Hướng dẫn thiết lập mục tiêu với OKR cực đơn giản cho doanh nghiệp

1. Các bước xây dựng và triển khai OKR

# Xác định Objective và Key Result

Cần đề ra từ 3 - 5 mục tiêu nhưng phải rõ ràng và cụ thể, tránh trường hợp mục tiêu chung chung dẫn đến việc không thể xây dựng chiến lược. Ngoài ra, doanh nghiệp phải tạo áp lực trong mục tiêu đặt ra nhằm phát huy tối đa khả năng của nhân viên. Khi đặt ra Key Result cần chú ý phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tế. Xây dựng Key Result qua các bước thực hiện để đạt được giá trị cốt lõi sau phương pháp OKR.

# Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm
việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm. Thay vào đó, hãy nắm vững những quy trình và mục tiêu công việc để tránh việc thực hiện lan man, không đúng trọng tâm dẫn đến đi chệch với định hướng ban đầu.

# Họp với ban lãnh đạo cấp trung để phác thảo mục tiêu

Việc triển khai OKR cho các bộ phận và cả công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp nhằm thu thập ý kiến, từ đó hoàn thiện chiến lược. Đồng thời phổ biến cách áp dụng phương pháp OKR vào công việc một cách hiệu quả, cũng như cho thấy được mặt hạn chế và cơ hội mà OKR mang lại.

# Phổ biến chiến lược OKR đến toàn doanh nghiệp

Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKR sẽ được phổ biến với toàn bộ công ty và phải phân tích một cách rõ ràng cụ thể về mục đích và kết quả sẽ đạt được sau khi thực hiện. Để từ đó, nhân viên công ty nắm rõ cũng như hiểu được những gì mình đang và sẽ làm.

# Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân

Trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc về cho nhân viên và cùng nhau phân tích công việc, chia sẻ quan điểm mong muốn của mỗi người để đi đến thống nhất nhiệm vụ phù hợp cho từng cá nhân. Những cuộc họp này thể hiện được tính dân chủ, sự tôn trọng của cấp lãnh đạo đối với ý kiến của nhân viên. Từ đó, giúp các bên hiểu nhau hơn và đạt được kết quả như mong muốn.

# Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi đã triển khai cho nhân viên, trưởng các phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến về OKR gửi về cho ban lãnh đạo. Khi các cấp quản lý đã thống nhất về thời gian thực hiện, OKR sẽ được trình bày trong cuộchọp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi.

# Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có. Khoảng thời gian đầu, chắc chắn mọi thứ sẽ còn rất mới mẻ và cần các cấp quản lý phải thường xuyên giám sát, điều chỉnh trong quá trình nhân viên thực hiện. Việc này giúp cho mỗi cá nhân làm việc hiệu quả, chủ động và tự giác trong công việc. Khi nhân viên đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất công việc hơn.

# Cách đánh giá chiến lược OKR

Kết quả sẽ được chấm dựa vào Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm OKR không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc vì đây không phải là công cụ tối ưu để phân tích công việc.

Dựa vào thang điểm từ 0 - 1.0, OKR sẽ được phân chia như sau: 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, sau đó tăng dần dần đến 0.6 - 0.7 là mức độ an toàn để nhận định rằng kế hoạch đang đi đúng hướng và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.

Bằng việc đo lường kết quả thực hiện mục tiêu các tháng/ quý trước đó nhà quản trị tính toán được các con số có khả năng thực hiện. Sau đó phân bổ công việc cho các nhà quản lý bộ phận. Các trưởng phòng bộ phận có trách nhiệm chia nhỏ công việc đến các cá nhân trong phòng ban của mình sau đó tiến hành thực hiện.

2. Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR

• Dùng OKR để lập danh sách công việc: OKR được lập ra để đo lường giá trị của doanh nghiệp chứ không được dùng cho những công việc hàng ngày. OKR mang lại những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp - là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu. Do đó cần xác định rõ về công việc thường nhật và giá trị của công ty.

• Đặt ra quá nhiều OKR: Khi doanh nghiệp đặt quá nhiều mục tiêu trong một thời gian nhất định sẽ không có sự ưu tiên cho công việc, lan man và gây mất tập trung vào những giá trị công ty. Từ đó dẫn đến không đạt được những kết quả vượt bậc.
• Không có sự điều chỉnh OKR: OKR đã được công bố minh bạch trong nội bộ và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nhằm giúp mọi người dễ dàng theo dõi và cân chỉnh phù hợp hơn cho quá trình làm việc. Ngoài ra, OKR được xem như một công cụ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp, do đó việc xem xét và điều chỉnh giữa các phòng ban là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra.
• Tạo ra nhưng không tập trung vào OKR: OKR cần được nhìn nhận và thực hiện như một nét văn hóa của doanh nghiệp thì mới tạo được nền tảng vững chắc. Do đó, mỗi cá nhân cần phải thường xuyên cập nhật các nội dung để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.

Quản trị hiệu suất suy cho cùng, tập trung xoay quanh vấn đề quản lý con người nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, dựa trên năng lực, động lực và các chỉ số đo lường. Quản trị tốt sẽ thúc đẩy động lực, giúp nhân sự phát huy hết năng lực. Thậm chí ngay cả khi năng lực hạn chế, nhân sự của bạn sẽ tự phát triển nếu tạo cho họ đủ nhiệt huyết. Đây cũng chính là “điểm yếu” trong năng lực quản trị của rất nhiều doanh nghiệp Việt, khi đội ngũ quản lý đa phần đi lên từ kỹ thuật và mang nặng tư duy về đúng, sai cũng như yêu cầu về sự chính xác.

Hơn bao giờ hết, doanh nghiệp bạn cần đặt trọng tâm của việc nâng cao chất lượng quản trị là xác định một công cụ phù hợp với đặc thù tổ chức, kích thích động lực làm việc của nhân sự. Đồng thời lựa chọn một mô hình quản trị hiệu suất “chất lượng” nhằm tối ưu hiệu quả quản lý & đánh giá nhân sự.

Cho dù bạn lựa chọn phương pháp nào trong các phương pháp đánh giá KPI, về OKR, EFQM, BSC, 4DX & SMART Goals thì việc lượng hóa các chỉ tiêu đánh giá là việc vô cùng quan trọng, nó quyết định tính minh bạch trong đánh giá, tránh những yếu tố mang cảm tính hơi hướng chủ nghĩa cá nhân.

Hy vọng nội dung chia sẻ của Gitiho trong bài viết về KPI, về OKR, EFQM, BSC, 4DX & SMART Goals sẽ hữu ích, mong rằng nó sẽ giúp bạn có thêm nguồn tham khảo chất lượng khi quyết định phương pháp nào sẽ trở thành một trong những lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn.