Đào tạo tuân thủ là gì và áp dụng trong doanh nghiệp như thế nào?

Đào tạo tuân thủ là quá trình giáo dục nhân viên về luật pháp, quy định và chính sách của doanh nghiệp để áp dụng chúng cho những nhiệm vụ hằng ngày của nhân viên. Vì vậy, đào tạo tuân thủ rất quan trọng và chương trình này được chứng minh rất đáng để đầu tư. Như The Association of Corporate Counsel (Hiệp hội Luật sư Doanh nghiệp) chỉ ra rằng:

Cam kết của tổ chức đối với chương trình tuân thủ và kế hoạch đào tạo có thể mang lại lợi ích về doanh thu. Một nghiên cứu cho thấy rằng trung bình với 1 đô la được phân bổ cho ngân sách đào tạo tuân thủ của tổ chức, “thiệt hại, bồi thường và tiền phạt” giảm 1,37 đô la”.

Vậy áp dụng đào tạo tuân thủ để phát triển nhân viên và doanh nghiệp như thế nào, theo dõi ngay bài viết dưới đây của Gitiho!

Đào tạo tuân thủ là gì?

Đào tạo tuân thủ là một loại hình đào tạo cần thiết để thông tin cho nhân viên về các quy định, chính sách của tổ chức hoặc tuân thủ các quy định của pháp luật. 

Thuật ngữ “tuân thủ” đề cập đến các khái niệm chấp nhận và đồng ý được sử dụng để mô tả việc đào tạo vì tính chất bắt buộc của nó. 

Đào tạo tuân thủ thường là chương trình bắt buộc với các nhân viên vì nó phục vụ để bảo vệ các lợi ích, chính sách và cam kết của tổ chức đối với pháp luật. 

Việc bỏ qua các quy tắc, quy định hoặc các chính sách bắt buộc trong một tổ chức có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm mất việc làm, phạt tiền, truy tố hình sự hoặc tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp. 

Ví dụ về đào tạo tuân thủ

Đối với mỗi lĩnh vực, sẽ có những quy định phải được tuân theo. Để mang lại lợi ích cho tổ chức, bạn cần xem xét việc thực hiện đào tạo tuân thủ quy định để bảo vệ tổ chức và nhân viên. 

1. Đào tạo bảo mật thông tin

Khóa đào tạo này tập trung vào bảo mật dữ liệu máy tính. Từ việc sử dụng mật khẩu mạnh đến việc nhận biết lừa đảo qua email sẽ giúp bạn hình thành nên thói quen sử dụng Internet an toàn. 

Nó cũng bao gồm cả việc bảo mật thông tin bên trong và bên ngoài của công ty để ngăn chặn các cuộc tấn công mạng bất ngờ. 

Một khía cạnh khác của việc đào tạo này là học được cách xử lý dữ liệu bên ngoài môi trường làm việc, chẳng hạn như trên thiết bị di động và cách xử lý các thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp. 

Đào tạo về bảo mật thông tin cho nhân viên sẽ giúp cho nhân viên tạo nên thói quen và hành vi sử dụng máy tính của công ty để tránh được những rủi ro cho doanh nghiệp. 

2. Đào tạo an toàn lao động

Bất kể ngành nghề nào, nhân viên cũng cần được đào tạo về an toàn lao động tại nơi làm việc. 

Trong văn phòng công ty, khóa đào tạo về an toàn lao động có thể liên quan đến an toàn cháy nổ hoặc sơ cứu. Còn trong phòng thí nghiệm, đào tạo tập trung vào các chất gây nhiễm trùng máu và cách xử lý kim tiêm an toàn. Tất nhiên, đây là một trong những hình thức đào tạo tuân thủ chính do các công ty xây dựng nên.

3. Đào tạo về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu

Đào tạo quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu thường liên quan đến những công ty thu thập hoặc lưu trữ dữ liệu cá nhân của người dùng. Đó là những dữ liệu liên quan đến nhân viên, khách hàng hoặc đối tác. Vì vậy hầu hết mọi hoạt động của công ty đều phải tuân thủ quy định này. 

Ví dụ như nếu bạn là cửa hàng kinh doanh nhỏ và bạn giảm giá cho những khách hàng đăng ký email hoặc bạn thu thập thông tin qua những tờ rơi thì ngay cả việc này cũng cần phải tuân thủ quy định hoặc bảo vệ quyền riêng tư. 

Khóa đào tạo sẽ cho bạn biết sự khác biệt giữa thông tin có thể được xác định và dữ liệu có thể được chia sẻ công khai, và giải thích tại sao thông tin bị lợi dụng, cách thu nhập và lưu trữ thông tin đúng cách cũng như những biện pháp xử lý vi phạm bảo mật. 

4. Đào tạo đa dạng

Đào tạo đa dạng được thiết lập để tạo điều kiện tương tác tích cực giữa các nhóm, giảm định kiến và những phân biệt đối xử trong tổ chức. 

