Làm thế nào để lựa chọn một nền tảng đào tạo doanh nghiệp phù hợp?

Gần 4 trong số 10 công ty Hoa Kỳ sử dụng nền tảng đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp không hài lòng với hệ thống. Theo nghiên cứu LMS trend 2015 của Brandon Hall Group, cho thấy 38% công ty được khảo sát đang xem xét thay đổi hệ thống quản lý học tập. 

Đây thực sự cũng là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam khi phải lựa chọn nền tảng đào tạo doanh nghiệp sao cho phù hợp với nhu cầu nhân viên, mục tiêu của tổ chức. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp phải các vấn đề trên thì bài viết này từ Gitiho chắc chắn sẽ giúp bạn lý giải được các vấn đề này.

Sự cần thiết của một nền tảng đào tạo doanh nghiệp

Nhân viên sẽ đánh giá cao tính linh hoạt của nền tảng học tập, vì họ có thể hoàn thành khóa học theo tốc độ riêng và có thể xem đi xem lại các bài giảng, tài liệu mà họ không hiểu để có thể vận dụng vào công việc. 

Trên thực tế, trong một cuộc khảo sát gần đây đối với nhân viên tại các tổ chức lớn ở Mỹ, 51% nhân viên thông tin rằng rằng họ thích đào tạo trực tuyến trong môi trường làm việc. 

Theo nghiên cứu của Emerald Works, học trực tuyến tại nơi làm việc tăng tỷ lệ giữ chân nhân sự lên đến 24%.

Một vài nghiên cứu cũng cho thấy rằng, các doanh nghiệp có L&D tác động cao đến việc cải thiện kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm lên 55%. Kết quả là họ sẽ có ít xung đột hơn, ít lỗi hơn và chất lượng công việc tốt hơn. 

Đồng thời, kiến thức sẽ tạo ra doanh thu. 72% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tin rằng đào tạo là cần thiết để nhân viên thành công tại nơi làm việc. 

Bằng cách đầu tư vào một nền tảng đào tạo doanh nghiệp toàn diện, nhân viên của bạn có thể tiếp thu các kỹ năng mới, áp dụng ngay vào công việc và tạo ra những giá trị vượt bậc. 

Hầu hết lãnh đạo và bộ phận L&D doanh nghiệp đều nhận thấy tầm quan trọng và vai trò to lớn của nền tảng học tập, nhưng điều họ băn khoăn là không biết giải pháp nào sẽ phù hợp và có thể đi đường dài với tổ chức? 

Xem thêm: Hệ thống LMS là gì? 5 lợi ích khi dùng LMS trong đào tạo doanh nghiệp

Những thách thức hàng đầu trong L&D

Dựa trên thực tế hiện nay, Gitiho nhận thấy những thách thức hàng đầu đối với các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm kiếm nền tảng học tập có thể được chia làm 5 vấn đề dưới đây:

1. Thiếu một giải pháp toàn diện

Có quá nhiều hệ thống bao gồm các hệ thống LMS và thư viện nội dung khác nhau

Có quá nhiều nguồn nội dung học tập 

Các nội dung được phân bổ khắp nơi và cần kết nối chúng lại để theo dõi quá trình học tập 

Thiếu nền tảng để đào tạo tập trung cho cả nhân viên và khách hàng

Tính linh hoạt và tích hợp không phát triển

Không có một nguồn học tập duy nhất trong doanh nghiệp

Không có công cụ có sẵn để hỗ trợ những thứ mà doanh nghiệp muốn

2. Trải nghiệm kém

Trải nghiệm người dùng kém

Kinh nghiệm quản trị kém

Khó quản lý

Giao diện bị lỗi thời

Quy trình làm việc không đồng nhất

Khi công ty phát triển và nhân viên cần phải nâng cao kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công ty thì họ lại gặp khó khăn trong việc tìm nội dung đào tạo

Công ty dành rất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên nên họ muốn tìm một giải pháp mới tiết kiệm thời gian hơn để làm điều này

Họ cần có khả năng đào tạo nhân viên bằng hình thức Microlearning nhanh chóng, không phụ thuộc vào thời gian, địa điểm mà chỉ cần thông qua các thiết bị di động

