Khoảng cách kỹ năng là gì? Cách phân tích khoảng cách kỹ năng trong doanh nghiệp

Trong khi khoảng cách kỹ năng luôn tồn tại, nguồn nhân lực hiện đang trải qua những thay đổi mạnh mẽ của thời đại công nghệ số, trí tuệ nhân tạo đã khiến cho “lỗ hổng kỹ năng” được bộc lộ ra. 

Do đó, để xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng trong tương lai, các tổ chức cần phải hiểu rõ những khoảng cách kỹ năng hiện tại của nhân viên. Cùng với đó, phải có những cách để cải thiện lỗ hổng kiến thức nhằm hướng đến mục tiêu phát triển tổ chức. 

Khoảng cách kỹ năng là gì?

Khoảng cách kỹ năng là sự chênh lệch về khả năng hiện tại của nhân viên và những kỹ năng mà tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu để đáp ứng công việc. 

Ví dụ như: Kỹ năng mà nhân viên có là kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng Word… trong khi kỹ năng mà tổ chức cần trong thời đại công nghệ số là kỹ năng Excel, kỹ năng phản biện, kỹ năng phân tích dữ liệu… Như vậy, nhân viên không đáp ứng được kỹ năng mà tổ chức cần, gọi là khoảng cách về kỹ năng. 

Các công ty cần có một bộ kỹ năng cho mỗi vai trò nhất định để. Danh sách các kỹ năng này thường rất linh hoạt và có thể thay đổi dựa vào thị trường lao động bên ngoài hoặc những thay đổi của tổ chức nội bộ. 

Tìm kiếm những ứng viên phù hợp với các kỹ năng cần thiết cho vị trí thực sự là một thách thức. Do vậy, những khoảng cách kỹ năng xuất hiện. 

Có rất nhiều yếu tố tạo nên khoảng cách kỹ năng:

Thiếu kinh nghiệm

Đào tạo không chuyên sâu

Quá trình tuyển dụng kém

Nhân viên chuyển việc

Hệ thống giáo dục không đảm bảo chất lượng

Nhân viên chuyển đổi công việc sang một vị trí mới

Khoảng cách kỹ năng có thể dẫn đến làm việc kém hiệu quả, nhân viên gặp khó khăn trong xử lý công việc hoặc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Ngoài ra khoảng cách kỹ năng nghiêm trọng có thể dẫn đến nhân viên không thực hiện được vai trò của mình. 

Ngoài việc tập trung vào khoảng cách kỹ năng của một cá nhân, vấn đề này cũng được áp dụng ở cấp độ toàn bộ công ty. Quản lý có thể đánh giá lỗ hổng kỹ năng khi giới thiệu các quy trình, công nghệ mới hoặc xem xét văn hóa làm việc của nhân viên. 

3 loại khoảng cách kỹ năng phổ biến nhất hiện nay

Khoảng cách kỹ năng có thể tồn tại trong nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, chúng được chia làm 3 loại chính: 

1. Khoảng cách về kiến thức

Khoảng cách về kiến thức là sự thiếu kiến thức liên quan đến công việc. Đó có thể là kiến thức cụ thể để thực hiện công việc một cách hiệu quả, kiến thức cần thiết để biết được việc mình làm có đi đúng hướng không hoặc kiến thức đặc thù của một tổ chức. 

Việc loại bỏ khoảng cách kiến thức có thể cải thiện hiệu suất của nhân viên và làm tăng tính hợp tác, chia sẻ giữa các thành viên trong nhóm. 

Khoảng cách về kỹ năng

Nếu kiến thức đề cập đến việc tìm hiểu thông tin và trí tuệ của một cá nhân thì các kỹ năng đề cập đến khả năng áp dụng kiến thức vào những tình huống nhất định. Nếu kiến thức có thể học được qua việc học tập thì kỹ năng phải được thực hành.

Đó là những kỹ năng cần thiết cho công việc như kỹ năng phản biện, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giải quyết sự cố, kỹ năng cân bằng cảm xúc… 

Khoảng cách về hiệu suất 

Khoảng cách về hiệu suất là việc thiếu động lực dẫn đến hiệu suất công việc kém. Không giống như 2 khoảng cách trên, khoảng cách hiệu suất xảy ra khi nhân viên có tất cả công cụ để đạt được thành công nhưng khi thực hiện lại đạt kết quả không như mong đợi. Có thể do một số lý do, như quản lý kém hoặc các cá nhân không phù hợp với văn hóa của tổ chức.