Đồng thời dạy cho những cá nhân có sự khác biệt với những người khác cách làm việc, phối hợp cùng với mọi người để tạo nên sự hiệu quả trong công việc. 

Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Cách làm việc nhóm hiệu quả

5. Đào tạo tuân thủ xuất khẩu và thương mại

Khóa đào tạo này liên quan đến các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ. 

Nó bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, cũng như chuyển khoản thanh toán. Khóa đào tạo tập trung vào các quy tắc và quy định mà các khu vực, các tỉnh khác nhau áp dụng cho các giao dịch và chuyển khoản. 

6. Đào tạo quy định, nội quy

Mỗi tổ chức nên hướng tới việc tuân thủ đầy đủ các luật định, quy định và quy tắc trong lĩnh vực của mình. 

Để đạt được mục tiêu đó, đào tạo tuân thủ quy định được áp dụng. Đào tạo này giúp truyền đạt thông tin liên quan đến công việc của tổ chức. Có các tổ chức quản lý và cấp chứng chỉ khác nhau có thể hỗ trợ trong việc đạt được mục tiêu này.

7. Đào tạo tuân thủ quy định nhân sự

Tuân thủ quy định nhân sự là thuật ngữ được sử dụng để mô tả mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động được quy định bởi pháp luật và được duy trì bởi tổ chức. 

Khóa đào tạo tuân thủ này không chỉ đảm bảo rằng bộ phận nhân sự của tổ chức xử lý các khiếu nại một cách chính xác mà còn đảm bảo rằng tổ chức của bạn được bảo vệ trước những cáo buộc do nhân viên đưa ra. 

Có một bộ phận nhân sự hoạt động hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định cũng có nghĩa là có sự công bằng và nhất quán trong cách họ xử lý khiếu nại.

8. Đào tạo tuân thủ môi trường

Hầu hết các ngành công nghiệp đều có một số quy tắc và quy định về môi trường mà họ cần phải tuân theo. 

Điều này đặc biệt ảnh hưởng đến sản xuất, dầu khí, hóa chất và các ngành công nghiệp khác. Có vô số những quy tắc và quy định, hình phạt nghiêm khắc đối với các tổ chức không tuân thủ đúng. 

9. Đào tạo tuân thủ dược phẩm

Có nhiều quy tắc và quy định đối với các sản phẩm dược phẩm, tổ chức nên có một chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả. 

Từ nghiên cứu, phát triển đến sản xuất và đóng gói, mỗi khu vực đều có những quy định khác nhau phải được tuân thủ chính xác để đảm bảo sản phẩm cuối cùng an toàn. 

10. Đào tạo tuân thủ bảo hiểm

Đối với những người làm trong ngành bảo hiểm và tư vấn, hiểu biết về các luật pháp liên quan đến bảo hiểm là điều cần thiết cũng như các quy định về người mua bảo hiểm.

Còn đối với các công ty bảo hiểm và tư vấn, một chương trình tuân thủ quy định theo yêu cầu pháp lý phải hoàn thành để có được giấy phép hoạt động. Nhân viên phải vượt qua các quy định hoặc kiểm tra tuân thủ quy định để có được giấy phép lành nghề.

Một số lĩnh vực tuân thủ quy định được đề xuất trong ngành này bao gồm nhận thức về gian lận, xung đột lợi ích và chống hối lộ.

Cách tốt nhất cho việc đào tạo tuân thủ

1. Sử dụng công nghệ số

Công nghệ kỹ thuật số phản ánh cách mà mọi người tương tác với thông tin và giúp cho việc đào tạo tuân thủ dễ dàng được tiếp cận. 

Sự phổ biến của các ứng dụng đào tạo, học tập dựa trên điện toán đám mây và học tập trên thiết bị di động, các ý tưởng như học bằng cách chia nhỏ nội dung (microlearning) hoặc học trực tuyến có thể được tạo ra và truy cập một cách dễ dàng bởi nhân viên. 

Việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số cũng làm cho việc đào tạo trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Đây là một yếu tố quan trọng đối với đào tạo tuân thủ, thường yêu cầu về thời gian. 

Cập nhật khóa học hiện tại hoặc tạo ra khóa học mới dựa trên nền tảng đám mây một cách nhanh gọn đồng nghĩa với việc nó sẽ được gửi đến nhân viên ngay lập tức và hoàn thành trong thời gian ngắn.

Điều này giúp cho việc theo dõi những người đã hoàn thành và vượt qua khóa đào tạo tuân thủ quy định trở nên dễ dàng, giúp các nhà quản lý nhân sự phản ứng nhanh hơn trong trường hợp kiểm tra ngành công nghiệp hoặc ngăn chặn các hình phạt. 

