7 bước xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mới và các lĩnh vực liên quan khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc duy trì vị thế của mình. Chuyển đổi số đang khiến nhiều công việc dần lỗi thời và cả các doanh nghiệp và người lao động luôn phải tìm kiếm những công nghệ mới, những kỹ năng mới. 

Một xu hướng khác của biến động này là các doanh nghiệp cũng gặp nhiều khó khăn hơn trong việc tìm kiếm, thu hút và giữ chân nhân tài,  những người phù hợp với các nhu cầu công việc.. Những yếu tố này khiến cho việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng trở nên quan trọng và cấp thiết đối với các công ty muốn duy trì việc giữ chân nhân tài, duy trì lợi thế cạnh tranh, và gia tăng lợi nhuận (bằng việc giữ cho lực lượng lao động luôn cập nhật kiến ​​thức, kỹ năng và xu hướng mới).

Tuy nhiên, việc tạo ra các chương trình đào tạo hiệu quả không đơn giản (nó chỉ đơn giản khi doanh nghiệp thực hiện kiểu mua các khóa học và bắt buộc nhân viên phải tham dự và hoàn thành). Bộ phận đào tạo và phát triển của doanh nghiệp (L&D) cần xây dựng chiến lược L&D một cách bài bản để tạo ra một môi trường học tập chủ động nhằm phát triển các chương trình đào tạo hiệu quả.

Tài liệu này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo ra các chương trình đào tạo hiệu quả, vừa mang lại tác động tích cực cho doanh nghiệp vừa hỗ trợ thúc đẩy toàn diện nguồn nhân lực.

Mục tiêu của các chương trình đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo là một quá trình liên tục, trong đó các doanh nghiệp tạo các điều kiện cần thiết để nhân sự được phát triển các kiến ​​thức và kỹ năng chuyên môn cần thiết cho công việc, để họ có thể đạt được hiệu suất tốt hơn, tối ưu năng lực và khả năng của mình trên cùng một thời gian làm việc. Mục đích của đào tạo nội bộ còn là sự thay đổi hành vi hoặc phát triển một kỹ năng mới của người được đào tạo – giúp họ thực hiện các công việc theo mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp.

Một số mục tiêu chi tiết của các chương trình đào tạo nội bộ có thể phân loại như sau:

• Đào tạo để tăng năng suất lao động: Các doanh nghiệp thường đầu tư vào việc đào tạo nhân viên về kiến thức chuyên môn và kỹ năng bổ trợ. Việc làm đó giúp nhân viên đạt được hiệu suất cao hơn trong công việc từ đó cũng giúp công ty phát triển, đạt được mức lợi nhuận cao hơn.
• Đào tạo để thu hút và giữ chân nhân tài: Các chương trình đào tạo liên tục trong doanh nghiệp giúp tạo động lực, thúc đẩy người lao động học hỏi, phát triển bản thân và chuyên môn. Người lao động không chỉ có cơ hội việc làm mà còn được cơ hội nâng cao giá trị bản thân. Việc này sẽ gia tăng sự gắn kết và tinh thần cống hiến cho mọi hoạt động của công ty từ người lao động.
• Đào tạo để gắn kết nhân viên: Bộ phận L&D có vai trò trong việc thúc đẩy phong trào học tập và tinh thần làm việc của người lao động. Việc đào tạo giúp các nhân viên gắn kết với nhau hơn vì ngoài thời gian làm việc cùng nhau, họ còn thêm thời gian giao lưu, tương tác trong học tập, tham gia các hoạt động phát triển kỹ năng cùng nhau, nhân viên gắn kết hơn cũng là tiền đề để nhân viên gắn kết với doanh nghiệp hơn.
• Đào tạo để gia tăng năng lực và lợi thế cạnh tranh: Việc duy trì bồi dưỡng nâng cao nhân sự có chất lượng sẽ tạo lợi thế cho sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh như hiện nay.
• Đào tạo để thích ứng với thay đổi: Khả năng thích ứng tại nơi làm việc là điều bắt buộc với bất kỳ nhân sự nào trong thời kỳ chuyển đổi số. Đào tạo là giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng, trình độ. Từ đó giúp họ thích ứng và hoàn thành các công việc trong doanh nghiệp một cách tốt nhất, bắt kịp các xu thế phát triển về khoa học kỹ thuật, hội nhập quốc tế là yếu tố hàng đầu mang đến thành công cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng khung năng lực cho từng vị trí trong doanh nghiệp

