6 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả đào tạo doanh nghiệp

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng trở nên khó khăn hơn, đặc biệt là về tuyển dụng nhân tài, nhiều doanh nghiệp trong tất cả các ngành nghề đang có xu hướng xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp để phát triển và giữ chân nhân viên, đáp ứng nhu cầu nhân lực cho sản xuất kinh doanh.

Không chỉ có ảnh hưởng về hỗ trợ tuyển dụng và chuẩn bị nguồn nhân lực, các chương trình đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả còn đóng góp quan trọng cho việc thực thi các chiến lược thay đổi, phát triển của các doanh nghiệp, trong thời kỳ mà công nghệ và hành vi tiêu dùng của khách hàng thay đổi liên tục, theo đó, các doanh nghiệp liên tục phải đặt ra các mục tiêu, cách làm và kế hoạch mới (cũng như đối diện với các thách thức mới).

Việc xây dựng các chương trình đào tạo doanh nghiệp không khó, nhưng để tổ chức hoạt động này hiệu quả trong doanh nghiệp thì không phải là một bài toán đơn giản. 

Tuy nhiên, rất may mắn cho chúng ta khi đang hoạt động trong một thời đại mà ngành HR phát triển liên tục, nhờ đó, đã có nhiều quy chuẩn và cách làm chung để xây dựng các chương trình đào tạo giúp các doanh nghiệp đạt mục tiêu của mình, dù mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng. 

Khi làm tốt hoạt động đào tạo doanh nghiệp sẽ có nguồn động lực mới giúp phát triển kinh doanh, đồng thời tạo ra các lợi thế cạnh tranh trong thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp.

Vậy đâu là yếu tố góp phần xây dựng một chương trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp hiệu quả.

Yếu tố 1: Luôn xác định rõ bức tranh tổng thể và nhu cầu đào tạo của tổ chức

Scott Doggett, Giám đốc Đào tạo cao cấp của tổ chức Holiday Inn* khi được hỏi về vấn đề lớn nhất tạo ra sự không hiệu quả cho các chương trình L&D đã nói rằng: 

“Trong vai trò là người phụ trách hoạt động L&D, nếu bạn chỉ ngồi trong phòng làm việc và cố gắng tạo ra các chương trình đào tạo mà bạn nghĩ là hay và hấp dẫn thì tới 90% bạn sẽ thất bại”, Ông nói thêm: “Đào tạo nội bộ muốn hiệu quả phải gắn liền được với những mục tiêu lớn của Doanh nghiệp cả trong ngắn và dài hạn”.

Thông điệp mà Scott Doggett muốn truyền tải đó là để xây dựng được các chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả, người làm L&D phải nắm rõ mục tiêu của hoạt động này, thể hiện thông qua việc hiểu bức tranh tổng thể của tổ chức và các mục tiêu theo từng giai đoạn.

Theo nghiên cứu của Đại học Oxford, mỗi doanh nghiệp thường trải qua 07 giai đoạn phát triển với các đặc điểm khác nhau. Theo đó, ở mỗi giai đoạn, nhu cầu về phát triển sản xuất kinh doanh là khác nhau, dẫn tới mục tiêu chính cho hoạt động đào tạo nhân sự khác nhau. 

Ví dụ: Trong giai đoạn khởi đầu của tổ chức, yếu tố phát triển chính nằm ở năng lực tạo ra sản phẩm và năng lực bán hàng, khi đó chương trình đào tạo doanh nghiệp cần hướng về các kiến thức nền tảng trong sản phẩm và kinh doanh.

Ở một giai đoạn khác là giai đoạn chuyên nghiệp hóa sau tăng trưởng nóng, yếu tố phát triển chính nằm ở hệ thống quản lý bài bản, do đó các chương trình đào tạo cần hướng về việc chuyển đổi và tạo ra các quản lý cấp trung chuyên nghiệp, để duy trì chất lượng sản phẩm dịch vụ, tốc độ tăng trưởng và xử lý các bài toán về quản trị con người. 

Sau khi đã xác định được mục tiêu đào tạo chính theo giai đoạn của doanh nghiệp người làm đào tạo cần lựa chọn một bộ khung về cách làm đào tạo nội bộ. 

Hiện nay có hai cách làm đào tạo nội bộ phổ biến là đào tạo theo khung năng lực hoặc đào tạo theo nhóm năng lực cốt lõi theo vị trí và công việc. Theo khung năng lực, các chương trình đào tạo tập trung vào bốn nhóm năng lực, bao gồm: năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực bổ trợ và năng lực quản lý. 

Xem thêm: Cách xây dựng khung năng lực theo vị trí trong doanh nghiệp

Tuy nhiên, không dễ dàng để xác định chi tiết các kỹ năng và kiến thức thuộc các nhóm năng lực này, khi đó bạn có thể lựa chọn cách làm theo nhóm năng lực cốt lõi theo vị trí và công việc. 

