Đào tạo nội bộ là gì? 4 bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ

Theo Diễn đàn Kinh tế thế giới, hơn một nửa số nhân viên sẽ cần được đào tạo lại và nâng cao kỹ năng đáng kể vào năm 2025. Tuy nhiên trong khi nhiều công ty hiểu tầm quan trọng của việc đào tạo nội bộ thì việc thực hiện vẫn là một thách thức lớn. 

Đào tạo là cách tốt nhất để nâng cao kiến thức và kỹ năng cho toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển, thu hút và giữ chân nhân tài thì nhất định phải xây dựng được chương trình đào tạo và tạo ra văn hóa học tập. 

Nếu bạn đọc còn băn khoăn về các hình thức đào tạo cũng như chưa biết bắt đầu từ đâu thì tham khảo ngay bài viết dưới đây của Gitiho!

Đào tạo nội bộ nên là đầu tư hay chi phí?

Đào tạo nội bộ là cách mà tổ chức thực hiện cá hoạt động học tập, trau dồi kiến thức cho nhân viên giúp họ thực hiện tốt công việc của mình. Doanh nghiệp sẽ xây dựng một đội ngũ đào tạo bao gồm những người có chuyên môn, kỹ năng giỏi nhất (giám đốc, quản lý, chuyên gia để đào tạo nhân viên thông qua những buổi workshop, khóa học ngắn hạn. 

Vậy có một câu hỏi đặt ra là đào tạo nội bộ là đầu tư hay chi phí?

Trên thực tế, ước tính có khoảng 59% nhân viên cho biết họ không được đào tạo tại nơi làm việc, thay vào đó họ làm việc dựa trên những kỹ năng tự học được. Bởi trong hầu hết doanh nghiệp hiện nay, đào tạo nội bộ thường được coi là một khoản chi phí chứ không được coi là một khoản đầu tư vì họ không nhìn thấy lợi ích ngay trước mắt. 

Vậy có một câu hỏi đặt ra là, nếu nhân viên không phát triển, không được học kỹ năng, kiến thức thường xuyên thì liệu tổ chức có phát triển được không? Và lý do gì mà những tập đoàn lớn tại Việt Nam như Vingroup, Golden Gate, Viettel, Vinamilk, Yody, Thế giới di động… lại chi tiền tỷ cho hoạt động đào tạo nội bộ? 

Hàng năm, những doanh nghiệp trên chỉ hàng tỷ đồng để thực hiện những chương trình đào tạo cho toàn thể nhân viên của mình. Khi nhân viên của họ phát triển, học được những kỹ năng để hoàn thiện bản thân và áp dụng vào công việc thì tự khắc doanh nghiệp cũng sẽ ngày càng phát triển hơn. 

Một nghiên cứu còn khẳng định rằng các công ty có chương trình đào tạo toàn diện có tỷ suất lợi nhuận cao hơn 24% so với những công ty đầu tư ít hoặc không đầu tư vào đào tạo. 

Marc Goh, người đứng đầu công ty tiếp thị Design Prodigy của Singapore đã rất tự tin khi khẳng định tầm quan trọng của việc đào tạo. Ông cho biết, sau khi thực hiện phương pháp pháp phát triển nhân viên thông qua học tập thì chỉ sau khoảng 1 năm, doanh thu đã tăng 20%. Trong vòng 2 năm, con số đó đã gấp đôi. Qua đó, ông nhận định rằng lý do cốt lõi là vì đầu tư vào nâng cao kỹ năng sẽ nâng cao hiệu quả. 

Như vậy, nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững, lâu dài và sở hữu những “viên ngọc sáng” đã qua quá trình mài dũa thì không nên coi đào tạo là một chi phí mà đó là một khoản đầu tư có lãi. 

Tầm quan trọng của đào tạo nội bộ trong doanh doanh nghiệp

Một doanh nghiệp phát triển chỉ khi đội ngũ nhân viên phát triển và để làm được điều đó thì không thể thiếu hoạt động đào tạo nội bộ. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc đào tạo: 

1. Nâng cao năng lực nhân viên

Nhân viên được đào tạo thường xuyên sẽ được cập nhật kiến thức, mở rộng kỹ năng và nâng cao năng lực để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Ví dụ như hướng dẫn nhân viên học các công cụ mới, cách áp dụng công nghệ, sử dụng trí tuệ  nhân tạo… có thể cắt giảm được đáng kể thời gian thực hiện công việc hàng ngày của họ. 

