Chìa khóa giúp chuyển đổi số hoạt động đào tạo doanh nghiệp thành công

Để doanh nghiệp tồn tại bền vững, điều tốt nhất mà các nhà lãnh đạo cần làm là đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển của doanh nghiệp. Bất kể môi trường làm việc nào, nhân viên là tài sản quý giá nhất của hầu hết các công ty và hành trình giáo dục nhân viên đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty.

Với sự phát triển không ngừng của khoa học và công nghệ, chuyển đổi số chính là xu hướng của xã hội nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Các doanh nghiệp tại Việt Nam những năm trước đây chưa thực sự thay đổi nhiều theo xu hướng này. Tuy nhiên, trải qua thời gian chống chọi với tình hình dịch COVID-19, nhiều doanh nghiệp bắt đầu phải thực hiện chuyển đổi số để thích nghi với thay đổi và chuyển đổi số trong hoạt động đào tạo nhân sự cũng không ngoại lệ.

Việc áp dụng công nghệ vào đào tạo có vai trò vô cùng to lớn, tạo nên nhiều bước ngoặt phát triển, mở ra nhiều phương thức giáo dục mới thông minh, hiệu quả hơn và đồng thời tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhờ vào sự chuyển mình và thay đổi phương thức đào tạo từ truyền thống sang các bài giảng số hóa với phương thức đào tạo e-Learning.

Chuyển đổi kỹ thuật số tạo ra những trải nghiệm học tập giúp nâng cao tiềm năng và năng suất của tổ chức, đưa tổ chức đến quỹ đạo tăng trưởng bền vững, hiệu quả, tăng cường giữ chân nhân viên và khuyến khích văn hóa doanh nghiệp tích cực.

CHUYỂN ĐỔI SỐ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO LÀ GÌ?

Chuyển đổi số là áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp, dùng công nghệ để thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng cũng như tăng tốc các hoạt động kinh doanh. Tùy vào mỗi lĩnh vực, khái niệm chuyển đổi số sẽ được hiểu rộng hoặc sâu theo đặc thù riêng.

Cụ thể hơn, chuyển đổi số trong đào tạo doanh nghiệp là một sự thay đổi về văn hóa học tập và phát triển của doanh nghiệp. Đây không chỉ là cách cải tạo phương pháp đào tạo truyền thống mà còn tạo nên môi trường học tập, trao đổi chủ động để đáp ứng và thích nghi những thay đổi theo thời gian của thị trường.

Một vài ví dụ về chuyển đổi số trong đào tạo có thể kể đến như:

• Ứng dụng các phần mềm quản lý, số hóa tài liệu để giảm bớt hồ sơ, dữ liệu cồng kềnh
• Đa dạng hóa cách thức học trực tuyến 
• Sử dụng công nghệ để đánh giá và theo dõi sự tiến bộ của từng học viên, từ đó đưa ra các can thiệp khi cần
• Phát triển các ứng dụng hỗ trợ học tập và tích hợp vào chương trình

LỢI ÍCH CỦA CHUYỂN ĐỔI SỐ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO

Chuyển đổi số trong hoạt động đào tạo không phải chuyển đổi một bộ phận hay đơn vị chức năng mà nó bao gồm mọi lĩnh vực của doanh nghiệp và có thể dẫn đến đổi mới quy trình và tính hiệu quả của đào tạo nhân sự. Chuyển đổi số sẽ tạo ra sự thay đổi về cách vận hành và kết quả đạt được giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng vận hành, giảm chi phí đồng thời tăng hiệu quả công việc một cách đáng kể. Chi tiết hơn có thể kể đến các tác động của chuyển đổi số hoạt động đào tạo như sau:

Quản lý đào tạo nguồn nhân lực tốt hơn

Thay vì áp dụng nhiều phần mềm và cơ sở dữ liệu khác nhau, chuyển đổi số giúp tập hợp tất cả các dữ liệu về đào tạo nhân sự của doanh nghiệp vào một hệ thống giúp hỗ trợ hoạt động đào tạo được dễ dàng hơn. Một lợi thế chuyển đổi số là tích hợp khóa đào tạo cùng với tài nguyên dạy học thành một hệ thống E-Learning cho doanh nghiệp. 

Mang đến những trải nghiệm học tập mới cho nhân viên 

So với hình thức đào tạo truyền thống, những tài liệu trong khóa học sẽ được hiển thị ở dạng tài liệu số dưới nhiều hình thức: Video, slideshow, excel, hình ảnh, gamification… sẽ đem lại cho nhân viên những trải nghiệm mới thú vị. Phương thức học tập đa dạng, không nhàm chán sẽ thúc đẩy nhân viên chủ động nhiều hơn về thời gian học và có thể tự lên lộ trình học cho mình, mỗi người đều có thể tự học và lựa chọn đúng những kiến thức cần nâng cao tại vị trí làm việc của mình. 

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Mục đích chính của doanh nghiệp khi thực hiện chuyển đổi số là để phát triển nguồn “nhân lực số” tăng năng suất lao động nhằm thúc đẩy doanh thu. Công tác đào tạo nhân sự giúp cung cấp cho nhân viên những kiến thức chuyên môn và kỹ năng còn thiếu theo cách tiện lợi và linh hoạt nhất. Qua đó, nhân viên được trang bị đủ những kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để từng bước nâng cao năng suất lao động. 

Giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian đào tạo

Chi phí ban đầu để thiết lập một chương trình đào tạo trực tuyến là một trong những thách thức khiến các công ty, doanh nghiệp e ngại. Tuy nhiên, dựa trên thực tế và phát triển dài hạn, lợi ích của e-Learning giúp tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp về lâu dài bằng cách loại bỏ tất cả các chi phí đào tạo tại chỗ, như: chi phí đi lại, ăn ở cho người hướng dẫn và nhân viên hoặc chi phí thuê địa điểm, in ấn tài liệu,…..

E-Learning giúp đơn giản hóa các tác vụ quản trị tốn thời gian như lưu trữ hồ sơ, chấm điểm hoặc báo cáo. Với e-Learning, các quy trình là tự động và tất cả nội dung đều là kỹ thuật số, doanh nghiệp sẽ không phải bận rộn với những thư mục nặng chứa đầy chứng chỉ, đánh giá, bản ghi nhớ, v.v. Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ đào tạo của nhân viên, đánh giá hiệu quả, có nhiều thời gian để dành cho những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Truy cập nhanh chóng

Với e-Learning, tất cả các tài nguyên luôn sẵn sàng mọi lúc, mọi nơi và thông qua mọi thiết bị, nhân viên có thể truy cập thông tin cần thiết ngay lập tức ở bất cứ đâu. Đào tạo trực tuyến mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng cho môi trường doanh nghiệp. 

Cung cấp phản hồi ngay lập tức

Đào tạo trực tuyến cung cấp cho nhân viên phản hồi bằng cách sử dụng các kịch bản tương tác, câu đố hoặc trò chơi được thiết kế sẵn các tính năng. Những hoạt động này mang lại kết quả nhanh chóng, giúp nhân viên nắm rõ được điểm mạnh và những lỗ hổng kiến ​​thức của bản thân. Đồng thời, các công ty, doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng trò chơi hóa như bảng xếp hạng và huy hiệu để khen thưởng thành tích và thúc đẩy nhân viên tham gia cạnh tranh lành mạnh.

CÁC BƯỚC CHUYỂN ĐỔI SỐ HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO

Việc chuyển đổi số trong đào tạo thành công đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị nhiều yếu tố và không hề dễ dàng, vậy nên làm thế nào để số hóa đào tạo hiệu quả cao và chất lượng là câu hỏi mà các doanh nghiệp vô cùng quan tâm. 
Sau đây là các bước để tổ chức của bạn sẵn sàng cho một quy trình chuyển đổi số đào tạo thành công:

Bước 1: Căn chỉnh

Trước khi bắt đầu thực hiện việc chuyển đổi số hoạt động đào tạo, ban lãnh đạo và quản lý cần làm rõ câu trả lời cho những câu hỏi sau:
Mục tiêu của các chương trình đào tạo?
Phương pháp đo lường hiệu quả của các chương trình đào tạo?
Doanh nghiệp đang tập trung vào những lợi ích nào sau đào tạo?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ thông báo cho quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong kế hoạch học tập của công ty bạn.

Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp

Sau khi đã đưa ra được mục tiêu cụ thể, bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp dựa trên 2 yếu tố quan trọng nhất là con người và dữ liệu.

Yếu tố con người:

Sự thành công của việc áp dụng công nghệ trong doanh nghiệp được quyết định ngay trong tư duy, tầm nhìn của lãnh đạo cấp cao cho đến các cấp quản lý, nhân viên. Dù công nghệ có tiên tiến như thế nào mà không có sự thay đổi và cải tiến tư duy từ người sử dụng thì cũng không đem lại hiệu quả. Do đó, toàn bộ nhân viên trong tổ chức cần hiểu rằng chuyển đổi số là một chiến lược trọng tâm của doanh nghiệp, sẵn sàng thay đổi, cam kết hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.

Yếu tố dữ liệu:

Dữ liệu được coi là bàn đạp giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu đầy đủ, phân tích, phân loại khoa học...theo đó có thể tận dụng triệt để chuỗi giá trị của mình.

Bước 4: Tạo ra văn hóa học tập kỹ thuật số

Để hạn chế những rào cản về văn hóa và hướng tới sự chuyển đổi thành công, xây dựng văn hóa số đã trở thành một kim chỉ nam, mang yếu tố quyết định trong quá trình chuyển đối số. 

Bước 5: Đánh giá và giành được sự chứng thực và sự tham gia tích cực của nhân viên

Nếu không có sự hỗ trợ và tham gia tích cực chính từ nhân viên, bất kỳ nỗ lực nào để số hoá các chương trình học tập của công ty sẽ rất khó để duy trì động lực và đạt được giá trị của việc chuyển đổi, thậm chí dẫn tới sự thất bại của kế hoạch. 

Bước 6: Cải tiến liên tục quy trình chuyển đổi số

Bất kỳ quy trình hay vận hành mới nào cũng đều có 2 mặt của nó, việc liên tục cập nhật tiến độ, đánh giá hiệu quả là điều hết sức quan trọng. Việc này giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận ra những điểm còn thiếu sót để cải tiến và phát triển một quy trình tối ưu, phù hợp nhất.

YẾU TỐ QUAN TRỌNG THÚC ĐẨY QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CÔNG

Chuyển đổi số là quá trình dài và toàn diện đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch và chiến lược cụ thể. Bên cạnh đó, doanh nghiệp muốn thành công cũng cần có cho mình những lựa chọn phù hợp trong nhiều mặt của quá trình chuyển đổi số. Vậy đâu là chìa khóa thành công với chuyển đổi số trong đào tạo doanh nghiệp? Nếu doanh nghiệp đã có hướng đi rõ ràng và nắm bắt được các yếu tố quan trọng, chuyển đổi số trong đào tạo thành công sẽ không còn là xa vời. Đây là lý do tại sao doanh nghiệp cần tìm hiểu những yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.

Đặt mục tiêu rõ ràng 

Như đã nhắc đến ở phần 3, muốn quá trình chuyển đổi số diễn ra toàn diện, bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm là làm rõ các mục tiêu và chiến lược dài hạn. Nếu các mục tiêu của chuyển đổi số hoạt động đào tạo trong doanh nghiệp không rõ ràng hoặc không được truyền đạt đúng cách thì kết quả cuối cùng sẽ là sự sai lệch và thất bại. 

Ngoài ra, bạn cần xây dựng một chiến lược thực hiện dài hạn, dành riêng cho ngành sản phẩm của bạn với tư duy kỹ thuật số. Ý thức rõ ràng về mục đích và cách thức thực hiện sẽ tiếp thêm động lực, gắn kết toàn bộ tổ chức, truyền cảm hứng cho mọi nhân viên cùng nhau làm việc để đạt được các mục tiêu thiết thực.