Có rất nhiều tài liệu giúp bạn làm việc này, để phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp, hãy lựa chọn và đánh giá trước khi áp dụng cho hoạt động đào tạo doanh nghiệp (bạn có thể tham khảo một số nhóm năng lực cốt lõi theo vị trí và công việc mà chúng tôi gợi ý ở bảng bên)

*Holiday Inn: Tổ chức Đào tạo hàng đầu cho nhóm các Doanh nghiệp lớn ở Mỹ.

Nhân sự kinh doanh: Dịch vụ khách hàng, Cải thiện hiệu suất theo chuyên môn, Quản lý công việc, Làm việc nhóm.

Nhân sự vận hành: Dịch vụ khách hàng, Cải thiện hiệu suất theo chuyên môn, Giao tiếp, Giải quyết vấn đề, Khả năng thích nghi.

Quản lý nhóm: Khả năng thích nghi, Xây dựng niềm tin, Kỹ năng đào tạo, Giao tiếp, Dịch vụ khách hàng, Khả năng ra quyết định.

Quản lý bộ phận, phòng ban: Xây dựng mối quan hệ kinh doanh, Xây dựng đội nhóm thành công, Xây dựng niềm tin, Giao tiếp, Khả năng ra quyết định, Khả năng phát triển.

Lãnh đạo doanh nghiệp: Xây dựng và phát triển nhân tài, Quản trị cảm xúc, Xây dựng văn hóa làm việc, Tinh thần doanh nhân, Tổ chức chiến lược công việc, Xây dựng và triển khai tầm nhìn doanh nghiệp.

Yếu tố 2: Nhận thức đào tạo nhân sự là khoản đầu tư dài hạn

Có rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lo ngại khi bỏ ra các khoản tiền cho các hoạt động đào tạo nhân sự, vì họ cho rằng sẽ có nhiều rủi ro khi nhân sự được đào tạo và phát triển các kiến thức và kỹ năng mới, đặc biệt là việc nhân sự sẽ nghỉ việc và chuyển tới các doanh nghiệp có mức đãi ngộ cao hơn. 

Thực tế câu chuyện này đã xảy ra ở nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên nó thường không xảy ra với các doanh nghiệp có hoạt động đào tạo hiệu quả (rủi ro thường đến với các doanh nghiệp tổ chức đào tạo mang tính hình thức, hời hợt và nhân sự không nhận được các giá trị để phát triển).

Đào tạo doanh nghiệp nên được nhận thức là một khoản đầu tư dài hạn. Theo một thống kê của Deloitte, 85% nhân sự được đào tạo hiệu quả thường gắn bó tiếp với doanh nghiệp thêm tối thiểu 03 năm, họ cảm thấy hạnh phúc khi được phát triển và thường mang lại nhiều giá trị.

Ở một khía cạnh khác, việc doanh nghiệp tập trung vào việc đào tạo phát triển nhân sự sẽ lan tỏa thương hiệu tuyển dụng của doanh nghiệp một cách tốt đẹp, với một hình ảnh doanh nghiệp có môi trường lý tưởng để phát triển, thu hút nhân tài, tiết kiệm chi phí tuyển dụng.

Sau khi đảm bảo doanh nghiệp nhận thức được rằng đào tạo nhân sự là một khoản đầu tư, bước tiếp theo cần tổ chức nguồn lực để khoản đầu tư này được diễn ra liên tục trong dài hạn. 

Có rất nhiều công việc để tính toán và chuẩn bị được nguồn lực phù hợp cho đào tạo, tuy nhiên có một số câu hỏi là cốt lõi như: Ai sẽ người được đào tạo? Đối tượng đó được đào tạo các chương trình gì? Ngân sách chi tiết theo chương trình hoặc theo nhân sự là bao nhiêu?

Có thể tùy theo giai đoạn, doanh nghiệp có những sự ưu tiên khác nhau, nhưng hãy luôn đảm bảo sự công bằng trong đào tạo. Điều này có nghĩa là tất cả nhân viên đều có cơ hội được đào tạo và phát triển, không nên có sự thiên vị nào trong quá trình này.

Yếu tố 3: Truyền thông nội bộ và thu hút học viên

Truyền thông nội bộ để nhân sự nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động đào tạo là một trong những điều cốt lõi quyết định sự thành công của chương trình.

Để thuyết phục nhân sự hiệu quả, có một cách làm tốt đó là coi bộ phận L&D như là một đối tác đào tạo độc lập của doanh nghiệp, khi đó bộ phận L&D thường sẽ thực hiện được các chiến dịch quảng cáo và thu hút học viên với động lực cao nhất.

