7 cách giúp làm việc thông minh hơn, hiệu quả hơn

Làm việc thông minh tốn ít thời gian, có hiệu suất cao, nhờ thế bạn còn tránh căng thẳng, cảm tẻ nhạt và nhàm chán trong công việc. Hãy đọc ngay để sở hữu 7+ cách dưới đây để mỗi ngày đến văn phòng với bạn tràn đầy hạnh phúc, sự nhiệt huyết!

Làm việc thông minh là gì?

Làm việc thông minh được hiểu là biết cách sắp xếp công việc, quản lý thời gian hợp lý. Đồng thời hoàn thành tốt khối lượng công việc được giao với chất lượng tốt trong thời gian cho phép.

Khi làm việc thông minh, hiệu quả tổng thể nâng cao lên và bạn không cảm thấy quá sức hay kiệt quệ. Đồng thời điều này còn giúp bạn cân bằng tốt giữa công việc lẫn cuộc sống.

7+ cách làm việc thông minh mang lại hiệu quả

Trên thực tế biết cách tận dụng thời gian đã khó, làm việc một cách thông minh càng khó khăn hơn. Vậy để giải quyết vấn đề này như thế nào để hiệu quả?

Tránh ôm nhiều việc cùng lúc

Trong các chia sẻ mới đây của mình, tiến sĩ Jenny Brockis cho rằng, não bộ con người sẽ làm việc hiệu quả hơn khi tập trung. Khi ôm đồm nhiều công việc một lúc dễ làm não bộ rơi vào tình trạng căng thẳng. 

Điều này khiến hiệu suất bị ảnh hưởng, khó có được kết quả như ý. Do đó, ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc khiến bộ não rơi vào tình trạng căng thẳng. Điều này không mang đến hiệu suất như ý muốn.

Chính vì vậy làm việc một cách thông minh là tập trung vào một việc duy nhất, phân chia thời gian hợp lý. Điều này giúp bạn hoàn thành tốt công việc đã được giao phó.

Chẳng hạn bạn được giao soạn thảo văn bản hành chính cần gấp trong hôm nay. Nhưng bạn còn nhận thêm những công việc của người khác. Điều này sẽ làm bạn tốn thời gian và chậm trễ khi thực hiện công việc của mình được giao phó.

Loại bỏ thiết bị gây xao nhãng

Nhiều yếu tố bên ngoài khiến chúng ta bị xao nhãng và mất tập trung trong công việc. Chẳng hạn mạng xã hội, máy tính, điện thoại,… 

Phân tích của giáo sư Oliver Hardt tại Đại học McGill mới đây cho thấy, phụ thuộc vào các thiết bị điện tử làm tăng nguy cơ mất trí. Các hoạt động nhận thức linh hoạt, chức năng của từng hồi não cũng bị ảnh hưởng.

Để hạn chế sự mất tập trung bạn nên tránh xa những thiết bị điện tử và tắt những ứng dụng Facebook, IG, Zalo,… trong giờ làm việc. Chúng ta chỉ nên sử dụng chúng khi thực sự cần thiết hoặc phục vụ công việc của mình.

Bên cạnh đó, không gian yên tĩnh cũng là giải pháp giúp chúng ta tập trung hiệu quả hơn trong công việc.

Đảm bảo kỹ năng cần thiết cho công việc

Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ đã đưa ra kết quả khiến không ít người bất ngờ. Thực tế chúng ta lãng phí tới 40% thời gian khi chuyển đổi giữa các công việc.

Sự mất tập trung xuất hiện làm bạn giảm hiệu suất và dễ rơi vào trạng thái căng thẳng. Do đó, ta nên chú ý đến các kỹ năng:

• Quản lý thời gian.
• Tổng hợp thông tin.
• Kỹ năng đọc và trao đổi công việc qua mail.

Cách này sẽ giúp chúng ta rút ngắn thời gian chuẩn bị, sớm tập trung sâu vào công việc để có hiệu quả như ý.
Mặt khác, bạn cũng nên trau dồi năng lực làm việc bằng cách đọc sách hay học hỏi từ đồng nghiệp.

Không quá đề cao sự hoàn hảo

Khi làm việc bạn không tìm được giải pháp hoàn hảo cho vấn đề mình gặp phải. Lúc này chúng ta hãy đánh dấu lại và bỏ qua phần đó rồi tiếp tục công việc thay vì đặt nặng vấn đề hoàn hảo.

Quy luật 80/20 còn cho thấy, hầu hết chúng ta chỉ hoàn thành được khoảng 80% công việc đã đề ra. Vì thế, ngoài việc nghiêm túc bám sát kế hoạch đã dự định, sau khi đã kết thúc, bạn chớ nên đặt nặng kết quả dễ làm bản thân thấy chán nản, mất đi sự hào hứng vốn có.

Bạn có thể quay lại hoàn thiện sau khi giải quyết được tổng thể công việc. Việc đặt nặng sự hoàn hảo sẽ làm chúng ta lãng phí thời gian của mình. 

