nay còn loại bỏ hoàn toàn các phương pháp đánh giá hiệu suất truyền thống. Thay vào đó, họ sử dụng phương pháp tự đánh giá cảm nhận của nhân viên về vai trò và theo dõi tiến bộ của nhân viên thông qua những buổi trao đổi định kỳ với quản lý của họ. 

Ngoài ra, việc khảo sát nhanh và khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên cũng là một cách để quản lý hiểu rõ cảm nhận của nhân viên và tiến độ thực hiện công việc/dự án của họ. Thông thường, những câu hỏi này được thực hiện hàng quý và là những câu hỏi ngắn từ 5-15 câu hỏi, đi thẳng vào vấn đề. 

Để việc đặt câu hỏi có hiệu quả, quản lý và bộ phận nhân sự phải xem xét mỗi cá nhân và chú ý vào những gì mà nhân viên đang chia sẻ. Nếu không, nhân viên sẽ cảm thấy rằng phản hồi của họ không được quan tâm và họ sẽ không thật lòng khi tham gia khảo sát.

Xem thêm: Làm sao để đặt câu hỏi hiệu quả trong giao tiếp

5. Ghi nhận nếu nhân viên làm việc tốt và chăm chỉ

Khi đề cập đến hiệu suất, lãnh đạo thường có 2 phản ứng đó là: Phạt nhân viên khi mắc lỗi và gây ra hiệu suất kém hoặc khen thưởng cho nhân viên có thành tích tốt, đạt hiệu suất cao trong công việc. 

Trong Tâm lý học, thông thường con người sẽ có cái nhìn tích cực hơn, giảm bớt sự thất vọng và ít lo lắng khi họ nhận được sự ghi nhận cho điều gì đó mà họ làm tốt. Không có gì ngạc nhiên khi sự khích lệ và động viên tích cực với nhân viên cũng làm tăng mức độ tự tin và giúp họ được trao quyền. 

Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Onepoll tiết lộ rằng 46% người lao động ở Mỹ đã từ bỏ công việc vì họ cảm thấy mình không được đánh giá cao. Ngoài ra, 65% số người được hỏi cho biết họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu những đóng góp của họ được lãnh đạo chú ý đến. 

Theo một nghiên cứu từ Deloitte, các tổ chức củng cố hiệu suất của nhân viên bằng sự công nhận sẽ thấy năng suất và hiệu suất cao hơn 14% so với những tổ chức không công nhận. 

Khi tạo ra những chương trình khen thưởng, công nhận nhân viên bạn có thể cho nhân viên thấy rằng mọi sự cố gắng, nỗ lực của họ đã được đánh giá cao. Bằng cách ghi nhận những điểm nổi bật của nhân viên trong các bản tin của công ty và trên mạng xã hội, bạn sẽ xây dựng được tên tuổi công ty và quảng bá thương hiệu tuyển dụng tới các ứng viên hiệu quả hơn. 

Xem thêm: Bật mí 10 cách khen thưởng nhân viên hiệu quả

Đặc biệt, khi nhân viên được trao quyền nhiều hơn, gắn sẽ kết hơn, hạnh phúc hơn trong vai trò của họ và có nhiều khả năng họ sẽ đánh giá cao và giới thiệu công ty của bạn đến với những người khác.

Theo một nghiên cứu, 36% người lao động ưu tiên thương hiệu doanh nghiệp khi tìm việc. Nhân viên hiện tại đóng một vai trò quan trọng trong việc quảng bá tổ chức đến với những nhân viên tương lai.

6. Cung cấp cơ hội học tập để nhân viên phát triển 

Kiến thức chính là sức mạnh. Hầu hết những nhân viên tìm kiếm sự trao quyền tại nơi làm việc thường nhấn mạnh vào việc học tập và phát triển. Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát năm 2021 của Gallup, 65% số người được hỏi chỉ ra rằng việc nâng cao kỹ năng tại nơi làm việc là một yếu tố quan trọng khi đánh giá các cơ hội việc làm. 

Theo một cuộc khảo sát của Truth, 19% người bắt đầu tìm kiếm một công việc mới vì họ muốn được thăng tiến hoặc có nhiều cơ hội để phát triển nghề nghiệp.

Vì vậy, việc tạo ra văn hóa học tập trong công ty không chỉ giúp thu hút những nhân tài hàng đầu mà tạo điều kiện để nhân viên không ngừng học tập và trau dồi kiến thức chuyên môn, kỹ năng phục vụ cho công việc. Thực sự, việc đầu tư vào các chương trình LnD mang lại lợi ích và giá trị cho người sử dụng lao động cũng như người lao động. 

