Cách để xây dựng một tổ chức học tập tại doanh nghiệp

Thế Giới Di Động không phải là công ty bán lẻ thiết bị di động đầu tiên ở Việt Nam, nhưng họ là công ty bán thiết bị di động đầu tiên tại nước ta với giá trị vốn hoá trên 2 tỷ đô với hơn 76.000 nhân sự và 4000 cửa hàng trên toàn quốc, vậy điều gì đã giúp họ trở nên thành công như vậy?

Phần lớn thành công đó nằm ở học tập, họ có khả năng đào tạo và nhân bản ra những con người có năng lực và văn hoá làm việc tại hơn 4.000 cửa hàng như nhau.

Haidilao được biết đến là một chuỗi nhà hàng có khả năng đem lại cho khách hàng những trải nghiệm thú vị, họ có khoảng 1.600 nhà hàng với hơn 60.000 nhân viên trên toàn cầu. Để thành công như vậy vẫn là nhờ vào sự quan tâm đến hoạt động đào tạo. Haidilao có khả năng đào tạo và nhân bản để tạo ra những con người có năng lực và văn hoá làm việc tại hơn 1.600 nhà hàng như nhau.

Peter Ferdinand Drucker là chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị. Ông được coi là cha đẻ của ngành Quản trị kinh doanh hiện đại, là tác giả nhiều cuốn sách quản lý nổi tiếng, trong đó có cuốn “Những thách thức của quản lý trong thế kỷ 21”. Những đóng góp của ông được đánh giá rất cao, tạp chí Financial Times (Thời báo Tài chính) đã bình chọn ông là một trong 4 nhà Quản lý bậc thầy của mọi thời đại (cùng với Jack Welch, Philip Kotler và Bill Gates).

Trong một lần nói chuyện trước hàng nghìn doanh nghiệp tại Mỹ, một CEO đặt câu hỏi rằng: Theo ông, điểm then chốt trong phát triển kinh doanh là gì?

Peter Drucker trả lời rằng “Phát triển con người là phát triển kinh doanh, CEO chỉ cần tập trung vào cải thiện điểm then chốt này, mọi chỉ số trong doanh nghiệp sẽ tự phát triển bao gồm cả khách hàng”.

Theo Andy Grove – Nhà sáng lập và cựu CEO của Intel: “Đào tạo là một trong những hoạt động có chi phí tối thiểu nhưng mang lại hiệu quả cao nhất mà các nhà quản lý có thể thực hiện. Giả sử, nếu bạn bỏ ra 2 tiếng để thực hiện một khoá đào tạo cho 10 nhân viên. Mỗi năm họ đóng góp 20.000 giờ làm việc cho công ty. Nếu nỗ lực đào tạo của bạn chỉ tạo ra 1% cải thiện tốc độ làm việc của 10 nhân viên đó, thì tổ chức của bạn đã đạt được hiệu quả tăng thêm tương ứng 200 giờ làm việc so với 2 giờ mà bạn đã bỏ ra trước đó.”

Ông Nguyễn Đức Tài – Nhà đồng sáng lập và là Chủ tịch của Thế Giới Di Động cũng từng chia sẻ: “Thành công của doanh nghiệp, 80% là phụ thuộc vào khả năng thực thi của đội ngũ. Và cách để gia tăng khả năng thực thi của đội ngũ chỉ được thực hiện từ đào tạo và học tập.”

Theo mô hình BSC thì đào tạo và phát triển con người là một trong 04 thẻ điểm mà doanh nghiệp cần trú trọng bên cạnh Sản phẩm, Khách hàng và Tài chính. BSC được biết đến là thước đo cân bằng có vai trò căn chỉnh các mục tiêu quan trọng trong doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp phát triển cân bằng để đạt được mục tiêu phát triển bền vững và tránh những khủng hoảng có thể gặp phải.

