Hệ thống LMS là gì? Vai trò của LMS trong đào tạo doanh nghiệp

Hầu hết các nhà lãnh đạo đã nhận ra được rằng để duy trì đội ngũ nhân sự có kiến thức, có năng lực và làm việc hiệu quả hơn thì việc học tập của nhân viên phải được quan tâm. Bởi một doanh nghiệp muốn phát triển đột phá không chỉ dựa vào số ít cá nhân xuất sắc mà cần có một hệ thống đào tạo để tạo ra đội ngũ nhân viên tài năng và khai thác được hết tiềm năng của nhân viên.

Trên thực tế, hệ thống LMS (hệ thống quản lý học tập) đang phát triển nhanh đến mức hiện nay đã đạt mức tăng trưởng 900% kể từ đầu thế kỷ 21. Cùng với đó, ngành công nghiệp eLearning dự kiến đạt doanh thu 450 tỷ đô vào năm 2026. Khi nhu cầu học trực tuyến tăng lên, nhu cầu về hệ thống quản lý học tập (LMS) cũng tăng theo.

Vì vậy, ngày càng có nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp hệ thống quản lý học tập (LMS) để đạt được mục tiêu này. 

Vậy bạn đã thật sự hiểu rõ về nó? Cùng Gitiho tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Xem thêm: Làm thế nào để lựa chọn một nền tảng đào tạo doanh nghiệp phù hợp?

Hệ thống LMS là gì? 

LMS là viết tắt của: 

L - Learning: học hỏi -> bạn sử dụng nó để cung cấp các khóa học và chương trình đào tạo.

M - Management: quản lý -> vì nó giúp bạn tổ chức các khóa học.

S - System: hệ thống -> bởi vì bạn thực hiện mọi thứ trực tuyến và lưu trữ thông tin ở một nơi. 

Hệ thống quản lý học tập LMS là một phần mềm được thiết kế cho phép người sử dụng tạo, phân phối và báo cáo dữ liệu học tập, quản lý khóa học và chương trình đào tạo. LMS có thể được lưu trữ dưới dạng một sản phẩm độc lập trên máy chủ của công ty hoặc nó có thể là một nền tảng dựa trên đám mây do công ty phần mềm lưu trữ. 

Một hệ thống quản lý học tập như một giải pháp công nghệ đột phá giúp bạn cải thiện được đội ngũ nhân sự công ty, là giải pháp giúp đội ngũ nhân sự học tập hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí.

LMS về cơ bản là nó chứa một nền tảng chức năng cốt lõi cho phép quản trị tải lên các khóa học, tài liệu cho nhân viên, thông báo đến nhân viên và chia sẻ dữ liệu với người được ủy quyền. 

LMS thường hoạt động ở trình duyệt web và có quy trình đăng nhập an toàn. Điều này cho phép người học và người hướng dẫn dễ dàng truy cập vào các khóa học khi đang đi chuyển, trong khi đó quản trị viên và người lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ của người học. 

Hệ thống quản lý học tập LMS có những tính năng gì?

Dưới đây là một số tính năng chính và tính năng hỗ trợ của hệ thống LMS. Đồng thời, Gitiho xin giới thiệu về Giải pháp chuyển đổi số hoạt động đào tạo nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp với Gitiho for Leading Business để bạn hiểu rõ các tính năng của LMS. 

1. Tạo và quản lý khóa học

LMS cho phép quản trị viên hoặc người hướng dẫn tạo, chỉnh sửa và quản lý nội dung khóa học, bao gồm các tài liệu đa phương tiện như văn bản, hình ảnh, video và tệp âm thanh. 

Tính năng hỗ trợ của hệ thống quản lý học tập:

Hỗ trợ đăng tải nội dung đa phương tiện (văn bản, hình ảnh, video, âm thanh)

Mẫu khóa học

Nhập/xuất nội dung (SCORM, xAPI, xAPI, IMS Common Cartridge)

Tổ chức và phân loại nội dung

Lưu trữ khóa học

2. Cung cấp khóa học

LMS cho phép quản lý cung cấp các khóa học trực tuyến và cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tài liệu học tập cũng như sử dụng tính năng tương tác như hỏi đáp, thảo luận và đánh giá khóa học. 

Tính năng hỗ trợ của hệ thống quản lý học tập:

Thiết kế đáp ứng cho các thiết bị khác nhau (máy tính để bàn, laptop, máy tính bảng, thiết bị di động)

Cung cấp lộ trình học tập

Đề xuất nội dung và học tập linh hoạt

3. Quản lý người dùng

Quản trị viên có thể quản lý người dùng (nhân sự, người hướng dẫn) bằng cách tạo tài khoản, chỉ định vai trò và cấp quyền. Tính năng này cho phép theo dõi tiến độ và hiệu suất học tập của người sử dụng. 

Tính năng hỗ trợ của hệ thống quản lý học tập:

Tạo, sửa đổi và xóa tài khoản

Phân công vai trò và quản lý quyền

Thêm hàng loạt người dùng 

Tùy chọn quản lý và bảo vệ mật khẩu

4. Đánh giá hiệu quả

Hệ thống quản lý học tập LMS cung cấp các công cụ đánh giá, kiểm tra năng lực, độ hiểu bài của người học sau mỗi khóa học bằng cách tích hợp câu hỏi, bài kiểm tra, bài tập thực hành nhằm đánh giá mức độ hiểu biết của người học. Quản lý nhân viên đó có thể theo dõi tiến độ của người học và cung cấp phản hồi về hiệu suất của họ. 

Tính năng hỗ trợ của hệ thống quản lý học tập:

Câu hỏi, bài kiểm tra và bài tập tích hợp

Tự động chấm điểm để đánh giá khách quan

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

5. Theo dõi và báo cáo

Hệ thống quản lý học tập LMS theo các tiến trình của người học thông qua các chỉ số như phần trăm hoàn thành khóa học, điểm số và thời gian hoàn thành. Quản lý có thể tạo báo cáo để đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo và xác định lĩnh vực họ cần cải thiện.

Tính năng hỗ trợ của hệ thống quản lý học tập:

Theo dõi tiến độ người học

Thời gian học tập của người học

Kết quả mỗi kỳ thi

6. Tùy chỉnh và xây dựng thương hiệu

Bạn có thể thiết kế giao diện LMS phù hợp với thương hiệu của các doanh nghiệp về màu sắc cũng như chèn thêm logo để tạo ra một môi trường học tập gần gũi, thân quen.

Tính năng hỗ trợ của hệ thống quản lý học tập:

Chủ đề và giao diện được phép tùy chỉnh

Logo và các yếu tố thương hiệu

Domail là tên của doanh nghiệp

7. Học tập trên thiết bị di động

Nhiều hệ thống LMS được tối ưu hóa trên thiết bị di động, cho phép người học có thể học tập thuận tiện trên chiếc điện thoại thông minh của mình. Bạn có thể truy cập vào nội dung khóa học, trao đổi với giảng viên của mình ngay dưới video của khóa học. 

Tính năng hỗ trợ của hệ thống quản lý học tập:

Thiết kế đáp ứng cho thiết bị di động

8. Bảo mật và bảo vệ dữ liệu

Hệ thống LMS phải đảm bảo yếu tố bảo mật cho người dùng, bao gồm các tùy chọn như mã hóa, xác thực và sao lưu dữ liệu.

Mã hóa và xác thực

Tùy chọn sao lưu và khôi phục dữ liệu thường xuyên

Tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu

Sở hữu một hệ thống quản lý học tập LMS hiện đại giúp việc học trở nên thú vị hơn bao giờ hết, đội ngũ nhân sự ngày càng có cái nhìn tích cực hơn về việc học tập và nỗ lực để phát triển bản thân mình. 

Khi lựa chọn hệ thống học tập LMS, doanh nghiệp nên ưu tiên tính dễ sử dụng và giao diện thân thiện để khuyến khích người học tham gia. Tức là phải có sự thân thiện về giao diện và các tính năng - dựa trên yêu cầu của người dùng. 

Với những tính năng tuyệt vời trên, giải pháp Gitiho For Leading Business tự tin giúp doanh nghiệp của bạn đạt mục tiêu về chuyển đổi số đào tạo nội bộ. Đây là giải pháp được 100+ doanh nghiệp hàng đầu tin tưởng và lựa chọn để phát triển đội ngũ nhân sự như Bảo hiểm quân đội MIC, Ngân hàng Vietinbank, Vietcombank, Vp Bank, Momo, FPT Software… 

Một vài ví dụ sử dụng LMS để phát triển nhân sự

Dưới đây là một số chức năng mà hệ thống quản lý học tập LMS mang lại:

1. Giới thiệu và định hướng cho nhân sự mới

Một LMS có thể được sử dụng để cung cấp tài liệu giới thiệu và định hướng cho nhân viên mới khi vào công ty, giúp họ hiểu hơn về chính sách, quy trình, quy định và văn hóa của công ty. 