Điều này tạo nên một đội ngũ nhân viên xuất sắc, tư duy sáng tạo, nhanh nhạy và tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 

2. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Những doanh nghiệp có văn hóa tập trung vào phát triển con người sẽ là một doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững trong tương lai. Bởi sự phát triển của con người, của đội ngũ trong công ty sẽ hình thành nên sự phát triển của doanh nghiệp. Các nhân viên là nhân tố gây dựng nền văn hóa học tập, tiến bộ trong doanh nghiệp.

3. Thu hút và giữ chân nhân tài

Có rất nhiều lý do khiến một nhân tài rời bỏ một doanh nghiệp. Có thể là chính sách lương thưởng, môi trường làm việc, phúc lợi,… Còn một lí do khác đó là họ không có cơ hội phát huy hết khả năng của mình, không làm việc đúng vị trí, và hơn hết họ không được nâng cấp và phát triển bản thân. Việc doanh nghiệp có kế hoạch đào tạo nội bộ chi tiết, lộ trình thăng tiến rõ ràng chắc hẳn sẽ là một yếu tố thiết yếu để thu hút và giữ chân nhân tài.

4. Tối ưu chi phí tuyển dụng

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng chi phí trung bình để thay thế một nhân viên dao động từ khoảng ⅓ hoặc gấp đôi mức lương hàng tháng của họ, tùy thuộc vào mức độ công việc và vị trí họ đảm nhiệm. 

Vì vậy, nếu doanh nghiệp có thể đào tạo năng lực, phát triển nhân sự thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí tuyển dụng nhân sự mới có năng lực tương đương. Không phải cứ tuyển nhân sự mới là họ có thể làm việc được ngay mà phải trải qua giai đoạn đào tạo. Nếu cũng phải đào tạo, tại sao không phải là nhân viên đã và đang làm việc trong doanh nghiệp?

5. Cải thiện sự gắn kết của nhân viên

Gallup nhận ra rằng những công ty có mức độ tương tác, gắn bó với nhau có lợi nhuận cao hơn 23% so với những công ty có mức độ tương tác thấp nhất. 

Một khảo sát của LinkedIn Learning đã chỉ ra rằng những nhân viên cảm thấy có cơ hội học hỏi và phát triển tại công ty thì có khả năng gắn kết cao hơn 3,5 lần. Vì vậy thực hiện đào tạo nhân viên là một công cụ lý tưởng để doanh nghiệp tăng mức độ gắn kết và lợi nhuận. 

Mô hình hoàn thiện về học tập trong doanh nghiệp

Hiện nay, rất nhiều tổ chức thực hiện đào tạo dưới góc độ là cung cấp các chương trình đào tạo cho cán bộ nhân viên. Tuy nhiên, ở một cấp độ cao hơn nữa là doanh nghiệp chỉ đóng vai trò tự định hướng, giúp cho nhân viên chủ động trong việc học. Tức là họ sẽ xác định xem cần phải học hay nên học những chương trình gì cần thiết trong công việc. 

Lúc này, tổ chức chỉ cần cung cấp hệ thống các khóa học đa dạng các lĩnh vực hoặc tài liệu chuyên môn để nhân viên tự học, tự định hướng quá trình học tập của mình. 

Đến một mức độ cao hơn thì việc học tập được tích hợp dòng chảy công việc, trong kinh doanh hằng ngày. Ví dụ như khi nhân viên thực hiện công việc cần phân tích dữ liệu mà đây lại là kỹ năng họ không giỏi, vậy thì để hoàn thành đầu việc này bắt buộc nhân viên phải học về cách phân tích dữ liệu hoặc đi hỏi những người có kinh nghiệm trong tổ chức. 

Một ví dụ khác đó là nếu chiều nay nhân viên có buổi gặp gỡ với khách hàng và họ cảm thấy mình đang yếu về kỹ năng lắng nghe và đang rất là lo lắng. Nếu áp dụng cách học tập trong dòng chảy công việc thì nhân viên đó chỉ cần 10 phút để tìm kiếm khóa học kỹ năng lắng nghe và học về các bước lắng nghe hiệu quả. 

Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin hơn và tối ưu được thời gian hơn so với việc tham gia vào các khóa học truyền thống kéo dài hàng tiếng đồng hồ như trước kia. 

Cuối cùng, mức độ học tập cao nhất đó là việc tổ chức tạo thuận lợi cho sự phát triển bằng cách xây dựng lộ trình sự nghiệp, đưa ra những lựa chọn công việc và đưa ra cơ hội phát triển mọi cấp bậc cho nhân viên. 