Ví dụ: Doanh nghiệp phát triển số lượng khách hàng quá nhanh nhưng năng lực thực thi của đội ngũ và quy trình không theo kịp thì việc phát triển khách hàng sẽ gặp rủi ro. Do đó việc phát triển khách hàng cần đi kèm với phát triển con người và quy trình làm việc.

Những lãng phí trong hoạt động đào tạo của doanh nghiệp

Theo Steve Glaveski chia sẻ tại tạp chí điện tử Harvard Business Review ngày 02/10/2019, các doanh nghiệp đang lãng phí lên đến 359 tỷ đô mỗi năm cho đào tạo, bởi:

75% trong số 1.500 nhà quản lý được khảo sát từ 50 doanh nghiệp đang không hài lòng với hoạt động đào tạo (LnD) của công ty.
70% nhân viên cho rằng họ không thành thạo các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của mình.
Chỉ 12% nhân viên áp dụng được các kỹ năng mới học từ các chương trình đào tạo (L&D) vào công việc của họ.
Chỉ 25% số người được hỏi trong một cuộc khảo sát gần đây của McKinsey cho rằng việc đào tạo đã cải thiện hiệu suất một cách đáng kể.
Phần lớn hoạt động đào tạo trong các công ty ngày nay không chỉ không hiệu quả mà: Mục tiêu, thời gian và nội dung đào tạo còn nhiều thiếu sót.

Cũng trong bài báo này, tác giả đã chỉ ra những lý do khiến việc tổ chức đào tạo và học tập đang lãng phí, không đúng mục tiêu bởi: 

Người học và người thực hiện đào tạo (LnD) đều đang tổ chức học tập để đáp ứng các chỉ số CPE credits (Chỉ tiêu về học tập và đào tạo để được đánh giá nâng lương hoặc vai trò) hơn là để thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ: Một nhân viên được giao chỉ tiêu 1 năm có 40 giờ học tập, thì họ sẽ đăng ký học để đáp ứng chỉ tiêu này hơn là để phục vụ mục tiêu công việc họ đảm nhiệm.

Việc thực hiện tổ chức học tập và học tập chạy theo chỉ tiêu khiến kết quả không như kỳ vọng bởi:

• Hầu hết chúng ta học nhưng không áp dụng ngay: Mọi người học tốt nhất khi chính họ thấy phải học. Bên cạnh đó họ áp dụng những gì đã học vào các tình huống thực tế sẽ giúp họ tăng sự tập trung và quyết tâm học tập (kết quả nghiên cứu của nhà tâm lý học Edwin Locke đã chỉ ra tác động của các vòng phản hồi ngắn vào năm 1968 với lý thuyết về động lực của ông). 

Do đó khi cho nhân viên học sai thời điểm khiến người làm đào tạo phải nỗ lực trong việc thúc đẩy hành vi học, kiểm soát và đo lường kết quả nhưng kết quả vẫn không như kỳ vọng.

• Học sai thứ phải học: Bạn hãy tưởng tượng bạn đang gặp khó khăn trong việc làm thế nào để tổ chức đào tạo hiệu quả thì công ty lại yêu cầu bạn phải tham dự khoá học: "Quản trị tài chính dành cho người lãnh đạo" thì điều gì sẽ xảy ra?
• Do người học học sai thời điểm: Người học sẽ quên 90% những gì đã học sau 30 ngày nếu không áp dụng vào công việc. Đây là lý luận đã được chứng minh bởi nhà tâm lý học người Đức Hermann Ebbinghaus vào cuối thế kỷ 19, đỉnh cao là khám phá của ông về “Đường cong lãng quên”. Đó là lý do vì sao chúng ta quên hết những gì đã học khi không áp dụng vào thực tế, ví dụ như kiến thức toán lý hoá đã học.

Vậy người làm LnD cần thay đổi điều gì?