Theo kinh nghiệm khi triển khai các chiến dịch quảng bá các sản phẩm giáo dục, điều dễ tạo ra sự thu hút đối với người học là câu chuyện thành công. Khi tiếp cận các nội dung này, người học thường liên tưởng về việc họ sẽ đạt được thành công tương tự khi hoàn thành chương trình đào tạo, điều này tạo ra một động lực học tập vô cùng to lớn. 

Cơ hội phát triển và tỷ lệ thăng tiến của các nhóm nhân sự sau đào tạo cũng có thể là một động lực tốt cho người học và khi triển khai truyền thông nội bộ, bạn cũng nên thực hiện các nội dung này. 

Ở vị thế là một đối tác đào tạo độc lập, đừng quên các phương án truyền thông hiệu quả và là quy chuẩn của các chiến dịch như truyền thông như Email, Poster tại văn phòng hay các phần quà nhỏ trong các chương trình đào tạo.

Cuối cùng hãy nhớ rằng, dù coi bộ phận L&D như một đối tác đào tạo độc lập để tăng hiệu quả truyền thông và thu hút học viên, thì cốt lõi của L&D vẫn là sự phát triển nội tại của nhân sự để chuyển hóa thành hiệu quả công việc, do đó, hãy luôn cố gắng để có những thông điệp đúng và dài hạn.

Yếu tố 4: Lựa chọn phương pháp và đối tác đào tạo phù hợp

Một việc cần làm của các doanh nghiệp là xây dựng lộ trình đào tạo chi tiết theo từng vị trí và nhân sự, tuy nhiên doanh nghiệp không cần thiết và cũng không nên tự đào tạo tất cả các chương trình. 

Có thể việc việc sử dụng các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp cho đào tạo (thường là việc các doanh nghiệp sử dụng các chuyên viên, quản lý hiện tại làm giảng viên nội bộ) sẽ mang tới sự tiết kiệm và đào tạo được trên đặc thù sản phẩm hay bối cảnh doanh nghiệp.

Tuy nhiên, ở một khía cạnh khác, các nguồn lực nội bộ thường không có đủ điều kiện để đem lại các hiệu quả tối đa cho nhân sự, ví dụ như hạn chế về phương pháp giảng dạy, cách truyền đạt hay kỹ năng đào tạo các kiến thức nền tảng quan trọng. 

Do đó, các doanh nghiệp luôn cần có các đối tác đào tạo bên ngoài phù hợp. Cách làm tốt nhất vẫn là kết hợp cả hai nguồn lực này. Doanh nghiệp nên sử dụng các đối tác đào tạo cho phần kiến thức, kỹ năng nền tảng và nguồn lực nội bộ cho các phần áp dụng vào sản phẩm, đặc thù doanh nghiệp hay các kinh nghiệm triển khai.

Lựa chọn phương pháp đào tạo cũng là một quan trọng. Doanh nghiệp cần tạo ra được môi trường đào tạo cho toàn tổ chức thay vì một nhóm nhân sự nhỏ, do đó, tùy theo quy mô, bộ phận L&D cần cân nhắc phương pháp học phù hợp. 

Đào tạo trực tiếp qua các lớp học (Offline) là hình thức truyền thống phổ biến, tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ và nền tảng thì đào tạo trực tuyến (online) và đào tạo hỗn hợp (hybrid) cũng đang được áp dụng tại nhiều nơi trên toàn thế giới.

Nên áp dụng đào tạo trực tuyến với các chương trình nền tảng chung, điều này giúp chuẩn hóa và đảm bảo một mặt bằng nhân sự ổn định. Đào tạo trực tuyến cũng giúp nhanh chóng mở rộng quy mô đào tạo với một nguồn lực nhỏ.

Nên đào tạo trực tiếp với các chương trình có kiến thức chuyên môn sâu hoặc là đặc thù của doanh nghiệp. Đào tạo trực tiếp giúp giảng viên tương tác với học viên tốt hơn, qua đó trao đổi được nhiều kinh nghiệm triển khai ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc.

Cuối cùng, doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức đào tạo hỗn hợp, đây là một hình thức mới nhưng có nhiều điểm nổi trội, khắc phục được điểm yếu của cả đào tạo trực tiếp và trực tuyến.

Yếu tố 5: Đào tạo doanh nghiệp cần liên tục, lặp lại hằng năm

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện đại ngày nay, mọi thứ luôn thay đổi, từ môi trường, lực lượng lao động đến cách thức sản xuất kinh doanh hoặc các yếu tố không thể ngờ tới như thiên tai, dịch bệnh… do đó, việc đào tạo hiệu quả không thể dừng lại ở một vài chương trình, mà nó nên là một quá trình dài hạn, luôn cần cập nhật, nhắc lại và điều chỉnh mỗi năm.

