Học trong quá trình làm việc: Hướng dẫn cho nhà quản lý

Trong môi trường kinh doanh phát triển năng động như hiện nay, cùng với sự tiến bộ của công nghệ và sự ra đời của AI, quá trình học tập liên tục thực sự rất quan trọng cho sự thành công của mỗi cá nhân và tổ chức. Sự xuất hiện của trí tuệ nhân tạo như Chat GPT đã thay đổi cách mà nhân sự làm việc, đòi hỏi mỗi người phải thích nghi, đồng thời phát triển các kỹ năng mới để đáp ứng được yêu cầu doanh nghiệp và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường việc làm hiện nay.

Một trong những xu thế hiện nay đó là học trong quá trình làm việc. Vậy hãy cùng Gitiho làm rõ khái niệm “học trong quá trình làm việc” và cùng tìm hiểu về các yếu tố hỗ trợ, thách thức của phương pháp này cũng như đem đến cho bạn những cách triển khai trong tổ chức, doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Học trong quá trình làm việc là gì?

Học tập trong quá trình làm việc (LIFOW) là cách tiếp cận với các kiến thức và kỹ năng mới trong khi làm việc ở tổ chức, doanh nghiệp. Trọng tâm của việc học có thể thay đổi từ việc học tập kịp thời đến học tập tập trung, tùy thuộc vào nhiệm vụ, chức năng và kinh nghiệm làm việc hiện tại của cá nhân trong tổ chức.

Học tập kịp thời: học tập kịp thời liên quan đến thời điểm, người học tập trung vào việc nắm bắt kiến thức và kỹ năng cụ thể một cách kịp thời để giải quyết các vấn đề trong công việc mà họ đang gặp phải.

Ví dụ như một nhân viên Marketing cần nắm vững các kỹ năng quảng cáo mới nhất để thúc đẩy chiến dịch tiếp thị cho sản phẩm mới, có thể tham gia các khóa học trực tuyến và tìm hiểu các xu hướng mới nhất để sử dụng trong chiến dịch. 

Học tập tập trung: đây là cách học tập đòi hỏi sự chuyên sâu và một cường độ tập trung lớn từ người học. Thông qua đó, người học phải dành nhiều thời gian và nỗ lực để nắm bắt được kiến thức và kỹ năng mới.  

Nói một cách đơn giản hơn, học tập kịp thời giải quyết các vấn đề và nhiệm vụ ngay lập tức một cách hiệu quả và ít gây gián đoạn trong quá trình làm việc. 

Học tập trung liên quan đến học tập mất nhiều thời gian, các hoạt động phát triển hướng tới việc đạt được chuyên môn trong một lĩnh vực kiến thức hoặc kỹ năng nào đó. Từ đó thúc đẩy sự phát triển hoặc nâng cao khả năng của một cá nhân.  

So với việc học tập kịp thời, học tập tập trung sẽ tập trung vào một khung thời gian và hướng đến mục tiêu cụ thể. Trong trường hợp này, bạn cần có những hoạt động học tập nâng cao và tốn thời gian hơn. 

Trong quá trình làm việc, bạn luôn cần phải học những kiến thức nâng cao vì không phải mọi vấn đề đều có thể giải quyết bằng những kiến thức cơ bản. 

Một cách tiếp cận đa chiều để học tập trong quá trình làm việc

Mặc dù định nghĩa là “học trong quá trình làm việc” nhưng không phải lúc nào phương pháp học tập này cũng gắn liền với các nhiệm vụ liên quan đến công việc của mỗi cá nhân. 
Để hiểu rõ, bạn có thể theo dõi biểu đồ sau:

Đoạn đầu tiên bạn thấy trên đường cong thể hiện những bước đầu tiên trong công ty. Thông thường nhân viên gia nhập công ty cần được đào tạo nội bộ hoặc đào tạo theo ngành cụ thể bằng cách học quy trình, sản phẩm, công cụ của công ty. 