Hợp tác với đồng nghiệp: Cách làm việc thông minh hơn cả

Khối lượng công việc ban đầu quá lớn, không thể giải quyết được. Lúc này, bạn hãy nhờ sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, cấp dưới hay người có khả năng.

Một nghiên cứu của tiến sĩ Hackman cũng chỉ ra thái độ làm việc vui vẻ, các mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết, lãnh đạo tôn trọng cảm xúc của nhân viên,… sẽ tạo ra hiệu suất công việc cao hơn.

Vì thế, bạn nên có thái độ hợp tác, sẵn sàng chia sẻ công việc, đề nghị đồng nghiệp giúp đỡ khi cần. Làm việc theo nhóm sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. 

Mỗi thành viên trong nhóm sẽ đảm nhận một vị trí dựa vào năng lực của mình để hoàn thành tốt công việc được sếp giao phó.

Chẳng hạn trong một dự án ban lãnh đạo đưa ra và yêu cầu bạn lên ý tưởng. Lúc này bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ từ đồng nghiệp để tìm ra phương hướng giải quyết phù hợp. 

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm trong doanh nghiệp

Nắm rõ được mục tiêu của công việc

Thời gian bỏ ra bạn sẽ lãng phí nếu không biết mục đích làm việc của bản thân. Bạn cần tìm hiểu thật kỹ và nắm rõ nhiệm vụ mình cần hoàn thành là gì.

Chẳng hạn, bạn đề ra ngày hôm nay cần giải quyết 5 đầu mục công việc. Hãy sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và liệt kê mục tiêu cần hoàn thiện. 

Nhờ lập danh sách công việc mỗi ngày, chúng ta dễ dàng biết cần phải làm gì, tránh mất tập trung. Khi bạn hoàn thành bất cứ việc nào đó hãy gạch chúng khỏi danh sách để hướng đến các mục tiêu còn lại hiệu quả hơn.

Nhiều mục gạch đi bạn càng có động lực để hoàn thành công việc còn lại. Tập trung vào kết quả cụ thể cũng giúp bạn làm việc tổ chức hơn, vạch ra định hướng mới cho sự nghiệp.

Cách lập kế hoạch công việc tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

Phối hợp các phương pháp 

Bạn có thể kết hợp nhiều phương pháp với nhau để nâng cao hiệu suất làm việc hơn. Ví dụ luôn đúng giờ và biết cách quản lý thời gian sao cho phù hợp nhất, tổng hợp lại thông tin và trao đổi công việc qua Email.

Bạn nên tìm hiểu thêm về phương pháp đọc nhanh để thu thập dữ liệu hiệu quả. Trong khi đó, phương pháp note các phần quan trọng ra giấy nhớ sẽ giúp chúng ta tập trung vào mục tiêu dễ dàng hơn.

Ngoài ra, phân chia dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc. Thực hiện từng nhiệm vụ và dành thời gian nghỉ ngơi sau khi hoàn thành. Kết thúc một dự án nào đó bạn hãy đi dạo xung quanh công ty và thưởng thức ly cà phê nóng hổi thơm ngon.

5 phương pháp tốt nhất để tăng hiệu suất làm việc của nhân viên

Vai trò của kỹ năng làm việc thông minh 

Làm việc thông minh là kỹ năng quan trọng trong công việc, đem tới cho chúng ta nhiều lợi ích tuyệt vời. Cụ thể:

Vai trò	Chi tiết
✔️ Nâng cao hiệu suất tổng thể	Thay vì làm việc cần cù bạn hãy làm việc theo cách thông minh. Bạn cần nhớ rằng chỉ khi biết cách tận dụng thời gian hợp lý mới cân bằng giữa cuộc sống lẫn công việc. Thực tế, nhiều người đang chỉ làm việc với 20% thời gian, 80% còn lại bị lãng phí vì sự thiếu tập trung, chưa có định hướng chuẩn cho công việc. Đồng thời bản thân cũng không bị quá tải hay stress trong công việc. Điều này dẫn đến sức khỏe ảnh hưởng. Kỹ năng làm việc này giúp chúng ta hoàn thành tốt công việc được giao. Mặt khác điều đó còn tiết kiệm thời gian của bạn dành cho bản thân và mọi người xung quanh.
✔️ Đẩy nhanh sự phát triển doanh nghiệp hơn	Thực tế, nhiều người cho rằng doanh nghiệp thích nhân viên tăng ca, chăm chỉ bằng nhiều hình thức.  Tuy nhiên với cương vị người quản lý họ sẽ thích những ai được việc hơn làm nhiều nhưng không hiệu quả. Làm việc thông minh giúp các thành viên có cảm giác tự do sáng tạo, tránh gò bó. Nhờ thế, mỗi ngày đến văn phòng còn đầy hào hứng, tránh cảm giác nhàm chán và tẻ nhạt. Cách làm việc thông minh không chỉ giúp bản thân nhân viên còn thúc đẩy công ty phát triển xa.

Qua bài viết này chắc hẳn bạn đã nắm được cách làm việc thông minh mang lại hiệu quả. Đừng quên theo dõi Blog Gitiho để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích khác cho mình.