Tính ứng dụng chưa cao, đặc biệt là đối với những người làm việc ngoài văn phòng bởi họ cần giao diện học tập thân thiện với thiết bị di động

Nhiều người cần phải đào tạo như nhân viên nội bộ và đội ngũ làm việc không thuộc công ty nhằm phát triển các kỹ năng và tuân thủ những quy định

Nền tảng học tập của doanh nghiệp cồng kềnh

Trải nghiệm học tập trên nền tảng giáo dục của nhân viên không tốt khiến họ không hứng thú cho việc học

Không cá nhân hóa

Những khóa đào tạo được thực hiện trong lớp học nên người học phải đi từ nhiều nơi đến để học tập trực tiếp

Thiếu kế hoạch học tập

Tồn tại những khó khăn về mặt kỹ thuật

Không có phương án để lưu trữ tài liệu

LMS thiếu các chức năng cơ bản

Cần các công cụ hỗ trợ cho học tập tốt hơn

Hệ thống không cập nhật, lỗi thời

Người dùng có thể không thích nghi được với công nghệ hoặc nội dung học tập bằng tiếng Anh. Vì vậy việc có phiên bản ngôn ngữ khác của bài học là một vấn đề

Tất cả tài liệu học tập bắt đầu giống nhau

Cần một giải pháp học tập ổn định và lâu dài

Phụ thuộc vào đào tạo truyền thống trong lớp học mà không có sự linh hoạt và không thể đo lường được hiệu quả đào tạo

Sự hỗ trợ của các nền tảng học tập kém

3. Không có khả năng đo lường: Báo cáo, theo dõi, phân tích

Không lấy được dữ liệu cần thiết để đo lường

Không có báo cáo

Không có chỉ số để phân tích

Không có cách nào để xác định điểm mạnh và điểm yếu của các nhóm, phòng ban

Không có khả năng đo lường

Cần quản lý đào tạo và năng lực để đảm bảo tuân thủ quy định của tổ chức cũng như nâng cao hiệu quả việc trau dồi kiến thức và rèn luyện kỹ năng

Nội dung trực tuyến không nằm trong một hệ thống nào đó để theo dõi, do đó không thể theo dõi quá trình tự học

Hiện tại, chương trình đào tạo được thực hiện thông qua các buổi học và không có cách nào để theo dõi quá trình học của bất kỳ ai

Nhà cung cấp hứa hẹn quá nhiều, nói quá lên về chất lượng dịch vụ nhưng thực tế lại không được như vậy

Khả năng báo cáo kém, thực hiện các yêu cầu phản hồi từ người học theo cách thủ công. 

Không nhận đủ các dữ liệu hợp lệ từ LMS

Xem thêm: Cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo trong doanh nghiệp

4. Chi phí và thời gian

Dành quá nhiều thời gian cho việc đào tạo trực tiếp trong khi phương pháp trực tuyến phù hợp trong thời buổi hiện nay

Chi phí cao cho hệ thống LMS

Hầu hết các khóa đào tạo được thực hiện trực tiếp nên gây ra sự tốn kém và mất thời gian vì những người học của họ hầu hết đến từ khắp mọi nơi

Số lượng nhân sự phụ trách L&D thấp

Thời gian đào tạo ban đầu kéo dài và tốn kém

Thiếu ngân sách

Nhân viên không được đào tạo bài bản về kỹ năng, chuyên môn nên có tỷ lệ nghỉ việc cao

5. Khả năng mở rộng

Rất khó để mở rộng vì bạn cần phải có nhiều giảng viên để tổ chức những buổi đào tạo

Tính linh hoạt kém

Phương pháp cung cấp hiện tại cho các hình thức học trực tuyến không có khả năng mở rộng

Họ không có đủ kỹ năng và cũng không có chuyên gia để tự triển khai các công nghệ về khoa học dữ liệu

Để làm rõ hơn điều này, có một cuộc khảo sát thu được 2112 câu trả lời từ hơn 20 ngành công nghiệp khác nhau và các vai trò công việc (từ nhân viên mới đến quản lý cấp cao) ở Hoa Kỳ, Phần Lan và Đức đã phát hiện ra 3 thách thức hàng đầu trong đào tạo là: 

1. Thiếu thời gian
2. Thiếu tiền
3. Thiếu công cụ

Làm thế nào để tìm ra giải pháp học tập phù hợp?