Xem thêm: Xu hướng ứng dụng công nghệ số trong doanh nghiệp trên toàn cầu

Bạn có thể tham khảo ứng dụng đào tạo trực tuyến cho doanh nghiệp Gitiho for Leading Business, cho phép mỗi doanh nghiệp sở hữu một hệ thống đào tạo của riêng mình. 

Tại đây, sẽ có những khóa học để nhân viên tham gia học tập và đánh giá năng lực, giúp cho quản lý biết được trình độ, kỹ năng của nhân viên. 

Việc đo lường trên nền tảng cũng dễ dàng hơn bao giờ hết với một số tính năng như: 

• Giao diện hệ thống đào tạo

• Đo lường tỷ lệ hoàn thành khóa học của nhân viên

• Báo cáo xếp hạng học tập của nhân viên

Ngoài ra còn rất nhiều tính năng thông minh khác, bạn có thể xem tại đây. 

2. Làm cho buổi đào tạo trở nên hấp dẫn

Không ai muốn ngồi và đọc các quy định trong suốt nhiều giờ liên tiếp. Việc áp dụng hình thức microlearning để tạo nên các bài học ngắn và tăng sự hưởng ứng của người tham gia là điều cần thiết. 

Nếu các buổi đào tạo có nội dung nhàm chán thì có lẽ nhân viên của bạn sẽ học được rất ít kiến thức. Hãy làm cho các buổi học trở nên hữu ích bằng cách sử dụng những từ ngữ đơn giản thay vì những từ ngữ kỹ thuật, khó hiểu. 

Bên cạnh đó, sử dụng các đoạn ngắn về quy tắc, quy định, điều luật thay vì toàn bộ một văn bản dày đặc. 

Thêm vào đó và tính tương tác để giữ cho người đọc quan tâm. Bạn có thể sử dụng video, câu đố, cuộc thi đố vui, trò chơi, nhờ đó công ty có thể khiến cho nhân viên gắn bó hơn và đảm bảo rằng họ nắm vững các thông tin quan trọng trong công việc của họ. 

Xem thêm: Gamification là gì? Cách tích hợp trong đào tạo doanh nghiệp như thế nào?

Trước buổi đào tạo, bạn có thể nói trước cho người tham gia rằng sau bài học sẽ có bài kiểm tra và những phần thưởng hấp dẫn dành cho top những người chiến thắng. 

Giải pháp này được tạo ra bởi Gitiho for Leading Business - nền tảng đào tạo dành cho doanh nghiệp trong việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên. Sau đó, bộ phận nhân sự có thể thiết lập các câu hỏi và bài kiểm tra liên quan đến buổi học. Cuối cùng là tạo link hoặc mã quét QR để người học tham gia trả lời. 

Ví dụ:

Xem thêm: 7 bước xây dựng chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả

3. Sử dụng các ví dụ thực tế

Một người học tốt hơn khi họ có thể kết nối thông tin mới với kiến thức đã có. 

Sử dụng các ví dụ thực tế, yêu cầu người học thực hiện tình huống và tìm ra những trường hợp có thể xảy ra từ các quyết định khác nhau. 

4. Có sự tham gia từ trên xuống

Nếu nhân viên thấy rằng lãnh đạo của công ty không tuân thủ đào tạo tuân thủ quy định thì họ cũng sẽ không làm. Đây cũng chính là lúc mà “hành động theo tấm gương” quan trọng nhất. 

Các nhà lãnh đạo cần là tấm gương, tuân thủ mọi phần của đào tạo tuân thủ quy định một cách công khai và nhất quán, để tạo được lòng tin và tôn trọng từ phía nhân viên. 

5. Khuyến khích trách nhiệm giải trình

Chỉ định những người có trách nhiệm giải trình, đặc biệt là trong những tình huống có sự rủi ro về an toàn thể chất.

Có thể khuyến khích mọi người bày tỏ quan điểm bằng cách ẩn danh. Ví dụ như trong trường hợp quấy rối hay các hành vi không phù hợp khác, việc ẩn danh sẽ giúp mọi người thoải mái hơn trong việc lên tiếng, nói ra sự thật. 

Một chương trình đào tạo tuân thủ tại nơi làm việc chất lượng giúp cho công ty bạn tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro về pháp lý và hoạt động hiệu quả. Nó bảo vệ tổ chức khỏi các vi phạm pháp lý, những hình phạt dân sự và hình sự. 

Khi bạn tìm giải pháp cung cấp đào tạo tuân thủ quy định cho tổ chức của mình, hãy đảm bảo cung cấp nội dung đào tạo thú vị và có tính cá nhân hóa, dễ dàng tiếp cận qua nhiều kênh khác nhau. Đồng thời cung cấp đào tạo định kỳ và sau đó theo dõi việc hoàn thành và hiểu biết của mọi người về những gì họ đã học. 

Xem thêm: 6 lợi ích của việc tổ chức đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp