Quy trình xây dựng từ điển năng lực đầy đủ chính xác cho doanh nghiệp

Xây dựng từ điển năng lực là một phần rất quan trọng trong việc hình thành và sử dụng khung năng lực để đánh giá nhân sự. Nếu bạn còn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng từ điển năng lực cho doanh nghiệp của mình, hãy cùng Gitiho tham khảo quá trình xây dựng từ điển năng lực dưới đây. Chắc chắn bản phác thảo của bạn về từ điển năng lực sẽ đầy đủ và chính xác hơn đó.

Quy trình xây dựng từ điển năng lực

Thông thường, quy trình xây dựng từ điển năng lực cho doanh nghiệp sẽ trải qua 5 bước:

Bước 1: Lên danh sách các tiêu chuẩn năng lực

Bước 2: Định nghĩa từng năng lực và xác định các mức độ biểu hiện hành vi. Bạn có thể tìm hiểu về 5 mức độ biểu hiện hành vi tại đây: Kết cấu của từ điển năng lực và các chuẩn năng lực trong doanh nghiệp

Bước 3: Lên danh sách câu hỏi phỏng vấn với từng năng lực

Bước 4: Kết hợp từ điển năng lực với bản mô tả công việc của vị trí đó

Bước 5: Đánh giá kết quả áp dụng từ điển năng lực. 

Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về 5 bước này ngay dưới đây:

Các bước xây dựng từ điển năng lực

Bước 1: Lên danh sách các tiêu chuẩn năng lực cho từ điển năng lực

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình xây dựng từ điển năng lực chính là lên danh sách các tiêu chuẩn năng lực. Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích công việc và các yêu cầu công việc, từ đó lựa chọn được năng lực tương ứng với yêu cầu công việc. Trong đó, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi có liên quan tới 5 vấn đề:

1. Các bên liên quan và trách nhiệm thực hiện công việc: Thông tin về công việc có thể lấy từ đâu? Ai cần tới kết quả của công việc đó? Tiêu chuẩn thực hiện công việc đó là gì? Thời hạn thực hiện công việc là bao lâu? 
2. Nhiệm vụ của công việc: Các nhiệm vụ cụ thể của công việc là gì? Làm thế nào để thực hiện các nhiệm vụ đó? Yêu cầu về khối lượng, chất lượng, tiến độ công việc ra sao?
3. Yêu cầu cần có để thực hiện công việc: Cơ sở vật chất, công nghệ cần thiết là gì? Các nguồn thông tin cần thiết? Các bên liên quan cần thiết là gì?
4. Tính chất công việc: Yêu cầu về thể chất, trí lực để thực hiện công việc là gì? Công việc có cần là đêm, làm trong môi trường độc hại hay có đặc thù gì hay không? Có nguy hiểm hay không? Có cần đi công tác nhiều không?
5. Yêu cầu về năng lực: Kỹ năng, kiến thức, thái độ, tố chất cần có để thực hiện công việc là gì?

Sau khi đặt ra và trả lời được những câu hỏi này, doanh nghiệp cần lựa chọn cô đọng những năng lực chung và riêng biệt cho từng bộ phận, vị trí, tránh tình trạng chồng chéo, bị trùng các năng lực với nhau và đưa vào từ điển năng lực. 

Từ điển năng lực có thể kết cấu theo chiều ngang (mô hình ASK) hoặc chiều dọc (theo các nhóm năng lực). 

Bạn có thể đọc bài viết này để tìm hiểu về 2 kiểu kết cấu từ điển năng lực này nhé: Kết cấu của từ điển năng lực

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bộ từ điển năng lực được kết cấu theo mô hình ASK như sau:

Attitude - Thái độ	Skill - Kỹ năng	Knowledge - Kiến thức
Bền bỉ, kiên trì Tập trung vào kết quả Năng lực sáng tạo và đổi mới Tỉ mỉ, cẩn thận Trung thực Tinh thần dấn thân, cống hiến Nhạy bén	Kỹ năng tin học văn phòng Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng thuyết trình Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian Kỹ năng phân tích tình huống, xử lí tình huống và ra quyết định Kỹ năng đàm phán và thuyết phục Kỹ năng quản trị cảm xúc Kỹ năng quản trị các mối quan hệ Kỹ năng quản trị rủi ro Kỹ năng đào tạo ……	Kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Các kiến thức bổ trợ cần thiết cho công v Trình độ ngoại ngữ (tiếng Anh)

Bước 2: Định nghĩa và xác định các mức độ biểu hiện hành vi cho từng năng lực

Lựa chọn được những năng lực phù hợp là chưa đủ. Mỗi năng lực được đưa vào từ điển năng lực đều cần được định nghĩa rõ ràng, dễ hiểu sao cho bất kì nhân sự nào trong doanh nghiệp đều có thể hiểu được. 