Quá trình đào tạo này cần phải chuyên sâu và tập trung vào việc đẩy nhanh quá trình định hướng, giúp cho nhân viên mới làm việc một cách hiệu quả. Để làm được như vậy, rất có thể bạn cần phải thay đổi các phương pháp phát triển nhân viên như: đào tạo, chia sẻ, giám sát công việc. Ngoài ra việc cung cấp các hoạt động học tập kịp thời có thể giúp nâng cao kỹ năng và năng lực của nhân viên để phù hợp với công việc của họ. 

Khi nhân viên thăng tiến trong sự nghiệp, họ thường có mong muốn nhận những thử thách mới để có thể phát triển hơn nữa bằng cách nhận thêm công việc, đảm nhiệm nhiều dự án hoặc thậm chí là thay đổi vai trò công việc. Để hỗ trợ nhân viên trong giai đoạn này, bạn cần phải cung cấp các khóa đào tạo cần thiết cho nhân viên của nhưng lúc này khóa học phải phù hợp với yêu cầu của nhân sự. 

Những hoạt động đào tạo có thể lặp đi lặp lại để giúp cho nhân viên học thêm các kỹ năng mới và tiếp thu kiến thức để đạt được trình độ và năng lực.

Tóm lại, bạn không nên coi khái niệm như một giải pháp toàn diện. Chỉ nên coi đó là một cách tiếp cận học tập nơi làm việc mới mà thôi. 

Tại sao học trong quá trình làm việc lại quan trọng?

Các tổ chức và doanh nghiệp cần phải ưu tiên việc học tập liên tục để duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên chuyển đổi kỹ thuật số và sự phát triển của trí tuệ nhân tạo AI. 

Theo cộng đồng AI trên Linkedin, trong 5 tháng đầu năm 2023, các công ty đã tạo ra và ra mắt công khai khoảng 1000 sản phẩm AI và các giải pháp. 

Những công nghệ trí tuệ nhân tạo làm thay đổi các quy trình làm việc hiện tại một cách đáng kể mà bạn sẽ khó nhận ra cách mà chúng ta làm việc trong 5 đến 10 năm tới. Và con người sẽ phải thích nghi để duy trì tính cạnh tranh. 

Theo Báo cáo nhân sự năm 2018, 68% nhân viên muốn học tập tại nơi làm việc và 49% thích học tập tại một thời điểm cần thiết.

Có thể hiểu được rằng, nhân viên phải đối mặt với những thách thức trong việc cân bằng công việc, cảm xúc, cuộc sống cá nhân, gia đình, sở thích và mở rộng kiến thức mới. Dành thời gian để học tập và phát triển sau khi làm việc có thể gây khó khăn cho nhiều cá nhân. 

Trong khi một số nhân viên có động lực cao có thể dành thời gian cá nhân cho việc học thì một số khác lại không. Vì thế, quan trọng hơn hết là các công ty cần phải xem xét và lập kế hoạch để hỗ trợ nhân viên học tập trong giờ làm việc. 

Học tập trong quá trình làm việc có thể thật sự tạo ra sự khác biệt và giúp cho nhân viên vừa có thể phát triển và vừa duy trì sự cân bằng trong công việc và cuộc sống. 

Với các công ty và chuyên gia đào tạo, việc này có thể giúp họ hiểu rõ hơn về loại học tập nào là điều cần thiết và làm thế nào để cung cấp nó một cách hiệu quả cho nhân viên. 

AI có nguy cơ làm đảo lộn ngành công nghiệp L&D, AI tạo ra các khuyến nghị học tập, lộ trình đào tạo, nội dung và nhiều hơn nữa. 

Phần nhiều, phương pháp học trong quá trình làm việc khuyến khích sự thay đổi tư duy giữa giám đốc nhân sự, chuyên gia nhân sự, cố vấn học tập. Nó giúp họ có cái nhìn khác về việc học tập trong doanh nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ nhân viên học tập và phát triển, đầu tư thời gian vào việc xây dựng các lộ trình học tập phù hợp với kiến thức chuyên môn của họ. 

Với việc học trong quá trình làm việc, bạn có thể giúp cho nhân viên của mình đạt được những kỹ năng và tăng cường sự hài lòng trong công việc của họ. 