Đào tạo, thúc đẩy nhân viên ứng dụng công nghệ số vào công việc

Nếu một doanh nghiệp thiếu văn hóa chuyển đổi hoặc nhân viên không muốn, chưa sẵn sàng thay đổi thì việc đạt được sự ủng hộ đối với quy trình chuyển đổi cũng là một thách thức lớn. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là tạo ra một chiến lược chuyển đổi số toàn diện, tích hợp với mục tiêu thúc đẩy cả công nghệ và con người. Đặc biệt, những người dẫn đầu cần phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được truyền cảm hứng, động lực phù hợp với kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

Đầu tư vào chuyên môn 

Bởi vì nhân viên là những người trực tiếp sử dụng các công nghệ kỹ thuật số mới hàng ngày, có nghĩa là các công nghệ, kỹ thuật cần được tích hợp vào quá trình học tập chuyên môn liên tục của nhân viên để thích ứng với các điều kiện thị trường thay đổi. 

Nhân viên nên có thời gian để tiếp thu kiến thức chuyên môn và thích nghi với các kỹ thuật mới. Để làm được điều này, bạn có thể tham khảo các câu hỏi gợi ý sau để đưa việc học vào quá trình chuyển đổi, cung cấp kiến thức cho nhân viên:

• Doanh nghiệp cần chuyên môn mới nào để áp dụng trong quá trình chuyển đổi?
• Nhân viên đã có sẵn chuyên môn nào
• Làm thế nào để đào tạo chính xác các nhân viên có năng lực giúp doanh nghiệp xây dựng kiến thức chuyên môn trong công ty?
• Những ứng dụng, phương pháp, công nghệ, nội dung hoặc nền tảng kỹ thuật số nào sẽ giúp nhân viên đạt được kiến thức chuyên môn một cách tốt nhất?

Chọn đối tác phù hợp 

Một đối tác có kinh nghiệm chuyển đổi số không chỉ hỗ trợ mà còn có thể giúp bạn “lấp đầy” các khoảng trống về kiến thức và năng lực. Doanh nghiệp bạn cần phải hiểu thế mạnh và chuyên môn của mình, đồng thời nhận ra các giới hạn để biết khi nào nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài. 

Tuy nhiên, để lựa chọn được các đối tác phù hợp, bạn cần xem xét đầy đủ các đặc điểm và khía cạnh phù hợp với doanh nghiệp mình. Đặt ra các câu hỏi dưới đây để đưa ra quyết định lựa chọn đối tác phù hợp:

• Những kỹ năng nào mà doanh nghiệp đã có và những kỹ năng nào còn thiếu sót?
• Đối tác có tạo được niềm tin với bạn không?
• Đối tác có cung cấp các giá trị mà bạn cần không?
• Đối tác có phải là người bạn muốn đồng hành và làm việc hằng ngày không?
• Họ với bạn sẽ hợp tác như thế nào và họ sẽ đóng vai trò như thế nào trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn? 
• Loại hình hợp tác nào phù hợp và đối tác cần cam kết những gì trong quá trình hợp tác?

Chấp nhận rủi ro

Những thay đổi về công nghệ và kỹ thuật không phải lúc nào cũng thành công ngay lập tức, các doanh nghiệp cần thử nghiệm những ý tưởng và mô hình kỹ thuật, công nghệ mới để rút ra kinh nghiệm, bài học mà không lo sợ thất bại.

“Tinh thần” chấp nhận rủi ro không thể diễn ra trong một sớm một chiều và mà đòi hỏi sự nỗ lực có ý thức. Sự mong muốn chuyển đổi, không ngại thất bại là rất quan trọng. Trước tiên là từ những hành động, sự thể hiện của ban lãnh đạo/ quản lý, sau đó là việc đào tạo về tư duy kỹ thuật số, củng cố liên tục sẽ giúp nhân viên thấm nhuần văn hóa kỹ thuật số, xây dựng được tinh thần chấp nhận rủi ro, dám thử sức với các kỹ thuật mới, sẵn sàng đối mặt với những động lực thay đổi mới trong học tập và đào tạo. 

Một số ứng dụng chuyển đổi số của các Doanh nghiệp tại Việt Nam

Xây dựng hệ thống Đào tạo nội bộ trực tuyến (E-Learning)

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, đào tạo nội bộ bằng E-Learning đã phát triển bùng nổ trên toàn thế giới. Các Tập đoàn, Doanh nghiệp đa quốc gia đã phát triển các hệ thống E-Learning cách đây hàng chục năm do bởi tính tiện lợi, không biên giới và không giới hạn người học của nó. 