4 thách thức để tạo ra một chương trình đào tạo thành công

Dưới đây là một số thách thức đào tạo nhân viên phổ biến mà bộ phận L&D thường phải đối mặt khi tạo chương trình đào tạo nhân viên:

• Sự tham gia của nhân viên: Khi giới thiệu một chương trình đào tạo mới, điều quan trọng là phải thu hút sự tham gia của nhân viên để đảm bảo mọi người đều tham gia. Bộ phận L&D cần nắm bắt được nhu cầu và hiểu những gì nhân viên trong công ty mong đợi khi tham gia đào tạo. Nếu không có sự ủng hộ từ các nhân viên, hiệu quả của việc đào tạo sẽ bị giảm sút và điều này khiến cho việc học sẽ trở nên áp lực, ép buộc, dẫn đến phát sinh tâm lý chống đối.
• Không đánh giá được hiệu quả sau đào tạo: Các buổi đào tạo thường diễn ra trong khoảng thời gian ngắn với một lượng kiến thức khá lớn khiến nhân viên bị “ngợp” và cảm thấy quá tải. Họ không thể ghi nhớ kiến thức hết được cũng như khó có thể áp dụng vào công việc. Không những vậy, quá trình này sẽ khiến các nhân viên cảm thấy áp lực và căng thẳng khi tiếp thu một lượng thông tin khổng lồ. Ngoài ra, sau mỗi buổi đào tạo các nhân viên không được củng cố lại được kiến thức đã học dẫn đến việc học trước quên sau. Từ đó, đào tạo nội bộ sẽ không mang hiệu quả mà thậm chí còn khiến các nhân viên cảm thấy cực hình, không có động lực tiếp tục.
• Lực lượng lao động ở nhiều chi nhánh, địa điểm khác nhau: Với những công ty lớn, nhiều chi nhánh thì việc một nhân sự lớn tập trung tại một thời điểm là điều khá khó khăn. Nhân sự phân tán, khác biệt về địa lý, thời gian không đồng nhất là một trong những khó khăn lớn khi tổ chức đào tạo.
• Khác biệt về hành vi và khả năng học tập: Mỗi nhân viên sẽ có hành vi và khả năng học tập khác nhau. Bên cạnh đó, mỗi cá nhân sẽ có các cấp bậc năng lực chuyên môn khác biệt ứng với công việc của mình. Vì vậy, tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp khó có thể tiếp thu cùng một lượng thông tin, kiến thức như nhau. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét thật kỹ để tránh những vấn đề phát sinh không đáng có trong quá trình đào tạo nội bộ.

Xem thêm: 6 yếu tố quan trọng giúp xây dựng chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả

Cách xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả trong 7 bước

Khi bạn đã hiểu về các mục tiêu và thách thức trong đào tạo nội bộ, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu quy trình giúp xây dựng chương trình đào tạo nhân viên hiệu quả.

1. Đánh giá nhu cầu đào tạo của bạn

Đánh giá nhu cầu đào tạo xác định mức độ năng lực, kỹ năng hoặc kiến ​​thức hiện tại của nhân viên trong các lĩnh vực khác nhau và so sánh mức độ năng lực đó với tiêu chuẩn năng lực cần thiết được thiết lập cho vai trò công việc của họ. Sự chênh lệch giữa năng lực hiện tại và yêu cầu giúp xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên. Đánh giá nhu cầu đào tạo thường được tiến hành sau khi tuyển dụng, trong quá trình đánh giá hiệu suất, để cải thiện hiệu suất, cho kế hoạch phát triển nhân viên hoặc trong quá trình thay đổi doanh nghiệp.