Để làm được điều này, doanh nghiệp cần được giải thích cụ thể, chi tiết bằng từ ngữ và văn phong dễ hiểu; tránh sự nhầm lẫn giữa các năng lực có nhiều điểm tương đồng với nhau. 

Sau đó, cần xác định cụ thể mức độ biểu hiện hành vi năng lực, làm thang đo cho việc đánh giá kết quả thực hiện với 5 mức độ theo thứ tự tăng dần: Kém - Cơ bản - Khá - Tốt - Xuất sắc.

Bước 3: Lên danh sách các câu hỏi phỏng vấn tương ứng với từng năng lực

Dựa trên từ điển năng lực, doanh nghiệp có thể thiết kế câu hỏi phỏng vấn các nhân viên trong mỗi kỳ đánh giá cũng như câu hỏi phỏng vấn ứng viên trong tuyển dụng. 

Ví dụ với kỹ năng làm việc nhóm, bạn có thể đưa ra một số câu hỏi như sau:

• Trong một nhóm, vai trò của bạn thường là gì?
• Nếu một đồng nghiệp thân thiết với bạn được sắp xếp làm chung một task với bạn, tuy nhiên, người đồng nghiệp này không đóng góp gì cho công việc của nhóm thì bạn với cương vị là trưởng nhóm, bạn sẽ xử lý như thế nào? 
• Bạn có ngại chung nhóm với đồng nghiệp mà mình không ưa không?
• Nếu người leader của nhóm là một người bạn không ưa và không phục thì bạn sẽ xử lý thế nào?

Bước 4: Kết hợp từ điển năng lực với bản mô tả công việc của vị trí tương ứng

Doanh nghiệp nên sử dụng từ điển năng lực làm cơ sở để viết bản mô tả công việc và yêu cầu thực hiện công việc cho chính xác và phù hợp cho từng vị trí. Các nội dung bao gồm:

• Mô tả tổng quan công việc
• Các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện
• Yêu cầu ứng viên cần có để thực hiện công việc
• KPI cho vị trí
• Bộ câu hỏi phỏng vấn

Bước 5: Đánh giá kết quả áp dụng từ điển năng lực

Từ điển năng lực là cơ sở xây dựng nên khung năng lực cho nhân sự cho công ty - những người trực tiếp vận hành các công việc giúp doanh nghiệp phát triển. Vì vậy, từ điển năng lực có chính xác, được sửa chữa lỗi sai và cập nhật với xu thế thì khung năng lực mới có thể điều chỉnh phù hợp, mang tới thước đo chính xác cho năng lực của nhân sự doanh nghiệp. 

Vì vậy, bộ phận HR và ban lãnh đạo cần đánh giá định kỳ việc áp dụng từ điển năng lực thông qua các báo cáo hiệu quả công việc, công tác tuyển dụng, đào tạo…. để kịp thời phát hiện những điểm chưa phù hợp hoặc đã lỗi thời để khắc phục và cập nhật kịp thời.

Bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn về cách xây dựng khung năng lực: Cách xây dựng khung năng lực theo vị trí trong doanh nghiệp

Xây dựng KHUNG NĂNG LỰC sẽ dễ dàng, linh hoạt hơn nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng nền tảng LMS của Gitiho for Leading Business ngay hôm nay!

Tổng kết

Xây dựng từ điển năng lực là bước đầu nhưng vô cùng quan trọng của việc xây dựng khung năng lực để đánh giá chính xác tình hình năng lực nhân sự của doanh nghiệp. Nhờ có sự đánh giá này, doanh nghiệp mới có thể điều chỉnh và đưa ra các giải pháp giúp nâng cao điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, giúp nhân sự phát triển, doanh nghiệp phát triển. 

Hy vọng bài viết đã đem đến cho bạn những thông tin hữu ích về quy trình xây dựng từ điển năng lực. Chúc bạn thành công!