Tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp: 10 bước quan trọng chớ bỏ qua

Trong doanh nghiệp, họp hành là sự kiện thường xuyên diễn ra. Đó có thể là cuộc họp nội bộ phòng hoặc quy mô toàn công ty. Tổ chức cuộc họp muốn thành công cần có kế hoạch cụ thể về nội dung, hình thức triển khai. Nếu không hoạt động này sẽ trở nên lộn xộn, không mang lại kết quả gì. Vậy làm thế nào để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, diễn ra thuận lợi? Mời bạn tham khảo chi tiết trong bài viết dưới đây.

Xem thêm: Kỹ năng tổ chức và tham dự cuộc họp

10 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả

Họp là hoạt động không thể thiếu trong các tổ chức, doanh nghiệp. Tại đây các thành viên tham gia cùng nhau bàn luận, chia sẻ ý kiến về các vấn đề liên quan. Nếu bạn được giao phụ trách hoạt động này, hãy tham khảo ngay quy trình tổ chức cuộc họp cụ thể như sau:

Xác định mục tiêu muốn đạt được

Trước khi bắt đầu cuộc họp bạn cần xác định mục tiêu, những mong muốn cần đạt sau kết thúc. Một buổi họp không có mục tiêu sẽ vô nghĩa, diễn ra lộn xộn và khó thành công. 

Ví dụ: Cuộc họp cuối năm của doanh nghiệp thường nhằm đánh giá, nhìn nhận lại những thành quả, khó khăn một năm vừa qua. Kết hợp với đó là đề xuất, định hướng phát triển trong năm tới. 

Mục tiêu đặt ra càng rõ ràng, bộ phận tổ chức càng có nhiều cơ sở để triển khai, sắp xếp. Vì thế bạn không thể bỏ qua bước quan trọng này dù quy mô cuộc họp lớn hay nhỏ. 

Chuẩn bị nội dung cơ bản trong cuộc họp

Sau khi xác định mục tiêu cụ thể, chúng ta sẽ bắt tay chuẩn bị công việc cơ bản (hay còn gọi là Agenda – nhật ký công việc). Bạn cần biết những vấn đề phát sinh cần giải quyết trong cuộc họp là gì để đưa ra thứ tự triển khai trong cuộc họp. 

Muốn sự kiện diễn ra thuận lợi, hiệu quả bạn nên phác thảo ra nội dung muốn thực hiện. Bạn nên lưu ý sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng của từng vấn đề. Đồng thời ước tính thời gian cho từng phần, ai sẽ là người trình bày, cách thức như thế nào. 

Xác định số lượng, thành phần người tham gia

Căn cứ vào mục tiêu cuộc họp bạn dễ dàng xác định được đối tượng tham dự phù hợp. Đối với những cuộc họp quy mô lớn, quan trọng với doanh nghiệp cần hạn chế mời tràn lan, những người không liên quan tới chủ đề chính. 

Ví dụ: Cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên của công ty, khách mời sẽ là những người được quy định tại khoản 1 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020. Trong đó bao gồm: Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông, cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền bằng văn bản.

Quyết định hình thức, thời gian, địa điểm tổ chức

Khi đã xác định được quy mô, đối tượng tham gia, người tổ chức cuộc họp sẽ quyết định hình thức triển khai, thời gian, địa điểm. Tất cả phải cân đối hài hòa để phù hợp nhất với người tham dự. 

Nếu chỉ là cuộc họp nhóm, họp bộ phận thông thường, quy mô nhỏ bạn có thể triển khai ngay tại phòng họp công ty. Trường hợp cuộc họp thường niên lớn dành cho khách hàng, đối tác, nhà đầu tư sẽ phải tổ chức ở trung tâm hội nghị chuyên biệt, rộng rãi. 

Gửi giấy mời họp

Kỹ năng tổ chức cuộc họp còn thể hiển ở cách bạn mời người tham gia. Dù mời bằng cách thức nào bạn hãy đảm bảo rằng họ biết trước thời gian diễn ra sự kiện tối thiểu 3 ngày. 

Chúng ta có thể mời thông qua nhiều hình thức: Gửi email, giấy mời, gọi điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Tùy vào từng đối tượng bạn nên đưa ra lời mời khác nhau. Chẳng hạn với khách ở xa, gửi email, gọi điện sẽ là lựa chọn hoàn hảo. 

Giới thiệu, chào mừng người tham gia trong cuộc họp

Trong cuộc họp, bước đầu tiên bạn cần thực hiện hành động chào mừng, giới thiệu người tham dự. Mặc dù là việc khá nhỏ nhặt nhưng chúng lại có ý nghĩa lớn giúp thu hút sự tập trung của khách mời. 

Chưa kể, việc làm trên còn thể hiện sự tôn trọng mà bạn tổ chức dành cho khách tham dự. Vậy nên quy mô sự kiện lớn hay nhỏ bạn cũng hãy để họ biết rằng sự tồn tại của mình là niềm vinh dự lớn lao. 