Các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến hiện nay

Bất kỳ công ty nào đầu tư vào đào tạo tại nơi làm việc đều đang đầu tư vào thành công của tổ chức. Đặc biệt là trong giai đoạn công nghệ thay đổi từng ngày, nhiều xu hướng, ứng dụng ra đời thì những nhân viên ham học hỏi mong đợi tổ chức của họ hỗ trợ bằng cách giúp họ cập nhật các quy trình, công nghệ mới nhất trong ngành nhằm phục vụ cho công việc và sự nghiệp. 

Vậy có những hình thức đào tạo phổ biến nào giúp doanh nghiệp truyền đạt kiến thức đến nhân viên một cách hiệu quả, kịp thời và nhanh chóng? 

1. Workshop định kỳ

Với hình thức đào tạo này, doanh nghiệp sẽ tổ chức một buổi đào tạo với sự góp mặt của tất cả nhân viên trong phòng ban hoặc trong tổ chức. Mỗi một buổi workshop sẽ là một chủ đề khác nhau phù hợp với hầu hết nhân viên, có thể là đào tạo kỹ năng mềm hoặc các kỹ năng mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần phải có. 

Người hướng dẫn nhân viên sẽ là những người có kinh nghiệm, chuyên môn cao như CEO, giám đốc, trưởng phòng, quản lý… hoặc là nhân viên có thể chia sẻ những điều mà họ tâm đắc đến với mọi người. 

2. Đào tạo qua hình thức E-Learning

E-Learning là hình thức đào tạo trực tuyến thông qua nền tảng Internet. Người dạy sẽ thiết kế bài giảng, đăng tải lên các nền tảng học tập trực tuyến. Người học chỉ cần sử dụng những thiết bị có kết nối với internet là có thể học được mọi lúc, mọi nơi. 

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã áp dụng hệ thống quản lý học tập LMS để thực hiện hoạt động đào tạo cho nhân viên giúp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian. 

Bên cạnh đó, Gitiho cung cấp 500+ khóa học đa dạng mọi lĩnh vực như tin học văn phòng, kế toán, hành chính nhân sự, dữ liệu, xuất nhập khẩu, marketing, thiết kế, kỹ năng mềm… có nội dung chất lượng được giảng dạy bởi chuyên gia hàng đầu. Doanh nghiệp có thể chọn lọc những khóa phù hợp để tạo sẵn tài nguyên cho nhân sự có thể học khi cần. 

3. Cố vấn (Mentoring)

Cố vấn (Mentoring) là hình thức đào tạo trong đó quản lý sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên cấp dưới để giúp họ học được các kỹ năng mà họ đang thiếu cũng như cải thiện kỹ năng mà họ đang yếu. 

Đây là cách đào tạo đang được sử dụng hầu hết trong các doanh nghiệp vì nó tạo ra môi trường học tập tích cực, tăng cường sự gắn kết giữa quản lý và nhân viên. Hơn nữa, thông qua hình thức học tập này nhân viên được đảm bảo học đúng nhu cầu của mình từ người có kinh nghiệm, quá trình nâng cao kỹ năng sẽ nhanh hơn. 

Có nên khảo sát nhân viên trước khi thực hiện đào tạo nội bộ không?

Mặc dù có nhiều khảo sát và nghiên cứu nói rằng 94% nhân viên nói rằng sẽ ở lại một công ty lâu hơn nếu công ty đó đầu tư vào sự nghiệp của họ (Theo Báo cáo Học tập Lực lượng lao động năm 2018 của LinkedIn), tuy nhiên nếu bạn muốn xác định chính xác nhu cầu thì có thể thực hiện khảo sát. 

Hơn nữa, mỗi công ty lại có những đặc điểm riêng như lĩnh vực hoạt động, công việc nhân viên, ngân sách… nên không thể nói rằng tất cả các công ty đều cần đào tạo nhân viên. 

Tổ chức có thể thực hiện khảo sát thông qua bảng hỏi, vote (bình chọn)... nếu nhu cầu cao thì có thể lên kế hoạch đào tạo nội bộ. Việc khảo sát không chỉ giúp tổ chức xác định số lượng nhân viên có nhu cầu đào tạo mà thông qua đó tổ chức biết được lỗ hổng kiến thức và kỹ năng hiện tại của nhân viên. Từ đó tập trung vào việc đào tạo đúng kỹ năng mà nhân viên cần cải thiện. 