Kể cả doanh nghiệp đã đào tạo kiến thức kỹ năng nào đó nhiều năm liên tục rồi, thì bộ phận L&D cũng không nên chủ quan bỏ qua, mà mỗi năm luôn cần xem xét lại bối cảnh, mục tiêu của tổ chức để điều chỉnh và cập nhật các lộ trình đào tạo. 

Việc đào tạo liên tục, nhắc lại cũng liên quan trực tiếp đến hành vi học của người trưởng thành, bởi vì không phải nội dung đào tạo nào cũng có thể áp dụng ngay thời điểm đó, nên việc đào tạo nhắc lại sẽ giúp người học ghi nhớ kiến thức và sẵn sàng áp dụng ngay khi có công việc liên quan. 

Bên cạnh việc đào tạo nhắc lại, thì việc chuẩn bị các tài liệu lưu trữ kiến thức đã đào tạo cũng là một việc rất cần thiết. Ở nhiều doanh nghiệp đã tổ chức hệ thống lưu trữ này như một hệ thống Tri thức Doanh nghiệp, giúp nhân sự nhanh chóng kết nối và xem lại các chương trình đào tạo bất kỳ lúc nào, dưới sẽ hỗ trợ của các thiết bị phổ biến như điện thoại và máy tính.

Yếu tố 6: Đo lượng hiệu quả đào tạo

Mặc dù xác định chi phí cho hoạt động đào tạo là một khoản đầu tư dài hạn, tuy vậy, doanh nghiệp vẫn phải biết được khoản đầu tư đó bỏ ra có hiệu quả hay không? Đây là một vấn đề tương đối phức tạp nhưng với sự phát triển của ngành L&D nói chung, việc này hiện nay cũng đã có nhiều cách làm được sử dụng rộng rãi và phù hợp. 

Một trong những cách mà các doanh nghiệp lớn sử dụng phổ biến nhất đó là đo lường ROI. Cách làm này gán hiệu quả của chương trình đào tạo vào với hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

Ví dụ như, một nhân sự Digital Marketing được đào tạo và phát triển về một vài công cụ quảng cáo mới với ngân sách đào tạo là 1000$, để đo lường được ROI của hoạt động đào tạo cho nhân sự này, doanh nghiệp sẽ cần đo lường hiệu quả kinh doanh tăng thêm mà nhân sự đó tạo ra, với vị trí Digital Marketing, nó thường trực tiếp là doanh số mang về, từ đó tính ra ROI. Để đo lường ROI tốt, cần phải bóc tách kỹ các ảnh hưởng và chọn đúng ảnh hưởng của chương trình đào tạo nội bộ.

Ví dụ, tăng trưởng của nhân viên Digital Marketing ở trên là 10.000$, tuy nhiên, tăng trưởng này có thể đến từ nhiều yếu tố như do công ty có sản phẩm mới, nhân sự được tăng ngân sách quảng cáo hoặc tỷ lệ chuyển đội của Sale tăng…, việc cần làm là phải bóc tách được chi tiết của ảnh hưởng từ đào tạo dẫn tới việc tối ưu cách làm cũ hoặc phát sinh cách làm mới, ảnh hưởng vào kết quả tăng thêm.

Nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng sử dụng được ROI để đánh giá hiệu quả đào tạo, vì nhiều chương trình không làm làm tăng ROI ngay lập tức mà cần một quá trình dài hoặc nó không tác động một cách trực tiếp, ví dụ các chương trình về kỹ năng làm việc nhóm hay kỹ năng lãnh đạo thường rất khó tính ROI, khi đó hãy tham khảo các chỉ số sau cho tổng thể hoạt động đào tạo nội bộ:

Turnover and retention: Tỷ lệ nhân sự gắn bó/rời bỏ có thay đổi gì không?

Absenteeism: Nhân sự có vắng mặt, có hào hứng với chương trình không?

Innovation: Có đổi mới gì sau các hoạt động đào tạo không?

Employee engagement: Nhân sự tương tác như nào với chương trình đào tạo?

Customer satisfaction: Khách hàng có hài lòng hơn với các nhân sự được đào tạo?

Brand recognition: Thương hiệu của Doanh nghiệp thay đổi như thế nào? Có thêm các nhân sự được nhân sự cũ giới thiệu vào doanh nghiệp không?

Ngoài ra, liên quan đến việc đo lường được các chỉ số hiệu quả của tổng thể chương trình đào tạo nội bộ toàn doanh nghiệp, bộ phận L&D phải thiết lập được hệ thống cơ sở dữ liệu, báo cáo và đo lường cụ thể theo từng cá nhân, bộ phận và chương trình học, vì các chỉ số chi tiết này sẽ giúp tổng hợp nên chỉ số toàn doanh nghiệp và cũng dễ dàng bóc tách khi cần.