Xem thêm: 5 kỹ năng công việc mà đội ngũ của bạn cần có trước năm 2025

Sự khác biệt giữa khoảng cách kỹ năng và khoảng cách hiệu suất

Khái niệm về khoảng cách kỹ năng đôi khi có thể bị nhầm lẫn với các khoảng cách về hiệu suất. Mặc dù có một vài đặc điểm giống nhau, nhưng chúng lại khác nhau ở nguyên nhân dẫn đến nhân viên làm việc kém hiệu quả: 

Khoảng cách kỹ năng	Khoảng cách hiệu suất
Đề cập đến việc thiếu kiến thức, chuyên môn hoặc kỹ năng khiến cho nhân viên không thể phát triển	Đề cập đến việc thiếu động lực hoặc quản lý kém dẫn đến việc nhân viên nỗ lực không tạo ra kết quả như mong đợi  Quản lý không động viên nhân viên đúng cách  Quản lý không hướng dẫn rõ ràng về mục tiêu
Xảy ra khi nhân viên cần phải rèn luyện các kỹ năng, học hỏi kiến thức hoặc khả năng để áp dụng chúng một cách chính xác vào một tình huống cụ thể	Xảy ra khi nhân viên có các kỹ năng cần thiết nhưng cần thêm động lực để áp dụng chúng một cách hiệu quả
Các ví dụ có thể bao gồm hiểu cách tổ chức hoạt động, cách làm việc của họ có phù hợp với quy trình của tổ chức hay không	Các ví dụ có thể bao gồm việc nhân viên không hài lòng về tổ chức, nhân viên mới không phù hợp với văn hóa công ty, hoặc quản lý không giao nhiệm vụ một cách khoa học, chính xác

Phân tích khoảng cách kỹ năng là gì?

Phân tích khoảng cách kỹ năng là đánh giá sự khác biệt giữa các bộ kỹ năng hiện có và bộ kỹ năng mà tổ chức mong muốn. Điều này áp dụng cho từng nhân viên hoặc phòng, ban trong tổ chức nói chung. 

Phân tích khoảng cách kỹ năng đi sâu vào đội ngũ nhân sự của tổ chức để hiểu khả năng của từng nhân viên hiện tại, nhìn nhận mục tiêu về lao động lý tưởng và các bước cần thiết để đạt được nó. 

Nếu thực hiện điều đó thành công, phân tích khoảng cách kỹ năng sẽ định hướng những quyết định tương lai liên quan đến lực lượng lao động trong toàn công ty (bao gồm L&D và tuyển dụng) để đảm bảo mỗi nhân viên được trau dồi, bổ sung các kỹ năng cần thiết. 

Phân tích khoảng cách kỹ năng cung cấp thông tin cho bộ phận nhân sự và quản lý hiểu được thiếu sót hiện tại về hiệu suất và nhận ra nguyên nhân, trong đó có thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng. 

Điều này đòi hỏi phải đánh giá hiệu suất của nhân viên trên toàn thể công ty, để tìm câu trả lời cho việc điều gì đang cản trở tổ chức và những khoảng cách kỹ năng nào đang có tác động đáng kể nhất. 

Những lỗ hổng kỹ năng có thể cải thiện được có thể áp dụng chương trình nâng cao hoặc đào tạo lại kỹ năng. Còn những lỗ hổng lớn hơn đòi hỏi phải tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên phù hợp. 

Tầm quan trọng của việc phân tích khoảng cách kỹ năng trong doanh nghiệp

Phân tích khoảng cách kỹ năng mang lại nhiều lợi ích như:

Cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về đội ngũ nhân sự hiện tại của bạn

Tăng cường hiệu quả của các chương trình L&D

Tăng ROI từ việc đào tạo và phát triển nhân viên

Cải thiện kế hoạch, chiến lược tuyển dụng

Tạo ra lợi thế cạnh tranh

Xây dựng lực lượng lao động để đáp ứng nhu cầu trong thời đại hiện đại

Với sự phổ biến ngày càng rộng rãi của các công nghệ mới trên thị trường, nhu cầu về phân tích khoảng cách ngày càng tăng lên. 

Tại thời điểm khi công nghệ số và tự động hóa đang ngày càng quan trọng trong việc xác định yêu cầu của công ty đối với nhân viên, việc phân tích khoảng cách kỹ năng cung cấp lộ trình để làm việc tối ưu và hiệu quả hơn. 

