Cách xây dựng khung năng lực theo vị trí trong doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp đều đang rất quan tâm đến vấn đề triển khai khung năng lực và cách xây khung năng lực cho từng vị trí. Đây là quy trình quan trọng trong mọi tổ chức, mang lại nhiều ưu điểm từ việc tuyển dụng đến phát triển nhân sự và quản lý hiệu suất. 

Với kinh nghiệm dày dặn trong việc triển khai tại tổ chức của mình, bài viết dưới đây Gitiho sẽ chia sẻ kiến thức cũng như cách thức thực hiện CHI TIẾT, mời bạn tham khảo!

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là bảng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ, đặc điểm mà một nhân viên cần có để hoàn thành tốt công việc. Đây được coi là phương pháp đánh giá và quản lý năng lực có thể giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về năng lực của nguồn nhân lực trong công ty đối với yêu cầu của công việc.

Để xây dựng một khung năng lực phù hợp với từng vị trí, doanh nghiệp cần phải bám sát vào đặc điểm của từng nhân viên. Mỗi cá nhân trong công ty đều có thể là một cấu trúc năng lực phù hợp cho từng vị trí công việc. Hiện nay các doanh nghiệp Việt Nam về cơ bản đang áp dụng cấu trúc của khung năng lực gồm 4 nhóm:

Năng lực lõi

Năng lực chuyên môn

Năng lực quản lý

Năng lực bổ trợ

Ví dụ: 

1. Về năng lực lõi

2. Năng lực chuyên môn

3. Năng lực quản lý

4. Năng lực bổ trợ

XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả và tối ưu cho doanh nghiệp nếu sử dụng hệ thống LMS của Gitiho for Leading Business. Đây là nền tảng được rất nhiều tổ chức ứng dụng trong việc đào tạo, đo lường đánh giá hiệu quả học tập, thi cử… cũng như khung năng lực. 

Mục đích xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp?

1. Tuyển dụng

Khung năng lực được sử dụng làm nền tảng cho quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Áp dụng khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định năng lực cho từng vị trí, công việc cụ thể hơn, từ đó tìm được ứng viên phù hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng.

2. Xác định chiến lược nhân sự và nhu cầu đào tạo

Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định được mức độ năng lực, cấp độ thực hiện công việc của nhân viên. Ngoài ra, còn giúp xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên để đánh giá xem họ cần bổ sung kiến thức, kỹ năng nào? Doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để lên chương trình đào tạo phù hợp với nhân viên. Từ đó giúp tiết kiệm nguồn lực và chi phí cho doanh nghiệp.

3. Quản lý lương thưởng và thành tích

Khung năng lực giúp thiết lập nền tảng cho việc quản lý thành tích và khen thưởng nhân viên. Khung năng lực đóng vai trò đo lường và giám sát để quản lý thành tích. Nhờ nó, lãnh đạo sẽ xác định được những yếu tố nào cần thúc đẩy và thảo luận trong quá trình đánh giá thành tích. Đối với lương thưởng, người quản lý chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu năng lực của nhân viên nên việc quyết định mức lương cũng sẽ dễ dàng hơn.

Các bước xây dựng khung năng lực

Thực tế nhiều doanh nghiệp đã biết và xây dựng khung năng lực, tuy nhiên phần lớn các doanh nghiệp gặp phải những rào cản/ khó khăn khi áp dụng khung năng lực. Nguyên nhân chính của việc này có thể kể đến như:

Khung năng lực đưa ra chênh lệch quá nhiều so với năng lực thực tế của doanh nghiệp

Nhân viên chưa thực sự hiểu tác dụng và ảnh hưởng của khung năng lực trong doanh nghiệp, dẫn đến việc không tin tưởng và cố gắng trong công việc.

Áp dụng các khung năng lực mẫu không phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp

Tốn quá nhiều chi phí cho việc thuê tư vấn xây dựng khung năng lực

…

Muốn xây dựng được khung năng lực phù hợp, tiết kiệm, hiệu quả, doanh nghiệp cần tham khảo các quy trình và áp dụng một cách thông minh.

Bước 1: Xác định mục đích

Để xây dựng khung năng lực cho một tổ chức, công việc đầu tiên phải làm rõ mục đích thực sự của việc xây dựng khung năng lực là gì? Ví dụ như:

• Tuyển dụng nhân viên
• Đánh giá nhân sự
• Đào tạo nhân sự dài hạn/ngắn hạn
• Phát triển nguồn nhân lực dài hạn
• Xây dựng lương 3P

Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra năng lực khác nhau.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ của mỗi chức danh, bởi các năng lực thường sẽ gắn với việc thực hiện những nhiệm vụ, công việc cụ thể. Nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng thì sẽ không thể xác định được năng lực nào là cần thiết và giúp người thực hiện công việc trở nên vượt trội.