Thay vì hàng năm chúng ta đang phải chạy theo chỉ tiêu đào tạo thì tại sao không biến đào tạo thành học tập. Đây là công việc hiển nhiên của mỗi người trong tổ chức để từ đó hình thành văn hoá học tập, nơi mà mọi người chủ động với việc học để giúp bản thân họ và tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn. 

Để xây dựng văn hoá học tập, một số lưu ý mà các bạn có thể tham khảo:

Xây dựng văn hoá cải tiến liên tục

Văn hóa cải tiến liên tục là giá trị văn hoá mà tại đó mỗi cá nhân trong một tổ chức ai cũng giống ai, luôn có trong mình một tinh thần ham học hỏi đi kèm theo đó là kỹ năng tự học để cải tiến công việc, để đạt được mục tiêu đã cam kết.

Để xây dựng được văn hoá cải tiến liên tục, doanh nghiệp cần xây dựng được các văn hoá mà ở đó từ chủ tịch tới nhân viên ai cũng:

• Trân trọng lời nói, ví dụ như lời hứa về kết quả làm việc, lời hứa về đạt mục tiêu…
• Coi mục tiêu chung của đội nhóm, của Công ty là mục tiêu quan trọng, mỗi cá nhân là một mắt xích trong bộ máy để đạt mục tiêu.
• Coi việc không đạt mục tiêu sau những cố gắng là sự cố, không phải là vấn đề, cùng nhau tìm giải pháp để đạt được mục tiêu với lời cam kết mới (không giấu dốt).
• Không ngại chia sẻ những kiến thức mới, cách làm mới với người khác…

Việc học tập cần gắn liền với mục tiêu kinh doanh, mục tiêu cần cải tiến liên tục

Trong lý thuyết "Dẫn dắt sự thay đổi" của tác giả John P. Kotter đã chỉ ra: Để lãnh đạo và dẫn dắt đội nhóm thì bước đầu tiên và bước thứ 3 là cần phải tạo ra "Sự cấp thiết" và "Chia sẻ tầm nhìn", bởi đây là hai yếu tố tác động tới hành vi của con người. 

Tương tự với đào tạo, để người học thay đổi hành vi từ "Không thấy cần thiết của việc học" sang "thấy cần thiết của việc học" thì việc học gắn liền với mục tiêu cần cải tiến, mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn là lý do đủ lớn để thuyết phục nhân viên.

Vì vậy thay vì tổ chức học tập chạy theo chỉ tiêu được giao thì người làm LnD nên dành thời gian trao đổi với Ban lãnh đạo công ty để tìm hiểu về tầm nhìn, mục tiêu kinh doanh, mục tiêu cần cải tiến. Thông qua đó, thiết kế được chiến lược đào tạo làm sao để giúp mỗi cá nhân đạt được mục tiêu công việc của họ để đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức.

Ví dụ: BLĐ công ty đặt mục tiêu gia tăng khách hàng trung thành từ 20% lên 60%, thay vì tổ chức đào tạo "Học cách dùng ChatGPT" thì người làm LnD có thể tổ chức một chuỗi chương trình: "Trải nghiệm khách hàng xuất sắc" cho toàn bộ nhân viên.

Khi hoạt động LnD gắn liền với mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn, thì kết quả của LnD sẽ phản ánh ngay vào kết quả làm việc, phản ảnh vào kết quả đạt mục tiêu mà mỗi cá nhân hay Công ty đang theo đuổi. Từ đó người học hay BOD sẽ thấy được vai trò của người làm LnD và họ sẽ có sự ủng hộ nhất định.

Việc học tập cần hướng đến việc giúp mỗi cá nhân, đội nhóm đạt được mục tiêu của họ để giúp Công ty đạt được mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn.

Chuẩn bị sẵn các tài nguyên học tập

Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên của bạn muốn học "Phân tích dữ liệu" nhưng phải chờ 3 tháng tới mới có lớp?

