Kỹ năng ra quyết định là gì? 4 nguyên tắc quan trọng để ra quyết định đúng đắn

Kỹ năng ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải đủ bản lĩnh, kiến thức, kinh nghiệm. Nếu không cẩn trọng quyết định có thể gây tổn hại nặng nề cho doanh nghiệp. 

Vậy làm thế nào để rèn luyện được kỹ năng này? Các bước quy trình ra quyết định cụ thể ra sao? Tất cả sẽ được Gitiho chia sẻ chi tiết trong bài viết sau. 

Tìm hiểu về kỹ năng ra quyết định

Ra quyết định gần như là việc bắt buộc đối với mỗi người. Đó có thể là quyết định nhỏ xíu liên quan tới hôm nay ăn gì, chơi ở đâu. Đôi khi lại là quyết định trọng đại thay đổi cả đời người như khởi nghiệp, cưới vợ, xây nhà. Vì thế rèn luyện kỹ năng mềm này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi việc. 

Kỹ năng ra quyết định là gì?

Kỹ năng ra quyết định là khả năng đưa ra một hoặc nhiều quyết định sau khi tìm hiểu, phân tích, tham khảo dữ liệu cũng như điều kiện sẵn có. Kết luận cuối cùng đưa ra nhằm đạt kết quả như mong đợi. 

Kỹ năng mềm này cực kỳ quan trọng trong công việc. Nếu rèn luyện tốt, chúng ta không phải đau đầu đứng giữa nhiều sự lựa chọn. Quyết đoán, bản lĩnh, tự tin chính là chìa khóa vàng giúp bạn chạm tay đến thành công nhanh nhất. Như Jack Ma từng chia sẻ: “Tôi tin thái độ của bạn quan trọng hơn khả năng. Cũng tương tự như quyết định của bạn quan trọng hơn tài năng bạn có”. 

Vai trò của việc ra quyết định trong công việc

Sở hữu kỹ năng ra quyết định có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi người. Khi đưa ra những chọn lựa đúng đắn bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu, hạn chế tối đa sai lầm xảy ra trong công việc. 

Tác giả người Mỹ - Brian Tracy từng chia sẻ rằng: “Mọi bước nhảy vọt trong đời đều tới sau một quyết định rõ ràng nào đó”. Đứng ở vai trò lãnh đạo, nắm vững kỹ năng ra quyết định lại càng trở nên sống còn. Sự xác nhận của người đứng đầu thường có sức ảnh hưởng lớn và phải đưa ra trong thời gian ngắn. 

Một người sếp biết quyết định lúc nào không chỉ giúp công ty chớp thời cơ, đạt thành tựu mà còn hỗ trợ cho cấp dưới hoàn thành tốt công việc. Cùng với đó họ cũng dễ dàng tạo được sự nể trọng của nhân viên khi liên tục có những quyết định đúng đắn. 

Các loại quyết định cơ bản

Theo doanh nhân người Mỹ - Jim Rohn: “Quá trình ra quyết định giống như một cuộc nội chiến”. Để đưa ra lựa chọn cuối cùng không phải điều dễ dàng. 

Tùy thuộc vào tính cấp bách chúng ta có thể chia thành 3 loại quyết định sau:

Quyết định theo chuẩn: Đây là dạng cơ bản, đơn giản nhất thực hiện hàng ngày, có tính chất lặp đi lặp lại giống như thói quen. Những quyết định này thường căn cứ theo các nguyên tắc, quy định, thủ tục hoặc luật lệ vốn có. 

Quyết định cấp thời: Đưa ra trong tình huống khẩn cấp, bất ngờ. Người đưa ra quyết định cần giải quyết trong thời gian ngắn, không có điều kiện tham khảo, suy nghĩ nhiều. Loại hình này yêu cầu tốc độ nhanh, chuẩn, dứt khoát. 

Quyết định có chiều sâu: Toàn bộ những quyết định lớn mang tính chiến lược. Kết quả của chúng có thể làm thay đổi toàn bộ vấn đề. Vì thế bạn cần suy xét kỹ lưỡng, chi tiết thông qua phân tích, thảo luận mang tính tập trung. 

Thực tế đã xuất hiện rất nhiều ví dụ về kỹ năng ra quyết định. Nhưng dù ra quyết định theo hình thức nào mỗi người cũng phải có trách nhiệm. Điều đó giúp chúng ta tăng thêm uy tín cá nhân và chủ động hơn trước mọi việc. 