Lợi ích của việc học trong quá trình làm việc tại nơi làm việc

Học tập nơi làm việc được đánh giá là sự thúc đẩy khả năng tự học và phương pháp này không mất nhiều thời gian như việc đào tạo truyền thống. Với cốt lõi của E-Learning, người học có thể truy cập dễ dàng, lựa chọn các khóa học chất lượng theo nhiều chủ đề đào tạo phù hợp tại thời điểm hiện tại. 

Việc học tập trong quá trình làm việc có vai trò lưu giữ kiến thức - một yếu tố cản trở sự hiệu quả của các chương trình LnD.

Nhà tâm lý học người Đức thế kỷ 19 Hermann Ebbinghaus, trong tác phẩm “The forgetting curve”, đã phát hiện ra rằng người học quên 70% những gì họ được dạy trong vòng 24 giờ sau học tập, và tới 90% thông tin bị lãng quên sau 1 tuần. 

Nguyên nhân của những con số này là thiếu cơ hội áp dụng kiến thức đã học vào thực tế sau bài giảng đầu tiên. 

Vì vậy, phương pháp học tập trong quá trình làm việc mang lại rất nhiều lợi ích cho cả nhân viên và tổ chức, có thể kể đến như: 

Tăng năng suất làm việc của nhân viên

Học tập trong quá trình làm việc cung cấp cho nhân viên thông tin, đào tạo, hướng dẫn kịp thời và phù hợp. Điều này giúp cho họ giải quyết được các vấn đề và thách thức một cách hiệu quả và làm tăng năng suất. 

Nâng cao sự tương tác và động lực của nhân viên

Cơ hội học tập có ý nghĩa làm tăng sự cởi mở và động lực cho nhân viên. Khi nhân viên có thể áp dụng thành thạo những gì đã học vào các tình huống làm việc thực tế, tình huống công việc, khả năng cao họ sẽ có động lực và nhiệt tình tham gia các hoạt động của tổ chức. 

Tăng sự hài lòng của nhân viên và tỷ lệ giữ chân nhân viên

Khi bạn trao cho nhân viên cơ hội để họ thoải mái học tập, họ sẽ có ý thức chịu trách nhiệm về lộ trình học tập của bản thân, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng và duy trì được tinh thần tự học. Hơn nữa, theo nhiều báo cáo, nhân viên có khả năng ở lại một tổ chức nếu họ cảm thấy họ có sự phát triển trong nghề nghiệp và hướng đi của tổ chức phù hợp với mục tiêu của họ. 

Thúc đẩy sự đổi mới và phát triển

Học trong quá trình làm việc giúp nhiều nhân viên nảy sinh được những ý tưởng và quan điểm mới, kích thích sự sáng tạo và tò mò. Khi đó, sẽ có những đột phá trong công việc, tạo ra những giá trị cho doanh nghiệp, thúc đẩy sự đổi mới và tăng trưởng cho tổ chức. Bên cạnh đó cải thiện kỹ năng và kiến thức cho nhân viên. 

Tiết kiệm chi phí

Có thể thấy, học trong quá trình làm việc giúp giảm thiểu những chi phí cho buổi đào tạo đắt tiền và có thể tốn thời gian cho doanh nghiệp. Trong khi nhân viên có thể học theo lộ trình riêng của họ và các tổ chức có thể giảm được chi phí liên quan đến các chương trình đào tạo truyền thống.

Học trong quá trình làm việc đã có trong lịch sử? 

Việc học trong quá trình làm việc là một cách tiếp cận mới hiện nay, cách triển khai cũng sẽ tùy thuộc vào từng tổ chức, không có quy trình nào để thực hiện và áp dụng cho toàn bộ. 

Một nghiên cứu đã bổ trợ cho khái niệm trên là “Retrieval Practice Produces More Learning than Elaborative Studying with Concept Mapping" của Jeffrey D. Karpicke và Janell R. Blunt, được tiến hành vào năm 2011. 

Trong nghiên cứu này, họ đã thực hiện thử nghiệm đối với sinh viên, kiểm tra các hoạt động hoạt động khác nhau ảnh hưởng đến khả năng suy luận và hiểu biết sâu về những gì họ đã được học. 
Kết luận chính là việc áp dụng kiến thức mới vừa được học có khả năng ghi nhớ lớn so với việc học lại và định hình khái niệm hoặc giải thích cho người khác. 

