6 bước triển khai E-learning thành công cho doanh nghiệp

E-learning ngày càng được ưa chuộng trong hoạt động đào tạo nội bộ. Tuy nhiên, bạn đã biết triển khai E-learning thế nào cho hiệu quả và đạt thành công hay chưa? Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi này, hãy theo dõi bài viết để Gitiho “bật mí” giúp bạn 6 bước triển khai e-learning thành công cho doanh nghiệp nhé!

E-learning là gì?

E-learning là hình thức đào tạo trong đó tất cả các hoạt động bao gồm giảng dạy, trao đổi, trao đổi tài liệu,…giữa giảng viên và học viên đều diễn ra trực tuyến, không cần tập trung tại một địa điểm trong 1 khoảng thời gian nhất định. Hay có thể hiểu đơn giản hơn: Hệ thống e-learning chính là một lớp học ảo, nơi người đào tạo và học viên có thể trao đổi kiến thức, tương tác, cũng như truyền tải và lưu trữ tài liệu liên quan đến lớp học. 

4 cấp độ thực hiện e-learning

Có tổng cộng 4 cấp độ khi triển khai e-learning trong doanh nghiệp. Hãy xem doanh nghiệp của bạn đang ở cấp độ nào nhé!

Cấp độ 1: Triển khai và hoạt động thụ động

Cấp độ 1 bao gồm học trực tuyến với những tương tác ở mức độ đơn giản nhất như: Tiến, lùi, chuyển trang, quay lại trang, dừng, tua nhanh,…Thao tác đơn giản vậy là bởi bài giảng e-learning tại cấp độ này chỉ bao gồm các slide chứa nội dung học và hình ảnh minh họa, các hướng dẫn hoặc bài tập trắc nghiệm với thao tác đơn giản.

Cấp độ 2: Triển khai hạn chế

Ở cấp độ 2, bài giảng sẽ bao gồm tất cả các chức năng ở cấp độ 1 nhưng được tinh chỉnh và cải thiện nâng cao hơn. Ví dụ: Bài tập không chỉ đơn thuần là bài tập trắc nghiệm, tự luận đơn giản nữa, mà có thể triển khai dưới dạng tương tác cao như điền từ, kéo thả sắp xếp…..Các bài giảng cũng cần thiết kế có câu trúc và kịch bản tương tác cao hơn

Cấp độ 3: Tương tác

Cấp độ 3 sẽ bao gồm tất cả các chức năng có ở cấp độ 2 và trao cho người học khả năng tương tác sâu hơn với bài giảng. Bài giảng sẽ được thiết kế với hiệu ứng, hình ảnh, âm thanh thu hút, bắt mắt, tương tác đa dạng hơn để người học có được trải nghiệm tốt và thích thú với việc học trực tuyến.

Cấp 4: Mô phỏng và thực tế ảo

Đây là cấp độ cao nhất của bài giảng eLearning, bao gồm các tương tác phức hợp, hình ảnh 3D, Virtual Classroom, và thực tế ảo (VR) nhằm giữ động lực cho người học một cách tốt nhất.

Xem thêm: 8 kỹ năng cần có của quản lý cấp trung trong doanh nghiệp

6 bước triển khai e-learning thành công

Bước 1: Đánh giá mức độ sẵn sàng

Đánh giá mức độ sẵn sàng, hay có thể hiểu đơn giản hơn chính là khảo sát và đánh giá thực trạng doanh nghiệp, nhân sự và ý kiến của nhân sự đối với hoạt động đào tạo trực tuyến e-learning. Sự sẵn sàng có thể chia ra thành 2 yếu tố: Sự sẵn sàng từ phía nhân sự và sự sẵn sàng từ phía doanh nghiệp và bộ phận đào tạo. 

Sự sẵn sàng về phía nhân sự có thể là: Nhân sự có chấp nhận việc học trực tuyến e-learning hay không? Nhân sự có đảm bảo được công cụ và tiếp thu được đào tạo sử dụng hệ thống e-learning hay không? Sự sẵn sàng về phía doanh nghiệp và bộ phận đào tạo có thể là trang thị bị có đáp ứng được nhu cầu đào tạo e-learning hay không? Có đủ nguồn lực để xây dựng và vận hành hệ thống e-learning hay không. Để đánh giá được chi tiết mức độ sẵn sàng, bạn có thể dựa trên 7 tiêu chí sau:

• Sẵn sàng về tâm lý: Thái độ của nhân viên với việc đào tạo là như thế nào? Họ cho rằng nó có cần thiết hay không? Thái độ của lãnh đạo với hoạt động e-learning như thế nào
• Sẵn sàng cộng tác: Xem xét mức độ và khả năng tương tác của nhân sự với nhau. Điều này ảnh hưởng đến khả năng học hỏi đòi hỏi sự cộng tác.
• Sẵn sàng về môi trường học tập: Đây là những yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức ảnh hưởng đến học trực tuyến, ví dụ như chính sách và hợp đồng, sở hữu trí tuệ cũng như ngôn ngữ và văn hóa.
• Sẵn sàng về nguồn lực: Bạn nên đánh giá nguồn nhân lực hiện có, bao gồm nhân viên nội bộ để đào tạo người học và người vận hành của bên cung ứng sẽ đào tạo nhân viên cho bạn.
• Sẵn sàng về công nghê: Mức độ thích nghi của nhân viên với những yêu cầu về công nghệ trong học trực tuyến. Việc thiếu kiến ​​thức sẽ khiến họ không thể bắt đầu hoặc hoàn thành khóa học. Nên thực hiện đào tạo sử dụng hệ thống cho nhân sự trước khi bắt đầu vận hành
• Sẵn sàng về tài chính: Xem xét ngân sách cần thiết để triển khai học trực tuyến, bao gồm chi phí nhà cung cấp, cơ sở hạ tầng mới hoặc hệ thống CNTT.
• Sẵn sàng về nội dung: Tính phù hợp của nội dung khi chuyển đổi sang các module đào tạo trên e-learning. Hãy đánh giá nội dung có sẵn hiện tại để đưa ra đánh giá tốt hơn.