4 nguyên tắc quan trọng trong ra quyết định

Kỹ năng đưa ra quyết định cần rèn luyện trong thời gian dài. Bản thân mỗi người phải hiểu rõ mục đích mình lựa chọn như vậy là vì điều gì. Ngoài ra, để tránh phân vân, lúng túng bạn có thể căn cứ vào những nguyên tắc sau:

Có cơ sở, lập luận chặt chẽ

Muốn đưa ra quyết định đúng, trước hết bạn phải dựa trên cơ sở dữ liệu lập luận vững chắc. Đây là nền tảng để chúng ta phân tích, cân nhắc mặt lợi – hại của vấn đề. Một khi đã xác nhận có nghĩa bạn thừa nhận với điều đưa ra. 

Nếu quyết định dựa trên thông tin khảo sát, đánh giá chặt chẽ, logic không ai có thể phản bác được. Như vậy quyết định của bạn mới đủ sức thuyết phục, hạn chế sai lầm. 

Đảm bảo tính thống nhất

Rèn luyện kỹ năng ra quyết định bạn cần đảm bảo tính thống nhất. Đặc biệt khi vấn đề liên quan tới tập thể từ 2 người trở lên đây là điều bắt buộc. 

Trong công việc sẽ không hoàn toàn tránh khỏi việc quyết định đưa ra gặp phải làn sóng phản đối dữ dội từ mọi người. Lúc này, quyết định dù đúng tới đâu cũng khó lòng thực hiện. Bởi chỉ khi tập thể đồng lòng mới cùng nhau thực thi chúng. 

Sự thống nhất khi kết hợp làm việc có thể là kết quả của:

• Tất cả cùng đồng thuận sau quá trình thảo luận, bàn bạc, trao đổi. 
• Lãnh đạo đưa ra những quyết định phù hợp với định hướng, mục tiêu của tập thể. 
• Sự thuyết phục hợp logic từ người đưa ra quyết định.

Tính thống nhất cực kỳ quan trọng khi làm việc nhóm. Vậy nên để tránh xung đột, tất cả cùng thảo luận, cân nhắc để đảm bảo quyết định hợp tình hợp lý. 

Xem thêm: Những nguyên tắc quan trọng khi làm việc nhóm

Đúng thẩm quyền

Trong công việc, tốt nhất chúng ta nên đưa ra quyết định nằm trong thẩm quyền của mình. Việc vượt cấp có thể làm quyết định trở thành sai lầm. Chưa kể lãnh đạo trong vấn đề này sẽ cảm thấy không được tôn trọng. 

Vì thế trường hợp không phải bất khả kháng, bạn hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng. Nếu bắt buộc đưa ra quyết định ngay, chẳng hạn thương lượng giá với khách hàng lần cuối hay đấu thầu, bạn có thể xin ý kiến người quyền hạn cao hơn. 

Ngắn gọn, kịp thời

Một quyết định đúng phải là quyết định đưa ra kịp thời, đúng lúc. Đây là yếu tố cực quan trọng cần rèn luyện ở kỹ năng đưa ra quyết định. Bởi chỉ cần dùng dằng, không dứt khoát có thể cơ hội sẽ rơi vào tay người khác. 

Hơn nữa, bạn phải cân nhắc tính thực thi trong mỗi quyết định. Chúng ta nên đảm bảo chúng rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Như vậy việc thực hiện mới dễ dàng, thuận lợi và mang lại kết quả khả quan. 

Khám phá quy trình 7 bước ra quyết định hiệu quả

Để nâng cao kỹ năng ra quyết định đòi hỏi chúng ta phải nghiên cứu, trau dồi, học hỏi trong thời gian dài. Trong cuộc đời mỗi người có những lúc quyết định đúng hoặc sai. Nhưng nếu kỹ năng mềm này được rèn luyện tốt, bạn sẽ hạn chế được những ảnh hưởng tiêu cực. Muốn phát triển tốt kỹ năng này, bạn có thể tham khảo quy trình sau:

Bước 1: Xác định vấn đề

Quyết định đưa ra thường nhằm hướng đến giải quyết một vấn đề nào đó. Để xác định điều mình đang gặp phải, bạn cần tự trả lời các câu hỏi:

• Vấn đề ở đây là gì?
• Đó có thực sự là vấn đề cần giải quyết không?
• Xử lý vấn đề nhằm mục đích gì?

Trong quá trình xử lý, các lựa chọn sẽ dần định hình. Cuối cùng chúng ta sẽ cân nhắc nên đưa ra quyết định nào phù hợp. 