Năm 2013, John Seely Brown của Deloitte lần đầu tiên đề cập đến ý tưởng học tập trong quá trình làm việc. Catherine Lombardozzi, được truyền cảm hứng từ Brown, sau đó đã đề cập ý tưởng trong bài viết của mình “Scaffolding Learning in the Flow of Work". Lombardozzi đã tiếp tục khám phá khái niệm này trong bài nghiên cứu của mình “Challenges of Learning in the Flow of Work: Scaffolding Self-Direction".

Cuối cùng, Josh Bersin đã tạo ra và giới thiệu ý tưởng này trong bài viết “A New Paradigm for Corporate Training: Learning In The Flow of Work” vào năm 2018 và trình bày nó tại hội nghị tài năng connect cùng năm đó. 

Thực hiện học trong quá trình làm việc cho tổ chức như thế nào?

Yếu tố hỗ trợ việc học trong quá trình làm việc

Một số yếu tố tạo nên sự thành công của phương pháp học tập trong quá trình làm việc, có thể kể đến như:

Văn hóa học tập

Một nền văn hóa học tập là điều cần thiết để phương pháp học trong quá trình làm việc thành công. Các tổ chức nên ưu tiên việc học tập liên tục và cung cấp cho nhân viên các tài nguyên, công cụ, thời gian để học hỏi và phát triển trong công việc. 

Các nhà quản lý và lãnh đạo cũng nên dẫn dắt từ thực tế và thể hiện cam kết học tập để tạo ra một văn hóa mà nhân viên thoải mái khi học tập. 

Ví dụ, cho phép nhân viên dành ra 1-2 tiếng một tuần để học một cái gì đó liên quan đến vai trò, nhiệm vụ, định hướng sự nghiệp có thể cải thiện hiệu suất công việc và sự hài lòng của họ.

Nhưng quan trọng hơn là bạn sẽ cho họ thời gian để học bởi vì không phải ai cũng có thời gian học sau khi làm việc. 

Xem thêm: Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Công nghệ

Công nghệ là một trong những yếu tố quan trọng của việc học trong quá trình làm việc. Các tổ chức phải có sự đầu tư vào các công cụ và hệ thống phù hợp để tích hợp việc học tập vào quá trình làm việc một cách có quy trình và thống nhất. 

Đó có thể là hệ thống quản lý học tập, nền tảng trải nghiệm học tập, hệ thống quản lý năng lực, ứng dụng học tập hoặc bất kỳ công cụ nào có các tài nguyên và tài liệu học tập. 

Các doanh nghiệp và bộ phận L&D có thể tham khảo giải pháp “Gitiho for Leading Business” được cung cấp bởi nền tảng giáo dục trực tuyến hàng đầu hiện nay Gitiho. Doanh nghiệp sẽ có 1 hệ thống E-learning riêng biệt với hơn 450+ khóa học có sẵn của Gitiho liên quan đến các lĩnh vực như tin học văn phòng, dữ liệu, thiết kế, kỹ năng mềm, hành chính nhân sự, kế toán, marketing… cùng 1 kho đề thi phong phú giúp đánh giá, kiểm tra nhân viên sau mỗi khóa học. 

Bộ phận L&D cũng có thể thuận tiện trong việc đo lường hiệu quả học tập của các nhân viên thông qua tiến trình học của cá nhân, số giờ học, thời gian học, kết quả kỳ thi… trên hệ thống.
Gitiho for Leading Business hiện đang là giải pháp đào tạo nội bộ được các doanh nghiệp hàng đầu tin tưởng và lựa chọn như ngân hàng Vietcombank, Vietinbank, Momo, Mic… để phát triển đội ngũ nhân sự chất lượng. 

Tổ chức nội dung

Doanh nghiệp nên tổ chức và tạo ra tài nguyên học tập phù hợp với công việc của mỗi nhân viên. Ví dụ như video, bài giảng, mô phỏng và hỗ trợ công việc để giúp nhân viên có được kỹ năng và kiến thức để đạt được hiệu quả cao trong công việc. 