Bước 3: Xác định những năng lực cần có/ Xây dựng từ điển năng lực

Bước tiếp theo sau khi xác định mục tiêu và chuẩn hoá doanh nghiệp là tiến hành xây dựng cấu trúc năng lực, có hai cách để xây dựng khung năng lực chung:

• Tự xây dựng khung năng lực dựa vào quy trình quản lý và đánh giá nhân sự của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể sử dụng một số phương pháp như: quan sát, phỏng vấn, khảo sát bảng hỏi,… để thu thập dữ liệu thực tế từ.
• Tham khảo các mẫu khung năng lực có sẵn, ví dụ: Bộ năng lực do CIPD của Vương quốc Anh phát triển, 42 năng lực theo Đại học Harvard,… và thay đổi sao cho phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp của mình.

Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước này tương đối quan trọng đối với toàn bộ quy trình xây dựng. 

Một trong các cách tương đối hiệu quả là thực hiện khảo sát hoặc thảo luận nội bộ để thu thập ý kiến nhân viên về vai trò, nhiệm vụ, kết quả cần đạt được. Khảo sát giúp nhà quản lý kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và tình huống thực tế để xây dựng khung năng lực. Qua đó, nhà quản lý có cái nhìn sâu sắc hơn và thực hiện xây dựng khung năng lực là gì đúng với mục tiêu ban đầu.

Bước 5: Triển khai, kiểm soát và cải tiến khung năng lực

Sau khi có khung năng lực chuẩn dành cho mỗi vị trí, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhân sự. Kết quả của bước này giúp nhà quản lý xác định được khoảng cách năng lực và tiến hành đào tạo để các cá nhân đạt được các năng lực đề ra. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi, cập nhật khung năng lực theo thời gian để thích nghi và phù hợp với yêu cầu. 

Khung năng lực được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp

Bộ khung năng lực do CIPD của Vương quốc Anh phát triển

Nguyên tắc và trọng tâm của năng lực

Theo CIPD (Viện phát triển Nhân lực), năng lực là chỉ số chính để doanh nghiệp đánh giá hiệu suất nhân viên trong các lĩnh vực và hiệu quả công việc. Một nhân viên có năng lực được thể hiện qua các hành vi và hành động sẽ được đánh giá cao, công nhận hay thậm chí khen thưởng. Năng lực hay còn được gọi là quản lý hiệu suất trong một tổ chức.

Khung năng lực rất hữu ích để hỗ trợ doanh nghiệp trong tuyển dụng, phát triển tài năng và quản lý hiệu suất. Tuy nhiên, để phát huy được hết tác dụng của khung năng lực thì doanh nghiệp cần phản ánh chính xác nhu cầu của mình về vai trò của nhân viên cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm cần có. Do đó, doanh nghiệp phải tập trung vào tính chất công việc, định hướng trung và dài hạn đối với nhân tài. Và một yếu tố quan trọng ảnh hưởng lớn đến những điều trên chính là giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Xây dựng khung năng lực

Khung năng lực của nhà tuyển dụng được CIPD chia thành 5 loại, như sau:

Năng lực cốt lõi: hỗ trợ giá trị, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Năng lực cốt lõi thường được áp dụng cho tất cả các vị trí.

Năng lực chung: nhóm năng lực được yêu cầu liên quan đến từng công việc cụ thể)Ví dụ, trong vai trò quản lý, các năng lực chung có thể bao gồm tư duy chiến lược, năng lực lãnh đạo và quản lý hiệu suất của nhóm.

Năng lực chuyên môn: áp dụng cho các vai trò/ vị trí nhất định trong doanh nghiệp. Nhóm năng lực này rất cần thiết để đánh giá về kỹ năng và kiến ​​thức ngành nghề của nhân sự.

Năng lực lãnh đạo: Những tiêu chí trong năng lực lãnh đạo đều rất cần thiết tuy nhiên mỗi doanh nghiệp cần vạch rõ tiêu chí nào phù hợp với giá trị và văn hóa doanh nghiệp. Một nhân viên có năng lực lãnh đạo tốt hoàn toàn có thể đào tạo và phát triển tốt thế hệ lãnh đạo tiếp theo. Với xu hướng và chiến lược kinh doanh liên tục thay đổi, phát triển trong tương lai sẽ thúc đẩy sự phát triển của các năng lực lãnh đạo mới. 

Siêu năng lực: liên quan đến việc tuyển dụng những cá nhân có tiềm năng cao mà tổ chức muốn thăng tiến và phát triển, ví dụ: thăng tiến lên các vị trí quản lý cấp cao trong vòng 5 đến 10 năm tới. Đây là những năng lực cần thiết trong tương lai.

Điều quan trọng khi xây dựng và áp dụng khung năng lực là doanh nghiệp nhận ra được tiềm năng phát triển của nhân viên mà không cần phải phụ thuộc quá nhiều vào những thông tin chưa được xác thực trong quá khứ của nhân viên. 

Phương pháp phát triển khung năng lực

Khung năng lực có thể được phát triển theo nhiều cách khác nhau. Có 2 phương pháp chính, đó là: dựa theo khung có sẵn và xây dựng khung năng lực hoàn toàn mới.

Với phương pháp dựa theo khung có sẵn, danh sách năng lực được tạo ra dựa trên các tiêu chuẩn nghề nghiệp, thường sẽ gắn liền với các chứng chỉ hay bằng cấp. 

Ngược lại, với phương pháp xây dựng khung năng lực mới, doanh nghiệp có thể tạo ra khung năng lực theo tình hình doanh nghiệp dựa trên các khảo sát nội bộ hoặc cũng có thể nhờ sự tư vấn từ các chuyên gia trong lĩnh vực này. 

Khung năng lực hoàn chỉnh không nhất thiết phải theo một phương pháp cụ thể nào cả, chỉ cần khung năng lực đó tạo ra được một khuôn khổ phù hợp và thành công với doanh nghiệp.

Làm sao thực hiện hiệu quả khung năng lực?

Nhiều doanh nghiệp phát triển khung năng lực để quản lý hiệu suất và tiến độ hiệu quả hơn nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp cảm thấy khung năng lực khó sử dụng và không thành công như mong đợi ban đầu.

Nghiên cứu cho rằng, lý do phổ biến nhất là mọi người không nhìn thấy lợi ích của khung năng lực và không được đào tạo đầy đủ, thiếu liên kết với mục tiêu của tổ chức.

Sau đây là các bước để đánh giá hiệu quả của khung năng lực: 

Truyền thông, khảo sát về mục đích khung năng lực: Tìm hiểu xem nhân viên có hiểu mục đích của khung năng lực là gì không. Nếu họ không hiểu về lợi ích và tầm quan trọng thì việc cập nhật hoặc phát triển khung năng lực cũng chẳng ích gì.

Xác định lại mục đích chính của khung năng lực: Khung năng lực phải hỗ trợ tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp (mục tiêu, giá trị, kế hoạch kinh doanh, v.v.)

Đặt câu hỏi: DN có đủ điều kiện để áp dụng khung năng lực hay không?

Xác định nguyên nhân đi sai hướng khung năng lực

Đơn giản hóa khung năng lực: Có hai yếu tố chính ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu chí dễ sử dụng là: ngôn ngữ và cấu trúc. Ngôn ngữ phải phải thích hợp đối với những người sử dụng nó. Đồng thời, khung năng lực có “hoàn hảo” đến đâu nhưng nếu nó quá phức tạp, dài dòng hoặc quá chi tiết thì sẽ không được sử dụng. 

Đào tạo lại: Khi khung năng lực đã được cập nhật hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả nhân sự được đào tạo về khung năng lực để có thể sử dụng và phát huy hết tiềm năng của nó.

Xem thêm: 8 sai lầm khiến doanh nghiệp “đứt gánh giữa đường” khi triển khai Khung năng lực

42 năng lực theo Đại học Harvard

1. Khả năng thích ứng (Adaptability)

2. Xếp đặt hiệu suất để thành công (Aligning Performance for Success)

3. Học ứng dụng (Applied Learning)

4. Xây dựng một đội/nhóm thành công (Building a Successful Team)

5. Xây dựng khách hàng trung thành (Building Customer Loyalty)

6. Xây dựng mối quan hệ đối tác (Building Partnerships)

7. Xây dựng mối quan hệ tích cực làm việc – Làm việc nhóm/ hợp tác Building Positive Working Relationships-Teamwork/Collaboration)