• Thứ nhất họ sẽ quên ngay nhu cầu ngay sau vài ngày.
• Thứ hai mục tiêu cần cải tiến của họ không được giải quyết ngay.
• Thứ ba tạo ra văn hoá trì trệ khi đứng trước một sự việc cần cải tiến.

Để việc học tập trở nên hiệu quả, thì bộ phận LnD nên triển khai chương trình đào tạo đúng thời điểm để nhân sự có thể áp dụng kiến thức ngay vào công việc. Do đó để người học có thể học ngay thì người làm đào tạo cần chuẩn bị sẵn càng tài nguyên học tập như các chương trình hội nhập, chương trình chuyên môn, chương trình bổ trợ cải thiện hiệu suất và các chương trình lãnh đạo để khi người học cần thì họ có thể học áp dụng ngay.

Việc chuẩn bị sẵn tài nguyên học tập cần dựa trên chân dung về mặt kỹ năng của mỗi nhân sự, mỗi vị trí. Nhiều Công ty đã áp dụng xây dựng khung năng lực, khung năng lực phát huy được vai trò trong việc giúp người làm LnD, người làm lãnh đạo biết được nhân viên của họ cần có những kỹ năng gì, để có kỹ năng đó thì cần học gì.

Biến người lãnh đạo thành người làm LnD

Nếu các doanh nghiệp coi hoạt động đào tạo và phát triển con người là việc của người làm LnD thì đây là một thiếu sót rất lớn trong hoạt động phát triển con người. Bởi việc phát triển con người, phát triển đội nhóm là một trong những việc quan trọng của người làm lãnh đạo. Người lãnh đạo họ hiểu nhân viên của họ mạnh ở điểm gì, yếu ở điểm gì, họ biết nhân viên của họ cần học gì tại thời điểm nào. Do đó, để hoạt động LnD tại doanh nghiệp hiệu quả, người làm LnD cần biết cách biến người làm lãnh đạo trở thành người làm LnD.

Tại Gitiho.com, mỗi người leader được đào tạo trở thành người làm LnD, để khi nhân viên của họ yếu ở điểm gì, cần cải thiện điều gì để đạt mục tiêu hoặc không biết làm một công việc cụ thể nào, thì người Leader có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên của họ truy cập vào hệ thống LMS của công ty để học. 

Ví dụ: Nếu bạn Leader đội ngũ tư vấn không biết làm như thế nào để cải thiện hiệu quả tư vấn, thì một trong những skill mà CEO gợi ý cho bạn ấy phải học là Data Analysis để tìm ra những điểm có thể tối ưu thông qua các con số.

Tổ chức học tập đúng thời điểm

Các thời điểm mà người làm LnD nên tận dụng để khuyến khích người học tham gia các khoá học:

Onboarding: Đây là giai đoạn hội nhập mà người học mới gia nhập công ty, họ có nhu cầu thể hiện năng lực bản thân, họ có nhu cầu hội nhập với môi trường mới, do đó tại giai đoạn này rất dễ để tổ chức để người học tham gia các chương trình như:

Tìm hiểu về doanh nghiệp

Văn hoá tại doanh nghiệp

Các quy chế, quy trình làm việc

Các chương trình chuyên môn

…

Trong quá trình làm việc: tại thời điểm mà người Leader cùng nhân viên cùng bàn về mục tiêu, bàn về những cải tiến, bàn về cách để đạt được mục tiêu hoặc bàn về những công việc khó như:

Mục tiêu kinh doanh

Mục tiêu nâng cao chất lượng sản phẩm

Mục tiêu nâng cao trải nghiệm khách hàng

.…

Đây là lúc chúng ta tổ chức học hiệu quả nhất, bởi người học hiểu ý nghĩa của việc học, việc học sẽ đóng góp như thế nào tới các mục tiêu mà họ và đội nhóm của họ đang theo đuổi.