Như Theodore Levitt đã nói: “Không phải họ muốn những mũi khoan 1/4 inch. Họ muốn những lỗ khoan 1/4 inch.”

Trong lĩnh vực đào tạo và phát triển (L&D), có hàng trăm mũi khoan ¼ inch nhưng liệu họ có thể khoan thành công lỗ ¼ inch không? 

Có nghĩa là có hàng trăm giải pháp học tập có sẵn nhưng liệu chúng có đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp không, có cung cấp được kỹ năng, kiến thức và khả năng cần thiết cho nhân viên không?

Tuy nhiên, nền tảng học tập là giải pháp phức tạp hơn để giải quyết những vấn đề phức tạp. Chúng giống như công cụ học tập, cung cấp nhiều công cụ để bạn tạo, hiển thị và quản lý quá trình học tập của người dùng. 

Sự đa dạng của nền tảng học tập cùng với tốc độ phát triển của thị trường chính là 2 lý do khiến cho các doanh nghiệp không biết nên lựa chọn giải pháp nào cho tổ chức của mình. 

Để tìm ra giải pháp học tập phù hợp, trước hết bạn phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp. 

Đầu tiên là xác định mục đích và mục tiêu. Đặt mục tiêu kinh doanh mà bạn muốn đạt được khi có sự hỗ trợ của nền tảng học tập trực tuyến. Hãy đặt câu hỏi: “Tôi muốn đạt được điều gì khi nhân viên tham gia đào tạo”. 

Ví dụ như:

Tăng doanh số bán hàng lên 25% trong 5 tháng. 

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên lên 5%. 

Lan tỏa giá trị học tập ra bên ngoài, tận dụng để làm thương hiệu, hỗ trợ quá trình tuyển dụng. 

Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên, không quá 5 nhân viên nghỉ việc trong 6 tháng. 

Thứ 2, là bạn phải hiểu rõ được nhân viên của mình. Đó chính là xác định người mà bạn sẽ đào tạo. Hãy trả lời 6 câu hỏi sau: 

1. Nhân viên của bạn bao nhiêu tuổi? Ví dụ nếu hầu hết nhân viên là Gen Z, họ chắc chắn sẽ thích được học tập và phát triển. Đồng thời họ thích những thứ mới mẻ, sáng tạo, linh hoạt, vì vậy nền tảng học tập phải có giao diện hiện đại, tích hợp nhiều tính năng. 

2. Xác định lỗ hổng kiến thức của nhân viên. Từ đó biết được nhân viên còn thiếu ở kỹ năng, chuyên môn nào để có cách cải thiện hiệu quả nhất. 

3. Nhân viên của bạn có các cấp độ kỹ năng khác nhau không? Nếu sự chênh lệch giữa nhân viên có kinh nghiệm và nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm thì bạn cần phải thiết lập các chương trình đào tạo khác nhau, phù hợp với nhu cầu của nhóm đối tượng. 

4. Nhân viên hiểu biết về công nghệ như thế nào? Nếu không phải tất cả nhân viên đều là những người thành thạo công nghệ, hãy lựa chọn một nền tảng thân thiện và đơn giản với người dùng. 

5. Nhân viên của bạn thích học ở đâu? Hãy khảo sát nhân viên để biết được họ thấy thoải mái khi tham gia các khóa học ở đâu và khi nào? Ví dụ bạn phát hiện ra rằng hầu hết nhân  viên thích học từ thiết bị di động sau giờ làm việc, hãy chọn nền tảng học tập thân thiện với thiết bị di động. 

6. Bạn sẽ đào tạo bao nhiêu nhân viên? Nếu doanh nghiệp của bạn lớn và sẽ phát triển quy mô hơn nữa trong thời gian tới, hãy yêu cầu một hệ thống có tính năng không giới hạn người học. 