2. Phát triển và đào tạo kỹ năng

LMS có thể tạo ra nhiều khóa học và cung cấp các tài liệu đào tạo phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức. Nhân viên dễ dàng truy cập vào các khóa học để phát triển kỹ năng, cải thiện hiệu suất công việc và cập nhật các xu hướng lĩnh vực của mình. 

3. Đào tạo tuân thủ

Các tổ chức thường cần cung cấp các đào tạo tuân thủ bắt buộc cho nhân viên, chẳng hạn như an toàn tại nơi làm việc, chống quấy rối và bảo mật dữ liệu. LMS có thể giúp quản lý và theo dõi việc hoàn thành các mô-đun đào tạo này, đảm bảo tất cả nhân viên đều tuân thủ các quy định một cách nghiêm túc. 

Xem thêm: Đào tạo tuân thủ là gì và áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào?

4. Quản lý hiệu suất 

Người quản lý và người hướng dẫn có thể sử dụng LMS để theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhân viên khi tham gia học tập và từ đó xác định các lĩnh vực mà nhân viên cần được hỗ trợ và huấn luyện thêm. 

5. Phát triển sự nghiệp

Một LMS có thể được sử dụng để hỗ trợ kế hoạch phát triển sự nghiệp của mỗi nhân viên bằng cách cung cấp cài tài nguyên và khóa học liên quan đến công việc của họ, cho phép họ được học các kiến thức và kỹ năng nâng cao. 

6. Học tập cá nhân

Hệ thống học tập LMS bao gồm các tính năng như cho phép người học cá nhân hóa trải nghiệm học tập, ví dụ như tạo ra lộ trình học tập phù hợp và đề xuất học tập dựa trên nhu cầu và hiệu suất cá nhân. Điều này đảm bảo rằng nhân viên có thể tập trung vào việc đào tạo một cách phù hợp và đúng với định hướng, nhu cầu của họ.

7. Phân tích và báo cáo

Hệ thống LMS có thể cung cấp các chỉ số chi tiết về quá trình học tập và phát triển nhân viên thông qua phân tích và báo cáo. Dữ liệu này có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo và đưa ra quyết định sáng suốt về các sáng kiến trong tương lai.

8. Tiết kiệm thời gian và chi phí

So với phương pháp đào tạo trực tiếp thì việc sử dụng hệ thống LMS mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí hơn. 

Theo Báo cáo học tập tại nơi làm việc năm 2021 của Linkedin Learning chỉ ra rằng 73% chuyên gia L&D mong muốn chi ít cho việc đào tạo có người hướng dẫn (học tập truyền thống) và 79% mong muốn chi nhiều hơn cho việc học trực tuyến.

9. Học tập từ xa

Hệ thống học tập LMS được tối ưu hóa cho thiết bị di động sẽ cho phép nhân viên truy cập vào tài liệu, khóa học mọi lúc mọi nơi, giúp nhân viên có thể học tập bất cứ lúc nào. 

Việc triển khai LMS cho quá trình học tập và phát triển nhân viên mang lại kết quả như đội ngũ nhân sự có kiến thức, kỹ năng và trở nên gắn kết hơn với doanh nghiệp và tạo ra chuyển đổi, góp phần vào sự thành công của tổ chức. 

Làm thế nào để lựa chọn hệ thống LMS tốt nhất cho tổ chức của bạn

Sau khi bạn đã có cái nhìn tổng quan về hệ thống quản lý học tập cũng như một số lợi ích, tính năng của chúng thì bạn phải biết cách chọn LMS tốt nhất cho mục đích của tổ chức. 

1. Kết quả có thể đo lường được

Một trong những yếu tố để bạn quyết định đầu tư vào một hệ thống quản lý học tập đó là LMS đó phải được đo lường được từ quá trình học tập thực tế như thế nào. Ví dụ như sau khi cung cấp cho nhân viên một khóa học về “Thành thạo kỹ năng Excel” thì sau khi hoàn thành, nhân viên áp dụng vào công việc như thế nào, có giúp tăng hiệu suất và năng suất công việc không. 

Những kết quả đo lường được hiển thị có thể là tỷ lệ hoàn thành, điểm số và mối liên hệ với mục tiêu của công ty.