Bước 2: Phân tích, nhìn nhận vấn đề

Kỹ năng ra quyết định hiệu quả phải thông qua việc phân tích, nhìn nhận vấn đề một cách khách quan. Tất cả cần xem xét, đánh giá đa chiều, nhiều góc độ, phương diện. Từ đó bạn sẽ xác định được mặt lợi – hại khi đưa ra quyết định. 

Bạn cũng nên căn cứ theo điều kiện thực tế nhằm xem xem đâu là yếu tố tác động trực tiếp, gián tiếp tới kết quả. Nếu trong quá trình nhìn nhận vấn đề bị thiếu dữ liệu, chúng ta tiếp tục tìm hiểu bổ sung, tránh vội vàng, thiếu căn cứ. Như nhà viết kịch người Hy Lạp Sophocle từng nói: “Quyết định chóng vánh là quyết định không an toàn”. 

Đặc biệt với những vấn đề liên quan tới cuộc đời như mua nhà, kết hôn cần cực kỳ cẩn trọng. Bạn hãy dành thời gian tập trung phân tích, không được vì nóng vội mà dễ dàng bỏ qua. 

Bước 3: Tổng hợp những giải pháp khả thi

Khi một vấn đề xuất hiện rất nhiều giải pháp được đưa ra. Đó có thể là kết luận tự mình đặt ra hoặc từ việc tham khảo ý kiến đóng góp mọi người. Từ bước phân tích, nhìn nhận vấn đề bạn phải loại bỏ những điều bất khả thi. Phương án khả thi cần đảm bảo:

• Giải quyết được vấn đề đưa ra. 
• Phù hợp điều kiện hiện có. 
• Có thể kiểm soát, hạn chế tối đa những tác động bất ngờ. 

Một trong những kỹ năng ra quyết định cần nhớ chính là nên đưa ra những tiêu chuẩn cụ thể khi tìm kiếm giải pháp. Bằng cách này chúng ta tránh tình trạng bị loạn do có nhiều lựa chọn. 

Bước 4: Phân tích ưu – nhược điểm từng phương án

Tương ứng với mỗi vấn đề, bạn chỉ dùng một giải pháp. Vì thế bạn nên phân tích ưu – nhược điểm từng phương án để có sự so sánh, đối chiếu. Từ đó bạn dễ dàng đưa ra quyết định. 

Từng cách giải quyết có thể bổ sung, bổ khuyết cho nhau. Đôi khi chúng ta sẽ cần đến điều này để đảm bảo mọi chuyện xử lý vẹn tròn nhất. Bởi vậy bạn đừng cứng nhắc mà hãy linh động trước mọi tình huống. 

Bước 5: Lựa chọn, đưa ra quyết định

Khi đủ cơ sở dữ liệu bạn sẽ phải lựa chọn quyết định cuối cùng. Đây sẽ là giải pháp hoàn thiện, tối ưu nhất. Nó có thể giải quyết vấn đề một cách triệt để mà vẫn đảm bảo quy tắc đề ra. 

Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta có thể đưa ra quyết định lý tưởng như vậy. Nhưng bạn cũng đừng nản chí, trường hợp đã cân nhắc, phân tích kỹ lưỡng hãy hài lòng và tự tin với giải pháp mình chọn. 

Bước 6: Thực thi

Kỹ năng ra quyết định không nằm trong suy nghĩ mà chỉ có nghĩa khi bắt tay thực hiện. Giống như một tòa nhà, nếu phương án, ý tưởng thiết kế không biến thành bản vẽ hay thi công, mãi mãi chẳng ai biết được. Nhưng một khi hiện thực hóa chúng thành công trình mọi người mới có cơ hội ngưỡng mộ, trầm trồ. 

Với những hoạt động làm theo nhóm, bạn hãy chắc rằng cộng sự của mình hiểu rõ và thống nhất. Như vậy quyết định cuối cùng mới có giá trị, ý nghĩa. 

Bước 7: Kiểm tra, đo lường kết quả

Khi quyết định được thực hiện, bạn nhớ theo sát kiểm tra, đánh giá, đo lường tiến độ hành động. Nếu xuất hiện sai phạm hoặc chậm trễ bạn cần nhanh chóng điều chỉnh cho phù hợp. 

Một khi có kết quả, chúng ta cùng tổng kết lại để xem quyết định đưa ra có chính xác không. Đó sẽ là bài học quý giá cho những lần kế tiếp. 

Như vậy ra quyết định là kỹ năng mềm cần trau dồi dù ở bất cứ cương vị công việc nào. Với chia sẻ trên đây, Gitiho hy vọng bạn đã có thêm nhiều thông tin để rèn luyện, nâng cao kỹ năng ra quyết định đúng đắn.