Theo dõi nội dung cuộc họp

Bên cạnh chuẩn bị nội dung cuộc họp, chúng ta nên dùng công cụ Agenda để theo dõi, đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng kế hoạch. Thông qua đó, bạn dễ dàng phát hiện được những sai sót, sự cố nếu có để xử lý kịp thời. 

Trước khi bắt đầu một chủ đề mới, bạn hãy hỏi khách tham gia xem liệu có băn khoăn gì về chủ đề vừa chia sẻ hay không. Để là cách để người tham dự cảm thấy mình là một phần cuộc họp và không ngại gia tăng sự tập trung, tương tác. 

Triển khai nội dung đã lên từ trước

Căn cứ vào Agenda, chúng ta có thể kiểm soát nội dung trình bày một cách cụ thể. Qua đó, bạn sẽ biết những vấn đề nào chưa được đề cập đến. Nhờ ghi chép bạn cũng đánh giá sơ bộ được hiệu quả tiếp nhận của chủ đề đã chia sẻ. 

Người chủ trì cuộc họp sẽ duy trì tương tác bằng một số câu hỏi mở, chia sẻ ý kiến cá nhân trước khi chuyển sang phần tiếp theo. Ngoài ra, bạn cũng nên yêu cầu mọi người tích cực đặt câu hỏi để giải quyết dứt điểm vấn đề đang vướng mắc. 

Ghi chép lại các bước kế tiếp

Một trong những bước quan trọng trong tổ chức cuộc họp thường bị lãng quên chính là ghi chép lại các bước kế tiếp. Như vậy chúng ta mới có thể theo giỏi, đánh giá tính khả thi trong mỗi kết luận của sự kiện. 

Ví dụ: Trong cuộc họp cấp trưởng phòng công ty, lãnh đạo đưa ra quyết định áp dụng chính sách miễn phí checkout cho toàn bộ đội vận hành. Điều này phải được lưu lại lấy cơ sở thực hiện và bộ phận hành chính biết để điều chỉnh trong kỳ lương tới.  

Theo dõi các hạng mục hành động sau cuộc họp

Cuối cuộc họp, thư ký phải gửi biên bản hội họp nhằm nhắc nhở về những gì đã được thống nhất, đồng ý trong sự kiện. Đây là cơ sở để công ty xây dựng, triển khai quy định, chế độ mới đúng yêu cầu. 

Với từng nhiệm vụ cụ thể, bạn phải lên lịch giúp đảm bảo hoàn thành theo tiến độ và bắt đầu các bước tiếp theo. Văn bản trong cuộc họp ngoài gửi cho từng cá nhân tham gia mà còn phải lưu giữ trên hệ thống hành chính nhân sự. 

Một số nguyên tắc quan trọng khi tổ chức cuộc họp cần nắm rõ

Cuộc họp được tổ chức thành công, đạt mục tiêu mong muốn không chỉ thể hiện năng lực của bộ phận phụ trách. Kết quả này là minh chứng rõ ràng nhất về tính chuyên nghiệp của công ty. Vì thế muốn triển khai hội họp hiệu quả, bạn nên lưu lại một số nguyên tắc sau:

• Xác định đúng đối tượng cần mời để tránh lãng phí thời gian, công sức, hạn chế gây hiểu nhầm không mong muốn. 
• Muốn cuộc họp hiệu quả hãy chuẩn bị nội dung cuộc họp kỹ lưỡng và chia sẻ tài liệu liên quan cho người tham dự. Như vậy họ có thể làm quen với các chi tiết trước, trong cuộc họp dành được nhiều thời gian trao đổi, thảo luận. 
• Đảm bảo vấn đề giờ giấc chuẩn xác. Bởi chỉ cần một người đến muộn sẽ khiến cuộc họp bị kéo dài thêm. 
• Tăng cường tương tác với người tham gia là yếu tố bắt buộc. Cuộc họp sẽ trở nên vô vị, nhàm chán nếu người chủ trì thao thao bất tuyệt nói mà không có sự kết nối. Vậy nên bạn hãy cố gắng khích lệ tinh thần nêu ý kiến bằng việc đặt ra câu hỏi.
• Luôn tập trung cao độ vào vấn đề chia sẻ, hướng người tham gia bàn luận đúng chủ đề. 
• Người dẫn dắt cần biết cách điều hướng thành viên tham dự quay về với nội dung chính. 

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ cơ bản về cách tổ chức cuộc họp cũng như một số quy tắc giúp buổi họp thành công, hiệu quả. Gitiho hy vọng bài viết đã trang bị thêm cho bạn kỹ năng tổ chức hiệu quả nhất. 

Xem thêm: 7 cách giúp bạn làm việc thông minh hơn