8. Tạo dựng lòng tin(Building Trust)

9. Huấn luyện(Coaching)

10. Truyền đạt thông tin/ giao tiếp (Communication)

11. Không ngừng học tập (Continuous Learning)

12. Góp phần vào đội/ nhóm thành công (Contributing to Team Success)

13. Hướng đến khách hàng (Customer Focus)

14. Ra quyết định (Decision Making)

15. Uỷ thác hay phân quyền (Delegation)

16. Phát triển người khác (Developing Others)

17. Nhiệt tình (Energy)

18. Tạo điều kiện thay đổi (Facilitating Change)

19. Giám sát, theo dõi (Follow-Up)

20. Trình bày chính thức (Formal Presentation)

21. Đạt được sự cam kết (Gaining Commitment)

22. Tác động, gây ảnh hưởng (Impact)

23. Theo dõi, giám sát thông tin (Information Monitoring)

24. Hành động sáng tạo (Sáng kiến​​)- Initiating Action (Initiative)

25. Đổi mới (Innovation)

26. Tầm nhìn và giá trị dẫn đầu/ sống động (Leading/Living The Vision And Values)

27. Quản lý xung đột (Managing Conflict)

28. Quản lý công việc (bao gồm quản lý thời gian)- Managing Work (Includes Time Management)

29. Lãnh đạo hội họp (Meeting Leadership)

30. Tham dự hội nghị (Meeting Participation)

31. Đàm phán (Negotiation)

32. Lên kế hoạch và tổ chức thực hiện (Planning and Organizing)

33. Định hướng chất lượng (Quality Orientation)

34. Chấp nhận rủi ro (Risk Taking)

35. Nhận thức về an toàn (Safety Awareness)

36. Kỹ năng bán hàng/ thuyết phục (Sales Ability/Persuasiveness)

37. Ra quyết định chiến lược (Strategic Decision Making)

38. Chịu đựng sự căng thẳng (Stress Tolerance)

39. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn/ kỹ thuật (Technical/Professional Knowledge and Skills)

40. Kiên định (Tenacity)

41. Xác định giá trị đa dạng (Valuing Diversity)

42. Tiêu chuẩn công việc (Work Standards)

Hiện nay, các doanh nghiệp tại Việt Nam đa số đã biết đến và ứng dụng khung năng lực trong hoạt động bộ máy nhân sự. Như đã nhắc ở phía trên, các doanh nghiệp Việt Nam có xu hướng tinh gọn khung năng lực vì vậy hầu hết áp dụng khung năng lực mẫu từ Bộ năng lực do CIPD của Vương quốc Anh phát triển. Tuy nhiên để phù hợp với tình hình khu vực, sẽ có một số thay đổi về cấu trúc như sau: 

Khung năng lực thường được chia ra 4 nhóm năng lực chính:

Năng lực cốt lõi: là điều kiện cần và đủ về mặt năng lực và kỹ năng cho tất cả các vị trí. Năng lực cốt lõi được đánh giá dựa và chiến lược và giá trị cốt lõi của tổ chức, doanh nghiệp. 

Năng lực chuyên môn: là các kiến thức, kỹ năng mang tính đặc thù về một lĩnh vực chuyên môn cụ thể mà nhân viên cần để hoàn thành một công việc.

Năng lực quản lý – lãnh đạo: là các yêu cầu cần có đối với các công việc có tính chất quản lý bao gồm hoạch định, tổ chức, kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc. Tùy theo tính chất phức tạp, mức độ và phạm vi quản lý mà mỗi chức danh có những yêu cầu về tiêu chuẩn năng lực quản lý khác nhau.

Năng lực bổ trợ: là những năng lực có thể dùng chung cho nhiều vị trí trong doanh nghiệp, không bắt buộc nhưng có thể hỗ trợ tốt hơn trong thực hiện công việc. Lựa chọn năng lực này tùy biến và linh hoạt dựa vào bối cảnh thực hiện nhiệm vụ và vai trò của vị trí trong tổ chức.