Ví dụ: Để cải thiện hiệu quả tư vấn bán hàng, thì leader sẽ tư vấn cho nhân viên của mình cần học bổ sung kiến thức về sản phẩm, thấu hiểu khách hàng... từ đó người nhân viên sẽ nghiêm túc với việc học, vì họ biết việc học là để cải thiện hiệu quả công việc hiện tại của họ.

Xây dựng quy chế thông thoáng khuyến khích học tập và thử nghiệm những thứ mới

Theo dữ liệu mà Gitiho.com có được từ hành vi học tập của người đi làm, thì có hơn 70% người đi làm dành thời gian học tại nơi làm việc. 

Trong một nghiên cứu khác của Valamis (Một tổ chức đang cung cấp dịch vụ đào tạo cho doanh nghiệp tại Mỹ) cũng chia sẻ rằng: Rào cản trong học tập đối với người đi làm là không có đủ thời gian để học.

Do đó doanh nghiệp nên có những quy chế thông thoáng trong việc tạo điều kiện cho nhân viên được phép học tập trong giờ làm việc như:

• Coi việc học như những công việc phải làm
• Kết hợp với việc cho phép nhân viên được phép thử sai, được phép cùng thảo luận để xây dựng chiến lược đạt mục tiêu chung
• Các sếp bớt khó tính khi nhân viên đặt những câu hỏi, kiên nhẫn chỉ dẫn cho họ...

Khi đó hành vi ham học hỏi sẽ được thúc đẩy phát triển.

Đo lường để cải tiến thay vì là để đánh giá

Không ai muốn bị đánh giá, bao gồm cả chúng ta. Do đó thay vì chúng ta đo lường để cuối năm đánh giá thành tích thì hãy biến những báo cáo thành Radar có vai trò định hướng, tham mưu cho mỗi người, mỗi đội nhóm. Điều này giúp họ biết được đâu là điểm họ đã mạnh, đâu là điểm họ cần cải thiện, lúc này họ sẽ không ngại ngùng với những điểm họ chưa tốt và họ cũng không có những hành vi gian lận trong quá trình học tập.

Báo cáo nên là những radar chỉ dẫn, để mỗi người biết bản thân mình nên cải thiện gì, tập trung vào đâu hơn là mang ra đánh giá cuối năm.

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM HỆ THỐNG LMS MIỄN PHÍ tại đây:

Kết

LnD là một công việc thú vị nhất trong những công việc thú vị tại mỗi tổ chức, tại đó LnD là chìa khoá thay đổi hành vi, thay đổi phong cách, thay đổi văn hoá và năng lực của mỗi tổ chức. Đó là lý do vì sao những nhà quản trị hàng đầu đều cho rằng: LnD là hành vi then chốt của mỗi tổ chức, nếu chỉ được chọn 1 hành vi then chốt - tôi sẽ chọn LnD.

Để người làm LnD phát huy được vai trò của mình, thay vì chạy theo chỉ tiêu đào tạo được giao thì chúng ta hãy nghĩ đến việc xây dựng môi trường học tập, tại đó mỗi người luôn chủ động với việc học tập, học tập nghiêm túc, học tập áp dụng cải tiến công việc.

Để thực hiện được điều đó, người làm LnD cần chú ý:

Xây dựng văn hoá cải tiến liên tục

Biến BOD và các Lãnh đạo trở thành người làm LnD

Trang bị sẵn tài nguyên sẵn sàng cho học tập

Tổ chức đào tạo đúng thời điểm

Đo lường để tối ưu chứ không phải để đánh giá

Thì những khó khăn thường gặp như:

Khảo sát đào tạo

Tổ chức đào tạo

Đánh giá kết quả đào tạo

Báo cáo kết quả

Sẽ được giải quyết.

Người Do Thái có câu: "Thời điểm tốt nhất để trồng cây là 20 năm trước. Thời điểm tốt thứ hai là ngay bây giờ". Vậy bạn đã sẵn sàng để doanh nghiệp của bạn bứt phá chưa?

Tác giả: Nguyễn Xuân Bách - CEO Gitiho.com