Hướng dẫn 4 bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp

Dưới đây là các bước xây dựng chương trình đào tạo, mời bạn tham khảo: 

Bước 1: Xác định nhu cầu 

Xác định nhu cầu là bước đầu tiên trong việc triển khai chương trình đào tạo nội bộ doanh nghiệp để làm rõ đích đến mà doanh nghiệp đang hướng tới. Các cấp lãnh đạo của các phòng ban cần có một buổi brainstorm để thống nhất điều mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tương lai.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch

Để lập được kế hoạch đào tạo nội bộ doanh nghiệp phải xác định được:

Những đối tượng nào cần tham gia đào tạo?

Nội dung và hình thức đào tạo?

Ai là người chịu trách nhiệm đào tạo?

Ngân sách cho chương trình đào tạo là bao nhiêu?

Sau buổi đào tạo nhân viên sẽ nắm được những gì?

Bản kế hoạch càng chi tiết, cụ thể thì càng dễ triển khai, đo lường, và đánh giá. Sau khi có kế hoạch đào tạo doanh nghiệp có thể triển khai phân loại đào tạo.

Bước 3: Phân loại đào tạo

Có thể phân loại đào tạo theo 2 hình thức:

Phân loại đào tạo theo cấp bậc:

Đào tạo lãnh đạo: chương trình đào tạo áp dụng cho các cấp lãnh đạo.

Đào tạo chuyên viên: chương trình đào tạo áp dụng cho nhân viên có mong muốn nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn, trở thành chuyên viên trong ngành.

Đào tạo cho nhân viên mới: chương trình áp dụng cho nhân viên mới vào công ty, cần đào tạo để nắm vững nghiệp vụ.

Phân loại đào tạo theo thời gian:

Đào tạo ngắn hạn: thời gian đào tạo thường là 1 đến vài ngày.

Đào tạo dài hạn: thời gian đào tạo thường là từ 1 tuần đến vài tháng.

Bước 4: Kiểm tra và đánh giá kết quả

Đôi khi quá trình đào tạo chưa mang lại kết quả trọn vẹn như mong muốn. Vì vậy sau mỗi đợt đào tạo doanh nghiệp cần kiểm tra, đánh giá để kịp thời phát hiện ra những thiếu sót và tìm ra cách khắc phục.

Cách xây dựng đội ngũ đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Để xây dựng được đội ngũ đào tạo nội bộ và lan truyền cảm hứng học tập cho đội ngũ trong tổ chức thì đầu tiên cần có những người đứng ra đào tạo, training cho nhân sự trong tổ chức. 

Đó có thể là CEO, Giám đốc, Leader mỗi bộ phận… bởi họ là những người có chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng và có khả năng chia sẻ một cách chi tiết và đáng tin cậy. Hơn nữa, khi nhìn vào những gì mà họ đạt được, nhân viên sẽ được truyền cảm hứng và động lực học tập trong tổ chức, giúp bản thân tự học và học tập liên tục mỗi ngày. 

Sau đó, để biết được hoạt động đào tạo có đạt hiệu quả hay không thì tổ chức có thể thực hiện khảo sát sau buổi đào tạo để biết được phản hồi và ý kiến của nhân viên. Qua những ý kiến đó sẽ tổng hợp lại và góp ý với đội ngũ đào tạo nội bộ. 

Hoạt động đào tạo nội bộ nên được thực hiện thường xuyên khoảng 1-2 tuần/lần để duy trì và xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp. 

Đào tạo nội bộ với Gitiho for Leading Business

Để xây dựng một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí xin mời các quý doanh nghiệp tham khảo chương trình Gitiho For Leading Business của Gitiho. 

Đây là giải pháp chuyển đổi số đào tạo cho doanh nghiệp toàn diện, bao gồm cả Hệ thống quản lý Đào tạo (LMS), tư vấn số hoá nội dung đào tạo, tư vấn xây dựng khung năng lực và cung cấp các chương trình phát triển kỹ năng dành cho người đi làm từ đội ngũ 200+ chuyên gia. 

Nghiêm túc thực hiện hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp là cách mà bạn tạo ra nền văn hóa học tập mang lợi ích cho toàn bộ tổ chức. Người lao động có cơ hội phát triển cá nhân và nghề nghiệp trong khi đó doanh nghiệp được hưởng lợi từ sự gắn kết và hiệu suất tăng lên nhờ các sáng kiến đào tạo. 

Hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ về đào tạo nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp vững tin vào văn hóa học tập, tin vào việc phát triển nhân viên là phát triển tổ chức.