Xem thêm: Khung năng lực lãnh đạo gồm những gì? Ví dụ cụ thể

Mẫu khung năng lực tham khảo áp dụng cho một vài vị trí

Đối với mỗi năng lực cụ thể, ta có thể xây dựng định nghĩa (hay còn gọi là từ điển năng lực) cho mỗi cấp độ giúp cụ thể hóa và toàn bộ nhân viên dễ đo lường. Ví dụ như sau:

Về năng lực “Chủ động trong công việc”

Một cách tổng quan, tiêu chuẩn chung cho các mức độ trong Khung năng lực thường được định nghĩa như sau:

1. Mức 1 (Thấp)	Cá nhân có ít kiến thức và kinh nghiệm liên quan đến vị trí công việc. Không có khả năng làm việc độc lập. Cấp quản lý cần phải hướng dẫn kèm cặp và giám sát thường xuyên để nhân viên này có thể hoàn thành công việc. Cần cầm tay chỉ việc.
2. Mức 2 (Trung bình)	Cá nhân có một số kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực đang xem xét, nhưng khả năng thực hành còn một số hạn chế và chỉ giới hạn trong phạm vi công việc của cá nhân, chưa có những tác động lên người khác về khía cạnh năng lực này. Cần được giao việc và hướng dẫn cụ thể theo các nội dung, kế hoạch và trình tự nhất định. Khi gặp vấn đề mới không tự giải quyết được mà phải cần có hướng dẫn, giúp đỡ.
3. Mức 3 (Khá)	Cá nhân có đủ kiến thức, kinh nghiệm về chuyên môn kỹ thuật và nghiệp vụ để làm tốt công việc; không cần hoặc chỉ cần rất ít sự giám sát, hướng dẫn của cấp trên. Có kiến thức bài bản (được đào tạo hoặc tự nghiên cứu) và áp dụng được tốt vào công việc. Kết quả công việc ở mức tương đối tốt.
4. Mức 4 (Giỏi)	Cá nhân đạt yêu cầu ở mức 3 nhưng nổi bật do hiệu quả công việc cao hơn và khả năng xem xét, giải quyết vấn đề một cách tổng thể, dài hạn và có xem xét mối liên hệ với quá trình khác nhau trong hệ thống; có tinh thần trách nhiệm cao; luôn chủ động giải quyết những vướng mắc, phát sinh và cải tiến/ thay đổi hoặc đề xuất cải tiến/ thay đổi hệ thống quản lý khi cần thiết. Có tầm ảnh hưởng và tác động tích cực đến kết quả hoạt động của Phòng, ban.
5. Mức 5 (Xuất sắc)	Cá nhân đạt yêu cầu ở mức 4 nhưng nổi bật ở tính sáng tạo, cải cách; thúc đẩy được và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, và luôn luôn hoàn thiện; có thể khởi xướng cho những thay đổi cần thiết hoặc hoàn thiện quy trình làm việc và phát triển năng lực cho người khác liên quan đến khía cạnh đang xem xét. Cá nhân không những “tỏa sáng” và trở thành chất “xúc tác” tích cực trong đơn vị mà còn có tầm ảnh hưởng lan rộng trong toàn Công ty.

 

Tuy nhiên, dựa vào tình hình thực tế về bối cảnh chung và mục tiêu doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng bộ từ điển khác nhau. Khi xây dựng bộ từ điển cần tuân thủ nguyên tắc về ngữ nghĩa, vị trí công việc, cấp độ yêu cầu của công ty. Sau khi xây dựng bộ từ điển năng lực, có thể trực tiếp lập khung năng lực cho từng vị trí, đánh giá mức độ yêu cầu cho từng năng lực. 

Dưới đây sẽ là một số ví dụ tham khảo để doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cách thiết lập khung năng lực. Tuy nhiên, lưu ý rằng: đối với mỗi vị trí tại mỗi thời điểm của mỗi doanh nghiệp sẽ có những năng lực cần thiết khác nhau, vì vậy khung năng lực không có ràng buộc nhất định, chỉ có sự phù hợp và áp dụng hiệu quả. Mặt khác, tránh trường hợp tham khảo và lấy trực tiếp khung năng lực của doanh nghiệp khác để áp dụng, sẽ làm giảm đi tính hiệu quả và mất cân bằng cho doanh nghiệp của bạn

Một số mẫu khung năng lực theo từng vị trí phòng ban

Khung năng lực phòng Marketing

Khung năng lực phòng Kinh doanh

Khung năng lực phòng Nhân sự

Khung năng lực phòng Kế toán

Khung năng lực phòng IT

Khung năng lực phòng Chăm sóc khách hàng

Khung năng lực được chứng minh sẽ mang lại rất nhiều giá trị cho doanh nghiệp. Có thể thấy rằng khi áp dụng khung năng lực, các nhà tuyển dụng dễ dàng và công bằng hơn khi đánh giá các kỹ năng của ứng viên, doanh nghiệp có thể đo lường và tiêu chuẩn hóa các quy trình và hiệu quả công việc, nhân viên xác định được rõ ràng cần phát triển cụ thể khía cạnh nào trong công việc của họ.