Ngay cả trước khi đại dịch xảy ra, Diễn đàn kinh tế thế giới ước tính rằng một nửa số nhân viên trên toàn thế giới cần phải đào tạo lại hoặc nâng cao kỹ năng của mình để làm việc trong thời buổi công nghệ mới này. 

Phân tích khoảng cách kỹ năng chính là chìa khóa để tạo nên thành công trong các chương trình đào tạo lại giúp lực lượng lao động hiểu được mình cần cải thiện ở kỹ năng nào.

Xác định bất kỳ lỗ hổng kỹ năng nào đang tồn tại và biết được rằng chúng đang ảnh hưởng đến hoạt động công ty là điều cần thiết, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ mới đang thay đổi nhiều lĩnh vực kinh doanh. 

Với AI, tự động hóa và những tiến bộ công nghệ khác cho thấy nhiều vai trò truyền thống đang trở nên lỗi thời và các tổ chức cần tìm kiếm các kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu càng tăng của công nghệ. 

Tuy nhiên, nghiên cứu của McKinsey vào những năm 2021 cho thấy 87% các tổ chức dự đoán sẽ có khoảng cách kỹ năng trong những năm tới, và 43% doanh nghiệp nói rằng họ đang gặp phải vấn đề này. 

Một cuộc khảo sát năm 2022 về các CEO của Deloitte cho thấy việc thiếu hụt lao động và thiếu kỹ năng là yếu tố bên ngoài được đề cập nhiều thứ 2 làm gián đoạn chiến lược kinh doanh của họ. 

Ngoài ra với sự phát triển của nền kinh tế kỹ thuật số, cuộc khảo sát của Salesforce cho thấy rằng 76% người lao động toàn cầu không cảm thấy được trang bị đầy đủ kiến thức để hoạt động ở những nơi làm việc tập trung vào công nghệ số. 

Để đáp ứng khoảng cách này, các tổ chức phải đánh giá lực lượng lao động hiện tại, phát triển các chương trình đào tạo tích cực và có chiến lược tuyển dụng để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. 

Khi khắc phục được các khoảng trống kỹ năng sẽ mang lại nhiều lợi ích bao gồm: 

Phát triển sự hiểu biết đầy đủ về lực lượng lao động của bạn

Năng suất công việc cao hơn

Tăng tính linh hoạt, năng động

Có chiến lược hoạch định nguồn nhân lực rõ ràng

Lợi thế cạnh tranh so với những tổ chức khác

Xem thêm: 9 xu hướng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 2023 và tương lai

6 bước đơn giản tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng

Theo Adecco, 92% giám đốc điều hành của Hoa Kỳ đã phàn nàn rằng lực lượng lao động của họ không được trang bị các kỹ năng mà doanh nghiệp cần để thành công. Vì vậy, thực sự rất cần thiết để giải quyết những thiếu hụt kỹ năng này. 

Có nhiều cách khác nhau để đáp ứng những kỹ năng thiếu hụt và phát triển lực lượng lao động sẵn sàng cho tương lai. Điều này bao gồm việc đào tạo dưới hình thức: 

Đào tạo lại kỹ năng: đào tạo nhân viên để chuyển sang vai trò mới. 

Nâng cao lại kỹ năng: bổ sung các kỹ năng mới để nhân viên cải thiện vai trò của họ. 

Đào tạo kỹ thuật số: tập trung vào các kỹ năng kỹ thuật số cần thiết trong lực lượng lao động hiện tại. 

Hoặc các phương pháp tuyển dụng mới dựa trên việc cải thiện khoảng trống kỹ năng hiện có và tuyển dụng nhân viên có kỹ năng tốt hơn. 

Giải quyết khoảng cách kỹ năng đòi hỏi phải phân tích một cách toàn diện, là quá trình xác định sự khác biệt giữa những gì tổ chức cần từ một nhân viên và những gì nhân viên đang có. 

Khi được thực hiện đúng quy trình, phân tích khoảng cách kỹ năng đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể:

Bạn phải xác định được mục tiêu kinh doanh thực tế và các kỹ năng mà lực lượng cần để biến chúng thành hiện thực. Điều này có nghĩa là đánh giá khả năng của mọi nhân viên, hiệu quả của họ trong vai trò hiện tại, mức độ hiệu quả của họ như thế nào trong các hoạt động phía trước, những kỹ năng lý tưởng mà họ sẽ có trong tương lai và làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giữa các kỹ năng hiện có và mong muốn. 