Tại Việt Nam, đã có rất nhiều doanh nghiệp phát triển và triển khai hệ thống đào tạo E-Learning, sự kiện COVID-19 đã thúc đẩy số lượng doanh nghiệp sử dụng E-Learning tăng đột biến, không chỉ ở các đơn vị lớn mà còn bùng nổ ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Với sự phát triển của ngành công nghệ phần mềm, đặc biệt là các dịch vụ SaaS, các doanh nghiệp ngày nay dễ dàng triển khai hệ thống đào tạo E-Learning chỉ bằng một vài click với chi phí rất thấp hoặc không có chi phí, điều này cũng góp phần bùng nổ mạnh mẽ xu hướng đào tạo nội bộ bằng E-Learning ở Việt Nam.

Xây dựng hệ thống Quản lý đào tạo (LMS)

Cùng với hệ thống đào tạo nội bộ trực tuyến E-Learning, hệ thống quản lý đào tạo (LMS) là một phần không thể thiết trong công tác chuyển đổi số hoạt động Đào tạo. Hệ thống LMS không chỉ quản lý tiến trình đào tạo cho các học phần trực tuyến trên nền tảng E-Learning, mà nó cần được thống kê và báo cáo cho toàn bộ hoạt động đào tạo, bao gồm cả đào tạo trực tiếp trong và ngoài doanh nghiệp. 

Với hệ thống LMS, doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá hiệu quả của hoạt động đào tạo một cách chính xác nhất, hiệu quả được đánh giá bao gồm cả hiệu quả tổ chức và hiệu quả tài chính. Hệ thống LMS cũng giúp doanh nghiệp có bức tranh tổng quan về kỹ năng của một nhân sự hoặc một bộ phận, khoảng trống về kiến thức kỹ năng mà họ đang gặp, qua đó xây dựng hoặc gợi ý các chương trình đào tạo phù hợp. 

Thực trạng thị trường hiện nay, các hệ thống LMS thường được phát triển bởi chính các đơn vị phát triển E-Learning, do đó, chi phí triển khai cũng thường thấp nếu được sử dụng dịch vụ SaaS, đây là một điều doanh nghiệp cần lưu ý khi chọn đơn vị cung cấp.

Số hóa các chương trình đào tạo, tích hợp cùng E-Learning và LMS

Để các chương trình đào tạo hiệu quả thì nội dung đào tạo là yếu tố cốt lõi. Nếu như trước đây, nội dung đào tạo thường được truyền tải trực tiếp bởi giảng viên tới nhân sự tham gia tại các lớp học trực tiếp thì với sự phát triển của E-Learning, để có thể đào tạo ở quy mô rộng hơn, tốc độ nhanh hơn, rất nhiều doanh nghiệp đã thực hiện số hóa các chương trình đào tạo, đặc biệt là các chương trình đào tạo nền tảng, mang tính bắt buộc và lặp đi lặp lại như đào tạo hội nhập, đào tạo sản phẩm, đào tạo văn hóa doanh nghiệp… Với việc số hóa các chương trình này, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư một lần và có thể sử dụng trong suốt vòng đời doanh nghiệp. 

Đặc biệt, sự phát triển của các công cụ soạn thảo và số hóa bài giảng, các chương trình đào tạo trở nên thu hút hơn, khi có thể áp dụng nhiều công nghệ mới vào đào tạo như: xây dựng bài giảng hoạt họa (animation), tạo ra các trò chơi tương tác (gamification), kết hợp kiểm tra trực tuyến (testing) và tương tác trực tuyến và trực tiếp trên không gian mạng.

Một số hình ảnh về các chương trình đào tạo được số hóa.

KẾT LUẬN 

Để quá trình doanh nghiệp chuyển đổi số đào tạo thành công cần dựa trên nhiều yếu tố: xác định mục tiêu rõ ràng, xây dựng chiến lược tích hợp, sự thúc đẩy thay đổi của lãnh đạo, khả năng thích ứng và nâng cao chuyên môn,… Tuy nhiên, điều quan trọng nhất ở đây là tạo ra sự quan tâm và nuôi dưỡng tư duy đúng đắn trong đội ngũ nhân viên, đặt toàn bộ công ty vào quá trình chuyển đổi.