Dưới đây là một số bước giúp bạn bắt đầu đánh giá nhu cầu đào tạo của nhân viên:

• Phân tích khoảng cách kỹ năng: Xác định khoảng cách giữa kiến ​​thức và kỹ năng thực tế và mong muốn. Phân tích khoảng cách kỹ năng dẫn đến một danh sách các kỹ năng mà nhân viên của bạn đã có, cần cải thiện và cần phát triển. Từ đó, bạn có thể lấp đầy khoảng trống kỹ năng bằng cách sử dụng các chương trình đào tạo để xây dựng đội ngũ lao động đáp ứng nhu cầu của công ty bạn.
• Tìm ra những gì nhân viên biết: Cho nhân viên cơ hội thể hiện những gì họ biết (và xác định bất kỳ lỗ hổng nào) trước khi bạn bắt đầu thiết kế các chương trình đào tạo của mình. Thông tin này có thể được thu thập thông qua bảng câu hỏi, khảo sát, quan sát nhân viên và kiểm tra công việc của họ hoặc tiến hành đánh giá chính thức.
• Nói chuyện với nhân viên của bạn: Khuyến khích giao tiếp cởi mở và phản hồi với nhân viên của bạn. Hỏi họ xem họ có thiếu bộ kỹ năng nào có thể giúp họ làm tốt hơn công việc của mình không. Điều này giúp các nhà lãnh đạo quyết định các phương pháp đào tạo nhân viên phù hợp sẽ mang lại hiệu quả cao nhất cho từng nhân viên và loại hình học tập.
• Đánh giá các tài nguyên đào tạo hiện tại: Chỉ ra những tài nguyên đào tạo nào đã có sẵn và những gì cần tinh chỉnh (hoặc loại bỏ hoàn toàn).

2. Đặt mục tiêu đào tạo cho doanh nghiệp:

Đào tạo nhân viên cần phải có kết quả đo lường dài hạn và ngắn hạn để đánh giá hiệu quả của họ. Các mục tiêu và mục đích đào tạo giúp dễ hiểu và đo lường giá trị đào tạo đang mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Mục tiêu đào tạo nhân viên xác định những gì người học sẽ có thể làm khi kết thúc khóa đào tạo. Mục tiêu đào tạo không chỉ được xác định cho các cá nhân mà còn cho toàn bộ công ty của bạn – việc đào tạo sẽ tác động đến doanh nghiệp như thế nào? Nó sẽ đạt được gì cho doanh nghiệp?

Dưới đây là cách tạo các mục tiêu hiệu quả, thực tế và có thể đo lường được cho việc đào tạo nhân viên:

Làm rõ mục đích của chương trình đào tạo: Xác định những gì bạn muốn đạt được với khóa đào tạo này – cải thiện hiệu suất của nhân viên, thu hẹp khoảng cách kiến ​​thức, dạy kỹ năng cho nhân viên mới, v.v. Dù là trường hợp nào, hãy đảm bảo rằng mục đích đào tạo rõ ràng.

Xác định kết quả đào tạo dự kiến: Kết quả đào tạo là những mục tiêu có thể đo lường được mà nhân viên dự kiến ​​sẽ đạt được khi kết thúc khóa đào tạo. Khi viết ra các kết quả đào tạo dự kiến, hãy cụ thể, rõ ràng và chi tiết.

Xem xét các điều kiện, yếu tố và biến số khác nhau: Xem xét các tham số khác nhau có thể ảnh hưởng đến việc thiết kế và phân phối chương trình đào tạo của bạn. Ví dụ: Người hướng dẫn có trình độ, địa điểm doanh nghiệp đào tạo, ngân sách của chương trình, thời gian đào tạo, các điều kiện tiên quyết như kiến ​​thức cơ bản về một chủ đề hoặc sự quen thuộc với một kỹ năng để tham gia một khóa học.

Gắn mục tiêu đào tạo với mục tiêu kinh doanh: Mục tiêu cơ bản của đào tạo là tạo ra kết quả kinh doanh. Một chương trình đào tạo hiệu quả và hợp lý phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Viết mục tiêu SMART: Công thức SMART có thể coi là tiêu chuẩn khi thiết lập mục tiêu đào tạo:

S – Specific: Mục tiêu đào tạo cần cụ thể, dù là lãnh đạo hay nhân viên đều có thể dễ dàng hiểu được

M – Measurable: Kết quả học tập cần phải đo lường được.

A – Có thể đạt được: Mục tiêu phải khả thi và nằm trong khả năng của doanh nghiệp cũng như của chuyên gia đào tạo

R – Relevant: Mỗi mục tiêu đều phải xoay quanh tầm nhìn, định hướng chiến lược dài hạn của doanh nghiệp, doanh nghiệp.