Quá trình phân tích khoảng cách kỹ năng có thể được chia làm 6 bước: 

Bước 1: Xem xét mục tiêu của công ty

Bạn không thể nào đo lường được một khoảng cách nếu như bạn không thể biết được đích đến của mình. 

Việc xác định các mục tiêu rõ ràng của công ty sẽ cung cấp phạm vi cho việc phân tích khoảng cách kỹ năng của bạn. Nó cho phép bạn xác định được những kỹ năng cần thiết trong tương lai, thiết lập tiêu chuẩn để đánh giá những kỹ năng hiện có. 

Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập mục tiêu với OKR cực đơn giản cho doanh nghiệp

Bước 2: Xác định bộ kỹ năng của công ty

Để xác định một kỹ năng nào đó có quan trọng hay không, bạn hãy xem xét liệu sự thiếu hụt của nó có cản trở nhân viên hoàn thành nhiệm vụ với tiêu chuẩn cao hay không. 

Mặc dù nhiều kỹ năng cần thiết tại nơi làm việc nhưng nếu một nhân viên có thể thực hiện thành công vai trò và cộng tác với những người khác mà không cần đến nó, thì đó không phải là kỹ năng quan trọng để thành công trong tương lai. 

Bước 3: Phát triển hệ thống phân loại kỹ năng

Trước khi đánh giá lực lượng lao động hiện tại của bạn, một bước hữu ích là xây dựng hệ thống các kỹ năng bạn mong muốn, tách chúng ra theo các yếu tố phù hợp nhất để phân tích các khoảng cách kỹ năng của bạn. 

Bước 4: Đo lường kỹ năng hiện có của nhân lực

Đánh giá những kỹ năng hiện có của nhân lực trong tổ chức và những lỗ hổng kiến thức có thể thực hiện bằng nhiều phương pháp như:

Khảo sát và đánh giá

Các cuộc phỏng vấn với nhân viên

Phản hồi đánh giá từ hiệu suất

Phần mềm quản lý kỹ năng 

Mục tiêu của bạn là tìm ra sự kết hợp các kỹ thuật phù hợp để phản ánh chính xác nhất thực tế lực lượng lao động của bạn. 

Bước 5: Phân tích dữ liệu

Khi bạn đã có những dữ liệu trên, đã đến lúc bạn nên phân tích và mô tả khoảng cách kỹ năng hiện có trong lực lượng lao động của bạn. 

Bước 6: Hành động

Khi bạn đã xác định và phân tích được những lỗ hổng kỹ năng của mình, có 2 lựa chọn để lấp đầy những lỗ hổng đó: đào tạo lại nhân viên hoặc tuyển dụng nhân viên tiềm năng. 

Đào tạo và phát triển nhân viên hiện có

Theo Deloitte, 84% công ty đồng ý rằng “việc liên tục đổi mới lực lượng lao động thông qua học tập suốt đời là việc quan trọng hoặc rất quan trọng đối với chiến lược phát triển của họ”. Tuy nhiên chỉ 16% kỳ vọng của tổ chức sẽ tăng nếu đầu tư đáng kể vào việc đào tạo lại kỹ năng trong 3 năm tới. 

Đối với những khoảng trống về kỹ năng mà đào tạo nhân viên hiện có là lựa chọn tốt nhất, các công ty sẵn sàng đầu tư và cam kết thực hiện các sáng kiến nâng cao kỹ năng và đào tạo lại kỹ năng của mình. Cùng với các chương trình đào tạo chính thức, bạn có thể cung cấp các tài nguyên khác như:

Chương trình huấn luyện

Đăng ký các khóa học trực tuyến

Tham dự hội thảo, sự kiện hoặc hội nghị

Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Tuyển dụng nhân viên tiềm năng

Trong trường hợp khoảng cách kỹ năng quá lớn không thể khắc phục bằng đào tạo, bạn có thể tìm kiếm những ứng viên tiềm năng. 

Cho dù bạn tuyển dụng chỉ để giải quyết khoảng cách kỹ năng thì bạn vẫn phải đảm bảo được ứng viên có những kỹ năng cần thiết. Để biết được điều đó, có thể thông qua đánh giá kỹ năng, câu hỏi phỏng vấn… 

Thách thức trong việc giải quyết khoảng cách kỹ năng

Việc giải quyết các lỗ hổng kỹ năng thực sự là một thách thức khi có quá nhiều lực lượng lao động gặp phải vấn đề này. Nghiên cứu từ McKinsey, chỉ có khoảng 33% các chương trình đào tạo và phát triển năng lực đạt được kết quả mong muốn. 