Như đã đề cập trước đó, phát triển kế hoạch nghề nghiệp và phương pháp học tập phù hợp với hoài bão của nhân viên là một trong những cách mạnh mẽ để tạo nên sự phát triển chuyên nghiệp của họ. 

Nội dung do người dùng tạo ra

Nội dung học tập không chỉ đến từ những người có chuyên môn như các chuyên gia, CEO mà có thể do chính nhân viên tạo ra. Các tổ chức, doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên của mình dành thời gian để tạo ra nội dung liên quan đến khía cạnh trong công việc của họ, như một cách chia sẻ kiến thức với nhau. 

Sự hỗ trợ của lãnh đạo

Các nhà lãnh đạo nên thể hiện việc cam kết học tập và đóng góp các khoản đầu tư cần thiết vào các tài nguyên học tập, tài liệu học tập. Không những thế, nhà lãnh đạo cũng nên chia sẻ về tầm quan trọng của việc học hỏi và hướng dẫn cho nhân viên cách để học tập và phát triển trong công việc. 

Phân tích và đo lường số liệu

Các doanh nghiệp nên sử dụng dữ liệu để theo dõi tiến độ học tập của từng nhân viên, xác định được các lỗ hổng kiến thức và theo dõi các tác động của việc học đối với hiệu suất công việc. 

Dữ liệu có thể giúp các tổ chức liên tục cải thiện được lộ trình học tập của mỗi người và đảm bảo nhân viên có được các kỹ năng để thành công. 

Nếu dành sự ưu tiên cho yếu tố này, các doanh nghiệp có thể thành công trong việc đào tạo nhân viên học tập và cải thiện được hiệu suất của nhân viên. 

Thách thức của việc học trong quá trình làm việc

Bên cạnh những yếu tố thuận lợi thì có một số yếu tố cản trở phương pháp học tập này, như:

Không chấp nhận sự thay đổi 

Học trong quá trình làm việc là một sự thay đổi đáng kể trong cách tổ chức và tiếp cận việc học. Một số nhân viên và quản lý có thể không đồng tình với sự thay đổi này và họ cho rằng nó làm gián đoạn quy trình làm việc của họ hoặc họ lấy lý do mình không có thời gian để học tập. 

Các doanh nghiệp cần phải truyền đạt cho họ hiểu lợi ích và tầm quan trọng của phương pháp này để họ dần thích nghi. 

Không đầu tư vào công nghệ

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp không đầu tư vào công nghệ phù hợp hoặc đầu tư quá mức khiến cho không đạt được hiệu quả và tốn kém ngân sách. 

Ví dụ như nếu tài liệu học tập khó sử dụng hoặc không được tích hợp tốt với các hệ thống thì nhân viên có thể không sử dụng hoặc sử dụng thông qua đào tạo bắt buộc. 

Ngoài ra, nếu tài liệu học tập không dễ truy cập hoặc khó để điều hướng, nhân viên có thể trở nên bực bội và lãng phí thời gian quý báu trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết. 

Các tổ chức phải lựa chọn sự kết hợp đúng đắn của các công nghệ có chi phí hiệu quả, đáng tin cậy, có khả năng mở rộng và phù hợp với nhu cầu của họ và nhu cầu của nhân viên.

Thiếu sự liên quan đến công việc và không đúng thời điểm

Để nhân viên có hứng thú trong việc học tập thì nó phải liên quan đến công việc của nhân viên. 
Nếu như tài liệu và tài nguyên học tập không phù hợp với nhiệm vụ công việc, vai trò hoặc con đường sự nghiệp của nhân viên thì chắc chắn rằng, nhân viên không cảm nhận được giá trị khi họ bỏ thời gian, công sức vào việc học. 

Nếu như không có tài liệu học tập phù hợp, mới mẻ, thật sự mang lại giá trị cho họ thì họ có thể sẽ cảm thấy nản lòng, dẫn đến thiếu động lực học. 