Xem thêm: Tìm hiểu 10 chỉ số đào tạo nhân viên mà các HR nên biết

2. Khả năng tiếp cận và giao diện thân thiện với người dùng

Hệ thống LMS dù hiện đại đến đâu nhưng không thân thiện với người dùng thì cũng khó giải quyết được vấn đề gì. LMS phải có quá trình đăng nhập đơn giản, an toàn, màn hình chính phải trực quan, thể hiện rõ những thông tin mà người dùng cần để bắt đầu hoàn thành khóa học. 

Ngoài ra, phông chữ và bố cục của nội dung cũng phải thiết kế thân thiện với người dùng, dễ nhìn và tạo cảm giác thoải mái. 

3. Khả năng linh hoạt

Việc học tập cần được học ở mọi lúc, mọi nơi. Bạn có thể học khi đang đi xe bus, khi đang đợi tàu xe, khi đang đi spa, khi nấu ăn… nói chung là bất kỳ khi nào bạn có thời gian rảnh.

Với phần lớn người dùng  truy cập internet thông qua thiết bị di động, hệ thống LMS mà bạn chọn phải có khả năng hoạt động tốt trên các hệ điều hành, nhiều kích thước màn hình và trình duyệt khác nhau.

4. Quản lý dữ liệu an toàn

Khi một tổ chức muốn phát triển và quản lý các khóa học thì nền tảng LMS là điều bắt buộc. Không chỉ các dữ liệu khóa học là độc quyền mà thông tin của người học cũng cần được bảo vệ. 

Bạn nên chọn một hệ thống quản lý học tập LMS chỉ cần đăng nhập 1 lần và duy trì thông tin đăng nhập cho những lần sau. Điều này đặc biệt quan trọng khi sử dụng máy chủ dựa trên đám mây để lưu trữ dữ liệu. 

Lợi ích của hệ thống quản lý học tập LMS

Hiện tại trong các doanh nghiệp đều có một vài khóa học như hướng dẫn nhân viên mới, đào tạo kỹ năng và chuyên môn, hướng dẫn khách hàng và phát triển lãnh đạo chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của hệ thống quản lý học tập LMS là giúp tối ưu hóa các hoạt động đào tạo, học tập nhằm tối ưu hóa thời gian và hiệu suất.

Dưới đây là một số lợi ích có thể mang lại hiệu quả đáng kể mà LMS mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

1. Học tập tập trung

LMS cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng tập trung để quản lý, cung cấp nội dung đào tạo, giúp cho nhân viên dễ dàng truy cập vào các tài nguyên họ cần và cho phép quản trị viên quản lý tài liệu khóa học cũng như theo dõi tiến trình của người học. 

2. Tiết kiệm chi phí

Việc triển khai hệ thống học tập LMS có thể giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí đào tạo bằng cách loại bỏ nhu cầu in ấn, thuê địa điểm và trả phí cho người hướng dẫn như diễn giả, chuyên gia... Ngoài ra, LMS còn cho phép quản lý dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa nội dung đào tạo trên hệ thống. 

Trong vài năm qua, một số công ty lớn đã tiết kiệm tiền bằng cách chuyển từ đào tạo truyền thống sang đào tạo trực tuyến (eLearning). IBM đã báo cáo giảm chi phí tương tự khi từ việc chuyển đổi sang eLearning. 

Ernst and Young báo cáo giảm 35% chi phí khi chuyển qua đào tạo trực tuyến. 

Năm 2009, chuỗi cửa hàng McDonal ở Anh tuyên bố đã giảm được gần 50% chi phí đào tạo, tương đương khoảng 1 triệu USD khi chính thức chuyển sang hình thức học trực tuyến. 

3. Tiết kiệm thời gian học tập

LMS cho phép nhân viên học tập theo tốc độ của riêng họ bằng cách chọn “tốc độ phát” của video khóa học và học tập mọi lúc, mọi nơi miễn là có thiết bị kết nối internet.

Đồng thời, LMS còn giúp người quản lý đào tạo giảm thời gian dành cho việc lên lịch và điều phối các buổi đào tạo trực tiếp.

Nhờ vào tính linh hoạt này, nhân viên có nhiều thời gian tham gia vào các hoạt động đào tạo mà không bị gián đoạn thời gian làm việc của họ.