Xem thêm: Lợi ích e-learning mang lại cho doanh nghiệp khi đào tạo nội bộ

Bước 2: Dự trù và bảo vệ dự trù kinh phí

Đây là bước quan trọng quyết định kế hoạch e-learning của bạn có thể thực hiện và vận hành được hay không. Kinh phí là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất, vì vậy, bạn cần thuyết phục được người lãnh đạo ủng hộ hoạt động đào tạo trên e-learning và sẵn sàng cấp kinh phí cho hoạt động này. Để thuyết phục người lãnh đạo, bạn có thể đưa ra một số luận điểm như:

• Thực trạng đào tạo hiện tại, những thiếu sót của hoạt động đào tạo trực tiếp
• Ưu điểm của e-learning và những lợi ích tuyệt vời của e-learning đối với doanh nghiệp, đặc biệt là phải khắc phục được thiếu sót mà hoạt động đào tạo hiện nay đang gặp phải
• Thống kê chi phí cần cho hoạt động e-learning, tại sao cần những chi phí đó?
• So sánh mức độ tối ưu về chi phí khi sử dụng e-learning so với đào tạo truyền thống. Nếu có số liệu cụ thể thì càng tốt.
• Gắn các mục tiêu đào tạo (bằng e-learning) vào các mục tiêu kinh doanh của tổ chức. 
• So sánh phương pháp đào tạo truyền thống so với học trực tuyến về chi phí, hiệu quả và lợi tức đầu tư.

Bước 3: Xác định khó khăn và cách khắc phục

Ở bước này, người làm đào tạo cần xác định được những rào cản, khó khăn sẽ gặp phải trong quá trình xây dựng và triển khai đào tạo thông qua nền tảng e-learning, từ đó đề ra phương án khắc phục. Những rào cản, khó khăn có thể gặp phải đó là:

• Về cá nhân nhân sự: Nhân sự có thể gặp khó khăn với việc chủ động học, thích ứng với công nghệ mới hoặc chưa sắp xếp thời gian hợp lý
• Về tổ chức: Nhiều tổ chức coi e-learning chỉ trách nhiệm riêng của HR hoặc L&D
• Về công nghệ: Các yếu tố kết nối hoặc thiếu hỗ trợ kỹ thuật cho người học cũng là vấn đề cần quan tâm.

Xem thêm: 8 kỹ năng cần có của quản lý cấp trung trong doanh nghiệp

Bước 4: Đưa ra quyết định về nền tảng e-learning

Người làm đào tạo cần đưa ra được quyết định là nên tự xây dựng hay nên thuê hoặc mua nền tảng e-learning. Thực tế, đây là một quyết định dễ dàng đối với các doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để tự xây mới, vậy nên mua hoặc thuê nền tảng là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn, có khả năng tự xây dựng thì đây là một điều vô cùng đáng để cẩn nhắc. Vì vậy, Gitiho sẽ đưa ra gợi ý cho bạn về 2 trường hợp này như sau:

• Bạn nên mua hoặc thuê nền tảng e-learning nếu:
  • Sản phẩm đó đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp
  • Hạn chế về thời gian
  • Bạn không dám đánh cược với rủi ro khi xây dựng hệ thống e-learning
  • Các nguồn lực sẵn có của bạn không thể tập trung 100% vào công việc xây dựng nền tảng e-learning
• Bạn có thể tự xây dựng nền tảng e-learning nếu:
  • Bạn có đủ nguồn lực và tài chính
  • Khoảng thời gian để lập kế hoạch, phát triển và thực hiện không phải là vấn đề
  • Bạn muốn phát triển chương trình đào tạo duy nhất cho tổ chức của bạn
  • Coi trọng vấn đề về an ninh
  • Dù tự xây dựng nhưng bạn vẫn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia để đạt hiệu quả tốt nhất

Bước 5: Lựa chọn đối tác cung ứng

Bạn hãy hỏi các nhà cung ứng xem họ kinh doanh được bao lâu, demo sản phẩm như thế nào. Yêu cầu họ giải thích quy trình dự án và mức độ chuyên môn trong việc phát triển khóa học.

Bước 6: Chuẩn bị tinh thần đi từng bước nhỏ

Đừng hấp tập! Hãy đi từng bước nhỏ để đảm bảo đi đến đâu, chắc đến đó và dễ dàng xử lý các rủi ro phát sinh nếu có nhé!

Tổng kết

Trên đây là 6 bước triển khai e-learning thành công trong doanh nghiệp. Hãy lưu lại và thử áp dụng để đạt được thành công khi xây dựng và triển khai e-learning nhé!

Chúc bạn thành công!