Vậy tại sao việc cải thiện khoảng cách kỹ năng cho lực lượng lao động là một thách thức?

Nghiên cứu của McKinsey cho thấy lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng với sự thành công của các chương trình cải thiện khoảng cách kỹ năng, đặc biệt là việc làm gương cho nhân viên. 

Cuộc khảo sát cho thấy 65% số người được hỏi tin rằng các giám đốc điều hành nên tham gia những khóa học L&D với tư cách là giảng viên, người hỗ trợ, người học. 

Sự ủng hộ của lãnh đạo và làm gương cho nhân viên noi theo, tỷ lệ thành công trong việc giải quyết các khoảng trống kỹ năng tăng lên.  

Cho dù thông qua đào tạo hay tuyển dụng, việc khắc phục khoảng cách kỹ năng đều khá tốn kém. Nhiều tổ chức muốn đạt được lợi ích từ người lao động nhưng lại không sẵn sàng để đầu tư các khoản cần thiết. 

Tương tự như trên, nhiều tổ chức tìm cách đi đường tắt khi khắc phục khoảng cách về kỹ năng. Ví dụ: McKinsey đã phát triển một quy trình xoay quanh việc lập kế hoạch, phát triển và triển khai cơ sở hạ tầng để đào tạo lại nhân viên sau Covid. Nghiên cứu của họ cho thấy rằng các tổ chức làm đầy đủ các bước thành công gấp 2,5 lần so với những tổ chức bỏ qua giai đoạn nào đó. 

Khi tìm cách loại bỏ kỹ năng của lực lượng lao động, thật dễ dàng để xác định những mục tiêu, tuy nhiên để xác định hành trình, tức là con đường để đạt được những mục tiêu đó có thể khó khăn hơn rất nhiều. 

Nhân viên có xu hướng học nhiều phương pháp khác nhau và việc triển khai những phương pháp phù hợp với sở thích của từng người có thể sẽ là thách thức. 

Cho dù đó là học tập kỹ thuật số, hội thảo, huấn luyện hay một trong số các hình thức khác, các chương trình khoảng cách kỹ năng tốt nhất nên được điều chỉnh phù hợp cho từng nhân viên. 

Xem thêm: 5 khó khăn doanh nghiệp thường gặp trong đào tạo và phát triển nhân sự

Thu hẹp khoảng cách kỹ năng của nhân viên với Gitiho for Leading Business

Nếu bạn đã xác định được các lỗ hổng kỹ năng và sẵn sàng cho việc đào tạo, hãy cân nhắc đến việc sử dụng hệ thống LMS của Gitiho for Leading Business- công cụ đắc lực giúp mỗi doanh nghiệp tối ưu hoạt động đào tạo và phát triển năng lực nhân sự với các tính năng như lộ trình học tập, khung năng lực, đánh giá năng lực… 

Ngoài ra, hệ thống LMS còn có các báo cáo tự động giúp bộ phận LnD dễ dàng đánh giá được hiệu quả đào tạo và theo dõi tiến độ học tập nhân viên cũng như hiệu suất công việc sau khi hoàn thành khóa học. 

Với hệ thống LMS, bạn có thể đảm bảo nhân viên có được cơ hội phát triển mà họ cần để nâng cao kỹ năng, phát triển thế mạnh của họ và giúp doanh nghiệp ngày càng tiến xa trên thị trường đầy cạnh tranh.

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ HỆ THỐNG MIỄN PHÍ LMS tại đây: 

Kết luận

Phân tích khoảng cách kỹ năng và giải quyết nó thường thông qua quá trình đào tạo và phát triển của công ty. Khi bạn cung cấp cho nhân viên kiến thức, kỹ năng, họ sẽ vận dụng vào công việc để tạo ra giá trị, giúp công ty phát triển từng ngày. Vì vậy, việc phân tích thực sự cần thiết trong các doanh nghiệp hiện nay. 

Hy vọng rằng với 6 bước phân tích khoảng cách kỹ năng ở trên sẽ hữu ích cho bạn. Đừng quên theo dõi và cập nhật nhiều thông tin từ Gitiho bạn nhé!