Năm 2012, tại Việt Nam, một loạt ngân hàng lớn đã thực hiện khóa đào tạo nhân sự mới cho gần 1000 nhân viên trên toàn hệ thống học tập chỉ trong vòng 2 tháng. Với số lượng người học lớn như vậy, nếu đào tạo theo phương pháp truyền thống thì có thể bạn phải mất 1 năm mới có thể đào tạo hết 1000 nhân viên. 

4. Đào tạo nhất quán và chuẩn hóa

LMS đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đào tạo một cách nhất quán và chuẩn hóa, không phân biệt vị trí và vai trò công việc của họ. Tức là đảm bảo các khóa học và nội dung đào tạo được cung cấp theo cách nhất quán và tuân thủ các tiêu chuẩn. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì đội ngũ nhân sự chất lượng cao và tuân thủ trong tổ chức. 

5. Cá nhân hóa trải nghiệm học tập

Bạn có thể tạo ra lộ trình học tập dựa trên trình độ chuyên môn, năng lực của từng người học. Điều này giúp cho nhân viên tập trung vào chương trình đào tạo và cải thiện được kỹ năng, nâng cao chuyên môn của họ. Với việc cá nhân hóa trải nghiệm học tập, có thể giúp cho nhân sự có tinh thần học tập tốt hơn và cải thiện được chất lượng công việc. 

Xem thêm: Các lộ trình đào tạo được xây dựng sẵn từ Gitiho

6. Theo dõi và báo cáo kết quả

Hệ thống học tập LMS cung cấp các công cụ theo dõi, đo lường và báo cáo tình trạng học tập, tiến độ của nhân viên cũng như đánh giá được các chương trình đào tạo nhân sự và xác định lĩnh vực cần cải thiện.

Những chỉ số mà LMS đưa ra có thể giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về các sáng kiến học tập và phát triển của họ. 

7. Cải thiện hiệu suất và năng suất của nhân viên

Theo Nghiên cứu của Brandon Hall Group cho thấy 54% các tổ chức đã đầu tư vào công nghệ học tập (LMS) đã nhận thấy sự cải thiện về năng suất trong công việc và mức độ tương tác giữa nhân viên với nhau. Ngoài ra, 91% các doanh nghiệp cũng cho thấy mối liên hệ chặt chẽ giữa học tập và hiệu suất của tổ chức. 

Bằng cách cung cấp khóa học để nhân viên mở rộng kiến thức cũng như kỹ năng, nhân viên có thể cải thiện hiệu suất và tăng năng suất công việc. Những nhân viên được đào tạo tốt có nhiều khả năng cảm thấy tự tin vào năng lực của mình và gắn bó với công việc lâu hơn. 

8. Tuân thủ quy định

Nhiều lĩnh vực, ngành nghề yêu cầu các doanh nghiệp đào tạo cho nhân viên tuân thủ các quy định bắt buộc, ví dụ như an toàn tại nơi làm việc hoặc bảo mật dữ liệu. Trong trường hợp này, LMS có thể giúp quản lý và theo dõi việc hoàn thành các mô-đun đào tạo này, đảm bảo toàn bộ nhân viên đều tham gia học tập đầy đủ.

9. Khả năng mở rộng

Hệ thống học tập LMS có thể dễ dàng mở rộng quy mô để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, ví dụ như các tính năng thêm các khóa học, thêm nhân sự mới hoặc mở rộng các chương trình đào tạo đến các phòng ban hoặc địa điểm khác trở nên đơn giản hơn.

10. Khuyến khích văn hóa học tập

Việc triển khai và áp dụng LMS trong toàn bộ công ty có thể đẩy mạnh văn hóa học tập và phát triển liên tục. Điều này thúc đẩy tư duy phát triển cho nhân viên, khuyến khích họ tìm kiếm những cơ hội mới để phát triển chuyên môn và kỹ năng của mình. 

Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã biết cách để lựa chọn LMS tốt nhất và phù hợp đối với tổ chức của mình. Cũng như sự phát triển của một đất nước, không chỉ trông chờ vào một số cá nhân xuất sắc mà phải cần có 1 hệ thống có thể tạo nên đội ngũ người xuất sắc và trọng dụng được họ. 

Hệ thống LMS chính là giải pháp hiệu quả nhất để tạo ra đội ngũ nhân sự có kiến thức, có hiểu biết và càng ngày càng phát triển. Đồng nghĩa với việc, 1,2 con người xuất sắc không thể giúp một công ty hàng trăm người phát triển mà nó là sự đóng góp của một đội ngũ nhân sự tiềm năng có đầy đủ kiến thức và kỹ năng.