Ví dụ: 

Thời điểm để học tập và tài liệu học tập là những yếu tố quan trọng. Nếu một nhân viên đang bị thiếu kỹ năng cơ bản mà bộ phận L&D lại gợi ý khóa học nâng cao thì sẽ gây khó chịu cho người học. 

Tương tự, các hoạt động đào tạo quan trọng không nên được thay thế bằng các khóa học ngắn. Vì vậy các tổ chức cần xem xét lại thực tế học tập, nhu cầu học tập thông qua việc khảo sát nguyện vọng. 

Các tổ chức cần đảm bảo rằng các hoạt động học tập là kịp thời, dễ dàng áp dụng vào công việc của nhân viên. 

Thiếu thời gian 

Bersin nhận ra rằng thách thức lớn nhất đối với việc học tập tại nơi làm việc là nhân viên thiếu thời gian, trích dẫn một chương trình nghiên cứu của Linkedin gồm 4000 L&D và các chuyên gia kinh doanh xác định đây là vấn đề số 1. 

Dữ liệu mới nhất từ Báo cáo Trí tuệ năm 2022 cho thấy 39% người lao động làm việc “trực tiếp” cho biết thiếu thời gian để học tập hiệu quả nơi làm việc. Con số đó tăng lên 54% đối với những người “làm việc từ xa”. 

Nhân viên bận rộn với những công việc hằng ngày nên họ cảm thấy khó khăn khi tham gia vào các hoạt động học tập, dẫn đến việc thiếu cơ hội phát triển và mở rộng kiến thức. 

Ngoài ra nếu học tập là nhiệm vụ bắt buộc trên khối lượng công việc “khổng lồ” thì phần lớn nhân viên sẽ cảm thấy quá tải hoặc căng thẳng, có thể làm ảnh hưởng đến tâm lý và khả năng tiếp thu cũng như áp dụng kiến thức, kỹ năng mới của họ. 

Các tổ chức phải tìm cách kết hợp việc học vào thói quen hằng ngày của nhân viên để khiến nó như một phần trong công việc và không nghĩ rằng đó là gánh nặng. 

Áp lực từ quản lý

Áp lực từ người quản lý có thể tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó chỉ nhìn vào kết quả hơn là việc phát triển và tăng trưởng lâu dài. Khi tư tưởng này trở nên quá mạnh mẽ, nhân viên có thể cảm thấy bị thúc đẩy chỉ để tập trung vào hoàn thành số lượng công việc và đạt được mục tiêu ngắn hạn mà bỏ qua việc đầu tư cho việc học và phát triển cá nhân.  

Có nghĩa là nhân viên luôn ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ được giao bởi quản lý hơn là dành chút thời gian để học tập, ngay cả khi việc học tập là cần thiết cho chuyên môn của họ. 

Xem thêm: Môi trường làm việc lý tưởng: 8 yếu tố xây dựng môi trường làm việc chuẩn

Thiếu sự đánh giá

Không có đánh giá, không có nhận xét từ cấp trên, nhân viên sẽ không thể biết được họ có đang đi đúng hướng hay không hay cần phải điều chỉnh phương pháp học tập như thế nào. Điều này dẫn đến việc mất phương hướng, không biết đúng sai, cảm xúc thất vọng và không còn hứng thú khi tham gia vào quá trình học tập. 

Hơn nữa, nhân viên có thể không biết được kết quả của những nỗ lực trong học tập của họ. Điều này có thể gây khó khăn để duy trì động lực và sự cam kết với mục tiêu học tập. 

Kết luận

Có thể thấy rõ việc học trong quá trình làm việc là một cách tiếp cận và thay đổi tư duy để tiếp cận kiến thức khi đi làm một cách hiệu quả. Tuy nhiên, quan trọng nhất là bạn phải biết cân bằng các hoạt động công việc và học tập một cách linh hoạt, phù hợp. 

Như Stephen Covey đã từng nói, “điều quan trọng không phải là ưu tiên những gì trong lịch trình của bạn mà là cách sắp xếp các ưu tiên của bạn”. 

Kết hợp học tập vào công việc hằng ngày có thể tạo ra một nền văn hóa học tập và cải tiến liên tục, nhưng nó chỉ là một bước hướng tới mục tiêu lớn hơn.