Bằng cách tạo điều kiện cho nhân viên học tập và phát triển, công ty không chỉ thể hiện sự quan tâm đến sự nghiệp của nhân viên mà còn tạo ra môi trường thúc đẩy phát triển cá nhân và sự gắn kết với tổ chức. 

Việc tổ chức các buổi đào tạo, chương trình cố vấn, cung cấp tài nguyên học tập giúp tăng cường khả năng làm việc của nhân viên, phát triển kỹ năng và trau dồi kiến thức, đồng thời tạo sự đồng thuận và tương tác tích cực trong tổ chức. Qua đó, nhân viên cảm thấy có động lực hơn, thể hiện sự cam kết và đóng góp tích cực và thành công chung của công ty. 

Nếu chưa có giải pháp và chưa có chiến lược đào tạo và phát triển, lãnh đạo có thể tham khảo Gitiho for Leading Business - Giải pháp chuyển đổi số hoạt động đào tạo nâng hiệu suất dành cho doanh nghiệp của nền tảng giáo dục hàng đầu hiện nay Gitiho.  

Hệ thống có sẵn 500+ khóa học đa lĩnh vực như tin học văn phòng, dữ liệu, thiết kế, hành chính nhân sự, kỹ năng mềm, sale… giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và mở rộng kiến thức chuyên môn. Hơn nữa, với hệ thống học tập bạn có thể dễ dàng đo lường hiệu quả đào tạo như tiến trình học tập, kết quả mỗi kỳ thi, thời gian học tập… để có thể cải thiện và đưa ra chiến lược tiếp theo của kế hoạch đào tạo. 

CLICK ĐỂ BIẾT THÊM CHI TIẾT VỀ GITIHO FOR LEADING BUSINESS

Trao quyền cho nhân viên mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Tăng hiệu suất công việc

Những nhân viên không được trao quyền để đưa ra quyết định thường có xu hướng phụ thuộc quá nhiều vào quản lý để nhận hướng dẫn và phản hồi. Việc giao tiếp không hiệu quả này tạo áp lực lên cả quản lý và đối với nhân viên, họ sẽ cảm thấy luôn phải xin ý kiến trong mọi trường hợp và đợi được chấp thuận trước khi thực hiện các bước tiếp theo. 

Nhưng, nếu nhân viên được trao quyền, họ sẽ dành ít thời gian để hỏi quản lý và có thể chủ động hoàn thành dự án một cách tự tin, hiệu quả, nhanh chóng hơn.  

Tăng khả năng sáng tạo

Trong những môi trường làm việc mà có sự quản lý vi mô và thông tin không được chia sẻ phổ biến, người sử dụng lao động sẽ không tận dụng hết tiềm năng nhân sự của họ. Trong trường hợp này, nhân viên có thể có rất nhiều ý tưởng để đưa ra trong những cuộc thảo luận về dự án nhưng quan điểm đó lại không được lắng nghe. 

Thay vào đó, nếu nhân viên cảm thấy mình có giá trị trong những cuộc họp, cuộc thảo luận thì họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn và đề xuất được nhiều ý tưởng độc đáo, thú vị, có thể chuyển đổi đê mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Tăng sự hài lòng của nhân viên 

Tạo nên môi trường làm việc mà nhân viên cảm thấy được trao quyền, họ sẽ thấy được rằng các quyết định và đóng góp của họ có tác động đến sự phát triển của công ty.

Như vậy họ dễ dàng hòa nhập và kết hợp với các thành viên khác trong nhóm. Dần dần, nó sẽ nâng cao trải nghiệm làm việc và khiến họ cảm thấy hài lòng với vị trí của họ.

Kết luận

Có thể thấy, việc trao quyền cho nhân viên mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân sự và doanh nghiệp. Từ việc cải thiện hiệu suất công việc, tăng trải nghiệm khách hàng, nâng cao kỹ năng, giảm tỷ lệ nghỉ việc… chứng tỏ có rất nhiều thứ mà doanh nghiệp có thể đạt được.

Dù quá trình này có thể mất nhiều thời gian nhưng điều chắc chắn là ngay bây giờ bạn có thể nhìn thấy được kết quả tích cực trong môi trường làm việc khi nhân viên được quản lý trao quyền. 

Hy vọng bài viết trên của Gitiho sẽ hữu ích với bạn và giúp bạn có cách quản lý nhân viên thật hiệu quả!