T – Time-bound: Các mục tiêu cần có giới hạn thời gian, xác định rõ lúc nào phải hoàn thành

3. Đầu tư vào Công nghệ Đào tạo

Việc tạo thủ công các chương trình đào tạo riêng lẻ phù hợp với mục tiêu đào tạo của nhân viên rất tốn thời gian và không hiệu quả - và nếu công ty của bạn có hơn 100 người thì điều này có thể là không thể. Các doanh nghiệp cần đầu tư vào các công cụ biên soạn khóa học trực tuyến và phần mềm đào tạo nhân viên để tạo ra một chương trình đào tạo phù hợp cho người học hiện đại:

Nền tảng đào tạo số: Nền tảng đào tạo số là một giải pháp đào tạo nhân viên tích hợp với các công cụ kỹ thuật số để cung cấp hoạt động đào tạo tự động, được cá nhân hóa trong quy trình làm việc. Nền tảng cung cấp các video đào tạo có liên quan hoặc cung cấp các bài viết, file biểu mẫu cung cấp thông tin. Nền tảng có thể giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình của người học và xây dựng nội dung phù hợp hơn trong tương lai.

Hệ thống quản lý học tập: Hệ thống cung cấp các lộ trình học tập được cá nhân hóa cho cả các khóa học bắt buộc và không bắt buộc dựa trên hành động của nhân viên đó được thực hiện trong hệ thống. Các giải pháp quản lý đào tạo dành cho doanh nghiệp giúp theo dõi những khóa học mà nhân viên của bạn thường truy cập cũng như đề xuất các khóa học tương tự mà nhân viên có thể quan tâm. 

4. Chọn Phương Pháp Đào Tạo Nhân Viên

 Để tìm ra phương pháp đào tạo nhân viên phù hợp nhất với lực lượng lao động của bạn, bộ phận L&D cần hiểu các phong cách học tập khác nhau của nhân viên trong lực lượng lao động của họ và xây dựng các quy trình cá nhân hóa cho các phong cách học tập khác nhau. 

Một số phương pháp đào tạo nhân viên là:

eLearning: cho phép nhân viên học tập thoải mái mọi lúc, mọi nơi, theo phong cách và nhu cầu học tập cá nhân của nhân viên.

Đào tạo tại chỗ: cho phép nhân viên tham gia tích cực bằng cách cho phép họ học hỏi trong quy trình làm việc.

Đào tạo do người hướng dẫn: Phong cách học tập trực tiếp này bắt chước không gian lớp học thực tế với người hướng dẫn có mặt để hướng dẫn buổi đào tạo.

Huấn luyện: Phương pháp này cần đến một chuyên gia có kinh nghiệm - người giám sát, người cố vấn hoặc nhân viên kỳ cựu để huấn luyện nhân viên về các nhiệm vụ và các công việc cụ thể.

Đào tạo mô phỏng: đưa ra các kịch bản khác nhau cho phép nhân viên thực hành các nhiệm vụ bắt chước công việc thực tế của vai trò công việc cụ thể của họ.

Đào tạo qua video: thu hút nhân viên và mang lại trải nghiệm học tập thú vị với chi phí thấp hơn so với đào tạo truyền thống.

5. Xây dựng tài liệu đào tạo

Trong khi phát triển nội dung đào tạo của bạn, hãy bắt đầu với một dàn ý chi tiết giúp quá trình viết trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn sắp xếp thông tin một cách khoa học để các học viên của bạn dễ dàng nắm bắt. Có nhiều cách để sắp xếp tài liệu đào tạo, nhưng cách sắp xếp dựa trên công việc hoặc nhiệm vụ là tốt nhất. Ví dụ: tài liệu quy trình về quy trình bán hàng, quy trình thanh toán, quy trình tuyển dụng v.v

Khi bạn có mục tiêu đào tạo, kế hoạch thực hiện và dàn ý chi tiết, bạn có thể bắt đầu tạo nội dung đào tạo của mình. Tài liệu càng đẹp mắt, thu hút thì người cầm tài liệu càng có hứng thú đọc. Đồng thời, hãy kết hợp xây dựng nội quy đào tạo, hướng dẫn tư vấn về chương trình đào tạo. Các tài liệu đào tạo có thể tạo bằng các công cụ khác nhau như:

• Các tài liệu Word, Excel và PDF để tạo tài liệu phát cho nhân viên
• Bộ bài powerpoint cho các phép trình chiếu trong lớp
• Bảng lật, áp phích, phim trong suốt và/hoặc đồ họa do máy tính tạo để trình bày tài liệu trực quan
• Các công cụ soạn thảo eLearning SCORM để tạo các mô-đun eLearning dựa trên máy tính