Sau khi xác định xong những yếu tố trên, bạn phải xác định được yêu cầu về nền tảng học tập. Có nghĩa là bạn muốn nền tảng học tập của mình có những tính năng gì, như thế nào? 

Có thể dựa vào thách thức mà các doanh nghiệp Việt Nam đang gặp phải khi tìm giải pháp đào tạo và nhu cầu của người học, một nền tảng học tập về cơ bản phải có những tính năng như: 

1. Quản lý người dùng và khóa học

• Thêm nhân sự

• Hoặc bạn có thể thêm bằng cách tải tệp Excel lên: 

• Thay đổi thông tin nhân sự

• Thiết lập phòng ban, đội nhóm

• Thiết lập giấy chứng nhận và điều kiện hoàn thành

• Tạo khóa học nội bộ

• Tạo đề thi

• Tạo đợt thi

• Chức năng chống tua

2. Lộ trình học tập

Một trong những tiêu chí lựa chọn nền tảng học trực tuyến là tạo được lộ trình học tập cho mỗi nhân viên dựa trên những điểm mạnh, điểm yếu và lỗ hổng kiến thức của họ. 

Bằng cách cung cấp khóa học phù hợp sẽ giúp họ biết mình phải học gì, làm gì và nhanh chóng nâng cao kỹ năng cũng như trau dồi kiến thức của mình. 

3. Phân tích, đo lường và báo cáo hiệu quả đào tạo

Như đã đề cập ở trên, đào tạo học tập phải đi đôi với việc đo lường, đánh giá để doanh nghiệp biết được rằng khi chi 1 đồng cho hoạt động này thì sẽ thu về được bao nhiêu. 

Nhờ sử dụng nền tảng học tập trực tuyến, bạn có thể đo lường được hiệu quả học tập của nhân viên như sau: 

• Báo cáo tỷ lệ hoàn thành khóa học

• Báo cáo xếp hạng học tập

• Báo cáo thời gian học tập

• Báo cáo chi phí đào tạo cho mỗi nhân sự

• Đo lường về từng nhân sự: 

Thông qua đó, Gitiho muốn giới thiệu những tính năng của Giải pháp Gitiho for Leading Business, đây là giải pháp chuyển đổi số hoạt động đào tạo nâng cao hiệu suất dành cho doanh nghiệp. 

Giải pháp đào tạo cho doanh nghiệp của Gitiho đã phát triển được một thời gian dài (từ 2020 - nay) và đã đồng hành cùng những doanh nghiệp như Ngân hàng Vietinbank, Vietcombank, Vp Bank, FPT, VNPT, Bảo hiểm quân đội MIC, MOMO… trong việc đào tạo nhân sự.

Có thể thấy những tính năng trên của Gitiho For Leading Business hoàn toàn phù hợp và đáp ứng được nhu cầu cũng như yêu cầu của các doanh nghiệp. Trong tương lai, Gitiho sẽ ngày càng phát triển và tối ưu hơn nữa để đáp ứng tốt hơn tính hiện đại - thân thiện - tối ưu và hiệu quả. 

Xem thêm: Đào tạo và phát triển nhân sự có vai trò và lợi ích gì?

4 tips cực kỳ hữu ích để tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp

1. Tập trung vào những thách thức và mục tiêu có thể đo lường được mà bạn muốn đạt được

2. Hiểu được việc giải quyết những thách thức trên hoặc đạt được những mục tiêu sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn những vấn đề gì?

3. Phân tích từng giải pháp học tập và xem rằng nó có đáp ứng được những mục tiêu và giải quyết được những thách thức trên hay không. 

4. Hãy chọn một nền tảng giáo dục uy tín sẽ đồng hành và phát triển cùng bạn trong tương lai, bởi có thể trong tương lai sẽ phát sinh nhiều vấn đề mà ngày hôm nay bạn không thể đoán trước được. 

Trên đây là những thách thức của L&D trong doanh nghiệp và những gợi ý về cách để tìm một nền tảng học tập phù hợp với mọi doanh nghiệp, tổ chức. Hy vọng sẽ hữu ích với bạn đọc!