Trong khi thiết kế tài liệu hoặc mô-đun đào tạo, hãy tập trung vào nhu cầu học tập của nhân viên. Một số mẹo để thiết kế tài liệu đào tạo của bạn là:

• Phát triển tài liệu của bạn theo cách giúp nhân viên kiểm soát việc học của họ
• Tài liệu có thể bao gồm các yếu tố tương tác để thu hút nhân viên
• Mời phản hồi trong suốt quá trình đào tạo
• Tiếp cận từng chủ đề theo trình tự thời gian
• Trình bày thông tin một cách nhập vai, cảm xúc và hấp dẫn
• Tạo video đàm thoại để đào tạo video
• Tránh quá dài dòng trong khi viết hướng dẫn đào tạo bằng văn bản

6. Thực hiện chương trình đào tạo

Khi đã lên kế hoạch rõ ràng thì doanh nghiệp có thể tự tin bắt tay vào thực hiện quy trình đào tạo và phát triển nhân lực.Công tác chuẩn bị càng chu đáo, khi triển khai đào tạo sẽ càng dễ dàng. Việc triển khai chương trình cần xem xét đến sự tham gia của nhân viên và các mục tiêu KPI trong học tập cũng như lập kế hoạch kỹ lưỡng về lịch trình các hoạt động đào tạo và bất kỳ nguồn lực liên quan nào (cơ sở vật chất, thiết bị, lập quy trình bảng câu hỏi, v.v.)

Sau đó, chương trình đào tạo sau đó được chính thức khởi động, quảng bá và tiến hành. Trong quá trình đào tạo, cần theo dõi sự tiến bộ của người tham gia để đảm bảo rằng chương trình có hiệu quả.

7. Đánh giá và giám sát chương trình đào tạo nhân viên của bạn

Sau khi đưa vào thực hiện, doanh nghiệp cần có kế hoạch đánh giá quy trình đào tạo kỹ lưỡng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp phân tích rõ điểm chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế triển khai, từ đó biết được nguyên nhân sai lệch ở đâu để có giải pháp khắc phục kịp thời. Phản hồi cần được thu thập từ tất cả các bên liên quan để xác định hiệu quả đào tạo. Bạn có thể sử dụng các số liệu sau để đo lường hiệu quả đào tạo của bạn:

Phản hồi của nhân viên: Phản hồi của nhân viên sau đào tạo giúp xác định xem khóa đào tạo có giúp ích hay không, học được những điều mới, ý kiến ​​hoặc đề xuất chung của họ là gì, v.v. Phản hồi của nhân viên có thể được thực hiện thông qua các cuộc phỏng vấn hoặc khảo sát trực tuyến ẩn danh.

Kiến thức thu được từ đào tạo: Các bài kiểm tra, câu đố hoặc bài tập giúp đánh giá những gì nhân viên thu được sau các buổi đào tạo.

Trình độ công việc sau đào tạo: Quan sát nhân viên của bạn để tìm hiểu xem họ có đang sử dụng kiến ​​thức mới trong công việc hàng ngày hay không.

Phân tích dữ liệu: Bạn có thể sử dụng các báo cáo phân tích dữ liệu của phần mềm đào tạo để xác định cách nhân viên tương tác với các khóa học của bạn. Ví dụ: với báo cáo phân tích của Gitiho for leading business bạn có thể theo dõi các khóa học mà nhân viên của mình đang tương tác, số lần họ tương tác với khóa học, tỷ lệ hoàn thành khóa học trung bình và các bài học nhân viên bỏ học. Dựa trên những con số đó, bạn có thể suy ra khóa học nào hiệu quả nhất hoặc không hiệu quả nhất, hữu ích, thú vị.

Kết quả kinh doanh có thể định lượng: Sau một tháng hoặc một quý, hãy phân tích kết quả đào tạo của bạn bằng cách xác định xem liệu đào tạo có tương ứng với việc tăng doanh thu, giảm chi phí, thay đổi năng suất của nhân viên, v.v.

Trên đây là 7 bước cơ bản trong quy trình đào tạo và phát triển nhân lực bạn có thể tham khảo nhằm có thể áp dụng cho doanh nghiệp mình. Quá trình đào tạo sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nếu bạn áp dụng các phần mềm đào tạo trực tuyến hiện đại.